Бизнес-процессы в HR. Опыт построения HR-службы «с нуля»

Какой должна быть кадровая стратегия современных компаний? Почему пассивные HR-системы выполняющие поддерживающую функцию, уже несостоятельны. Как поможет автоматизация HR в развитии бизнеса.

Долгое время в большинстве организаций кадровая политика выполняла лишь поддерживающую функцию. Сегодня этого недостаточно. Чтобы бизнес был конкурентоспособным, HR-процессы из категории вспомогательных должны трансформироваться в полноценную кадровую стратегию.

Другими словами, HR должен стать самостоятельным направлением, влияющим на:

• создание дифференцированного опыта для сотрудников;
• эффективность работы и внедрение инноваций.

Эволюция HR-систем

За последние 20 лет HR-системы сильно изменились.

1. Появилось понимание, что HR-политика влияет на результативность бизнеса и прибыль компании.
2. HR-системы стали удобными для всех. Одно время применялись модели «HR для HR», они были узконаправленными. Их альтернатива — «HR для менеджмента», предусматривала потребности линейных руководителей, а не рядовых сотрудников. Современные системы «HR для всех» – удобны и HR-специалистам, и сотрудникам, и владельцам бизнеса.
3. HR-процессы стали цифровыми. Автоматизация позволяет работать с Big Data (большими данными), собирать и анализировать их, принимать правильные решения для бизнеса.

Автоматизация разгрузила HR-специалистов, позволяя им сконцентрировать усилия на работе с людьми. Рутинные процессы, связанные с подбором, наймом, оценкой персонала автоматизируются по максимуму. Сокращается бумажный документооборот. При этом собственник компании получает прозрачную отчетность, оптимизирует затраты на персонал.

По данным агентства Antal Russia, 81 % компаний понимает пользу от инноваций и активно занимается автоматизацией HR-процессов. А в отчете компании CEB отмечается, что свыше 90 % организаций в ближайшие годы планируют увеличить инвестиции в HR-IT и HR-аналитику.

Что включают в себя новые функции HR

Бизнес-стратегия для устойчивого роста компании включает мероприятия по внедрению инноваций и созданию устойчивого конкурентоспособного будущего. Но достигнуть стратегических целей можно благодаря целенаправленным усилиям сотрудников. Это означает, что кроме стандартных функций современного предприятия должна включать дополнительные действия по стратегическому планированию:

• развитие корпоративной культуры;
• повышение эффективности сотрудников и внедрение инноваций;
• формирование командных структур;
• масштабирование системы управления персоналом, реинжиниринг.

Развитие корпоративной культуры

В последние годы в бизнес-среде многие пришли к выводу, что корпоративная культура – мощный стратегический инструмент, который ориентирует подразделения и отдельных сотрудников на достижение общих целей, мобилизует инициативу сотрудников и позволяет выстраивать продуктивное общение между ними.

Проблема в том, что многие компании не понимают свою культуру и не знают, как ее развивать. Когда же корпоративная культура и стратегия совпадают, эффективность работы сотрудников увеличивается вдвое.

Чтобы корпоративная культура стала конкурентным преимуществом, нужно работать над созданием эмоциональной связи между предприятием и сотрудниками. HR-стратегия помогает руководителям прививать сотрудникам ценности, способствующие формированию желаемой корпоративной культуры.

Возможно, ваша компания уже сформировала набор общих культурных ценностей, которые нужно поддерживать. Но важно также усовершенствовать модели компетенций, закрепить изменения в поведении с помощью системы вознаграждений и в итоге повысить эффективность бизнеса.

Задача HR в этом направлении – предоставить сотрудникам возможность для развития. Важно использовать истории и яркие образы, чтобы связать деятельность организации с высокими миссиями, а конкретные достижения сотрудников с большими целями компании. Это поможет создать дифференцированный опыт для сотрудников, раскрыть потенциал каждого.

Сегодня уже недостаточно измерять корпоративную культуру и степень вовлеченности работников только по ежегодным опросам. Нужно использовать , позволяющие анализировать и получать детальное представление о культуре и целях, разрабатывать политику и программы, отвечающие потребностям людей и бизнеса.

Повышение эффективности сотрудников и внедрение инноваций

В тысячах компаний производительность сотрудников остается неизменной из года в год или увеличивается на небольшой процент. Причина? – только немногие используют комплексные методы управления персоналом.

Важные задачи HR – помочь компании в корне изменить использование опыта сотрудников, стимулировать на внедрение для развития бизнеса.

Допустим, в вашей организации уже ведется работа по автоматизации кадровых процессов. Вы инвестировали средства в основную технологию, которая автоматизирует рутинные процессы, например, такие как массовый подбор, и экономит время сотрудников HR. Нужен следующий шаг – внедрить технологии, позволяющие , видеть общую картину и прогнозировать, как принимаемые решения повлияют на бизнес.

Это позволит управлять развитием сотрудников с момента найма, на протяжении всей работы в компании. Использование индивидуальных траекторий развития и внедрение методик и технологий по вовлечению и повышению производительности работников, например геймификации, позволят повысить результаты труда.

Формирование командных структур

Создание команд – распространенный подход к разделению организационной структуры на отделы. Но этот вопрос требует гибкости. Даже если вы сформировали эффективные командные структуры, нужно продолжать повышать их потенциал, производительность, улучшать взаимоотношения внутри команды.

В современном бизнесе популярны офисы открытого типа: они облегчают взаимодействие внутри команды, делают его более плотным и продуктивным. Кроме того, создаются удаленные команды, взаимодействуют с которыми через интернет и облачные решения. HR-отдел должен быть готов к такой организации работы.

Эксперты J’son & Partners Consulting прогнозируют, что уже к 2020 году в России каждое пятое рабочее место будет удаленным. В США и Японии количество дистанционных сотрудников превысило отметку в 40 %.

Масштабируемость системы управления персоналом, реинжиниринг

Разноплановость кадровых процессов и постоянно растущий поток данных требуют от современной HR-системы масштабируемости и реинжиниринга.

