Важность этой части работы любого предприятия переоценить невозможно. От того, насколько точно, своевременно, профессионально и внимательно специалист по ведению электронного документооборота выполняет свои обязанности, зависят и коммерческий успех проекта, и его перспективы. Именно поэтому так важно уделять должное внимание вопросам профессиональной переподготовки офисных сотрудников.

Курсы повышения квалификации «Электронный документооборот»

Российский Фонд Образовательных Программ «Экономика и Управление» приглашает всех, кто может быть заинтересован в сотрудничестве, оценить большой выбор и отличное качество образовательных программ, разнообразие тем, удобный формат занятий. Мы предлагаем семинары и курсы для офис менеджеров, секретарей, а также других сотрудников и администраторов офиса, занимающихся электронным документооборотом. Все программы разработаны при активном участии практикующих экспертов в соответствующей бизнес-сфере, с учетом актуальных нормативных требований и рыночных тенденций.
Среди преимуществ наших семинаров и курсов по документообороту:

• работа с грамотными преподавателями - практиками;
• большой выбор тематик;
• качественный подход к обучению, запись видеозанятий для самостоятельного совершенствования знаний, общение с преподавателями по изученным темам.

Любой из курсов по электронному документообороту, представленных на нашем сайте, доступен к освоению в очном формате или в виде онлайн-трансляций.

Темы курсов электронный документооборот

Российский Фонд Образовательных Программ проводит семинары и курсы по офису и
электронному документообороту на следующие темы:

• Бережливый офис
• Архив кадровых документов
• Организация работы офиса
• Оформление документов
• Первичные документы
• Экспертиза ценности документа
• Аудит кадровых документов

Документационное обеспечение управления. Деловой протокол

• Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
• Формы и типовые организационные структуры ДОУ
• Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
• Признаки и структура документа.
• Классификация документов.
• Документная лингвистика.
• Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
• Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
• Право подписи и доверенности.
• Практикум: Создание бланка документа (проекта документа).
• Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
  • Организационно-правовые документы
  • Распорядительные документы
  • Информационно-справочные документы.
• Специальная документация
  • Кадровая документация.
  • Научно-техническая документация
  • Финансовая документация
  • Договорная документация
• Конфиденциальное делопроизводство
• Носители информации: бумажные, электронные.
• Электронная подпись.
• Информационные системы.
• Использование, хранение и уничтожение документов.
• Правовое регулирование работы с документами.
• Организация деловых встреч и переговоров. Цели и задачи мероприятий.
• Виды и формате мероприятий. Работа со СМИ.
• Протокольные мероприятия: приемы, визиты, презентации, конференции, совещания.
• Планирование, организация и подготовка деловых встреч.
• Особенности делового общения с иностранными партнерами.
• Составление программы пребывания. Культурные мероприятия в программе. Деловые аксессуары и подарки.
• Выбор помещения и оформление стола для переговоров и деловых встреч.
• Дресс-код для официальных мероприятий.

Документооборот в структуре документационного обеспечения управления. Современный архив

• Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
• Документопотоки
• Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
  • Прием, рассмотрения и регистрации документов
  • Прием поступающих документов, организация доставки документов
  • Регистрация документов
  • Организация рассмотрения документов
• Информационно-справочная работа
• Сроки и контроль исполнения документов
• Организация отправки исходящих документов.
• Организация оперативного хранения документов
• Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
• Требования к формированию дел в делопроизводстве
• Практикум: Составление классификаторов и номенклатуры дел.
• Экспертиза ценности документов
• Подготовка дел к архивному хранению
• Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
• Уничтожение документов.
• Электронный документооборот. Преимущества и риски.
• Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.
• Правовое регулирование сохранности документов.
• Архив в организационной структуре предприятия. Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
• Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами.
• Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
• Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
• Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
• Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
• Правила работы с архивным фондом:
• Практикум: Оформление архивной справки.
• Электронный архив: возможности и ограничения.
• Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
• Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
• Смешанные варианты хранения документов.

