Что такое интранет портал. Управление корпоративной информацией: формируем и наполняем интранет-портал

Что такое интранет

Сеть интранет - это внутрикорпоративная сеть, созданная по принципу глобальной паутины, но закрытая от посторонних пользователей. Получается, что ее используют только внутри организации, а доступ к ней получают трудоустроенные в фирме сотрудники. Сеть подходит для общения, работы, хранения информации, в нее могут быть интегрированы различные приложения и дополнительные площадки.

Интранет отличается от обычной локальной сети тем, что в нем предусмотрена возможность входа пользователей через интернет-браузер. Обычно портал создают на базе известных платформ, например, «Битрикс24», Jive, Yammer, CyberCloud, Podio, Microsoft SharePoint.

Пример интранета

Интранет-системы внедряют в крупных организациях, в которых не один филиал, так как они облегчают взаимодействие сотрудников. Основная идея порталов - объединение элементов корпоративной информации. Сети используют технологию VPN для защиты от несанкционированного доступа.

Какие функции выполняет интранет

Функции сети напрямую зависят от содержания сайта. Вы можете добавлять на него информационные виджеты, папки с документами, прочими файлами, внедрять чаты и многое другое.

12 направлений, с которыми призван справляться корпоративный портал

1. Удобная социальная сеть

Общение персонала по рабочим вопросам в сети, в которой отсутствуют посторонние люди и ненужная информация, способствует увеличению производительности труда. Сотрудников ничто не отвлекает, они понимают, что за ними все равно следит руководитель, поэтому они стараются не тратить время напрасно.

1. Решение ежедневных вопросов

Любая работа - череда задач, по мере решения которых удается достичь конечной цели. Интранет позволяет не просто давать поручения, но и контролировать результат, качество работы. Устанавливайте сроки и отражайте их на портале, стройте графики эффективности труда, работайте с диаграммой Ганта, прочими отчетами. Создавайте чек-листы, универсальные шаблоны, чтобы сократить сроки выполнения проектов.

1. Коммуникации, совместная работа

Скорость коммуникации отражается на гибкости организации, поэтому работники ищут способы общение, начинают пользоваться мессенджерами. Собрать, проанализировать их переписку сложно, поэтому появляется угроза утечки информации. Внедрите единый инструмент - интранет. Так как к порталу будет доступ только у ваших подчиненных, посторонние не смогут войти в систему. При увольнении работников блокируйте пользователя.

Какие потребности можно закрыть с помощью корпоративного портала

1. Документы

Загружайте шаблоны и образцы документов на сайт, чтобы подчиненные имели к ним доступ. Вы ускорите процесс создания бумаг, минимизируете количество ошибок. Сотрудники, работающие над одним проектом, будут иметь совместный доступ к нужным файлам, смогут координировать действия друг друга. При необходимости ограничивайте права пользования отдельными папками.

1. Хранилище файлов

Сеть интранет часто используют для хранения файлов. Имея сайт, не нужно пользоваться накопителями, которые часто теряются. Рассылайте прямые ссылки на файлы, а не отправляйте документы по почте.

1. Календари

Синхронизируйте календари с порталом, помечайте даты, на которые запланированы важные дела, сроки сдачи проектов и т.д. Создавайте мероприятия, на которые приглашайте участников из календаря. Проводите собрания, планерки в онлайн-формате, формируйте протоколы, ставьте задачи. Объясните подчиненным важность интранета. Если они будут понимать, зачем им заходить на портал, они станут им пользоваться.

1. Почта

С почтой эффективнее работать, если она интегрирована с интранетом. База контактов всегда будет под рукой, а переписка прикрепится к личным карточкам клиентов или партнеров, сделкам. Так вы избежите потери данных, систематизируете информацию и сократите время на ее поиск.

1. Телефония

Настройте телефонию в интранет, чтобы повысить продажи, если деятельность вашей компании напрямую связана с ними. Вам не придется постоянно переключать клиентов на другого менеджера - система сама определит, кто с ним работает, выполнит переадресацию. Для контроля качества записывайте разговоры, а после прослушивайте, оценивайте их.

1. Бизнес-процессы

Неавтоматизированные процессы отнимают время работников. При создании интранета необходимость в долгом согласовании, походах из кабинета в кабинет пропадает. Специалисты оперативно решают задачи внутри сети, а вы контролируете их действия. На сайт может быть внедрена и система оповещения работников, ответственных за выполнение определенной задачи.

1. HR-операции

Единая база контактов в интранете упрощает коммуникацию. Сотрудники быстро находят коллег, информацию о них. Они тратят минимум времени на заполнение документов, в которые нужно вносить персональные данные, что положительно сказывается на процессах.

1. База знаний

Работа организации построена на знаниях, компетенциях. Используйте корпоративный портал в качестве базы данных в формате Wiki. Документируйте знания, создавайте тематические разделы. Зафиксировав все необходимые сведения, разместив памятки и чек-листы, вы ускорите процесс обучения сотрудников, познакомите их с . На чем сделать акцент рассказали эксперты «Системы Кадры».

1. Интеграция

Вы можете интегрировать в портал нужные для работы инструменты, приложения. Сотрудники будут пользоваться ими непосредственно на портале или установив на ПК.