Сегодня уже недостаточно провести тесты и маркетинговые исследования, чтобы определить ценности HR-стратегии для бизнеса. Нужно быть готовым к реинжинирингу бизнес-процессов.

Скорее всего, вы уже используете данные клиентов для принятия бизнес-решений. Но важна масштабируемость и возможность синтезировать несколько источников и типов данных о клиентах, сотрудниках и рабочих местах для развития и сохранения конкурентного преимущества в условиях меняющегося рынка.

Поможет комплексная система, способная разрастаться с расширением бизнеса.

Какие результаты дает HR-стратегия

В новом бизнес-мире, где эволюция означает выживание, автоматизация и повышение уровня HR – единственный жизнеспособный путь развития. Усилия нужно направить на внедрение современной модели управления талантами, которая поможет построить комплексную систему управления потенциалом сотрудников и обеспечит ценность для бизнеса.

Исследования Bersin ™ показывают, что благодаря квалифицированным HR-службам компании добиваются высоких результатов в бизнесе. У них в 1,3 раза больше шансов достичь финансовых целей и в 3,2 раза больше шансов эффективно управлять изменениями.

Настало время пересмотреть кадровую стратегию и перейти от поддержки и консультаций по персоналу к функции способствующим повышению конкурентоспособности бизнеса.

Как отладить внутренние HR-процессы, на что обратить внимание

Данная глава посвящена вопросам формирования системы, которая свяжет все основные HR-процессы. Не буду вдаваться в подробное описание каждого из них и рассказывать как решать вопросы по HR-брендингу, сосредоточусь на разъяснении того, как должны быть выстроены внутренние HR-процессы, качество которых определяет внутреннюю составляющую формирования HR-бренда.

В целом систему управления персоналом можно представить как набор линейных, сквозных и линейно-сквозных (смешанных процедур). К линейным относятся те, выполнение которых должно осуществляться в строгой последовательности. Например: поиск - оценка - отбор - прием на работу персонала, а никак не наоборот. Сквозные процедуры - это те, в которые персонал включен в течение всего времени работы в компании. Это системы мотивационного сопровождения, оценка микроклимата в коллективе и пр. Смешанные (линейно-сквозные) мероприятия сочетают в себе признаки и линейных, и сквозных процедур. Это, например, процедура по оценке потенциала сотрудника. К линейным чертам здесь относится то, что без оценки сотрудник не может быть принят в кадровый резерв, к сквозным - данная оценка должна отслеживать развитие сотрудника в течение всего времени работы на предприятии.

Систему управления персоналом можно представить в виде следующей схемы (рис. 1). На что же следует обратить особое внимание при отладке внутренних HR-процессов или, иными словами, при построении внутреннего HR-брендинга? Основная цель в этом случае - стать привлекательным работодателем в глазах собственных сотрудников.

Основное правило, которым следует руководствоваться, звучит так: линейные процедуры должны быть взаимоувязаны, т. е. по окончании одной должна начинаться следующая, связанная с предыдущей логикой, и быть грамотно организованы. Поясню. Персонал ищем, оцениваем, а на работу не принимаем вследствие различных причин, которые чаще всего приводят руководители структурных подразделений: «Какой-то он (кандидат) вялый…» или: «Что-то в нем не то, не знаю что, но давайте поищем еще…». На самом деле показатель «Что-то в нем не то…» не пойдет. Должна быть выстроена адекватная система оценки персонала при приеме на работу, содержащая конкретные показатели эффективности. Другой вариант: обучаем персонал, тратим на это часто большие деньги, а дальше ничего! Эффективность и целесообразность обучения не оценивается, люди остаются на тех же должностях, а мы, таким образом, просто «закапали» деньги в землю. Вы спросите: как же это все связано с внутренним HR-брендингом? Отвечу: напрямую. Если Вы просматриваете бесчисленное множество кандидатов при приеме на работу, не имея при этом четких критериев отбора и точного понимания, что Вам от них надо, то это не только пустая трата времени, но и посыл во внешний мир: «Здесь ищут того, сами не зная кого» со всеми вытекающими отсюда последствиями. Неграмотно построенный, бессистемный процесс обучения также отрицательно сказывается на компании. Обучили сотрудника, но в должности оставили прежней. Он думал, что его повысят и т. д., а в итоге… Результат: снижение мотивации сотрудника, а значит, компания автоматически начинает нести убытки. Подобных примеров великое множество.

Итак, давайте кратко рассмотрим каждый этап (процедуру) работы с персоналом. Рекламная кампания, направленная на информирование потенциальных работников о преимуществах работы на нашем предприятии в качестве внешнего HR-брендинга, должна обеспечить входящий поток кандидатов в компанию. Далее следует этап оценки и отбора персонала. Здесь важно заранее подготовить портрет вакансии и кандидата , который наилучшим образом подойдет на ее замещение. Формы данной процедуры различны, приведу в качестве примера свою (табл. 5).

В портрете вакансии прописываются основные характеристики рабочего места: отдел, к которому прикреплен, заработная плата, кому подчиняется сотрудник, кто у него находится в подчинении и др. В портрете кандидата описываются профессиональные качества и личные данные: пол, возраст, семейное положение, образование и т. д. При этом необходимо избегать необоснованных и заранее нереалистичных требований к кандидату.

Также необходимо составить психологический портрет кандидата. Не буду демонстрировать форму данной процедуры, она может быть любой, а как это делается, расскажу. Рассмотрим ее на примере HR-директора. Руководитель подразделения - человек сложный, может и матом послать, если что не так. Смело пишите в психологический портрет на данную должность высокую стрессоустойчивость. Если Вам нужен хороший, сильный руководитель - пишите отличные организаторские способности и т. д. Вариантов много. Посмотрите, кто у Вас работает в коллективе: меланхолику будет трудно в группе холериков и т. д.

