Образец программы деловой поездки руководителя. Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя

Лекция 6. Особенности подготовки бизнес-поездок (командировок), деловых встреч и переговоров руководителя. Правила ведения деловой беседы. Типы совещаний и правила их подготовки и организации.

Подготовка бизнес-поездок руководителя

Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя.

При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Подготовка таких поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах России, в ближнее зарубежье или международная); сложности решаемых вопросов; ее сроков; места назначения и его географического положения и т.д.

Например, секретарь крупной компании проводил подготовку поездки руководителя в Санкт-Петербург сроком на 5 дней с 26 по 30 октября по следующему плану (алгоритму):

Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы, встречи и места посещения.

Разработать проект программы пребывания руководителя в Санкт-Петербурге, согласовать его с руководителем.

Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки пребывания руководителя, внести коррективы, если они будут.

Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов, согласно которому:

заказать билет на 26 октября до Санкт-Петербурга авиакомпанией "Донавиа" и обратный билет на вечерний рейс 30 октября;

оформить все выездные документы;

забронировать одноместный номер в гостинице;

подготовить служебные документы и материалы, которые могут пригодиться руководителю при проведении переговоров. Вместе с руководителем проанализировать их, доработать, если будут замечания. Сделать несколько ксерокопий, одну из которых оставить себе;

выписать командировочное удостоверение на имя руководителя;

Отксерокопировать паспорт руководителя и карту медицинского страхования; один экземпляр оставить себе, другой - отдать руководителя.

Подготовить бланки документов, визитные карточки руководителя, блокноты, ручки и другие необходимые ему принадлежности.

Продумать список подарков и сувениров.

Накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.

Отдать распоряжение шоферу, подготовить машину и 26 октября за 2 часа до отлета быть у подъезда дома руководителя.

Получить указания руководителя о неотложных делах, которые надо сделать в его отсутствие.

Отменить все важные встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке.

Лично проводить руководителя в аэропорт и, убедившись, что он улетел, сообщить принимающей стороне номер, время рейса и название авиакомпании.

29 октября сделать контрольный звонок референту компании, которая принимает руководителя, и спросить, нет ли изменений в программе пребывания его в Санкт-Петербурге.

Приведенный пример плана подготовки секретарем служебной поездки руководителя кому-то покажется излишне подробным, так как в их фирме не принято, чтобы секретарь так глубоко вникал в детали командировки, и от него, быть может, потребуют лишь выписать командировочное удостоверение и подготовить служебные документы и материалы по указанию руководителя. На других же предприятиях в обязанности секретаря-референта высокой квалификации входят не только поэтапная подготовка поездки руководителя, а также составление подробной предварительной программы командировки и, возможно, подготовка основных тезисов выступления руководителя.

Предварительная программа может содержать следующую информацию:

время (день, дата, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.),

способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т. д.),

все деловые встречи,

бронирование мест в гостиницах,

места посещения и проезд к ним,

отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами и, если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли бы оказаться полезными).

Очень удобно, особенно при длительной поездке, иметь две программы: одну, представляющую всю наличную информацию, вторую - в сжатой форме, представляющую собой минимально возможный план (время, имена, телефонные номера, адреса). Последние часто оформляются на маленьких каталожных карточках - обычно, по одной карточке на один день поездки - таким образом, руководитель может класть каждый день по одной карточке в свой бумажник.

В зависимости от специфики дела и размера компании, иногда вам придется составлять несколько экземпляров предварительной программы:

один (или больше) для использования вашим руководителем во время его поездки;

один для его заместителя, исполняющего обязанности (чтобы было известно, как установить связь с руководителем в случае крайней необходимости),

один для секретаря, чтобы вы знали его передвижение и как осуществить связь с ним;

один экземпляр поместить в картотеку (это может оказаться полезным для будущих поездок).

Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или, так называемых, "критических" событий. Это события, время и место проведения которых уже определено жестко и в зависимости, от которых следует планировать остальной график. Полезным было бы записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, так чтобы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.

Если командировка внеплановая, то секретарь обязан оповестить людей, приглашенных на отменяющийся прием. Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передает заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же требуется срочное решение руководителя, то секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе его указаний организовать решение вопроса.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше времени вопросам делопроизводства, формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.п.

