Подготовка деловых поездок встреч руководителя. Командировка руководителя (директора) - цели, отчет, служебная записка

«При подготовке к сражению я всегда находил,
что планы бесполезны, но планирование - обязательно!»
Д. Эйзенхауэр

П оговорим о таком тривиальном явлении в бизнесе, как командировка. Несмотря на то что каждый помощник и секретарь регулярно готовят данный процесс, давайте еще раз остановимся на основных его этапах, и, возможно, вы узнаете дополнительные тонкости.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Деловые поездки могут осуществляться в пределах города (местные командировки) и с выездом в другие населенные пункты и даже государства. Как правило, подготовка командировок осуществляется по типовой схеме, однако на нее влияет то, в каком статусе будет представлен руководитель в командировке: почетный гость, VIP-персона, член делегации, участник конференции, деловой партнер и т.д.

Пример 1

Свернуть Показать

Если руководитель пребывает в статусе почетного гостя, VIP-персоны или участника конференции, возможно, что усилия по бронированию мест в гостинице и билетов возьмет на себя принимающая сторона.

Пример 2

Свернуть Показать

Если ваш руководитель является членом делегации, возможно, что координацию действий по бронированию мест в гостинице и билетов примет на себя организатор поездки.

В данной статье мы будем рассматривать тот случай, когда все действия по организации поездки руководителя берет на себя его секретарь-референт. Итак, приступим!

«Чего изволите?»

В целях подготовки командирования необходимо получить указания руководителя:

о датах (день, месяц) его (коллег) приезда / отъезда;
списке сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы);
способе передвижения (на машине, самолетом, поездом);
удобном времени прибытия / отправления;
форме оплаты билетов;
уровне гостиницы, типе бронируемого номера, форме его оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет).

Бронирование гостиницы

Предоставление гостиничных услуг на территории России должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.

На класс (т.е. уровень сервиса) гостиницы, как в России, так и за рубежом, как правило, указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5. Классификация номеров гостиниц делит их по таким показателям, как площадь номера, вид из окна, обстановка и т.п. Их обозначают:

STD (standart) – стандартная категория номеров в гостинице;
BDR, BDRM (bedroom) – номер со спальней;
superior – номер большего размера, чем стандартный;
corner room – угловая комната;
balcony – номер с балконом;
studio – студия, однокомнатный номер больше стандартного, со встроенной кухней;
family room – семейный номер, размером больше стандартного;
family studio – номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
king size или extra bed – номер с большой кроватью для семейной пары;
suite – номер больше, чем стандартный, с гостиной и спальней, оборудованием высокого качества и дорогой мебелью;
suite mini – номер улучшенной категории;
junior suite – однокомнатный двухместный номер улучшенной планировки и большого размера;
de luxe – номер, аналогичный junior suite, но с более дорогой обстановкой;
executive suite, suite senior – номер повышенной комфортности, состоящий из двух и более комнат;
business – большой номер с оргтехникой (например, компьютером или факсом), пригодный для работы;
honeymoon room – номер для молодоженов;
connected rooms – совмещенные номера, имеющие дверь-проход из одного в другой;
duplex – двухэтажный номер;
apartment – номера, приближенные к виду современных квартир, имеющие места для приготовления еды, как двух- и более комнатная квартира;
president – самый роскошный номер в гостинице, в нем кабинет, несколько спален, два-три туалета.

На сегодняшний день количество ресурсов, на которых можно выбрать подходящую гостиницу, – огромно. Лично мне самым удобным для поиска подходящих вариантов видится старый добрый www.booking.com , на данном сайте вы без труда сможете забронировать номер как под банковскую карточку, так и без нее. Обычно гостиницы предлагают клиентам различные формы оплаты:

предварительную по безналичному расчету,
банковскими карточками (предварительно или по прибытии) или наличными денежными средствами (по прибытии).