Далее, после того как к Вам поступило достаточное количество резюме кандидатов на замещение открытых вакансий, необходимо их всесторонне проанализировать. Первое: необходимо отобрать всех, подходящих по основным критериям - образование, опыт работы и стаж. Остальные резюме сохранить в качестве внешнего кадрового резерва, чтобы при необходимости вернуться к ним. Второе: из понравившихся резюме выбрать те, которые максимально соответствуют всем другим требованиям вакансии. В результате у Вас должно появиться две стопки анкет: «полностью соответствующие кандидаты» и «условно соответствующие кандидаты». Таким образом, формируется две очереди соискателей, согласно которым их будут приглашать на собеседование, в процессе чего часть кандидатов отсеется: кто-то уже успел трудоустроиться, кто-то так и не пришел на собеседования, кто-то отправил свое резюме в период жесткой профессиональной депрессии, решив таким образом поднять свою самооценку как востребованного кадра, и др.

Следующий шаг - проведение собеседования.

Про методы ведения собеседований написано достаточно много, не буду тратить время на их пересказ, коснемся лишь главных моментов.

Кандидату должно быть уделено соответствующее время и внимание. Крайне плохо выглядят компании, в которых HR-менеджеры через пять минут после начала беседы, поняв, что кандидат не подходит им, обрывают его на полуслове и быстренько с ним прощаются.

Необходим подробный рассказ о компании, ее перспективах и предлагаемой вакансии. Следует также избегать стандартных фраз типа: «Мы динамично развиваемся…», особенно если оного развития нет.

Что касается стресс-интервью, автор не является поклонником данного метода оценки. Однако, предупредив кандидата заранее, можно использовать его некоторые приемы, если того требует специфика вакансии (если необходимо протестировать стрессоустойчивость кандидата, которая возможно является одним из главных качеств, требуемых в его будущей работе, к примеру, в связанной с постоянным общением со многими людьми). Если же Вы без предупреждения будете применять стресс-интервью, и это станет Вашим единственным методом оценки, тогда не удивляйтесь тому, что кандидат сбежал от Вас. Скажу больше, уважающий себя человек встанет и уйдет через 2–3 минуты после начала такой беседы. Останутся только либо очень заинтересованные в работе по причине отсутствия у них других вариантов, либо психически ненормальные, либо наоборот те, у кого сильная психика и им интересно, чем же это закончится. Но не обнадеживайте себя: последние тоже к Вам не придут работать. Они остались только из любопытства, но то, что их безосновательно старались унизить, отрицательно скажется на их желании работать у Вас.

В процессе собеседования необходимо получить как можно больше дополнительной информации, не отраженной в анкете. Например, истинные причины увольнения с предыдущего места работы, действительный профессиональный опыт и стаж и пр. Для этого необходимо задавать правильные вопросы, заострять внимание на интересующих Вас моментах и т. д.

Далее необходимо провести психологическое (на соответствие психологическому портрету) и профессиональное тестирование. Тестов, определяющих личные качества человека, существует большое множество. Если Вы хотите получить адекватные результаты, то данную работу поручите Вашему штатному психологу. Когда психологический портрет требуемого кандидата включает в себя талант руководителя, значит, соискателей надо будет тестировать на наличие организаторских способностей и т. д.

С определением профессиональной пригодности и компетенцией несколько сложнее. Здесь есть два пути. Первый - кандидат направляется на собеседование к будущему непосредственному руководителю, и уже тот оценивает его компетенции. Но чем опасен данный вариант оценки? Если кандидат достаточно профессионален, руководитель может отклонить кандидатуру, увидев в нем претендента на свое место, и в итоге одобрить худшего.

Второй путь - проведение независимого профессионального тестирования, без участия будущего руководителя. Обычно тесты представляют собой задачи, которые необходимо решить за определенное время. Такой вид проверки дает достаточно хорошие результаты, и следующая за ней беседа с потенциальным руководителем проходит уже в ином русле.

Подборка профессиональных тестов представляет собой определенную сложность. Здесь потребуется помощь соответствующих специалистов - штатных психологов; можно также прибегнуть к услугам кадровых агентств, ведь именно там собеседования проводят профессионалы, каждый из которых имеет опыт в подборе определенных специалистов. Внутренние HR-службы, как правило, занимаются подбором работников всех уровней и профессий.

Итак, у нас есть полная информация о кандидате: его личные данные, профессиональный и психологический портрет. На основе комплексного анализа этих сведений, а также в результате сверки их с прописанными требованиями к должности, в отношении кандидата принимается решение о его направлении на собеседование к руководителю подразделения. Отмечу, что присутствие HR-менеджера при такой беседе обязательно, чтобы руководитель, например, не смог сказать соискателю: «Слушай, ты отличный профессионал, но у меня уже есть хороший знакомый на это место».

Еще одним моментом, заслуживающим отдельного рассмотрения, является проверка рекомендаций, телефонный разговор или личная встреча с прежним руководителем кандидата. Здесь также можно пойти двумя разными путями. Первый: позвонить тому, кого указал в анкете соискатель и побеседовать с ним. Второй: самостоятельно выйти на бывшего руководителя или коллегу вашего кандидата. Что бы ни писали в учебниках по управлению персоналом об исключительной полезности данного занятия, практика автора говорит о другом. Итак, Вы выбрали первый вариант - звоните человеку, указанному в анкете. Что Вы услышите? Правильно! Исключительно хвалебные речи. Почему же? Во-первых, потому что с данным сотрудником существует определенная договоренность, которую обычно стремятся выполнить (сегодня ты меня рекомендовал, завтра я тебя). Во-вторых, если инициатива расстаться с сотрудником «по собственному желанию» была со стороны работодателя, положительные рекомендации являются своеобразной компенсацией. Звучит это примерно так: «Увольняйся по собственному желанию, за это мы тебя отлично порекомендуем!». Если Вы пошли по второму пути - самостоятельно выходите на бывшего работодателя. Здесь предварительной договоренности нет, и потому есть все шансы получить объективный отзыв. Но опять же, не факт! Представьте себе «постсовковую» компанию, в которой поменялась только вывеска, а способы работы остались прежними. Приходит высококвалифицированный специалист с опытом работы в западной компании и, вникнув в дела, говорит: «Надо срочно все менять! Так дальше нельзя, иначе мы вылетим с рынка!». А ему в ответ: «Менять ничего не будем! Результаты давай!». Как Вы считаете, как охарактеризуют данного специалиста после его увольнения из компании? Или как: смотри выше, или как: не справившегося с задачами специалиста. Можно привести много примеров того, как действительно первоклассные и одаренные специалисты не смогли прижиться в различных компаниях, в первую очередь в тех, где не хотят применять современные методы работы и развиваться. Ничего хорошего вслед таким работникам не скажут и Вам соответственно тоже! В итоге, в Вашем пассиве - потерянное время и, что гораздо важнее, потерянный квалифицированный специалист из-за неадекватного отзыва бывшего начальника. В активе - сомнительная рекомендация. Транслируя мнение по данному вопросу, автор исходит из своей личной практики, не претендуя на абсолютную истину. Тем более не призывает брать на работу первого попавшегося, а лишь говорит о необходимости осуществления более тщательного контроля профессиональной компетентности и личностных данных кандидатов.