При возвращении руководителя из командировки, секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия и ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Как правило, отчет содержит следующие разделы: обоснование необходимости командировки, вопросы и их решение, выводы и предложения.

Обеспечение пребывания руководителя в другом городе или в другой стране часто возлагается на секретаря и вызывает у новичков легкий испуг, хотя в этом нет ничего сложного. Попробуем разобраться.

Виза

Командировки бывают внутренние (по России) и зарубежные. Отличие в организации этих поездок состоит в том, что в большинство зарубежных стран необходимо оформить визу, и секретарю понадобятся хотя бы минимальные знания английского языка.

Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство. Для начала стоит посетить сайт посольства и ознакомиться с требованиями и условиями выдачи виз. После этого необходимо позвонить в посольство – иногда посольства не успевают размещать на сайте измененные требования.

Имейте в виду. Разговоры с посольством (в том числе и запись на подачу документов) платные. Счета выставляются на физическое лицо и оплачиваются через Сбербанк. Если вы не оплатите счет вовремя, то в следующий раз вам не предоставят информацию и не запишут на подачу визы, даже если вы обратитесь в другое посольство – у посольств единая база данных.

Во время звонка уточните, кто, где и на каких условиях может подать документы (например, может понадобиться доверенность) на визу, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор (иногда посольства принимают оплату через банки – в этом случае не забудьте взять с собой подтверждение платежа) и на какое число ведется запись в данный момент. Во время туристического сезона запись может вестись на три недели вперед. Возможно, имеет смысл записаться сразу. Если документы не подаются вовремя, никаких санкций не предусмотрено, просто вам придется записываться еще раз.

Если вы не успели собрать все документы, можно попробовать договориться, чтобы вам разрешили принести недостающие документы позже или в день получения визы или отправить их по электронной почте либо по факсу. Это не значит, что в посольстве пойдут вам навстречу, но это возможно, особенно в том случае если человек подает документы на визу в данное посольство не в первый раз.

На сайте посольства можно скачать форму анкеты, которую нужно заполнить, внимательно ознакомившись с инструкцией по ее оформлению.

Визы бывают двух видов: деловые и туристические.

Для получения туристической визы достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором ваш руководитель планирует остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые забронирован номер в отеле.

Для получения деловой визы требуется приглашение от деловых партнеров. Партнеры могут попросить вас, чтобы вы сами написали приглашение, а затем переслали им на подпись. На это не стоит соглашаться. Партнерам необходимо обратиться в свои органы власти, уточнить все нюансы и самим оформить приглашение. Возможно, приглашение должно содержать какие-то гарантии и подтверждения, о которых вы просто не можете знать.

Деловая виза выдается на срок от трех месяцев, хотя общее количество дней, которые руководитель может провести в стране выезда, часто ограничивается половиной срока действия визы. Другими словами, если виза дана на полгода, руководитель может провести в стране выезда не более 90 дней, после чего нужно будет получать новую визу, даже если срок действия предыдущей еще не закончился.

Процедура получения деловой визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель. Но если ваш руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.

Необходимый пакет документов нужно отвезти в посольство к назначенному времени или в указанную на сайте посольства компанию, которая доставит документы в посольство. Чтобы не попасть на удочку посредника-мошенника, уточните адрес, по которому можно подать документы, в посольстве по телефону. Для подачи документов лучше приехать за 40 минут до назначенного времени.

Человек, который отвозит документы в посольство, должен быть подробно проинформирован: знать должность человека, подписавшего приглашение, адрес компании, название города посещения, уметь объяснить, какое отношение он имеет к руководителю, для которого делается виза, или хотя бы знать, как найти нужную информацию в документах. Часто в посольстве запрещается разговаривать по мобильному телефону, поэтому не всегда можно уточнить информацию, а отход от окошка может повлечь за собой необходимость записываться на подачу визы еще раз.

Наш совет. Посольства не работают не только в российские государственные праздники, но и в праздничные нерабочие дни страны, которую они представляют. Особенно актуально это в конце декабря – начале января, когда многие посольства закрываются почти на 3 недели, а очереди на подачу документов достаточно велики. Так что если ваш шеф хочет посетить европейских партнеров сразу после новогодних праздников, заняться оформление визы нужно заранее.