Одиннадцатый форум «Внутренний и внешний электронный документооборот» , организованный порталом сайт , состоится 24-25 октября 2019 года (место проведения: Москва, Отель Марриотт Новый Арбат, ул. Новый Арбат, д. 32 ).

• только практические кейсы
• 25+ спикеров из ведущих компаний
• Доклады от представителей госорганов
• Панельные дискуссии на самые актуальные темы

Действуют скидки за раннюю регистрацию. Успейте зарегистрироваться по наиболее выгодной цене!

Одним из наиболее эффективных шагов к цифровизации компании является внедрение электронного документооборота, именно поэтому тема ЭДО очень актуальна. Переход на ЭДО во многих компаниях либо уже начат, либо в самом скором времени планируется, важно знать уже сейчас о практическом опыте ведущих компаний. О законодательных нововведениях, тенденциях рынка ЭДО, как начать подготовку в компании к внедрению электронного документооборота, как оптимизировать существующие процессы и как модернизировать систему – вы узнаете на Одиннадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот».

В рамках Форума, 24 октября пройдет церемония награждения победителей конкурса «Лучший ЭДО России и СНГ 2019». Вся информация о Конкурсе .

Ключевые темы форума:

• Законодательные изменения, новые возможности и тенденции в сфере ЭДО
• Нововведения регулятора в кадровом ЭДО и их практическое применение
• Как с помощью ЭДО повысить эффективность бизнес-процессов в компании
• Панельная дискуссия: роботизация бизнес-процессов в ЭДО
• Как правильно организовать и систематизировать электронный архив
• Использование ЭП: как обеспечить юридическую значимость документов
• Особенности взаимодействия бизнеса с операторами ЭДО
• Дебаты: Роуминг vs мультиоператорность
• Как наладить взаимодействие системы электронного документооборота с другими элементами ИТ-архитектуры компании

Аудитория форума:

• Финансовые директора
• ИТ-директора
• Главные бухгалтера
• Руководители проектов внедрения ЭДО
• Специалисты финансово-бухгалтерских служб
• Специалисты по налогообложению
• Юристы
• Представители Общих центров обслуживания

Прислушайтесь к отзывам участников прошлых мероприятий:

Ирина Щадилова, Евраз Холдинг

«Организация форума на высшем уровне, благодарна за такое актуальное, ценное мероприятие в области ЭДО»

Галина Юрьева, Галс-Девелопмент

«Интересные содержательные выступления. Хорошая организация форума. Благодарю»

Екатерина Гудалина Велком

«Спасибо, что внесли пожелания по теме внедрения ЭДО. Отличный состав участников и разнообразных кейсов по ЭДО»

Любовь Шишова, Полиметалл

«Хорошо организованное мероприятие: место проведения, формат встречи и докладов, возможность общения с участниками»

Андрей Дроздов, Содружество-Инфо

«Прекрасная организация, живая дружественная атмосфера, интересные актуальные доклады. Успехов в развитии!»

Людмила Мануилова, Ранбакси Лабраториз Лимитед

«Очень интересная, полезная конференция. Полученные знания и опыт других компаний будет применим на практике»

Елена Бебешко, Теле2

«Отлично организованное мероприятие, удачно подобранная локация, отличный подбор тем и докладчиков»

Елена Донцова, Селигдар

«На Форуме впервые, спасибо за то, что докладчики - практики, много узнала нового и ценного. Спасибо за отличную организацию»

Елена Литвинова, Областной аптечный склад

«Высокий уровень организации, возможность узнать опыт в других отраслях, возможность обмена информацией и получение интересных контактов»

Андрей Скрыль, Севкабель Холдинг
«Организация конференции на достойном уровне, доклады интересные, очень познавательно, стимулирует внедрить ЭДО»

Татьяна Федяева, Байер
«Очень познавательно, дружелюбная обстановка, много полезной информации с точки зрения лучших практик»

Замира Абдурахманова, Enter Engineering
«Отличная подготовка и выступление докладчиков, ценный практический опыт внедрения СЭД»

Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.

Предпосылки

Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.

Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.

В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.

Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.