Темы для публикации в корпоративных изданиях

Кому поручить создание сети интранет

Если вы хотите начать пользоваться интрасетью с минимальными финансовыми вложениями, обратите внимание на готовые решения или «облачные» сервисы. Вне зависимости от выбранного типа сети для создания и внедрения портала обращайтесь в компании, в которых работают опытные разработчики, выполнившие не один проект. Специалисты расскажут о плюсах и минусах готовых и индивидуально созданных решений, подберут оптимальный вариант, опираясь на потребности компании, планы развития, ресурсы и выделенный бюджет.

Примеры интранет-порталов

TopS BI внедрила корпоративный портал Oracle на АвтоВАЗе

В 2006 году на АвтоВАЗе работало около 80 информационных систем, а в центре обработки данных было сосредоточено 150 серверов. При внедрении портала в корпоративную сеть включили более 10 тысяч автоматизированных рабочих мест. Основной целью проекта был поиск решений, обеспечивающих интеграцию ИС организации и нужный уровень информационной безопасности. В результате Tops BI внедрил на АвтоВАЗе продукт - корпоративный портал на базе пакета Oracle AS Portal с многоуровневой настройкой прав доступа, интеграцией сервисов и т.д.

«Ай-Теко» внедрила Oracle AS Portal в Счетной палате Российской Федерации

В ходе проектирования ИТКС в качестве решения для построения портала компанией «Ай-Теко» был предложен программный продукт Oracle Application Server Portal (Oracle AS Portal), который предоставляет поддержку новых технологий. Он базируется на открытых стандартах, спецификациях, включает готовые средства разработки и внедрения приложений. Использование компонентов, интерактивных средств позволило снизить объем ручного программирования. Весьма привлекательной оказалась возможность дорабатывать, поддерживать корпоративный сайт собственными силами.

Как привлечь внимание сотрудников к интранету

№1. Делайте удобный, красивый и интересный портал

Скучный ресурс не будет пользоваться популярностью среди сотрудников, как и портал со сложной навигацией. Постоянно публикуйте не только официальную информацию, но и сведения развлекательного характера, интересные факты.

Пример В компании «Пивной рыцарь» разработали концепцию корпоративного портала под названием Worklife Office. На сайте размещают информацию для для работы и для жизни в соотношении 50:50. Это сделано для того, чтобы работники не скучали, посещали портал с удовольствием, ненавязчиво получали нужные сведения производственного характера. Например, персонал может сам выкладывать на сайт факты о спорте, здоровье, диетах, разных стилях одежды. Коллеги активно делятся интересной информацией, которую они находят, выкладывают фотографии и видео-, аудиозаписи. В это разнообразие неформальных сведений искусно вплетены официальные данные - о новых задачах компании, целях подразделений, наградах, проектах, которые нужно реализовать, о вакансиях. Размещаются приказы руководства, прочие документы и объявления.

№2. Привлекайте сотрудников к наполнению портала

Распределите обязанности среди сотрудников по наполнению колонок портала. Давайте доступ к редактированию только тем, кому доверяете, иначе на сайте может появиться нежелательная и даже провокационная информация. Пресекайте появление сплетен и недостоверных фактов.

№3. Своевременно удаляйте неактуальные посты, документы и файлы или перемещайте их в архив

Если в интранете много ненужных файлов, неактуальных данных, сотрудникам тяжело находить важную информацию. Постепенно они теряют интерес к порталу и перестают им пользоваться. Назначьте ответственного за удаление ненужных сведений. Лучше, если это будет один из руководителей, который хорошо разбирается в том, что актуально, а что - нет.

№4. Установите полезные виджеты

Пусть разработчики настроят импорт информации из интернета, тогда HR-менеджеру не придется ежедневно копировать на сторонних сайтах сведения о погоде, курсе валют, новости. Кроме того, работникам, у которых есть личные страницы в социальных сетях, не придется заполнять профиль. Корпоративный портал сам перенесет все данные из соцсетей.

№5. Не размещайте на сайте информацию о взысканиях

Публичное порицание - отличный инструмент управления поведением и эффективностью персонала, но его нужно использовать грамотно и аккуратно. Если вы начнете размещать на корпоративном портале информацию о злостных нарушителях, вы добьетесь только того, что сотрудники перестанут им пользоваться. Отношения к вам тоже изменится не в лучшую сторону.

Если вы решили внедрить интранет, научите подчиненных пользоваться им, чтобы у них не возникало вопросов. Периодически просматривайте темы переписки, иначе работа превратится в увлекательное, но бессмысленное общение. Контроль должен быть ненавязчивым, чтобы не подавлять персонал и не вызывать недовольства.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 12

Коммуникации - в широком смысле - обмен информацией между индивидами посредством использования общей системы символов, осуществляемый вербальными и невербальными средствами. Внутрифирменные коммуникации предполагают совместную деятельность сотрудников - участников взаимодействия, в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на ценности, цели, направления деятельности компании и на собственные действия в связи с этим. Современным средством управления корпоративными коммуникациями является формирование внутреннего информационного пространства - интранет-портала.

Суть вопроса

Интранет-портал (в пер. с англ. intranet - внутрисетевой, portal - главный вход, ворота) - это внутрикорпоративная информационная система с рядом функциональных задач, позволяющих наиболее полно осуществлять коммуникации внутри компании - между сотрудниками, отделами, представительствами компании. В основе его функционирования лежат Internet-технологии. Интранет-порталы размещаются во внутренней сети компьютеров компании, доступ к ним имеют только сотрудники.