Гостиница

Забронировать гостиницу можно напрямую на ее сайте, по телефону или через специализированные сайты http://booking.com или http://www.venere.com, которые хороши тем, что на них есть карты городов, и можно выбрать гостиницу под определенные требования к месту расположения. На сайтах указывается также количество и категория свободных номеров на даты заездов и отзывы останавливающихся в отеле.

При бронировании отеля через сайт бронирования или напрямую потребуется банковская карта, на которой в отеле заблокируют сумму в размере штрафа за несвоевременное снятие брони (обычно за 1–3 дня до заезда). Если вы аннулируете бронь позже указанного срока или руководитель просто не заедет в отель, заблокированную сумму снимут с карточки. Условия снятия брони указываются на сайте.

Если на карточке недостаточно средств, указаны неверные данные, то вы не получите подтверждение из отеля или оно будет аннулировано после неудачной попытки блокировки. Иногда гостиницы вступают в переписку для разрешения возникших недоразумений либо вам приходит стандартное сообщение о том, что бронь аннулирована или невозможна. Тогда вам нужно связаться с отелем, чтобы выяснить и исправить причину неудачной брони.

Если вы не можете решить, какую гостиницу лучше заказать, забронируйте несколько, а после того как руководитель сделает выбор, снимите бронь с остальных.

Если в городе проходит какое-либо мероприятие (например, футбольный матч), найти свободные места в гостиницах иногда очень сложно, т.к. большинство номеров выкуплено заранее для последующей перепродажи. В таком случае можно выяснить, какое мероприятие планируется, и обратиться к организаторам или компаниям, направляющим туристов на это мероприятие, с просьбой помочь устроить руководителя в гостиницу.

Если вы хотите получить визовую поддержку от отеля, то при заказе номера по электронной почте или телефону попросите прислать подтверждения для посольства, т.е. оказать визовую поддержку. Сайт бронирования высылает такое подтверждение автоматически на указанный электронный адрес. Распечатку документа, подтверждающего бронь, могут попросить показать при пересечении границы, поэтому распечатайте для руководителя отдельный экземпляр.

Если руководитель собирается в командировку по России, можно воспользоваться услугами сайтов http://komandirovka.ru или http://all-hotels.ru, но им далеко до своих западных собратьев. Бронирование номеров в России обычно не требует финансового подтверждения, но могут попросить сделать предоплату (от одного дня до 50 % полной стоимости заезда).

Наш совет. Если вашему руководителю приходится часто посещать один и тот же населенный пункт, то имеет смысл заключить договор на обслуживание с одной из гостиниц города и делать оплату по безналичному расчету. Иногда гостиницы предлагают предоплатную систему расчетов, но можно договориться об оплате по факту, особенно если ваш руководитель уже не один раз останавливался в этой гостинице.

Билеты

Билеты можно заказывать напрямую в компаниях-перевозчиках. В первую очередь нужно выбрать удобный рейс на сайте http://amadeus.net для полетов за границу или http://polets.ru для полетов по России. Сайт http://аmadeus.ru удобен тем, что дает информацию о перелетах компаний, которые не имеют представительств в России (например, перелеты между европейскими странами).

После ознакомления с расписанием и выбора рейса вы заходите на сайт компании и бронируете билеты. Если билеты бронируются без финансового подтверждения (указания данных банковской карты), то бронь снимается очень быстро, часто через сутки-двое после бронирования. За это время нужно подъехать в представительство компании с копией паспорта руководителя (или оригиналом), копией брони и выкупить билет.

Если вы выкупаете билет с помощью банковской карты, на указанный вами электронный адрес приходит электронный билет, и ехать никуда не нужно: достаточно распечатать его и отдать руководителю.

Если руководитель едет в командировку по России поездом, то расписание можно посмотреть на сайте Российских железных дорог (http://rzd.ru). Для заказа билетов вам также потребуется предоставить номер банковской карты.