Экономический эффект

Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.

Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.

Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше - 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.

Делопроизводство и документооборот

Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство - это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.

Документ является единицей хранения информации в СЭД. Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего - с отсканированных бумажных носителей. Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.

В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается "справкой". Набор полей в бланке зависит от типа документа. В хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.

Функции и задачи СЭД

Программа документооборота предназначена для решения таких задач:

• систематизации работы с документами.
• созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;
• автоматизации учёта;
• классификации документов.

Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:

• создания карточек.
• формирования текста документа;
• сохранения данных в формате pdf или ms word;
• управления правами доступа пользователей;
• создание маршрутов;
• управления движением документов;
• рассылки уведомлений, напоминаний;
• ведения журналов, справочников, классификаторов;
• формирования поручений;
• поиска и подписание документов;
• формирования отчётов.

К общесистемным функциям можно отнести:

• удалённую работу с документами;
• использование СУБД для хранения данных;
• одновременную работу с СЭД;
• обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.

Преимущества и недостатки

Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:

• централизованное структурированное хранение информации;
• одинаковый подход к формированию и обработке документов;
• использование шаблонов;
• поиск;
• аудит доступа.

К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.

Процессы обработки документов

В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:

• условия переходов между этапами;
• разделения маршрута;
• циклы обработки;
• запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
• задаются роли пользователей.

Виды обработок:

• Создание документа.
• Редактирование.
• Переименование.
• Перемещение.
• Сохранение.
• Индексирование.
• Удаление.

Расходы на СЭД

Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

Внедрение СЭД

Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

• создание рабочей группы, определение руководителя;
• определение целей и задач;
• проверка существующих документационных процессов;
• разработка технического задания;
• выбор СЭД;
• заключение договора на внедрение СЭД;
• разработка и утверждение регламента работы;
• проверка первоначального наполнения справочников;
• предварительное испытание СЭД;
• обучение персонала работе;
• тестовое внедрение СЭД;
• анализ результатов тестовой работы;
• исправление ошибок;
• полноценное внедрение СЭД.

Ошибки внедрения

Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка - это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования. Вторая ошибка - неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.

Технологии хранения документов

В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда - путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него - в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.

Что такое поточное сканирование?

Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.

Оптическое распознавание текстов

Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат. При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами. Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.

Штрих-кодирование

Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа.

ЭЦП

Позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа - сертификата. Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.

Полнотекстовой и атрибутный поиск

Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий "Контрагент" обеспечивает поиск данных в поле "Получатель" или "Отправитель". При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.

Любой проект по внедрению информационной системы, в т. ч. и СЭД, состоит из нескольких этапов. Это этапы проектирования, разработки, собственно внедрения, опытной и промышленной эксплуатации системы.

Но нельзя забывать о том, что после внедрения СЭД будущих пользователей необходимо обучить работе в системе. В данной статье будут рассмотрены основные методы организации обучения, примеры программ для различных групп сотрудников, вопросы их мотивации.

Подготовка к эффективному внедрению СЭД начинается заранее, еще на этапе проектирования системы, что существенно влияет на возврат инвестиций от всего проекта.

При этом немаловажным является процесс подготовки и организации обучения, который включает в себя комплектование групп, подготовку программы, выбор наиболее удобной формы проведения обучения и т. д. и в идеале должен осуществляться параллельно разработке СЭД.

А само обучение проводится непосредственно перед полноценным использованием СЭД в работе, поскольку полученные знания необходимо закреплять сразу после прохождения обучения, что позволит эффективно работать в СЭД не только делопроизводителям, но и всем сотрудникам компании.

Группы пользователей СЭД

Как правило, требования к будущим пользователям системы прописываются в техническом задании в разделе с описанием квалификации персонала, но зачастую эти требования весьма общие и не дают детального представления.

Не секрет, что с каждым годом квалификация и компетенции персонала, в т. ч. делопроизводителей и специалистов ИТ-подразделений компании, растут.