Словарь кадрового делопроизводства. Интранет - распределенная внутрифирменная информационная система, предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам, использующая программные продукты и технологии Интернета.

Контент - это информационное наполнение информационной системы (тексты, графика, мультимедиа и иное информационно значимое наполнение). Существенными параметрами информационного наполнения являются его объем, актуальность и релевантность.

Назначение интранет-портала:

• предоставление прозрачного доступа к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах, эксплуатирующихся в компании, а также других информационных источниках;
• предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, корпоративным приложениям и другим источникам данных внутри и вне компании. При этом информация может предоставляться в персонифицированном, интегрированном и агрегированном виде, то есть предоставляться таким образом, чтобы максимально поддерживать процесс принятия бизнес-решений и решений функциональных проблем и задач;
• ведение исторической базы ключевых показателей деятельности компании, расчет необходимых показателей на основе данных, содержащихся в информационных системах компании. Предоставление аналитических расшифровок значений показателей с различной степенью подробности;
• обеспечение оперативного взаимодействия персонала на всех уровнях и поддержка совместной работы между сотрудниками, подразделениями и службами компании.

Использование в функционировании портала web-технологий позволяет обеспечить работу в информационной среде неограниченного количества пользователей. С помощью локальных intranet-решений сотрудники компании могут получить доступ к выделенной для каждого из них части корпоративной информации.

Пример. Интранет-системой банка "Финсервис" (Москва) постоянно пользуются несколько сотен сотрудников из более чем 50 офисов и филиалов банка, а компании "Окна-Эталон" (Владивосток) интранет-портал обеспечивает оперативное взаимодействие более чем 40 офисов и точек продаж по всему дальневосточному региону.

Типовая структура интранет-портала компании

Корпоративные порталы можно классифицировать по реализации уровней взаимодействия, которые они обеспечивают. Можно выделить такие основные уровни автоматизации взаимодействия, как "компания - сотрудники", "подразделения - подразделения", "сотрудник - сотрудник", "компания - партнеры и инвесторы", "компания - клиенты".

Структурно портал представляет собой совокупность информационных блоков. Задача этих блоков - отразить основную и наиболее важную информацию портала, обеспечить быструю и удобную навигацию по нему. Так, на главной странице корпоративного портала должны быть предусмотрены информационные блоки, представленные в табл. 1.

Таблица 1

Содержание главной страницы интранет-портала

• о компании (миссия и цели развития, лицензии и статусы, структура и персоны, новости компании, новости рынка, СМИ о нас, карьера (вакансии), корпоративная газета);
• маркетинг и реклама (маркетинговый план, действующие маркетинговые программы, фирменный стиль, буклеты, макеты и иные маркетинговые материалы);
• приказы и положения (по общим вопросам оперативного управления компанией, по организационным вопросам, по управлению финансовой деятельностью, по управлению движением товарно-материальных ценностей, по технике безопасности, по персоналу, по системе оплаты труда, по вопросам экономической и информационной безопасности, а также положения о структуре и персонале, должностные инструкции и другие документы);
• шаблоны (образцы оформления документов и инструкции по их заполнению, типовые договоры, формы и примеры коммерческих предложений, образцы и примеры оформления писем, приказов, распоряжений и других документов);
• форум (по вопросам развития направлений деятельности компании, по общим вопросам осуществления текущей деятельности, предложения);
• объявления;
• голосование;
• дни рождения;
• галереи (фото- и видеогалереи);
• библиотека (документы компании, справочники, файлы);
• поиск (по ключевому слову, по дополнительным параметрам).

Главная страница портала должна стать смыслообразующим и имиджевым центром, связывающим в единое целое структуру, содержание и оформление информации.

Цели и задачи организации внутрифирменного информационного пространства

Конечно, создание интранет-портала - не панацея от всех проблем, но он может стать инструментом управления персоналом, посредством которого руководство компании и сотрудники могут легко и просто обращаться к всевозможным информационным источникам и информационным системам, которые, как правило, "лоскутным" образом развивались в их компании. Портал - это лишь хороший инструмент для того, чтобы аккумулировать все ранее созданное в компании, дать этому правильное и полное применение, осознать свои недостатки и преимущества и упростить работу сотрудников посредством работы с одним корпоративным приложением, а не с десятком разрозненных информационных систем и источников информации.

Принимая решение в пользу создания интранет-портала в своей компании, современные руководители, как показывает практика, преследуют следующие цели:

• повышение уровня управления и поддержки принятия решений руководителями подразделений компании за счет организации сбора, консолидации и анализа необходимой информации;
• создание единой базы знаний компании, включая агрегированную информацию, получение которой требует больших временных и ресурсных затрат;
• экономия времени и усилий сотрудников компании;
• сокращение расходов и издержек компании;
• повышение уровня коммуникаций и совместной работы между сотрудниками компании;
• поддержка процессов по унификации и стандартизации процессов и процедур в компании;
• повышение качества работы и обслуживания клиентов компании;
• повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности компании.

Задачи, которые решает корпоративный интранет-портал, представлены в табл. 2.