Трансфер

На деловых партнерах, как на встречающей стороне, лежит ответственность за организацию встречи руководителя, но если возникают какие-то проблемы, можно обратиться в отель, в котором забронирован номер, и попросить их организовать встречу.

Обязательно уточните, какая надпись будет на табличке у встречающего. Чаще всего это фамилия гостя, но может быть название вашей компании или компании-партнера.

В день приезда или накануне можно узнать номер и марку машины и имя водителя и сообщить их руководителю.

Если в ходе организации поездки у вас появляются какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться за помощью к принимающей стороне или к сотрудникам гостиницы, в которой планирует остановиться руководитель, особенно если вопрос касается таких моментов, как рестораны, культурные мероприятия или перемещения по городу.

О пребывании иностранцев в России

К сожалению, наша страна в некотором роде еще остается закрытой. В российских визах указывают города пребывания, выезд из которых может быть основанием для ареста гостя за нарушение визового режима и депортации из страны. Если вы пригласили гостя в Москву, не стоит везти его, например, во Владимир, хотя между этими городами всего 3 часа езды на машине. Отмена такого ограничения в настоящий момент обсуждается на международном уровне.

Процедура выдачи деловых приглашений также несколько затруднена. Для выдачи такого приглашения вашей компании нужно пройти аккредитацию в Федеральной миграционной службе (ФМС), а потом подавать туда заявления по каждому конкретному приглашению. Процедура аккредитации занимает некоторое время, но позволяет оформлять годовые или полугодовые визы.

При каждом посещении России иностранным гражданином вам придется ставить его на учет в ФМС и снимать с учета, когда он уедет (согласно требованиям Федерального закона от № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства на территории Российской Федерации»). Процедуры постановки на учет и снятия с него носят уведомительный характер и оформляются на почте. Подать заявление о регистрации нужно в 24-часовой срок. Гость ставится на миграционный учет по месту пребывания на конкретный адрес. Если он покидает место пребывания (например, переезжает в другой город или заселяется в другую гостиницу), но не выезжает за пределы Российской Федерации, необходимо снять его с миграционного учета и заново поставить на миграционный учет по новому месту пребывания. Для этого требуется:

1. Заполнить бланк уведомления о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания в двух экземплярах. При заполнении бланка не допускаются исправления или использование аббревиатур.

2. Предоставить заполненный бланк в отделение почтовой связи, на территории обслуживания которого будет находиться иностранный гражданин.

3. Подготовить копии следующих документов:

● паспорта (копия страницы с персональными данными гостя и с отметкой о пересечении границы);

● визы (если она есть);

● миграционной карты (выдается гостю на границе);

● российского паспорта гражданина Российской Федерации, выполняющего обязанности принимающей стороны (главная страница и страница с пропиской).

4. Оплатить пошлину за постановку на учет иностранного гражданина.

Эти документы подаются в ФМС через почтовое отделение (можно подавать и непосредственно в ФМС, но по почте проще). Подача документов оплачивается отдельно в пункте подачи.

После подачи документов вам вернут отрывную часть уведомления с отметкой отделения, которую нужно передать гостю. Он должен иметь этот документ при себе все время пребывания на территории Российской Федерации и вернуть вам перед отъездом. После отъезда гостя из России в течение двух дней нужно направить отрывную часть уведомления в ФМС. Это также можно сделать по почте. В случае если отрывная часть утеряна или гость забыл вам ее вернуть, то вместо нее в ФМС нужно направить заявление о снятии иностранного гражданина с учета.

Оказать визовую поддержку иностранному гражданину во время пребывания в России может и гостиница при условии бронирования у них номера. Там же могут зарегистрировать иностранного гражданина на время пребывания в России. В этом случае виза будет выдана только на даты бронирования.