Те времена, когда компания просила внедрить СЭД, не имея представления о процессе и функционале системы, остались далеко позади. Сейчас многие делопроизводители имеют богатый опыт работы с различными СЭД и подходят к вопросу внедрения информационной системы профессионально.

В компетенции руководителей производственных подразделений обычно не входит глубокое знание документооборота и делопроизводства, т. к. они отвечают за основную производственную деятельность компании и СЭД для них является не основным, а вспомогательным инструментом.

Поэтому еще на этапе проектирования СЭД для разных групп пользователей разрабатываются различные интерфейсы по работе в системе.

Для делопроизводителей предусматривается расширенный функционал , а для руководителей подразделений и департаментов интерфейс проектируется в зависимости от их компетенций.

А интерфейс для руководителей компаний – отдельная тема, т. к. он требует особого подхода к настройке и разработке: для одних руководителей используется та же система, что и у делопроизводителей, но с другими настройками; для других – разрабатывается мобильное рабочее место с упрощенным интерфейсом для оперативной работы.

В этой связи программы обучения для разных пользователей также будут не одинаковыми .

Когда и кем осуществляется обучение

Обучение может осуществляться как собственными силами компании, так и с привлечением внешних консультантов, а также может использоваться смешанный подход. В любом случае, все работы курируются руководителем службы ДОУ.

Для успешного внедрения СЭД необходимо заранее продумать систему мотивации сотрудников по работе в Системе.

Еще на этапе проектирования СЭД разрабатываются показатели эффективности работы в системе и проектируются отчеты для оценки исполнительской дисциплины сотрудников .

Система мотивации согласовывается с руководством компании и отделом по работе с персоналом.

Организация и подготовка к корпоративному обучению СЭД осуществляется на поздних этапах разработки Системы.

Обучение сотрудников компании стартует на этапе опытной эксплуатации СЭД , а отработка полученных в результате проведенного обучения навыков идет уже на практике, во время промышленной эксплуатации системы.

На этапе промышленной эксплуатации системы в некоторых компаниях также организуют рабочую группу поддержки пользователей , которая проводит индивидуальные консультации пользователей на местах.

Эта поддержка может осуществляться как самостоятельно силами компании, так и с привлечением внешних консультантов.

Наиболее распространены случаи, когда в рабочую группу по внедрению СЭД и обучению сотрудников входят представители ИТ-подразделений, а сотрудник отдела делопроизводства курирует процесс и является консультантом по спорным делопроизводственным вопросам.

Программы обучения СЭД

При разработке программ обучения следует уделить особое внимание формированию учебных групп: их нужно формировать таким образом, чтобы обучающиеся относились к одной горизонтали карьерной лестницы и имели схожие полномочия по работе в СЭД.

В любом случае, если вам предоставили готовый список участников обучения, заранее проверьте состав группы, роли участников в системе и их полномочия. Для каждой группы пользователей должна быть составлена своя программа обучения.

Среди основных групп пользователей СЭД можно выделить сотрудников делопроизводственного подразделения, рядовых сотрудников подразделений, секретарей подразделений и личных секретарей руководителей, руководящий состав компании и ее подразделений.

Приведем примеры состава программ обучения для разных групп пользователей СЭД

Группа пользователей	Примеры программы обучения
Сотрудники канцелярии	· Работа с входящими документами · Поиск документов · Работа со справочниками (номенклатура дел, нумераторы и др.)
Сотрудники подразделений	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов)
Секретари подразделений	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Работа со справочниками · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов)
Личные секретари руководителей	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Работа со справочниками · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) · Работа в режиме «Замещение руководителя»
Руководители	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) · Работа в режиме «Мониторинг работы секретаря»

Для администраторов системы формируются отдельные обучающие группы и программа обучения.

Перед началом корпоративного обучения желательно, чтобы перед сотрудниками выступил авторитетный руководитель .

Например, для сотрудников отдела делопроизводства это будет руководитель отдела делопроизводства, при организации обучения для сотрудников отдела продаж –руководитель отдела продаж и т. д.