Все вышеописанные моменты касательно проведения оценки и подбора персонала необходимо зафиксировать в «Регламенте подбора персонала», который далее должен быть утвержден генеральным директором. В Регламенте также должны быть четко прописаны все сроки (с момента поступления резюме кандидата на предприятие до зачисления в штат). Что значительно упорядочит работу отдела персонала.

Итак, было принято положительное решение относительно представленного Вами кандидата, что дальше? Принимаем его на работу с испытательным сроком - это следующий этап работы с персоналом.

Здесь реализуются хорошо известные и законодательно закрепленные процедуры кадрового документооборота - оформление документов по приему на работу. Не буду заострять внимание читателя на этом, скажу только, что даже если Вы на 100 % уверены в кандидате, все равно Вы должны оставлять себе право на ошибку, выраженное в испытательном сроке.

Следующий этап - адаптация на новом рабочем месте.

Относительно производственных профессий адаптация персонала на рабочем месте чаще всего происходит в форме наставничества. Разработка схем адаптации осуществляется HR-менеджерами, а за исполнение отвечают руководители подразделений. Тут также не помешает издать «Регламент об адаптации новых работников на рабочих местах». Кроме того, назначить выплаты в виде премии «наставникам» за выполняемую работу. Иначе никто ничего делать не будет, и Ваши помыслы, оформленные в виде официального документа, лягут мертвым грузом в архив.

При поступлении человека на работу за ним закрепляется наставник - человек, который должен познакомить его с предприятием, коллегами, особенностями корпоративной культуры, показать, где столовая, прочие необходимые здания и помещения. А затем в течение первых 1-3-х месяцев (в ряде случаев и дольше) должен помогать ему с работой (отвечать на вопросы по работе, сориентировать, как и что принято в компании, как ведутся дела и т. д.).

Должно это выглядеть примерно так. После оформления на работу сотрудник отдела кадров передает нового работника ранее назначенному наставнику. Наставник должен быть назначен приказом по предприятию или распоряжением по цеху, отделу. Все это позволит избежать непроизводственных потерь времени, связанных с незнанием работника, куда идти, где и кем работать. По истечении испытательного срока издается приказ и собирается комиссия, которая оценивает готовность нового работника к работе, реализуя следующий этап - допуск к самостоятельной работе (у рабочих) или оценка прохождения испытательного срока (у ИТР).

Кроме оценки подготовки работника, выясняется также качество работы по наставничеству, в том числе учитывается мнение нового сотрудника. И далее в зависимости от результатов принимается решение о выплате наставнику премии. Итоговая оценка обязательна, иначе предприятие будет платить наставнические премии просто так, независимо от результата, или один и тот же специалист будет просить прикреплять к нему десятки новых сотрудников и требовать за них выплату премий.

Таким образом, в случае успешного прохождения испытательного срока оформляется соответствующий приказ и сотрудник становится полноправным членом трудового коллектива. Если сотрудника увольняют как не прошедшего испытательный срок, после тщательного анализа причин он может быть зачислен в список кандидатов внешнего кадрового резерва. Такое возможно в тех случаях, когда, например, для оценки эффективности инвестиционных проектов был принят хороший специалист по бюджетированию, от которого с первых часов работы стали требовать результаты. Это в корне не правильный подход, здесь налицо ошибка специалиста по подбору персонала, который не организовал адаптационные мероприятия. Конечно же, не факт, что позже такой сотрудник согласится вернуться в Вашу компанию на работу по своему профилю, однако такой шанс исключать нельзя.

Теперь рассмотрим этап оценки потенциала сотрудника, который реализуется за счет проведения специальных оценочных процедур (собеседований, бесед с работающими сотрудниками, тестов).

Поскольку данное направление HR-деятельности еще только начинает входить в HR-жизнь многих наших отечественных предприятий, то каждая компания методом проб и ошибок пытается выработать свой уникальный подход к оценке персонала. В качестве примера рассмотрим опыт разработки системы оценки персонала компании ООО «ПромПластТорг» (участником реализации которой был сам автор).

Итак, компания ООО «ПромПластТорг» представляет собой среднее промышленное предприятие с неплохо организованными процедурами по оценке и развитию персонала. В компании раз в три года проводится аттестация персонала, действует система постоянного обучения на рабочих местах (наставничество), проводится обучение в сторонних организациях, осуществляется психологическое тестирование, выявляющее темпы развития необходимых профессиональных качеств, периодически пересматривается кадровый резерв по предприятию и т. д.

И вроде все нормально, если бы не одно «но». Все вышеуказанные процедуры не связаны в единую систему. Получалось так: сотрудника обучили, но не тому, в должности повысили, но он не справился, был не готов профессионально или подвели личные качества. Также в компании не была предусмотрена система обратной связи, таким образом, мнения и желания сотрудников не могли учитываться. Это приводило, например, к таким ситуациям: сотрудника, довольного своим местом работы и не стремящегося к повышению, в результате высокой оценки профессиональных и личных качеств стали «двигать вперед». Или: начальник цеха хотел поработать в другом производственном цехе, освоить новое производственное направление, не зная о его желаниях, вместо этого его выдвинули на вышестоящую должность. Итог печальный: оба квалифицированных сотрудника уволились. Первый нашел работу поспокойнее, второй - по своим интересам.