Первоначальные параметры поиска устанавливаются на главной странице этого ресурса (см. Рисунок 1), а после вывода на экран отфильтрованных вариантов отелей поиск можно дополнительно сузить, используя большее число критериев (Рисунок 2). Далее начинаете анализировать найденные варианты, и несколько понравившихся вам отнесите на утверждение (окончательный выбор) шефу, прокомментировав, чем они хороши и чем отличаются.

Когда я сама собираюсь в путешествие за границу, то, выбрав подходящую мне гостиницу на www.booking.com, обычно проверяю, можно ли забронировать номер на более выгодных условиях. Для этого пользуюсь ресурсом www.roomguru.ru . На главной странице этого сайта вписываю в нужные поля выбранную гостиницу, даты; в результате поисковая система выдает информацию, по какой цене номера в выбранной гостинице предлагаются различными туристическими сайтами. По гиперссылкам можно сразу переходить на эти сайты с самыми выгодными на текущий момент по стоимости предложениями и, если остальные условия (способ оплаты и пр.) подходят, бронировать.

Разные туристические сайты предлагают своим пользователям интересные бонусные программы. Например, на www.hotels.com действует акция «Наберите 10 суток и получите 1 сутки бесплатно», причем независимо от того, бронируется ли проживание для командировки или для личных целей. Каждый сайт пытается удержать своих пользователей, предлагая доступ к секретным ценам и промокоды (www.hotels.com), горящие предложения (www.booking.com) и др. Не поленитесь зарегистрироваться на этих сайтах и будете регулярно получать все спецпредложения, сэкономив как свои личные денежные средства, так и ресурсы компании.

В последнее время командированные и просто туристы предпочитают останавливаться не в отелях, а в частных квартирах, предлагаемых специализированными сайтами (www.airbnb.ru и пр.), которые позволяют посмотреть на город проживания глазами местного жителя, приводя рейтинги, сформированные на основании отзывов предыдущих жильцов. Согласитесь, интересно приехать, скажем, в Питер или Рим и пожить там в квартире как «местный», да еще и со всеми удобствами (оборудованной кухней, стиральной машиной, гладильными принадлежностями и пр.). Не говоря уже о том, что это зачастую оказывается существенно дешевле, чем проживание в гостинице.

А теперь несколько практических советов о том, как можно сориентироваться в незнакомом вам городе. Если кто-то из коллег уже ездил туда или даже к тому партнеру, то у него можно попробовать проконсультироваться, какой район города удобен для размещения (близок к вокзалу и конечной цели командировки, что вокруг: метро, центральная пешеходная зона с сувенирными лавочками и кафешками или спальный район на окраине), понравилась ли гостиница, в которой он останавливался и почему. Аналогичные сведения можно уточнить и у секретаря принимающей стороны. После этого найдите в Интернет карту этого города и сопоставьте полученные данные для правильного выбора местоположения отеля. Воспользуйтесь и отзывами путешественников, которые делятся своими впечатлениями как на туристических сайтах, так и в специализированных форумах (например, «Форум Винского »: forum.awd.ru), интернет-справочниках («Тонкости туризма »: tonkosti.ru и пр.).

После возвращения руководителя поинтересуйтесь, удачен ли оказался выбор, что понравилось, что доставляло неудобства. И запомните его ответ, чтобы постепенно уяснить его истинные предпочтения и в следующий раз сделать более грамотный выбор.

Рисунок 1

Свернуть Показать

Рисунок 2

Свернуть Показать

Приобретение билетов

Организация командировки руководителя предполагает приобретение (бронирование, доставку) билетов. Если речь идет о стандартных направлениях, то на большинство рейсов секретарь может приобрести билеты самостоятельно в Интернете. Я пользуюсь официальными сайтами основных авиакомпаний и еще некоторыми площадками: www.rzd.ru, www.skyscanner.com, www.momondo.ru, www.aviasales.ru, www.tutu.ru, www.polets.ru и пр., многие из которых располагают удобными вариантами мобильных приложений.