Таблица 2

Задачи, решаемые с помощью формирования интранет-пространства

Задачи	Направления решений
1. Обеспечение внутренних коммуникаций	- организация внутреннего документооборота, формирование отчетов и запросов по разным информационным ресурсам; - проведение виртуальных конференций, совещаний и оперативного обмена данными между удаленными друг от друга подразделениями и (или) должностными лицами; - высокоскоростная и защищенная от внешнего доступа передача данных, их хранение, поиск и обмен информацией
2. Обеспечение сотрудников информацией	- широкая трансляция общекорпоративной информации, новостей; - освещение значимых событий в компании; - организация дифференцированного доступа к корпоративным базам данных
3. Получение дополнительного экономического эффекта	повышение качества и скорости обмена информацией и решения текущих задач и, как следствие, увеличение нормативных показателей прибыльности компании и сокращение потерь от неоперативного доступа к информации
4. Специализированные задачи	задачи узкой специализации, позволяющие улучшить работу компании в целом как единой органичной структуры, реагирующей на внутренние и внешние изменения

Создание корпоративного интранет-портала позволяет сформировать единое информационное пространство для работы с информационными потоками и коммуникациями внутри организации. Встроенные и, как правило, интуитивно понятные средства обслуживания и поддержки портала предоставляют персоналу возможность самостоятельно администрировать разделы без помощи программистов. Предварительный просмотр контента позволяет увидеть размещаемую информацию до ее публикации, что делает работу по обновлению ресурса простой и наглядной.

Система иерархий может обеспечить последовательное согласование информации, предназначенной для публикации, в звеньях управленческой цепочки. Таким образом, достигается согласованная со всеми нужными уровнями управления и утвержденная к публикации корректная и достоверная информация. Предоставляемые интранет-системой возможности визирования и согласования контентов позволяют избежать ошибок и неточностей в оформлении корпоративной информации.

Также интранет-портал предоставляет возможность загрузки шаблонов оформления документов, презентаций различных дизайнов, на основе которых формируются документы для конечного пользователя.

Применение средств объединения, организации, поиска данных и маршрутизации информации в интранет-порталах обеспечивает возможность организовать и ускорить корпоративный документооборот между сотрудниками и рабочими группами.

Организация работы по формированию интранет-портала компании

Методология разработки и внедрения в деятельность компании интранет-порталов в целом аналогична внедрению любой информационной системы с большим количеством пользователей. Специалисты называют три основных пути формирования корпоративного портала:

• покупка готовых решений (платформ или систем высокой готовности);
• разработка портала с нуля (заказные разработки);
• комбинированный подход (разработка специфических модулей, но на базе уже готовых решений или платформ).

Каждый из названных путей требует профессионального подхода со стороны разработчиков, квалифицированного менеджера проекта и проектной команды, промышленного подхода к разработке и внедрению системы (проектирование, разработка, тестирование, обучение, ввод в эксплуатацию - табл. 3).

Таблица 3

Технология организации работы по формированию интранет-портала (на основе комбинированного подхода)

Номер этапа	Общее наименование этапа	Содержание задач этапа
Этап 1	Разработка проекта интранет-портала	1.1. Изучение особенностей бизнес-процессов заказчика; формирование требований к интранет- порталу 1.2. Формирование документации с описанием бизнес-процессов заказчика 1.3. Проектирование структуры и архитектуры интранет-портала 1.4. Разработка проектной документации и документации по внедрению интранет-портала 1.5. Разработка прототипа интранет-портала 1.6. Разработка стилевого решения и эскиза дизайна шаблонов портала
Этап 2	Программирование интранет-портала	2.1. Формирование структуры базы данных портала 2.2. Программирование функций и систем интранет- портала 2.3. Интеграция с прикладным программным обеспечением и внешним интернет-сайтом (если указано в требованиях проекта) 2.4. Тестирование проекта 2.5. Установка портала на сервер заказчика 2.6. Разработка документации для пользователей и администраторов портала

Каждый путь имеет достоинства и недостатки, но, как правило, при выборе решения происходит оценка всех подходов по следующему набору критериев:

• стоимость решения (включая лицензии, оборудование и работы);
• скорость внедрения и поставки готовой системы;
• уникальность бизнес-процессов компании или наличие специфических требований;
• корпоративные стандарты и предпочтения по технологиям;
• наличие квалифицированных специалистов внутри компании и их специализация;
• новаторский или консервативный стиль работы компании;
• доминирующий подход к инновации - система настраивается под бизнес-процессы компании, или компания настраивает бизнес-процессы под функциональность внедряемого решения.

В каждом конкретном случае необходим детальный анализ ситуации в компании.

Самое важное, о чем не следует забывать, принимая решение о создании интранет-портала у себя в компании, - это то, что при его внедрении на первый план выйдут не технические трудности, а административные проблемы, вопросы информационной безопасности и передачи знаний от разработчика к конечным пользователям.

Особенности внедрения корпоративного портала во многом зависят от целей и задач, которые ставит перед данной системой компания-заказчик, от ее корпоративной культуры и текущего уровня автоматизации в компании. Две конкурирующих на рынке компании могут предъявлять различные требования к системе, и внедрение корпоративного портала в этих компаниях будет проводиться абсолютно разным способом.