То есть, казалось бы, в компании действует отлаженная система управления персоналом, однако в результате - серьезные сбои. Постепенно недовольство персонала стало нарастать, появились определенные страхи перед различными действующими на предприятии системами личностного и профессионального тестирования, по итогам которых принимались решения, чаще не соответствующие истинным желаниям сотрудников.

В качестве выхода из сложившейся ситуации было предложено ввести систему ежеквартальных оценочных бесед, которая позволила бы установить обратную связь с сотрудниками: узнавать их желания и настроения, намечать план профессионального развития с учетом их интересов, комплексно оценивать темпы их развития и пр.

Проведение оценочных бесед было нацелено на решение следующих задач:

Оценить выполнение задач, которые были запланированы на прошедший квартал.

Определить причины (зависящие и независящие от сотрудника) невыполнения или некачественного выполнения данных задач.

Дать оценку выполненной работе и разработать совместный план улучшения эффективности работы.

Поставить задачи на следующий отчетный период.

Определить направление дальнейшего развития работника: узнать желания работника по части собственного развития, увязать с потребностями предприятия, разработать план обучения (стороннего или внутреннего).

Все казалось простым. Начали с того, что руководители самостоятельно стали проводить данные беседы. И, как следовало ожидать, формально, как привыкли, по известным схемам.

ВАРИАНТ 1

С порога отчитал (дал оценку выполнению задач).

? «Работать не умеешь - бездельник!» (определил причины невыполнения задач).

? «Иди, работай!» (поставил задачи к выполнению на следующий отчетный период).

? «Да я тебя уволю (как вариант: лишу премии)!» (определил направления дальнейшего развития работника).

С чувством выполненного долга сказал себе: «Я молодец».

Итог еще более плачевный. Люди стали просто бояться дополнительных ежеквартальных экзекуций. Ни о какой откровенности со стороны работника, совместном плане действий и развитии речи идти не могло.

ВАРИАНТ 2

Спокойно-безразличная беседа по принципу: «Ну, приказали провести беседу, я провел…» - также ничего путного!

Тогда было принято другое решение: оценочные собеседования проводить комиссионно с привлечением различных руководителей. Представьте: заходит рядовой экономист, который видел вице-президента компании до этого только по телевизору, садится с трясущимися коленками перед собравшейся верхушкой и дрожащим голосом начинает рассказывать о причинах невыполнения бюджета. Во-первых, откровенный, открытый разговор, направленный на выяснение путей развития работника, здесь не получится, а во-вторых, реальные причины (не формальные, приведенные в отчетах) невыполнения бюджета могут весьма заинтересовать вице-президента, и оценочная беседа может перерасти в жесткую аттестацию по первому сценарию (смотри выше) руководителя экономической службы. Что также уводит нас от достижения истинной цели оценочного собеседования. В данном случае, как Вы уже поняли, результат также негативный. Таким образом, методом проб и ошибок компания пришла к пониманию того, чего делать не надо. А что нужно?

Во-первых, мы провели обучение (как групповое, так и индивидуальное) всех своих руководителей, чтобы те поняли истинное назначение оценочных бесед, смогли провести четкую грань между «вызовом на ковер» и данной процедурой, указали на то, что общение с сотрудником должно проходить в деловом ключе и на дружеской, открытой основе. И желательно не вечером в пятницу, когда все устали (и руководитель, и сотрудник).

Во-вторых, перестали создавать оценочные комиссии в расширенном составе. Сошлись на том, что участников собеседования должно быть трое: работник, его непосредственный руководитель и HR-специалист, в функции которого, в том числе, включалось не допустить превращение собеседования в монолог начальника (в любой форме: негативной или позитивной). Ведь очень важно услышать мнение работника, даже если оно и не слишком приятное.

В-третьих, беседу проводили по четко выработанной схеме, зафиксированной в Регламенте, чтобы в конечном итоге иметь конкретный результат, а не: «посидели, поболтали, разошлись - толку ноль». После каждой беседы заполнялся Лист оценочного собеседования, который подписывали все участники. В нем отражались результаты оценки эффективности сотрудника за прошлый период, отмечались причины неудач или удач при выполнении задач, формировался план работ на последующий период, этапы дальнейшего развития сотрудника на основе, что очень важно! комплексной оценки его личных и профессиональных качеств. Например, по результатам такой беседы один рядовой исполнитель был переведен со вспомогательной работы на руководящую. Участники собеседования, оценивающие, прежде всего темпы развития способностей работника как руководителя и профессионала, сочли его достойным для этой должности. Мнение работника совпало с мнением оценивающих. Далее данное решение было одобрено вышестоящим руководителем, и таким образом вопрос перевода был решен.

В-четвертых, штатному психологу было поручено проводить регулярные беседы с персоналом, целью которых стало повышение уровня открытости работника при проведении оценочной беседы. Для чего это требовалось? Чтобы сотрудник приходил на оценочную процедуру подготовленным: имел готовый, четко сформулированный план собственного развития, мог откровенно изложить его, прямо говоря о трудностях, которые помешали его работе и достижению поставленных задач, об успехах, которые не явились его заслугой, а лишь следствием положительного стечения обстоятельств.

В частности, при подготовке к беседе внимание оцениваемого сотрудника обращалось на:

Анализ работником выполнения поставленных целей, выработку мнения, почему они были или не были достигнуты;

Необходимость осознания того, что мешает работать более эффективно;

Необходимость критического взгляда на сильные и слабые стороны профессиональной компетенции;

Необходимость четкого формулирования пути своего дальнейшего развития с учетом желаний работника, того, что ему необходимо получить от работодателя для этого, и насколько его стремления соответствуют с потребностями компании;

Необходимость четкой формулировки 3–6 личных целей, на достижении которых работник хочет сконцентрироваться в следующем периоде, четкого определения критериев оценки их достижения. Это должно выглядеть примерно так: «В следующем квартале я хочу возглавить проект по „…“, для этого мне необходимо самостоятельно изучить существующие технологии производства, пройти обучение в сторонней компании ООО „…“ по курсу „Руководитель проекта“, поехать на обмен опытом в ОАО „…“.»