Как правило, приобретаются билеты в обе стороны (туда и обратно). Перед покупкой (бронированием) билета любого класса на железнодорожный или авиатранспорт необходимо выяснить условия его обмена и возврата.

Авиакомпании -перевозчики самостоятельно устанавливают весь спектр условий, связанных с приобретением билетов и полетом. В частности, они определяют тарифы на авиабилеты и скидки, условия отказа от полета и возврата билета, правила регистрации в аэропорту, правила провоза, допустимый вес и размеры багажа, условия полета с детьми и др. Все эти нюансы секретарь должен выяснить до приобретения билетов самостоятельно.

Стоимость определяется тарифами на авиабилеты, таксами и скидками, устанавливаемыми авиакомпаниями, и зависит, в частности, от условий продажи и категорий пассажиров. На тариф влияют:

класс обслуживания (существует 3 класса авиаперелетов: первый, бизнес и экономический, они отличаются помимо цены комфортабельностью кресел, питанием и весом бесплатно провозимого багажа);
сезон;
время, за которое приобретается билет;
возможность смены даты вылета и возврата билета;
приобретается ли билет «в одну сторону» или «туда и обратно», а также срок пребывания в пункте назначения.

Приобретая железнодорожный билет, следует учитывать, что каждому пассажирскому вагону присвоено сокращенное наименование:

СВ (Л) – мягкий с двухместными купе,
СВМ (М) – мягкий с двух- и четырехместными купе,
М – мягкий с четырехместными купе,
К (К) – купейный с четырехместными купе,
КБ – купейный с купе-буфетом,
КР – купейный с радиостанцией,
ПЛ (П) – плацкартный со спальными местами,
О (О) – общий с местами для сидения,
ОБЛ (С) – межобластной с местами для сидения,
Р – вагон-ресторан.

Вагоны повышенной комфортности в зависимости от категории и комплекса предоставляемых услуг делятся на классы: экономический – «Э», бизнес – «Б». На сегодняшний день практически все железнодорожные билеты как по России, так и за рубежом, можно приобрести в электронном формате. Распечатав такой билет на своем принтере, вы передаете его шефу для предъявления при посадке в поезд, т.е. никому никуда дополнительно ездить за билетом не придется.

Трансфер и точки посещения

Секретарю, организующему командировку своему руководителю, необходимо связаться с принимающей стороной и запросить предварительную информацию обо всех официальных и неофициальных мероприятиях программы пребывания руководителя.

Так, если запланировано совещание , то необходимо согласовать дату и время его проведения, предварительный список участников, необходимость подготовки рекламных или информационных материалов.

Если запланирован прием в ресторане , следует уточнить дату и время проведения, предварительный список приглашенных гостей, особенности протокола: форма приглашения, одежда, размещение символики компаний, именные карточки и т.д. Как правило, комментарии по выбору того или иного ресторана я смотрю на www.tomesto.ru . На данном ресурсе удобно бронировать столики, сориентироваться в стоимости блюд, кухне, по фото оценить интерьер, узнать время работы, адрес и контактный телефон. Часто пользуюсь и www.tripadvisor.ru , где есть возможность просмотреть отзывы бывалых критиков вплоть до советов, какое блюдо в каком ресторане особенно хорошо удается поварам. Здесь же можно задать параметры поиска заведения с высоким рейтингом среди посетителей с учетом удаленности от места проживания или пребывания командированного и средней стоимости чека. Одновременно с помощью данного ресурса можно спланировать и культурную программу, уточнив, какие достопримечательности располагаются поблизости

Можно запросить принимающую сторону о возможности оказания помощи в бронировании гостиницы, в передвижении по городу (машина с водителем), а также при встрече в аэропорту. Если трансфер все-таки нужно организовать самим, то в Интернет легко найти службу такси этого города, далее по согласованию с руководителем нужно определиться с классом автомобиля и количеством поездок:

можно заказать встречу на вокзале с «доставкой» в выбранный отель, а потом руководитель в случае необходимости сам сможет заказывать у них такси либо
сопровождение одной машиной / водителем или разными в течение всего времени пребывания человека в городе.