Руководитель расскажет о том, зачем проводится обучение, какие навыки сотрудники должны приобрести в результате обучения и как эти навыки будут использоваться ими в дальнейшей работе.

Руководитель должен обозначить зоны ответственности сотрудников и их задачи в части применения СЭД в процессе выполнения своих должностных обязанностей.

Небольшое выступление в течение нескольких минут способно не только мотивировать сотрудников активно использовать СЭД, но и повысить качество проведения корпоративного обучения, улучшить и облегчить процесс внедрения СЭД в компании в целом.

Виды и формы обучения

Среди вариантов обучения работе в СЭД выделим очное (дневное) и заочное обучение.

Обучение работе в СЭД возможно как на рабочем месте пользователя, так и вне рабочего места, при этом обучение вне рабочего места может проходить как на территории учебного центра компании, так и в форме дистанционного обучения.

Существует своя классификация и для форм обучающих:

• лекция;
• семинар;
• практическое задание;
• тренинг;
• консультация;
• производственная практика;
• самостоятельная работа и др.

При всем многообразии видов организации и проведения обучения на практике при внедрении СЭД используют несколько вариантов:

• очное обучение в группах;
• очное обучение отдельных сотрудников (индивидуальное обучение);
• дистанционное обучение.

Также возможна комбинация нескольких вариантов обучения.

Очное обучение в группах

Данный подход используется для массового обучения сотрудников. Формируются общие программы, по которым будут проходить обучение все сотрудники компании.

Очное обучение в группах обычно проводится перед промышленной эксплуатацией системы в тех компаниях, которые:

• имеют 12 и более сотрудников, работающих с СЭД;

• могут предоставить классы/помещения для проведения обучения;

• могут выделить время для обучения своих сотрудников. Групповое обучение используется:

• при плановом массовом обучении пользователей с отрывом от производства;

• когда общее количество сотрудников для обучения в группах составляет от 8 до 80 человек;

• когда необходимо быстрое, эффективное и массовое обучение для запуска СЭД в эксплуатацию;

• при отсутствии ограничений по бюджету, когда компания готова оплатить очное обучение всех сотрудников;

• когда обучение организуется и проводится самостоятельно или с привлечением внешних консультантов компании, осуществляющей внедрение СЭД.

Основные характеристики очного обучения в группах

Этот подход к обучению является одним из самых популярных при внедрении СЭД.

На практике (при недостатке ресурсов) в качестве компромиссного варианта компании организуют обучение в очной форме хотя бы для одного сотрудника от каждого подразделения, который впоследствии, в свою очередь, сможет передать полученные знания коллегам по подразделению.

В рамках обучения формируются целевые группы, организуется обучающий класс, выделяется отдельное помещение.

Классы должны быть оборудованы компьютерами, чтобы каждый обучающийся мог пошагово выполнить все действия в системе по программе обучения.

Желательно, чтобы класс был также оборудован проектором и доской для записей, т. к. они удобны для демонстрации функционала системы и ответов на вопросы аудитории.

В ходе обучения принято рассматривать реальный процесс по работе с документами, используемый в компании.

Чем реалистичнее будет тестовый пример, тем лучше сотрудники усвоят знания и оценят практическую пользу от внедрения СЭД.

Формы группового обучения

Семинары

При этой форме обучения все сотрудники сначала прослушивают общий теоретический курс по принципам работы в системе, а затем выполняют практические задания на своих рабочих местах.

Преимущество данного подхода заключается в том, что пользователи изучают только необходимые им в работе возможности системы. В качестве недостатка можно выделить то, что все изучают ограниченную часть функционала системы и не знают о функциональных возможностях других подразделений.

Тренинги

В данном случае роли по работе с документом распределяют между участниками тренинга, и каждый участник выполняет свою часть задач по обработке документа с учетом своих реальных должностных обязанностей.

Из преимуществ такой формы обучения можно выделить возможность проследить пошагово весь процесс работы с документами, изучить более полно возможности системы. Из недостатков – зачастую сотрудники воспринимают такое обучение как время, потраченное впустую, что вызывает негативные реакции при работе в СЭД.