Не меньшее внимание уделялось и подготовке руководителей к проведению собеседований. В частности, акценты делались на следующих моментах.

Ясность целей, задач и ожидаемых результатов. До начала собеседования руководитель должен просмотреть все необходимые документы, которые имеют отношение к предыдущему (оценочному) собеседованию. Четко определить и сформулировать, что он хочет изменить в работе подчиненного, в его поведении, установить временные рамки и в чем подчиненному потребуется помощь.

Четкое установление дня, времени и места проведения оценочной беседы. Это необходимо, для того чтобы и руководитель, и оцениваемый подчиненный успели подготовиться. Практика показывает, что наиболее оптимальное время для оповещения даты проведения оценочных процедур составляет 3–5 дней. Если больше, то работник «перегорает», если меньше - приходит не готовым. Старайтесь не переносить назначенное время и дату. Бесполезной станет беседа, проводимая внезапно, в незапланированное время (даже если работник и был заранее предупрежден). Выглядит это примерно так: прибегает удивленный, разгоряченный, оторванный от дел сотрудник «от станка», мысли рассеяны, взор затуманен, ничего конкретного не хочет, на обсуждение не настроен. Такой подход никому не нужен.

Выделение необходимого для проведения полноценного собеседования времени. Нет ничего хуже, когда работник в момент откровенности прерван начинающимся, запланированным совещанием. Однако и затягивать беседу не следует, идя на поводу излишне общительных (чаще не по делу) коллег. Также все оцениваемые работники по возможности должны быть в равных условиях в отношении выделенного им времени. Опять же практика показывает, что вполне достаточным оказывается выделенный час.

Определение места проведения оценочной беседы. Особое внимание следует уделить помещению, в котором будет проводиться процедура оценки, - оно должно быть комфортным (удобный стул, проветренное помещение, в зимнее время с включенным отоплением и пр.). Нет ничего более смешного и грустного, как попытки HR-менеджера вывести на откровенный, конструктивный диалог работника, сидящего посередине комнаты на железном стуле, со слепящим ему в глаза солнечным светом. Крайне желательно, чтобы при собеседовании никто не мог отвлечь участников: отключить мобильные телефоны, переадресовать секретарю входящие звонки с рабочего аппарата. В нашем случае предлагалась неформальная обстановка: удобные мягкие кресла, отсутствие стандартного стола «руководитель-подчиненный», чай, кофе, печенье.

Предварительный сбор всех необходимых для проведения оценки сотрудника документов. Требуется подготовить: должностную инструкцию, индивидуальный рабочий план подчиненного, личное дело, материалы предыдущих оценочных бесед и пр.

Обязательное заполнение оценочной формы сразу после окончания собеседования.

В начале оценочного собеседования слово предоставляется руководителю, который вкратце должен сформулировать основные задачи и критерии предстоящей оценки. Далее - сотруднику - ему предлагается самому оценить свою работу, рассказать о сложностях, с которыми он столкнулся за прошедший отчетный период. На данном этапе важно слушать сотрудника без комментариев, пытаясь понять его логику. Если информация, которую сообщает оцениваемый, непонятна, участники задают уточняющие вопросы. При этом их целью должна быть конкретизация информации, а не выражение личного или профессионального отношения к работнику. Вопросы также должны задаваться спокойно, в нейтральной манере и быть направленными на поддержку работника, на лучшее понимание его состояния, эмоционального и профессионального.

В итоге на основе полученной информации в процессе собеседования (анализ результатов профессионального, делового тестирования, обучения, учет мнения сотрудника по его дальнейшему развитию) заполняется Лист оценочного собеседования. В данном документе фиксируется в двухстороннем порядке комплексное решение о пути развития сотрудника, устраивающее обе стороны. Это в идеале, на практике не всегда все проходило гладко. Были ситуации, когда работник с высоким профессиональным потенциалом, претендующий на повышение в должности, получал временный отказ, связанный с отсутствием соответствующей возможности у компании на данный момент или ситуации, когда кандидат, имеющий определенные амбиции, оказывался недостаточно подготовленным для замещения вышестоящей позиции. Случалось также, что приходилось расставаться с такими работниками.

Однако в целом новая система давала куда больше положительных результатов. Сотрудники смогли задуматься о перспективах своего развития, увидеть, что они не безразличны организации, что компания готова вкладываться в их обучение, развивать их, старались соответствовать новым требованиям компании. Также, когда оказывалось, что карьерные ожидания работников не совпадают с желаниями их начальников, увольнялись тем не менее единицы, все потому, что в каждом таком случае предлагались различные альтернативы, среди которых в итоге и находились привлекательные для сотрудников. Например, ведущему специалисту по бюджетированию, претендовавшему на место начальника соответствующего отдела, было предложено стать ведущим специалистом отдела бизнес-планирования с перспективой (в случае успешной работы) занять должность заместителя начальника экономического управления (на ступень выше той должности, на которую он претендовал в настоящее время).

Следующий этап работы с персоналом - это формирование кадрового резерва, куда зачисляются кандидаты с хорошими результатами оценки потенциала и темпов развития.

Кадровый резерв - это трудовой потенциал предприятия, который отражает актуальную ситуацию о наличии в компании внешних и внутренних профессиональных ресурсов. Это работники, желающие и способные по своим деловым, психологическим и профессиональным качествам занять вакантные должности, открывшиеся в организации. Иными словами, это соискатели, способные заместить ту или иную должность, прийти на смену действующему сотруднику.

Внешний кадровый резерв, как уже упоминалось выше, составляют кандидаты, чьи анкеты оказались невостребованными при основном отборе, но являются потенциально интересными для компании.

При работе с внутренним кадровым резервом мы имеем дело с действующими специалистами, с их проблемами во взаимоотношениях с коллегами, подчиненными и руководством, личными особенностями и пр. Так уж исторически сложилось, что формирование кадрового резерва у нас происходит по принципу: «заместитель начальника цеха становится начальником, мастер - заместителем и т. д.» и без процедуры оценки личных или профессиональных качеств. Данный подход не действует только в отношении тех, чьи способности откровенно вызывают большие сомнения.