Если нужен только трансфер из вокзала в отель, то его часто можно заказать в самом отеле.

Бывают командировки, в которые едут и на собственном авто.

См. статью «Документы по представительским расходам ». Если освоите эту тему, то сможете приносить дополнительный «доход» организации в виде «сэкономленных налогов». Для этого нужно разобраться, какие расходы можно провести как представительские, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов)

Согласование планов

Целесообразно регулярно (во время ежедневных докладов) сообщать руководителю о ходе подготовки его командировки.

Следует организовать подготовку и представление документов, необходимых для переговоров (проекты контрактов, сертификаты, заключения экспертов, бизнес-планы и т.д.).

Кроме того, если руководитель пожелает, можно подготовить набор сувенирной продукции с эмблемой организации: ручки, календари, ежедневники, в допустимых случаях – образцы продукции и т.д.

Алгоритм действий

Итак, накануне отъезда необходимо сделать следующее:

Убедиться в наличии действующего заграничного паспорта и действующих виз, если планируется загранкомандировка.
Иметь проверенную информацию о прибытии / отъезде: место, точное время прибытия / отъезда, номера рейсов / поездов.
Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены (либо распечатаны).
Иметь окончательный список отъезжающих в командировку.
Подтвердить бронирование гостиницы.
Определить время и место отъезда и сообщить об этом водителю.
Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания сотрудникам компании, сопровождающим руководителя в командировке.
Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов.
Обратите внимание, что с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно (фактическое время пребывания в командировке теперь определяется по проездным документам). Но по-прежнему придется оформить:
- приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9 (а если отправляется группа сотрудников, то по форме Т-9а). Раньше унифицированные формы документов по учету труда были обязательными для всех, а теперь их должна разрабатывать и утверждать для себя каждая организация, хотя многие продолжают использовать прежние формы, утвердив их. Потому в статье мы продолжим использовать их общепринятые наименования, введенные изначально постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
  Заполнение приказа мы показали в Примере 2. Обратите внимание, что руководитель предприятия расписывается в нем дважды: как лицо, уполномоченное подписывать такие документы, и как работник, направляемый в командировку, дабы не оставлять этот второй реквизит незаполненным. Раньше в качестве основания издания такого приказа обычно значилось служебное задание, теперь из-за его отмены здесь фигурируют иные документы, например служебные записки;
- затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в Журнале учета командированных сотрудников . Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. В нем нужно заполнить: Ф. И. О. командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения. А в графе 3 «Дата и номер командировочного удостоверения» можно проставить прочерк. См. Пример 1;
- дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно обозначить в табеле рабочего времени (ведется по форме Т-12 или Т-13) кодом «К». Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле нужно проставить сразу два кода: «К» и «РВ». В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной день оплачивается «не менее чем в двойном размере»;
- после возвращения работника из командировки он сам должен (но за руководителя это чаще делает бухгалтер) составить авансовый отчет

Служебные командировки были и будут неотъемлемой частью рабочего процесса любой компании. Без них не обходится деятельность ни одной организации, однако на современном этапе необходима систематизация трэвел-политики.

Раньше подход к этой проблеме был бессистемным, даже стихийным: что-то произошло, где-то подвели поставщики - и уполномоченный сотрудник экстренно вылетал или выезжал «к месту бедствия». Даже приказ о его командировании зачастую оформлялся «задним числом». Учитывая существовавший в то время дефицит мест в гостиницах, у командированного в другой город сотрудника велики были шансы вообще остаться «на улице». А сервис «в советских отелях» был совершенно ненавязчив. Даже, скорее, незаметен.