В числе проблем, которые могут возникнуть при внедрении корпоративных порталов, можно назвать следующие:

• необходимость изменения бизнес-процессов компании вследствие уже проведенной автоматизации, необходимость перераспределения ответственности;
• отсутствие формализации процессов и их документирования, что не позволяет произвести четкую постановку задачи;
• привычка работать на "личном контакте";
• низкая культура использования компьютеров в компаниях;
• сопротивление со стороны персонала компаний при внедрении системы;
• недостаточная твердость руководства при внедрении системы в компании;
• низкий уровень понимания потенциальных выгод от использования корпоративных информационных систем руководством и сотрудниками компании;
• сложность с формализацией распределения прав доступа к информации;
• попытка переноса имеющегося в компании информационного беспорядка в автоматизированный беспорядок посредством портала;
• отсутствие опыта эксплуатации подобных систем и, как следствие, низкий уровень понимания возможных вариантов использования портала.

Нельзя сказать, что все эти проблемы являются неразрешимыми. Просто для более эффективного их решения необходимо привлекать опытных специалистов и консультантов, которые имеют опыт внедрения подобных системы и предложат компании пути и способы решения этих проблем, уже апробированные у других клиентов, с учетом знания специфики российского бизнеса.

Андрей Надеин (компания TopS Business Integrator) и Владимир Кузнецов (Информационно-консалтинговый центр по электронному бизнесу) среди зарубежных поставщиков интранет-решений называют такие компании, как IBM Websphere Portal, Oracle9iAS Portal, Plumtree, Sun ONE Portal Server, ATG Enterprise Portal Suite", mySAP Enterprise Portal, а также программные блоки Microsoft.NET Servers.

Отечественные разработки представлены на российском рынке интранет-системой TopS BI, решением Intranet. Optimizer компании "Гарант-Парк-Интернет", интранет-решением компании РБК СОФТ, решением Axiom. Portal компании "Город-Инфо", решением V6 Active Portal и некоторыми другими.

Повышение эффективности использования корпоративного портала

Так или иначе, в результате создания корпоративного интранет-портала компания может получить ряд преимуществ (табл. 4).

Таблица 4

Преимущества внедрения корпоративного интранет-портала

Прямые выгоды

Косвенные выгоды

- экономия рабочего времени сотрудников компании; - повышение скорости принятия решений; - экономия от повторного использования накопленных в компании знаний; - снижение стоимости взаимодействия с удаленными подразделениями компании; - обмен знаниями внутри компании и, как следствие, повышение качества и производительности работы сотрудников; - более низкая стоимость на обеспечение информационной безопасности; - более низкая стоимость сопровождения систем

- оптимизация бизнес-процессов компании; - повышение эффективности работы сотрудников; - прозрачность работы всех подразделений компании; - скорость информирования персонала о важных событиях и мероприятиях внутри компании; - повышение управляемости компании за счет организации эффективной обратной связи с персоналом; - построение эффективных горизонтальных связей и обмена информацией между подразделениями компании; - сплочение сотрудников через формирование групп по интересам; - более быстрый и безболезненный вход новых сотрудников в жизнь компании; - повышение имиджа компании в глазах сотрудников, а также партнеров компании, инвесторов

Эффективность использования интранет-ресурсов как средства управления информационными потоками, коммуникациями и корпоративной культурой напрямую зависит от популярности, посещаемости корпоративного портала.

В связи с этим предлагается несколько практических советов:

• если сотрудники компании получают материальное вознаграждение с учетом степени удовлетворенности заказчиков (клиентов), то хороший эффект может дать публикация шаблона "Удовлетворенность заказчика" на интранет-портале компании, желательно в реальном времени и с результатами опросов клиентов;
• если оплата менеджеров по продажам осуществляется на основе комиссионных, то публикация в Интранете информации о продажах с расчетами комиссионных - надежный способ заставить менеджеров по продажам и бухгалтеров проверять портал ежедневно, сокращая количество запросов в специализированные отделы компании (бухгалтерию, коммерческую службу) за этой информацией;
• вместо использования почтовых прикладных программ можно интегрировать с интранет-порталом доступную через web почтовую систему (типа Exchange Outlook Web Access), тогда сотрудники будут иметь возможность обращаться к электронной почте с любого места;
• если создать актуальный информационный раздел, предоставляющий интересную и нужную всем сотрудникам информацию (например, раздел "А что сегодня на обед?"), можно существенно увеличить использование портала сотрудниками. Тем более если добавить форум (например, "Обсуждение меню").

Корпоративный интранет-портал нужно использовать для публикации информации, которая действительно может быть нужна (необходима) сотрудникам компании и интересна им с профессиональных позиций или с общечеловеческой точки зрения, тогда он станет удобным средством управления внутренними коммуникациями в компании.

При подготовке статьи использованы материалы информационно-консалтингового центра по электронному бизнесу www.e-commerce.ru и ООО "БИАТ. консалтинг" (http://intranet-portal.ru).

Д.Чалышева

Начальник Московской группы

отдела кадров

Рано или поздно практически любая компания начинает задумываться об организации своего интранет-портала - единой "точки входа" в IT-инфраструктуру для своих сотрудников. Такой портал позволяет обеспечить удобный доступ к централизованному хранилищу всей полезной информации, связанной с операционной деятельностью компании - различным документам, регламентам и справочникам, а также к IT-сервисам - электронной почте, телефонии и так далее. Помимо этого, интранет-портал может выступать в качестве своеобразной "социальной сети" внутри компании - с его помощью можно узнать, у каких коллег сегодня день рождения, или, к примеру, обсудить на форуме сегодняшнее меню кафетерия.

Если всё так хорошо, почему такие порталы есть не у всех?