Итак, к формированию внутреннего кадрового резерва отнеситесь также основательно, как и к подбору персонала со стороны. Проведите все виды профессионального и психологического тестирования, имеющиеся у Вас в арсенале. Постарайтесь взглянуть на каждого конкретного кандидата не «замыленным», а независимым взглядом, основываясь на результатах тестов. Но не переусердствуйте: излишнее тестирование, как правило, вызывает нервозность у сотрудников. Обязательно познакомьте работников с результатами тестов. Иначе персонал все более болезненно будет относиться к подобным процедурам. Ведь неизвестность хуже всего! А вот говорить про истинные цели тестов - про зачисление в кадровый резерв и особенно обозначение должностей, на которые может претендовать тот или иной специалист в перспективе, уже не следует. По сему вопросу автор имеет свое мнение, независимое от наставлений учебников по управлению персоналом. Но выбор, конечно, остается за Вами. Рассмотрим типичную ситуацию: Вы планируете после ухода на пенсию начальника отдела назначить на эту должность его заместителя. Заместитель - молодой, перспективный, амбициозный. Вы говорите ему о своих планах. Что происходит далее? В первое время такой сотрудник начинает испытывать эйфорию, и потому первые 2–3 (у кого как) месяца Вы наблюдаете стремительное повышение производительности труда и блестящие результаты. Но вот затем сотрудник постепенно успокаивается, начиная относиться к данному вопросу, как к уже решенному. И тогда происходит снижение всех трудовых показателей. Другой проблемой может стать резкое обострение отношений зама с действующим начальником. Он, конечно, уже пенсионер, однако и уходить просто так не желает! А самый верный путь в такой ситуации - выжить молодого кандидата. Для опытного руководителя это не составит больших сложностей. Также, в случае не ухода на пенсию руководителя, молодой претендент испытывает сильное разочарование, которое часто заканчивается увольнением. Ведь он уже в курсе того, что его оценили здесь исключительно положительно, значит должны предоставить ему возможность попробовать себя на новом месте, но почему этого не происходит? На самом деле правильного ответа на вопрос - говорить или не говорить сотруднику о его возможном повышении, у автора нет. Опыт свидетельствует, что чаще это знание имеет негативные последствия, особенно когда кадровый резерв освобождается через пятилетку. Но от того, что сотрудник знает о своих профессиональных и карьерных перспективах, в компании есть и положительные эффекты. В идеале все должно быть направлено на обеспечение надежности и стабильности кадрового потенциала предприятия, которое достигается и тем, что работник видит перспективу, и тем, что каждый сотрудник должен иметь замену. Так что решайте сами, говорить или нет.

Отмечу важное: при формировании кадрового резерва на руководящие должности уделите особое внимание наличию у претендента опыта руководящей работы. Особенно если кандидату уже далеко за 30.

В настоящее время любой более или менее дальновидный работодатель уделяет повышенное внимание обучению своего персонала. Это не удивительно, учитывая стремительное развитие подходов к управлению бизнесом, инновационных технологий и т. д., следование которым для удержания своего положения на рынке является необходимым условием, работодатель вынужден постоянно повышать образовательный уровень своих подчиненных. В итоге, работодатель просто обречен на вложение средств в обучение персонала. Но как уже говорилось раньше, бизнес - это есть вложение средств, с целью получения в последующем прибыли.

Здесь возникает проблема оценки экономической выгоды вложения средств. От обучения должен быть эффект, иначе компания понесет убытки от бесполезности затрат на образование персонала.

Рассмотрим принципы, которые в дальнейшем должны определять действия руководителя при принятии решения.

1. Экономическая эффективность обучения персонала требует оценки, поскольку по своей сути оно является инвестицией в развитие бизнеса (в данном случае мы вкладываемся в трудовой потенциал). Соответственно и подходы к оценке данных трат должны быть схожими с оценкой инвестиционной привлекательности. И здесь нельзя рассчитывать на моментальный эффект.

2. Оценка должна проводиться до и после проведения обучения. До обучения мы определяем: «а стоит ли?»; после - «а надо ли было?».

3. Чтобы не остаться у «разбитого корыта», как считают многие специалисты, следует обратиться к практике заключения договоров, обязывающих сотрудников после обучения отработать на предприятии определенное количество лет (часто 1-3-5 года). В противном случае вернуть затраченные на обучение средства пропорционально неотработанному по договору времени. Однако данная практика сомнительна. Почему же? Во-первых, не мотивирует человека к использованию новых, приобретенных знаний и, во-вторых, не определяет эффективность его работы.

4. Эффективность вложений в обучение персонала должна определяться повышением эффективности работы сотрудника в результате обучения.

5. С чего начать? С четкого определения целей обучения.

6. Например, Вы как специалист, занимающийся подготовкой кадров, формируете план обучения на следующий год. ^к Вы это делаете? Только честно! План составляется на основе заявок от руководителей подразделений. Хорошо. Но при утверждении бюджета 30–50 % претендентов на обучение вычеркнули, остальных, так уж и быть, выучили. А попробуйте поступить иначе: спросите у руководителей подразделений (прежде всего направляющих на обучение ИТР), чего они ждут от обучения их сотрудников, зачем они планируют потратить деньги организации. В лучшем случае получите весьма расплывчатые ответы. А почему? Я отвечу Вам! Чаще всего механизм обучения специалистов (ИТР) используется как способ нематериального стимулирования угодных или отличившихся перед непосредственным руководителем сотрудников. В целом, наверное, это неплохо, но ни в коем случае не решает проблемы повышения эффективности работы персонала, поскольку те, кому действительно необходимо обучение, не получают его.

Итак, перед тем как проводить обучение, нам необходимо определить его цели. Это могут быть:

1. Обучение с целью повышения производительности труда вследствие приобретения новых профессиональных навыков и знаний.

2. Обучение с целью освоения новой профессии, должности или совмещения с новыми обязанностями. Например, обучение слесаря на электрогазосварщика должно позволить ему выполнять не только прежний фронт работ, но и новый. То есть обучение привело к расширению трудовых навыков, теперь сотрудник может взять на себя дополнительные обязанности.