Сейчас, с наступлением новых времен, подход к организации деловых поездок принципиально изменился. Руководители ведущих российских компаний обратили свои взоры на Запад, где системный подход к организации делового туризма практикуется уже давно.

Крупные западные корпорации ежегодно тратят миллиарды долларов на командировочные кампании, значительны эти расходы и у относительно небольших фирм. Но уже давно подсчитано, что при системном подходе к этому вопросу достигается существенная экономия средств.

Организация деловых поездок и командировок на современном этапе

Современный деловой туризм включает в себя два базовых понятия: бизнес-командировки и выездные корпоративные мероприятия (MICE). Между ними пролегает достаточно тонкая грань: ведь деловая командировка может включать в себя и культурную программу, а корпоративное MICE-мероприятие – деловую (например обучающую) составляющую. Поэтому такое подразделение весьма условно.

Рациональнее ввести другую классификацию, на которую и опираются специалисты агентства Happy Travel, организуя деловые поездки:

Подготовка каждой из этих поездок требует особого подхода, так как могут возникнуть совершенно разные нюансы. Организация деловых поездок и командировок должна вестись системно. Разумно составить трэвел-план на сколь-нибудь значительный период (например на год), чтобы заранее заложить все расходы в бюджет компании и рационально распределить средства. Оптимальным решением будет составление отдельных перспективных планов по всем четырем вышеуказанным направлениям.

Агентство делового туризма Happy Travel предлагает вам помощь в планировании трэвел-политики и организации каждой отдельной деловой поездки за рубеж или по России. Несмотря на то, что вам необходимо будет оплатить наши услуги, вы сможете сэкономить на расходной части командировочного бюджета значительные суммы (по подсчетам экономистов – до 31 %).

Командировки за рубеж: какими они должны быть?

Рядовой обыватель зачастую не видит разницы между организацией обычного тура с целью отдыха и подготовкой служебной командировки за границу. А между тем она огромна! Если при поездке в отпуск человека направляют принципы «хочу – не хочу», «нравится – не нравится», то командированный едет в поездку с лозунгом «Надо!», и основным критерием для него является «удобно – неудобно». Второе различие заключается в том, что если в этом году человек проводил свой отпуск, к примеру, на Мальте, то на следующий год он, скорее всего, поедет в другую страну, в ту же Австралию, допустим.

Организация деловых поездок и командировок чаще всего предусматривает неоднократные посещения одной и той же страны, так как налаживаются связи с определенными партнерами. На одном этом можно хорошо сэкономить, поскольку все солидные отели предлагают своим постоянным клиентам ощутимые скидки.

Если в своде корпоративных правил вашей компании нет пока устоявшихся норм, регламентирующих деловые поездки за рубеж (то есть вы не летаете самолетами определенной авиакомпании, не бронируете номера в строго конкретном отеле, не питаетесь в одном и том же ресторане, находясь за границей), то мы разработаем для вас такой трэвел-кодекс

При этом мы будем опираться на ваши предпочтения и финансовые возможности, поэтому наше предложение вам обязательно подойдет. Разумная трэвел-политика, диктующая определенные правила, свидетельствует о солидном статусе компании, к тому же влечет за собой экономию расходуемых на командировки средств.

Командировки по России: новый формат

Эффективная организация командировок по территории России – также дело непростое, особенно если в какой-то регион вы едете впервые. Наша Родина необъятна, поэтому невозможно предугадать, что вас ждет в том или ином городе. Хотя времена «гостиничного» дефицита давно миновали, тем не менее при посещении периферийных «отелей» возможно всякое. Пресловутых клопов, быть может, там уже и не увидишь, однако несвежее белье или грубых администраторов – сколько угодно. Обратившись к нам, вы гарантированно никогда не увидите этих печальных реалий.