Тем не менее, многих отталкивает высокий "порог вхождения" в построение такого портала, существующий из-за того, что практически все существующие на рынке решения обладают рядом общих недостатков:

• Часть таких порталов строится на базе коммерческих решений (например, SharePoint), стоимость внедрения и сопровождения которых оправдывает себя только для очень крупного бизнеса (десятки тысяч сотрудников).
• Оставшаяся часть таких порталов делается "на коленке" на базе CMS, для этого не предназначенных (например, WordPress). В итоге получается не единая точка входа, а зоопарк "костылей и велосипедов", который постоянно пытается развалиться.
• Сложность администрирования такого портала зачастую не оправдывает приносимую им выгоду . Если ваша компания сама не занимается информационными технологиями, то ваш системный администратор вряд ли разберётся в хитросплетениях конфигурационных параметров SharePoint.

Чем ваше решение отличается от других?

Наша компания уже почти 20 лет занимается разработкой и сопровождением информационных систем для заказчиков самого разного масштаба и профиля - от небольших юридических бюро до федеральных телеком-операторов. За это время мы видели множество примеров построения интранет-порталов (причём, как позитивных, так и негативных). Поэтому предлагаемое нами решение свободно от большей части недостатков существующих альтернатив:

Оно бесплатное

Мы не берём денег за использование нашего портала - вы можете скачать, установить и использовать его абсолютно бесплатно.

Оно современное

Адаптивность, поддержка различных DPI, медиа-плеер, векторные иконки и прочие прелести современного веба входят в комплект поставки.

Оно дружелюбно к администратору

Установка портала производится в несколько кликов (или команд в консоли). Всё дальнейшее администрирование осуществляется с помощью простой и удобной панели управления.

Оно мощное и расширяемое

Наш портал базируется на Liferay - ведущей мировой платформе для построения корпоративных порталов. Он сможет расти и развиваться вместе с развитием вашего бизнеса.

Что умеет ваш портал?

Наш портал уже "из коробки" умеет очень многое. Сразу же после установки вы сможете использовать следующие компоненты:

Справочник сотрудников

Удобный агрегатор контактной информации, адресов и телефонов всех сотрудников компании.

Интеграция с IP-телефонией

Вы можете позвонить любому сотруднику, просто кликнув по иконке на его карточке в справочнике.

Встроенный клиент Webmail

Все ваши сотрудники могут пользоваться корпоративной электронной почты без необходимости настройки почтового клиента.

Вики-справочник

Централизованное хранилище для всей информации, необходимой сотрудникам для решения их повседневных задач.

Интеграция с сервером печати

Печать и сканирование документов через прямо веб-интерфейс портала - без необходимости установки драйверов принтера на компьютеры сотрудников.

Файловое хранилище

В портал встроено файловое хранилище с поддержкой версионирования файлов. Каждый пользователь имеет свой домашний каталог, доступный как через веб-интерфейс, так и через проводник Windows.

Мультимедиа-возможности

Встроенные фото- и видеогалерея позволяют просматривать фотографии и видео прямо на портале.

Социальные коммуникации

В портал встроена полноценная корпоративная социальная сеть. Сотрудники могут обмениваться сообщениями, файлами и общаться в форуме.

Кроме того, вы можете воспользоваться любым из сотен плагинов, доступных на Liferay Marketplace .

Сколько это будет стоить?

Как уже было сказано выше, вы можете использовать наш интранет-портал абсолютно бесплатно и без каких-либо ограничений на количество пользователей или параллельно запущенных сессий. Единственное, чего вы не получите в бесплатной лицензии - это техническая поддержка.

Существует несколько уровней технической поддержки, отличающихся друг от друга SLA и стоимостью.

	Free	Basic	24x7
Количество пользователей	∞	∞	∞
Количество сессий	∞	∞	∞
Email hotline	нет	есть	есть
Phone hotline	нет	нет	есть
Обращений в месяц	-	10	∞
Режим технической поддержки	-	8x5	24x7
Стоимость	Бесплатно	20 000 ₽ /месяц	100 000 ₽ /месяц

OK, мне всё это нравится. Где я могу скачать ваш портал?

В настоящий момент портал находится в стадии бета-тестирования. Когда мы закончим, ссылка на скачивание и инструкция по установке появятся вот здесь

Если вы заинтересовались решением, или хотите поучаствовать в бета-тестировании - пожалуйста, !

Более 15 лет мы создаем единые информационные и сервисные пространства компании

• Коммуникации и бизнес-процессы
• Задачи и проекты
• База знаний и документов
• Интеграция с внутренними и внешними системами

Функциональные решения для
разработки корпоративных порталов

• Коммуникации и бизнес-процессы
• База знаний и документов
  • Систематизировать информацию о компании с помощью организационной структуры, телефонного и других справочников, учебных материалов, должностных инструкций и т.п
• Задачи и проекты
• Интеграция
• CRM

• Сотрудники смогут общаться и узнавать новую информацию в уже привычном формате «живых» новостных лент, рабочих групп и чатов
• Автоматизация бизнес-процессов компании повысит их прозрачность и четкое понимание текущих статусов

Практически в каждой компании, достаточно давно существующей на рынке, есть проблема разрозненного хранения накопленной экспертизы, документов, справочников и прочих знаний. Внедрение портала позволит:

• Систематизировать информацию о компании с помощью организационной структуры, телефонного справочника, учебных материалов, справочников, должностных инструкций и т.п
• Создать корпоративное облачное хранилище файлов с возможностью разделения по правам доступа, рабочим группам и поиска по документам
• Реализовать возможность быстрого погружения новых сотрудников в рабочий процесс с помощью базы знаний, онлайн-тестов и экзаменов