3. Обучение с целью повышения в должности или перевода на новую должность.

4. Обучение сотрудников, которое определяется законодательно и контролируется органами Ростехнадзора.

5. Обучение с целью освоения нового оборудования (программы, системы работы и т. д.).

Существуют и другие цели обучения, которые в основном касаются нематериальной мотивации персонала, я не буду рассматривать их здесь.

Далее следует этап оценки результатов. Оцениваются два ключевых момента для организации: 1) показатели работы сотрудника после его обучения, за которой следует постановка перед ним новых задач (данный этап реализуется также с помощью оценочного собеседования); 2) экономическая эффективность обучения. Кратко рассмотрим применяемый автором на практике подход оценки результатов, включающий в себя несколько различных способов в зависимости от того, что нам необходимо оценить:

1. Оценка производительности труда после обучения или оценка эффекта от применения новых профессиональных навыков и знаний. Экономический эффект будет определяться так:

S = (?Р? С) ? Q,

где S ?Р - прирост выработки продукции в единицу времени; С Q - затраты на обучение, руб.

2. Оценка эффективности освоения новой профессии, должности. Экономический эффект здесь будет рассчитываться по формуле:

S = (Z d + Z z) ? (Z d + 0,3Z d + Q),

где S - экономический эффект, руб.; Z d - заработная плата действующего работника, руб.; Z z - заработная плата замещаемого сотрудника, руб.; 0,3Z d - доплата за совмещение профессии, как правило, составляет 30 %, руб.; Q - затраты на обучение, руб.

3. Оценка обучения, которое проводилось с целью повышения в должности или перевода на другую должность. Расчет экономического эффекта будет определяться так:

S = Q P ? Q,

где S - экономический эффект, руб.; Q p - затраты на подбор нового сотрудника, в том числе гонорар кадрового агентства (если обращались за помощью к оному), а также заработная плата с отчислениями специалиста по подбору, средства, выделенные на организацию его рабочего места, руб.; Q - затраты на обучение, руб.

4. Данный способ применяется, когда обучение сотрудников проходило в результате требований законодательства. Здесь экономический эффект стоит определять как экономическую оценку последствий не проведения данного обучения:

S=(H + ?P n ? C) ? Q,

где S - экономический эффект, руб.; Н - штрафные санкции; ?P n - недовыработка готовой продукции за период времени запрета эксплуатации оборудования необученным персоналом; С - цена единицы произведенной продукции, руб./т; Q - затраты на обучение, руб.

Конечно, в данном случае оценку можно и не проводить, а руководствоваться принципом: требования законодательства должны быть неукоснительно выполнены! Это действительно верно - с законом лучше не шутить! Однако российская практика хозяйствования свидетельствует об искренней любви некоторых руководителей играть в нечестные игры с законом. На такой случай и существует данный метод расчета, с помощью которого можно показать экономическую невыгоду конкретного бездействия руководителя.

5. Оценка результатов обучения работе на новом оборудовании (новой программе, новой системе и т. д.). Экономический эффект будет определяться следующим образом:

S = (?P n ? С ) ? Q,

где S - экономический эффект, руб.; АР п - прирост выработки продукции в единицу времени после обучения (для плановых расчетов рекомендуется взять как разницу между фактической выработкой и номинальной, указанной в паспорте оборудования); С - цена единицы произведенной продукции, руб./т; Q - затраты на обучение, руб. (здесь также могут учитываться и затраты на ремонт, возникшие вследствие неквалифицированных действий необученного персонала).

Во всех формулах одна сторона представляет собой доход, который мы бы получили, не осуществляя какие-либо затраты, вторая - результат определенных затрат. Разница между ними и есть экономический эффект. Но возникает вопрос: «Затраты на обучение (правая часть формул) единовременные, а за какой период оценивать доход (левая часть формул)?» Здесь существует несколько моментов. Обращаясь к практике хозяйственной деятельности отечественных предприятий, можно сказать, что рассматривать экономический эффект за период более 2-3-х лет не имеет смысла. Во-первых, потому, что технологии производства устаревают достаточно быстро, через 3 года может потребоваться полное техническое переоснащение, во-вторых, учитывая нестабильность рынка труда, через 3 года у вас в результате текучести кадров может полностью поменяться весь рабочий состав и потребуется новое обучение. В-третьих, полученные после обучения теоретические знания и навыки, если они не стали применяться на практике, будут быстро забыты к моменту их оценки. В-четвертых, выделять средства на обучение, ожидая получить результат в течение 2?3-х лет в условиях динамично развивающегося рынка, автор считает, недальновидным.

Следующий этап - это вертикальная и горизонтальная ротация кадров. Она должна реализовываться только после проведения успешного обучения сотрудника, ранее зачисленного в кадровый резерв. В данном случае должен работать следующий принцип: занять вышестоящую или другую (по горизонтали) должность должен тот сотрудник, который прошел специальную готовку и развитие. Если ротация будет происходить без предварительных оценочных и учебных мероприятий, Вы рискуете нанести серьезный урон своей компании и в том числе испортить мнение о себе, как о лучшем работодателе в глазах собственного персонала. Это не касается случая, когда на руководящую должность приглашается квалифицированный кандидат со стороны, иногда необходим и такой вариант, чтобы избежать застоя. Хотя, при прочих равных условиях, найм сотрудников со стороны даже первоклассных снижает приверженность персонала компании. Здесь необходим поиск «золотой середины».

И еще один этап - увольнение сотрудника. К сожалению, рано или поздно настает момент, когда сотрудники покидают организацию. Причин этому может быть великое множество. Однако если в Вашей компании показатель годовой текучести персонала не выше 3–5 %, то может свидетельствовать о том, что Ваши внутренние HR-процессы отлажены хорошо или же есть какой-то один весомый положительный фактор, который перекрывает все остальные негативы. Например, в сельской местности Ваша компания является единственным местом для работы или заработная плата у вас выше среднерыночного уровня. Хотя оба варианта встречаются крайне редко, являются экономически неэффективными.