Мы будем рады взять на себя все хлопоты по организации внутрироссийских командировок. Мы обеспечим документационное сопровождение, бронирование отелей, проездные документы и все другие необходимые «мелочи», которые, на самом деле, очень важны. Мы профессионально проведем анализ командировки, подведем итоги. Пусть ваши деловые поездки по России не омрачатся ни одной досадной случайностью. Мы тщательно составим план и точный хронометраж, чтобы ни одна минута вашего драгоценного времени не была потрачена зря!

Подготовка командировок руководителя: эффективно и профессионально!

Эффективная подготовка деловых поездок руководителя – наука особая. Вследствие тотального дефицита времени делового человека она должна исключить все непредвиденные моменты. Командировка должна проходить строго по заранее продуманному подробному плану.

Личный секретарь руководителя, будь он хоть трижды профессионалом, не в состоянии учесть все моменты, которые могут возникнуть в ходе деловой поездки: он просто не знает всех реалий, которые известны специалистам агентства Happy Travel. Поэтому целесообразно доверить подготовку и сопровождение командировки руководителя специалистам трэвел-агентства. С нами деловая поездка пройдет точно по намеченному плану!

Предварительно мы изучаем специфику деятельности компании-заказчика, ее корпоративный устав, в том числе и неписаные правила. Подвергается всестороннему рассмотрению и принимающая сторона. Мы продумываем все до мелочей: от необходимого делового и личного гардероба до сувениров, которые следует взять с собой в качестве презентов.

Но основополагающим моментом, разумеется, является цель поездки:

Мы тщательно просчитываем хронометраж командировки руководителя, продумываем оптимальный маршрут, бронируем билеты и номера в отелях, организуем трансфер, подсчитываем бюджет поездки. С нами ни одна минута и ни одна копейка не будут потрачены зря!

Организация командировок для сотрудников

Наше агентство окажет квалифицированную помощь в организации служебных командировок сотрудников вашей компании любого уровня. Мы организуем выезды как по территории России, так и за рубеж. Подготовка командировок сотрудников в нашем агентстве не ограничивается лишь документационным обеспечением и разработкой маршрута. Наши трэвел-агенты забронируют для вас отели, арендуют конференц-залы, закупят билеты, организуют трансфер. Кроме того, мы подготовим для вас и досуговую часть программы. К вашим услугам – наши опытные и креативные специалисты.

После командировки мы подведем ее итоги, а также составим отчет о целевом расходовании средств. Ничто не ускользнет от нашего внимания!

Трэвел-агентство Happy Travel: деловые поездки нового формата

Наше агентство готово взять на себя абсолютно все заботы, связанные с вашей командировочной кампанией. С нами любая деловая поездка будет необременительной, ведь вы сможете не думать о бытовых мелочах, полностью сосредоточившись на собственных делах.

Наш бизнес – заботиться о процветании вашего бизнеса!

При организации командировки на руководителя применяются те же правила, что и на рядовых сотрудников, но при этом имеется ряд особенностей.

Директор может быть собственником предприятия, сам принимать решение о необходимости и сроках поездки, а если он является наемным работником, то все зависит от полномочий, данных учредителем.

На время отсутствия директора должен быть назначен работник, имеющий право подписи на важных документах.

Цель командировки для руководителя

Любые действия руководства направлены на развитие, повышение эффективности работы и прибыли предприятия. Целями поездки, которые указывают в приказах или служебной записке, могут быть:

участие в конференциях;
присутствие при проверке работы филиалов контролирующими органами;
поиск новых направлений работы;
открытие подразделений в других городах и странах;
заключение договоров о сотрудничестве;
обмен успешным опытом.

Как оформить командировку руководителю?

Приказ на директора оформляется на основании служебного задания или без него. Это зависит от того, какой порядок установлен в организации.

В 2018 году оно составляется по стандартной форме 10-а , или свободной. В нем указывают цель поездки и кратко описывают, какие задачи должен решить директор во время нее.
Затем оформляется приказ, для которого можно использовать традиционную форму Т-9 или произвольную.