Ю.В. Еремеева,
зав. канцелярией, член Клуба профессиональных секретарей

Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя. Крупный успех составляется из множества продуманных мелочей. В. Ключевский. Вопросы: 1. Организация служебных командировок: Документальное оформление служебных командировок. Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников. Памятка командируемому сотруднику. Хранение документов по командировкам. 2. Подготовка командировок руководителя: Информационное обеспечение деловых поездок руководителя. Подготовка программы командировки. Обработка материалов командировки и оформление отчета. Литература: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М.: ЗАО Бизнесшкола «Интел–Синтез», 2002. С.275 -284. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005. С.183-185. Ловягина Е., Морозов И. Командировка: готовим к ней работника и бумаги. // Кадры предприятия. 2002. № 6 // www.dis.ru Ловягина Е., Морозов И. Командировки: оформляем, провожаем, встречаем. // Кадры предприятия. 2002. № 7 // www.dis.ru Стенюков М.В. Секретарское дело.- М.: Книга сервис, 2003. С. 170-172. Труханович Л.В. Командировки: кто и за что отвечает? // Кадры предприятия. 2003. № 8 // www.dis.ru Шейнов В.П. Секретарь: практическое пособие.Мн.: Харвест, 2003. С.48-50. 1. Организация служебных командировок. Документальное командировок. оформление служебных - Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.04.2001), оформлением командировочных документов занимаются работники канцелярии. - Весь пакет документов, необходимых для оформления командировки, представлен новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004. № 1. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Форма № Т-10а Первым документом является форма № Т-10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник и утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом. Этот же документ – форма №Т-10а содержит отчет о выполнении задания, что удобно и сокращает количество создаваемых документов. Форма № Т-9 После оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется 1 человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если несколько человек, используется форма № Т9а. Приказ о командировке оформляется в 2-х экземплярах: один оправляется в дело, другой – в бухгалтерию. Форма № Т-10 После подписания приказа выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10. Секретарь вносит в нее необходимые данные, беря их из приказа. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале. Журнал учета командировочных удостоверений. Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г. Дата Должно Место выдачи сть, команд ФИО ировки 06.07. 2001 Менед жер Сорокин А.А. г. Спасск, фирма «Аякс» Цель Срок команд ировки Дата, номер приказа Заключ ение договора с 09.07. 05.07. 2001 по 2001 № 13.07. 84к 2001 ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в командировки в _______________________________________ (наименование организации) Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г. № п/ п 1 Фамилия, имя, отчество команди рованног о работни ка Заним аемая должн ость Номер команди ровочног о удостове рения Ф.И.О., должнос ть работни ка, подписа вшего команди ровочно е удостове рение Дата факти ческог о выбыт ия Дата факти ческог о прибы тия Расписка команди рованног о работни ка в получен ии команди ровочног о удостове рения 2 3 4 5 6 7 8 ЖУРНАЛ учета работников, прибывающих в командировки в _______________________________________ (наименование организации) Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г. № Фамилия, имя, Занима Наименование Дата Дата п/п отчество емая организации, приб выб командированн должно выдавшей ытия ытия ого работника сть командировочно е удостоверение 1 2 3 4 5 6 Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников. Подготовка к командировке начинается со сбора информации о пункте назначения: - климатические особенности местности инфраструктура виды и качество связи цены на услуги и товары санитарно-эпидемиологическая обстановка криминальная ситуация Памятка командируемому сотруднику. Не забудьте взять в командировку командировочное удостоверение и иные необходимые документы. Не забудьте взять с собой страховое свидетельство обязательного медицинского страхования. Если Вы постоянно принимаете какие-либо лекарственные средства, не забудьте взять их с собой в дорогу в необходимом количестве. Проявляйте заботу о своем здоровье, не питайтесь в сомнительных местах, на рынках. Не приобретайте незнакомые продукты питания. Используйте только бутылированную питьевую воду или кипятите воду перед употреблением. При серьезном недомогании обратитесь в лечебные учреждения за медицинской помощью и немедленно сообщите об этом своему непосредственному руководителю. Старайтесь приобретать товары (работы, услуги) в организациях, использующих контрольно-кассовые машины с детализацией счета (печатающие в кассовых чеках наименования товаров (работ, услуг). Памятка командируемому сотруднику Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, требуйте кассовые чеки и иные документы, подтверждающие Ваши затраты. Приобретайте проездные билеты заблаговременно или в день, когда сможете окончательно определиться со сроками выполнения служебного задания. Приобретайте их самостоятельно, не передавайте для этого никому свой паспорт. При возникновении споров с администрацией гостиниц, помните, что в каждой гостинице должны на доступном для постояльцев месте находиться Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации. Воспользуйтесь предоставленными Вам правами. Находясь в месте командирования, особо ценные вещи (в т.