Отсутствие единой системы постановки и контроля поручений – одна из самых частых проблем в компаниях, не специализирующихся на проектной деятельности. Создание корпоративного портала позволит:

• Использовать грамотную и прозрачную последовательность постановки, контроля и приема задач
• Учитывать затраченное время и эффективность сотрудников
• Четко разделять роли и проекты

Практически для каждой бизнес-задачи существует множество технических решений и продуктов. С развитием компании количество этих решений и подходов к ним только увеличивается, размывая единую структуру процессов. Мы создадим общее хранилище данных, которое позволит стать корпоративному порталу единой точкой для:

• Всех существующих внутренних решений: 1C, SAP, MS и т.п.
• Всех внешних каналов коммуникаций с клиентами, партнерами и подрядчиками

Единое сервисное пространство компании невозможно без современной системы управления взаимоотношениями с потенциальными и существующими клиентами. Мы поможем:

• Создать единую базу клиентов, контактов, сделок и истории коммуникаций с возможностью сегментирования по различным направлениям деятельности
• Автоматизировать процессы продаж
• Рассчитать эффективность различных каналов привлечения клиентов и менеджеров по продажам

Преимущества внедрения корпоративного портала

Улучшается коммуникация во всех подразделений корпорации

Помимо телефонной связи и электронной почты появляются новые средства коммуникации, которые практически снижают на «нет» издержки роста компании и территории ее расположения.

Повышается интерес сотрудников к активной совместной работе

Просматривая корпоративный портал, сотрудники видят не только локальные действия своих ближайших коллег, но и всю общую цепочку, приводящую к конкретным и понятным результатам.

Существенно автоматизируется документооборот и поиск документов

Отпадает необходимость искать следующие звенья в цепочке согласований, все происходит автоматически, в несколько «кликов». Документы теперь можно искать не только по названию, но и по содержимому.

В разы сокращается время на адаптацию новых сотрудников

Единая база знаний, онлайн-тесты, элементы «геймификации» - все это не только сокращает первые шаги новых сотрудников, но увеличивает их мотивацию к наиболее быстрому подключению к процессам компании.

Как итог: повышается общая эффективность работы корпорации

Большинство ежедневных рутинных действий, которые раньше занимали минуты, а то и часы, сокращаются до минимума. Переводя это в годовые оклады сотрудников, получаем довольно внушительную экономию.

Технологии, которые мы применяем

Решения из «коробки»

Битрикс24

Самое популярное решение «отечественного» производителя. Функционал из «коробки» подходит в основном для малого и среднего бизнеса, но в последнее время продукт активно набирает вес и в Enterprise-сегменте.

Гибкие решения

Подходит для проектов, к которым нужен полностью индивидуальный подход как в плане функционала, так и дизайна. Как и Sharepoint, имеет преимущества при интеграции в MS-экосистему. Не требует покупки «коробочной» лицензии.

Решения из «коробки»

Исторически платформа была создана для Enterprise-сегмента, что сказывается на существенной по сравнению с Битрикс 24 стоимости лицензии и установки программы. Серьезные преимущества при интеграции в развитую экосистему из большого набора продуктов Microsoft.

Реализованные проекты

Почему нам стоит доверять?

16
лет
опыта

Более
500
проектов

Более
150
клиентов

3
премии
рунета

2
премии
goldensite

Наша команда сосредоточится на вашем портале и будет вести его с предпроектной аналитики до оптимизации и выгрузки на хостинг. У нас полный комплект сотрудников в штате - аналитики, менеджеры, разработчики, юзабилити-специалисты, тестировщики. На нашем счету более 500 проектов, и это только начало.

Интранет-система для вашей компании

Задумались об открытии офиса в другом городе или стране? Сотрудники на аутсорсе не упрощают работу, а только усложняют? Нам не понаслышке знакома эта ситуация, и мы знаем, как ее решить. Внедрение такого инструмента, как корпоративный портал, поможет собрать всех сотрудников под одной «крышей» - даже если они работают на другом конце мира. Подробнее

Интранет-система для корпорации

Intranet - это внутренний портал компании, который объединит вашу команду в единую сеть. С его помощью можно обмениваться полезной информацией, делиться новостями и в полной безопасности хранить конфиденциальные данные. И это еще не все. Тренд последних лет - объединение корпоративного портала с системой постановки и контроля выполнения задач, работы с документами и другими полезными дополнениями. Это не только позволит быстро делиться информацией с сотрудниками, но и оптимизировать работу компании - например, включить отложенное редактирование документов, если вы находитесь в Москве, а другой ваш офис - в Тайланде.

Создание корпоративного портала: основные принципы

Для того, чтобы создать сайт компании, нужно четко понимать ее структуру. Мы с головой погрузимся в ваш бизнес: вместе с вами определим задачи и проблемы, которые должен решить портал, разберемся в связях между отделами вашей команды, разработаем уникальную концепцию и дизайн портала. Вы сможете выбрать технологии и ПО своего «интранета», чтобы максимально подогнать его под себя. Как только мы определимся с деталями, закипит работа во всех наших офисах - мы тоже используем аутсорсинг, - и мы вместе, слаженно завершим разработку, представив вам рабочий портал.