Организация командировок и деловых поездок руководителя поручается, как правило, секретарю. Он разрабатывает проекты приказов, план мероприятий по указанию начальника. Секретарь-референт готовит материалы по темам предстоящих докладов и выступлений. Бухгалтерия рассчитывает сумму авансового платежа с учетом размера суточных, транспортных и представительских расходов.

Начальника снабжают канцелярскими товарами, сувенирами с логотипами, рекламной продукцией, памятными подарками от фирмы для вручения на выставках и переговорах.

План командировки руководителя – образец

В программу поездки руководителя входит подробный перечень мероприятий, расписанный по времени, в котором указаны:

организации, которые нужно посетить, с указанием точного адреса, номеров телефонов для связи;
ФИО, должности лиц, с которыми назначены встречи, а также дополнительные сведения;
цели, для осуществления которых планируются мероприятия;
приемы, на которых обязательно нужно присутствовать.

Секретарь сообщает информацию принимающей стороне о времени прибытия начальника. Планом удобнее пользоваться, если он оформлен должным образом, в виде таблицы. Он необходим, чтобы не упустить что-то важное в напряженном графике работы, для отчетности.

Его изготавливают в двух экземплярах: для руководителя и его секретаря. По нему и служебному заданию разрабатывается маршрут, заказываются билеты, машины для встречи, гостиничные номера, предварительно просчитывают затраты.

Поездка может быть местная, по городу, зарубежная. Если руководитель выезжает за границу, решается вопрос о необходимости переводчика, оформляются визы.

Приказ о командировке руководителя – образец

С 2013 года можно применять для приказа свободную иди стандартную форму Т-9.
В нем указывается название организации, город, дата, номер. Включаются пункты от лица начальника о том, что он убывает в командировку, на кого возлагает свои обязанности, дается распоряжение бухгалтерии о начислении положенных средств. Обязательно включают пункт назначения и сроки поездки. В конце ставится подпись начальника.

Оформление замены на время командировки руководителя

Уезжая в командировку, руководитель обязан делегировать свои полномочия заместителю, а именно:

заключение трудовых договоров;
ведение переговоров;
подписание приказов;
увольнение сотрудников и другие.

Право подписи передается по доверенности, самый большой срок ее действия составляет три года, доверенное лицо имеет право отказаться от нее в любой момент.

Сотрудник, который будет заместителем, должен оформить согласие в письменной форме. Издаются приказы:

о поручении замещающему лицу дополнительных задач;
о передаче ему полномочий на время отсутствия директора.

За этот период бухгалтерия должна начислять разницу в окладах данному работнику.

Командированный может выбирать заместителя сам или по согласованию с учредителями, нормативными документами, в которых могут быть специальные указания, тогда в приказе на них дается ссылка.

За директором, находящимся в поездке, сохраняется его место работы, заработная плата.

Кто должен подписать командировочные документы если в командировку едет руководитель

Подготовка руководителя к командировке отличается от оформления ее обычному работнику тем, что он отдает распоряжение о своей поездке и подписывает документы. Они готовятся секретарем или отделом кадров, визируются главным бухгалтером. Директор сам определяет срок поездки, если на этот счет нет особых распоряжений собственника.

В заключение нужно сказать, что в 2018 году порядок организации командировок упрощен. Отменили командировочное удостоверение, необязательным стало составление:

служебного задания;
журнала убывших в командировку.

Кроме формы Т-9, приказ можно написать в произвольной форме, с обязательным указанием необходимых реквизитов.