Очное обучение выделенных сотрудников

Очное обучение выделенных сотрудников проводится в компаниях, которые:

• имеют до 8–12 сотрудников, работающих с СЭД;

• могут выделить минимальное время для обучения своих сотрудников СЭД.

Данный подход используется для обучения ограниченного количества сотрудников, а также руководителей подразделений или ответственных сотрудников подразделения (далее – сотрудники-тренеры), которые в дальнейшем будут обучать остальных сотрудников своих подразделений.

Основные характеристики очного обучения выделенных сотрудников

Вид обучения	Парное, групповое (в небольших группах); индивидуальное;
Метод организации	Вне рабочего места; на рабочем месте
Форма преподнесения материала	Углубленный семинар для небольшой группы сотрудников; индивидуальная консультация для каждого сотрудника
Место проведения	Обучение пользователей без отрыва или с минимальным отрывом от производства в классе/помещении или на рабочих местах
Количество участников	Не более 8–12 человек
Время обучения	Не более 1–2 часов

Очное обучение выделенных сотрудников проводится как на этапе опытной и промышленной эксплуатации СЭД, так и при приеме на работу новых сотрудников компании.

Нюансы мотивации сотрудников в вопросе самостоятельной организации обучения других пользователей необходимо решать еще до начала проекта.

Не заинтересованные сотрудники могут воспринять новые обязанности как дополнительную и ненужную нагрузку, что существенно повлияет как на эффективность их собственного обучения, так и на качество обучения других сотрудников.

Углубленные семинары

Очное обучение отдельных сотрудников обычно проходит в несколько этапов:

обучение сотрудников-тренеров осуществляется с привлечением внешних консультантов, а затем обученные сотрудники-тренеры самостоятельно обучают всех остальных пользователей системы.

В качестве преимуществ данной формы обучения можно отметить углубленное изучение функционала и экономию времени и ресурсов компании.

Из недостатков – не все сотрудники, работающие с системой, знают все функции и возможности системы, а это, в свою очередь, влияет как на эффективность работы самого сотрудника, так и на возврат инвестиций при внедрении СЭД в компании.

Индивидуальные консультации

Индивидуальное обучение на местах чаще всего проводится для руководителей.

Персональные консультации пользователей при работе в системе применяются как на первых этапах работы в системе для адаптации, так и на этапе промышленной эксплуатации.

Из преимуществ такого подхода выделим углубленное изучение необходимого функционала системы и индивидуальный подход к пользователю. Однако по затраченному на обучение времени данный подход уступает очному обучению в группах.

Дистанционное обучение

Дистанционное обучение сотрудников проводится в компаниях, которые:

• имеют более 100 сотрудников, работающих в СЭД;

• не могут предоставить классы/помещения для проведения обучения;

• не могут выделить минимальное время для обучения своих сотрудников СЭД.

Данный вид обучения используется для массового обучения сотрудников без отрыва от производства, в удобное для них время.

Инструменты, применяемые для дистанционного обучения, могут быть различными, к ним относятся:

• регламент, инструкция, руководство пользователя;

• обучающая презентация;

• видеоролик по работе с системой;

• электронный курс по работе с систе мой.

Основные характеристики дистанционного обучения

К дистанционному обучению прибегают на этапе промышленной эксплуатации и для обучения новых сотрудников компании.

Основная сложность при организации дистанционного обучения заключается в мотивации сотрудников.

Многие сотрудники не считают обучение работе в системе значимым для своей работы, надеются на своих коллег из соседних подразделений, которые покажут им, как все работает.

Но если не все сотрудники компании, работающие с документами, пройдут курс обучения СЭД, система будет использоваться неэффективно.

В результате понесенные затраты на внедрение системы могут не окупиться и такой проект с уверенностью можно будет назвать провальным.

Поэтому заранее нужно позаботиться о системе мотивации сотрудников и решить вопрос контроля за прохождением обучающего курса СЭД всеми сотрудниками компании.