Почему нам стоит доверять? Мы тоже живем в режиме «удаленных офисов», и понимаем, как важен оперативный обмен информацией и слаженная работа на расстоянии. Мы постоянно держим контакт со всеми своими сотрудниками - и поможем наладить его вам. Мы работаем в web-разработке с 2004 года, и за это время набитые шишки стали бесценным опытом, и мы точно знаем, как надо и не надо. Но багаж наших знаний продолжает расти, мы постоянно учимся и развиваемся, чтобы применять новейшие технологии в наших проектах. Если начали - идем до конца.

Применяем:

Scrum / Agile / Waterfall / .NET / Frontend / Usability / Интерфейсы / Графический дизайн / SEO / ORM / Интернет-реклама / Sketch / Верстка / Invision / Интеграция / / Adobe / Backend / Javascript / CSS / Аналитика / UX / Project / SQL / Xamarin / React / Framework / C# / ASP.NET / MVC / WCF / Bootstrap / Postgres / MONGO DB / ElasticSearch / Redis / React Native / Git / TFS / VSTS / Jira / MS Project / Worksection / Selenium / Jmeter / Axure / Mockflow / Adaptive / HTML / AJAX /

Внутренний портал позволяет выстроить коммуникации внутри компании. Что это дает?

Подробнее по каждому аспекту

Объединить всю информацию : автоматизировать документооборот (хранилище документов) с управлением правами доступа, версионностью, возможностью хранить базу знаний.

CRM — даст возможность хранить историю по письмам, звонкам и работе с каждым клиентом, а в конце квартала создаст отчеты для каждого руководителя. Мы добавим автоматизацию: например, отсылать почту клиенту, который давно не отвечает или высылать счет повторно, если в течение недели он не оплачен.

Автоматизировать бизнес . Многие действия совершаются регулярно: платежи, ежемесячные отчеты, напоминания, мероприятия, заявки на отпуск и так далее. Все это можно автоматизировать, написав скрипты или роботов, которые будут отслеживать события и совершать те самые рутинные действия. . Или другой кейс — как мы сделали систему адаптации персонала на портале медицинской компании ОМБ.

Конструктор процессов.

Автоматизация бизнес-процессов

С помощью конструктора вы сможете сами создавать бизнес-процессы. Например, чтобы создавать новые маршруты прохождения документов на портале.

Интеграция с IT-средой Заказчика.

Продукт интегрируется со многими приложениями от ведущих разработчиков программного обеспечения.

• интеграция с «1С:Зарплата и Управление Персоналом», а также с 1С: УПП и 1С: УТ (а на заказ - вообще с любой 1С или ERP-системой)
• коннектор к MS Exchange Server 2007/2010, MS Sharepoint, Active Directory и MS Office.
• интеграция с календарями Google и календарями в смартфонах (iOS + Android) .

Мобильная версия (приложение)

Для портала уже разработано мобильное приложение — для обеих платформ.

Все нестандартные решения настольной версии мы доработаем и в мобильной.

Сдача проекта: автотесты, нагрузочное тестирование, ПМИ

Мы пишем специальный документ: программу и методику испытаний. По ней проводится сдача системы. Также при сдаче проекта мы пишем автотесты (Selenium), далее в Allure смотрим наглядные отчеты по их прохождению.

Нагрузочное тестирование выполняется на сервере Заказчика, мы используем Яндекс.Танк и еще ряд сервисов.

Сопровождение

После сдачи мы сопровождаем проект, используя Jenkins для continuous integration — непрерывной отгрузки обновлений, и GIT для контроля версий.

Технологии и фреймворки

Web : PHP (1С-Битрикс, Laravel, Symfony, YII, ZEND), Java2EE, ASP.net (C#), Ruby, Python.

Mobile : SWIFT, Objective C, java, React.

Тестирование : Jenkins, Selenium, Cucumber, Calabash, JUnit, Allure.

Интеграция портала с 1С и другими системами

На этом этапе мы работаем с IT-службой Заказчика: разрабатываем API обмена, проектируем каналы обмена данными. Результат: одно- или двусторонний обмен с 1С, ERP, AXAPTA, SAP и еще 20+ менее известными системами учета и автоматизации.

Прозрачность разработки . Клиенты видят всех сотрудников Студии в нашей системе Интранет и там же могут общаться с ними напрямую. Все договоренности фиксируются в задачах, информация не теряется (в отличие от почты или телефона).

Гарантийный срок . Мы предоставляем бессрочную (безлимитную) гарантию на все выполненные нами работы, наши специалисты бесплатно проконсультируют Вас по вопросам создания сайтов и дальнейшего продвижения ваших проектов.

DevOps и highload

У нас свои инженеры DevOps: построим оптимальную схему развертывания обновлений, настроим кластер, проведем нагрузочное тестирование. А после запуска проекта - обеспечим надзор 24/7.

В каких случаях мы наиболее эффективны?

• нужны люди, которые сделают предпроектное обследование и расскажут, как что реализовать
• портал интегрирован сразу с несколькими системами, причем не у всех есть документация
• на портале уже сейчас/будут высокие нагрузки (от 10 000 посетителей в сутки) и все должно работать быстро
• для ряда работ нужны не только «руки», но и «голова», то есть аналитика и консалтинг

Что теперь?

Попробуйте демо-версию Корпоративного портала, или напишите нам , чтобы просчитать ваш проект.