ч. документы) сдавайте в камеру хранения гостиницы. Если выполнение служебного поручения связано с работой со сведениями, относящимися к коммерческой тайне, обеспечьте сохранность материальных носителей такой информации. Памятка командируемому сотруднику Проявляйте разумную осмотрительность при разговорах с попутчиками, случайными знакомыми, соседями по гостинице. Избегайте мест с неблагоприятной криминальной обстановкой. Прежде чем посетить организацию, в которую Вас командировали, убедитесь, что Вы не забыли взять командировочное удостоверение, документы, удостоверяющие личность и документы, подтверждающие Ваши особые полномочия, визитные карточки, другие материалы и документы, необходимые для выполнения поручения. Если Вы выезжаете в составе группы, помните, что указания, обязательные для исполнения, Вам вправе давать только старший группы. Старший группы обязан представить Вас должностным лицам организации, в которую Вы командированы и координировать все ваши контакты. Находясь в организации, в которую Вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для себя каких-либо исключений. При возникновении проблем с выполнением служебного поручения свяжитесь со своим непосредственным руководителем для выработки способа решения задания. Отчет о командировке. Краткий отчет о выполненной работе за период командировки согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию (финансовый отдел) вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1). Общие требования к отчету о командировке. Цель командировки. Сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них). Конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки. Перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов. Реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов). Оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней с аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов). Выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта. Другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки. Хранение документов. № п/ п Наименование документа Срок хранения 1 Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним по личному составу 75 лет (о предоставлении краткосрочных внутрироссийских командировок - 5 лет) 2 Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках 5 лет ЭПК 3 Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет 4 Переписка об оформлении командировок 5 лет 5 Журналы учета работников, направленных в командировки 5 лет 6 Журналы учета выдачи командировочных удостоверений 5 лет Подготовка командировок руководителя: Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Подготовка поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки. Секретарь готовит: Приказ о командировке (оформляется в 2-х экз.) Командировочное удостоверение, Составляет и печатает подробную предварительную программу командировки. При подготовке программы следует: Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы, встречи и места посещения. Разработать проект программы пребывания руководителя, согласовать его с руководителем. Определить время (даты отправления, прибытия) и способ передвижения (машина, самолет, поезд и т.д.) Помните, что существует понятие часовых поясов и местного времени. Продумать все деловые встречи и мероприятия, на которых будет присутствовать руководитель. Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки пребывания, внести коррективы, если они будут. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Составить список должностных лиц или компаний, с которыми нужно установить связь: организации, отделы, лица (с указанием должности, ФИО) и время встречи с ними руководителя. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Составить список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов. Обработка материалов командировки и оформление отчета. Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям. В обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке. Как правило, отчет содержит следующие разделы: Обоснование необходимости командировки; Вопросы и их решения Выводы и предложения. Вопросы для самоконтроля: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Как осуществляется подготовка и организация деловых поездок руководителя? Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя? Назовите документы которые готовит секретарь для служебных командировок сотрудников и руководителя. В скольких экземплярах оформляется приказ о командировке и командировочное удостоверение? Какая необходимая информация собирается на этапе подготовки работника к командировке? Какими советами можно дополнить Памятку командируемому сотруднику? Сформулируйте общие требования к отчету о результатах командировки.