При самостоятельном дистанционном обучении сотрудникам тяжело будет сосредоточиться на обучающем курсе, поэтому период освоения курса должен быть регламентирован и при необходимости разбит на несколько небольших этапов.

Чем меньше по времени будет обучающий курс, тем легче сотрудникам будет распределить свое время для прохождения обучения работе в СЭД.

Электронный обучающий материал

В качестве дидактического материала для дистанционного обучения могут выступать как регламент, инструкция и руководство пользователя по СЭД, так и специально подготовленные интерактивные материалы: обучающая презентация, видеоролик или электронный курс по работе с системой.

Главный принцип подготовки программы такого обучения заключается в следующем: чем меньше объем материала, тем быстрее сотрудник его изучит.

Не каждый сотрудник может позволить себе сидеть и изучать материалы по СЭД значительное количество времени, когда помимо этого ему необходимо выполнить весь объем своих основных профессиональных задач.

У данной формы подачи материала есть существенное преимущество: любой сотрудник в удобное для себя время сможет изучить возможности СЭД. В качестве недостатка выделим достаточно поверхностное изучение функционала СЭД.

Мотивация персонала

Почему так важна мотивация персонала при обучении работе в СЭД?

Нежелание обучаться работе в СЭД может быть связано как с отсутствием свободного времени, так и с низкой квалификацией сотрудника, с привычкой работать по старой схеме и т. д.

Представим себе ситуацию, когда компания оплатила проектирование и разработку СЭД, обучение сотрудников (а это порядка 30% от бюджета проекта), и наконец, система разработана и настало время обучать пользователей.

Рассмотрим пример неудачного подхода при организации обучения: работодатель издал приказ о проведении обучения, но непосредственный руководитель подразделения не проводил никаких дополнительных бесед со своими сотрудниками. Сотрудников просто уведомили, что им нужно пройти обучение, но не объяснили, зачем это нужно.

В результате будущие пользователи системы не понимают, насколько регламентировано обучение, поддерживает ли его их непосредственный руководитель, зачем им вообще нужно проходить обучение и на что повлияет факт его прохождения. Если ни на что не повлияет – зачем тогда проходить обучение?

Также если с сотрудников никто не снимает их основные производственные задачи на время обучения, то у них появляется дополнительная нагрузка, и помимо прохождения обучения им приходится задерживаться на работе для выполнения своих основных задач, при этом никаких премий, отгулов и других мотиваторов в компании предусмотрено не было.

Можно без труда спрогнозировать, как пройдет внедрение СЭД в такой компании и насколько оно будет успешным.

Все понесенные затраты на внедрение СЭД могут оказаться абсолютно не эффективными из-за невыполнения элементарных правил мотивации персонала, среди которых можно выделить следующие:

• поддержка сотрудников руководством на этапе внедрения и обучения СЭД;

• информирование сотрудников о цели проведения, задачах и результатах прохождения обучения сотрудниками;

• заранее продуманное планирование загрузки сотрудников на время обучения.

Для мотивации сотрудников и повышения эффективности внедрения СЭД, ускорения процессов подготовки и обработки документов используют показатели эффективности по работе в СЭД.

Например, если до внедрения СЭД в компании ежемесячное согласование и подписание договоров осуществлялось с существенной задержкой по времени, то показатель эффективности сотрудника при работе в СЭД можно привязать к количеству фактически согласованных и утвержденных договоров в месяц, а также к премии сотрудника.

Использование показателей эффективности по работе в СЭД дает ряд преимуществ: для сотрудника – повышение мотивации по скорости обработки документа и в целом по работе в СЭД, а для компании – увеличение ее ежемесячной прибыли.

Алгоритм подготовки процесса обучения

При подготовке процесса обучения при внедрении СЭД необходимо предусмотреть следующие этапы и работы:

1. Издание приказа по порядку прохождения обучения.

Руководитель компании издает приказ (распоряжение) по порядку прохождения сотрудниками обучения. Данный этап регламентирует порядок прохождения обучения и дальнейшее использование СЭД.

1. Формирование рабочей группы для внедрения системы и проведения обучения.