1. Процесс подготовки к командировке руководителя

Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки «во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время деловых встреч и переговоров» . А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.
Подготовка таких поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах России, в ближнее зарубежье или международная); сложности решаемых вопросов; ее сроков; места назначения и его географического положения и т.д.
Очень удобно, особенно при длительной поездке, иметь две программы: одну, представляющую всю наличную информацию, вторую - в сжатой форме, представляющую собой минимально возможный план (время, имена, телефонные номера, адреса). Последние часто оформляются на маленьких каталожных карточках ― обычно, по одной карточке на один день поездки ― таким образом, руководитель может класть каждый день по одной карточке в свой бумажник.
Если командировка внеплановая, то секретарь обязан оповестить людей, приглашенных на отменяющийся прием. Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передает заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же требуется срочное решение руководителя, то секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе его указаний организовать решение вопроса.
Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. п.
Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:
а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;
б) способ передвижения;
в) бронирование мест в гостиницах;
г) места посещения и проезд к ним;
д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон) .
Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т.п.).
Перечень документов необходимых руководителю в командировке:
1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);
2) авиабилеты или железнодорожные билеты;
3) командировочное удостоверение;
4) служебное задание.

Командировка руководителя — всегда ответственное и важное задание. Служебная поездка предварительно продумывается. Какие условия должны входить в программу командировки? Как забронировать номер в отеле? Эти нюансы нужно тщательно продумать при составлении плана.

Нюансы организации служебной командировки руководителя

Служебная поездка — определение сотрудника для отправления в то место работы, которое не относится к территории компании. Они могут быть в пределах одного населенного пункта или с выездом за сотни километров, в том числе и пересечение границы.

Отправления и прибытия подготавливаются по шаблонному плану. Иногда учитываются дополнительные условия. Сотрудник может быть представлен в разном статусе:

• Персона VIP;
• Важный гость;
• Участник собрания;
• Партнер по деловому бизнесу и тому подобное.

Если руководитель приезжает в виде почетного гостя или персоны VIP, то все расходы на себя может взять принимающая сторона. Директор может быть членом делегации. Все организационные вопросы в этом случае берет на себя организатор этой поездки.

Основные обязанности секретаря по подготовке командировки руководителя

Если директор отправляется на несколько дней по работе, секретарь должен подготовить соответствующие документы: служебное задание и приказ о служебной поездке. Они понадобятся в дальнейшем для подробного составления отчета. Задание и приказ должны быть утверждены.

Перед отправкой директора в служебную поездку, секретарь должен получить максимум информации о выполнении действий в период отсутствия директора. Уточните вопрос о подписи документов во время отсутствия. Если во время служебного отъезда руководитель передает свои полномочия подписи иному должностному лицу, должен быть сформирован соответствующий приказ о постановлении.

Порядок организации командировки для руководителя

Порядок и обязанности по организации служебной поездки ложатся на руководителя и секретаря. Второй готовит приказы о командировках, регистрирует их в журнале учета и предоставляет удостоверения на служебную командировку. Это документ имеет стандартную форму. Секретарь только заполняет его в соответствии с приказом. В обязанности секретаря обязательно входит подготовка его к поездке. Секретарь совместно с директором печатает программу. В ней присутствуют названия организаций, имена лиц, и даты встреч с каждым из них. Наименование компании должно быть правильное. Дополнительно должны быть указаны телефоны и адреса. Секретарь всегда знает, где находится директор. Если возникнет необходимость, он сможет с ним связаться.

Как составить приказ о командировке руководителя?

Руководителю необходимо отправиться в командировку? Для начало необходимо составить служебное задание. Оно служит базой для последующего составления приказа. Если его нет, приказ невозможно будет создать. Учтите эту особенность. После этого вы сможете издать Приказ о направлении в служебную поездку. Это важный документ, обладающий значимой юридической силой для предприятия. На основании этой бумаги происходят действия специалистов. Также она влияет на документооборот на предприятии. Приказ должен подписать директор или уполномоченное лицо.

План командировки руководителя

Программа поездки — важная составляющая. Нужно помнить обо всех датах и назначенных встречах. Создается на основании представленных документов. Также нужно учесть:

• Способ передвижения. Поезд, самолет или личное авто;
• Оптимальное время прибытия и отправления;
• Метод оплаты проезда, аренды помещения и так далее.

Практические советы по составлению плана поездки

Практические советы о том, как хорошо организовать отправление директора, основаны на фактах. Иногда коллеги уже ездили в этом направлении и даже в этот населенный пункт. Проконсультируйтесь с ними и выясните, какой удобный район для проживания и почему. Также уточните, близко ли метро, кафе, лавочки для отдыха в парке, удобная ли гостиница и так далее. Аналогичные вопросы можно задать секретарю компании, в которую направляется директор. Воспользуйтесь отзывами туристов в интернете, которые делятся своими впечатления.

Эти несложные советы помогут грамотно организовать поездку руководителя.