В компаниях издают приказ по формированию и составу рабочей группы для подготовки обучения работе в СЭД. Основная задача на данном этапе – определить ответственных за организацию и проведение обучения сотрудников.

В рабочую группу должны входить наиболее лояльные и активные представители от бизнес-подразделений, представитель отдела делопроизводства и ИТ-специалисты, внедряющие СЭД.

Наполнение тестовым набором данных и настройка справочников могут осуществляться как собственными силами, так и специалистами компании, в которой происходит внедрение СЭД.

Обучающие материалы будут различаться в зависимости от выбранной формы и подхода к организации обучения пользователей СЭД.

1. Проведение совещания с рабочей группой по программе обучения, работе в системе, ее настройке и администрированию.

Основная задача на этом этапе заключается в том, чтобы у всех участников рабочей группы было одинаковое понимание последовательности и принципов проведения обучения.

1. Подготовка системы к проведению обучения. Заполнение тестового набора данных, настройка справочников.

1. Выделение групп пользователей для обучения.

Пользователи, в т. ч. системные администраторы, группируются по ролям работы в системе.

1. Формирование списка обучающихся сотрудников.

Подготовка списка обучающихся сотрудников возможна с учетом формирования групп сотрудников по должностям и ролям пользователей в системе.

На этом же этапе осуществляется разработка шаблона ведомости посещения/прохождения курса для контроля организации и фактического проведения обучения сотрудников СЭД.

1. Подготовка целевой программы обучения пользователей.

Программа должна содержать общее описание базового функционала внедряемой СЭД (работа с задачами, работа со справочниками, поиск информации, формирование отчетов), а также специализированное описание функционала по модулям и подсистемам.

Также обучающий курс должен содержать список понятий и определений, чтобы все сотрудники однозначно понимали суть обсуждаемого вопроса.

1. Выбор формы организации обучения пользователей.

На этом этапе необходимо выбрать, очно или заочно будет проходить обучение сотрудников, в группе или индивидуально, в виде семинара или тренинга и т. д.

1. Подготовка детальной программы обучения с тестовыми примерами, обучающих и раздаточных материалов.

1. Подготовка плана-графика проведения обучения.

В плане-графике указываются планируемые даты проведения обучения, группы и Ф. И. О. сотрудников, которые будут проходить обучение.

1. Проведение корпоративного обучения.

На этом этапе руководитель объясняет основные цели и задачи использования СЭД, сотрудники проходят обучение, изучают возможности системы, выполняют практические задания. При необходимости сотрудники проходят аттестацию по итогам обучения.

1. Заполнение итоговых ведомостей.

По результатам прохождения обучения сотрудниками в некоторых компаниях готовят ведомости по курсу обучения. В ведомости указываются:

Ф. И. О. обучающегося, наименование структурного подразделения, должность, наименование курса обучения, дата проведения обучения, присутствие/отсутствие сотрудника, при наличии аттестации указывается полученная оценка.

1. Подготовка приказа о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию в компании.

После разработки и настройки СЭД в компании и обучения пользователей работе с ней система вводится в промышленную эксплуатацию.

1. Использование и эксплуатация СЭД в основной деятельности обучившихся сотрудников.

Обучение может проходить в течение одного-двух месяцев – точный срок зависит от масштаба компании и количества обучающихся сотрудников.

Итак, мы подробно рассмотрели нюансы и алгоритм процесса организации обучения сотрудников работе во внедренной СЭД.

В заключение хочется подчеркнуть, что даже если поначалу СЭД может удовлетворять всем требованиям компании, без активного и полноценного обучения сотрудников она все равно будет использоваться неэффективно или, еще хуже, не использоваться совсем, и все старания и затраченные ресурсы окажутся напрасными.

Поэтому настоятельно рекомендуем вам уделить особое внимание организации обучения сотрудников вашей компании, учитывая при этом все ограничения ресурсов, тщательно продумывая систему мотивации сотрудников и показатели эффективности работы в СЭД.

Связанные статьи