Служебные командировки госслужащих в 2018

Нахождение в командировке является таким же исполнением своих служебных обязанностей, что и нахождение на своем…

Оформление командировки во время отпуска

Отпуск – утвержденный законом, оплачиваемый срок освобождения работника от должностных обязанностей. Нередко случается такое, что руководство,…

Дисциплинарный проступок военнослужащих - образец 2018

Конституционный суд Российской Федерации внес постановление, в котором говорится, о том, что военнослужащего, в случае…

Как отозвать из командировки - образец приказа

Понятие командировки и основные положения, связанные со служебными поездками определены ТК РФ. Направление происходит на…

Продление командировки сотруднику - порядок и правила оформления

Командирование работника - достаточно сложная в документальном отношении процедура. Необходимо учитывать не только общий порядок…

Оформление приказа об отмене командировки

Каждое действие в рамках трудового процесса должно быть регламентировано соответствующими актами. Служебная поездка в другую…

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для поездки руководителя.

После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Литература

Кузнецова Т.В. Секретарское дело/ Т.В. Кузнецова.- М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-синтез», 2002.- 334 с.

Деловой этикет и имидж секретаря.

Деловой этикет - свод норм и правил наиболее целесообразного поведения, которое должно способствовать достижению успеха в деловых отношениях.

Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении одежды и внешнего вида секретаря, манеры общения с партнерами, сослуживцами и руководителем, ведения телефонных переговоров, определяет стиль переписки и оформления документов, порядок проведения презентаций, деловых и неофициальных встреч, т. е. предусматривает правила поведения, формы обхождения и другие навыки, которые потребуются секретарю, чтобы достойно выглядеть в любой ситуации, и не только связанной сего работой.

Секретарю необходимо найти свой имидж (образ, облик), развивать в себе такие качества, как вежливость, деликатность, тактичность, умение контролировать свои поступки в самых непредвиденных ситуациях, уверенность в себе. Все это в совокупности станет основой успешной карьеры.

Приветствие

Одно из правил этикета содержит ответ на вопрос: кто должен здороваться первым при встрече?

Первым приветствует: мужчина - женщину (но секретарь - руководителя), младший по возрасту - старшего.

Вошедший в приемную, независимо от должности, первым здоровается с присутствующими. Но если посетитель этого не сделал, секретарь не должен акцентировать внимание на этом. Вполне возможно, что вошедший перегружен своими проблемами и просто забыл о приветствии.

Секретарь должен здороваться со всеми, кто входит в приемную. Лучше приветствовать своего шефа, руководителей высокого ранга и почетных гостей вставая из-за рабочего стола, если видите их в этот день впервые.

Секретарю не следует первым подавать руку для рукопожатия. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной.

Представление

Секретарю приходится знакомить людей. При представлении необходимо придерживаться следующих правил:

мужчину представляют женщине;

молодого сотрудника представляют более старшему по возрасту;

рядового сотрудника представляют более высокопоставленному;

одного работника представляют нескольким сотрудникам.

Если вам нужно представить кого-то, непременно уточните заранее информацию о человеке, его послужном списке. Убедитесь, что точно знаете должность, занимаемую им в настоящее время.

Прощание

Каждое знакомство, каждая встреча неизбежно завершаются прощанием. Если вы собираетесь уходить, нужно дождаться паузы в разговоре и, встав, сказать собеседникам: "До свидания. Надеюсь, мы еще встретимся". Можно короче: "Рада была увидеться с вами". Любезные собеседники отвечают, что они также были рады встрече.

Если одна женщина выразила надежду на новую встречу, другая должна ей ответить: "Я также надеюсь" или просто: "Благодарю".

Одежда секретаря

Вопрос о том, какой подход в части одежды оптимален, каждая компания решает исходя из того, какой имидж она хочет сформировать.

Стиль одежды зависит не только от сферы бизнеса, в котором действует фирма, и ее корпоративной культуры, но и от субъективных представлений руководителя о том, как должен выглядеть секретарь.

По внешнему виду секретаря обычно можно безошибочно сделать вывод о порядках, принятых в организации, да и в целом о ее солидности. Поэтому костюм для секретаря также обязателен, как и для руководителя. Естественно, что каждая женщина стремится к индивидуальности, сама формирует стиль и манеру одеваться. Универсальные правила тем не менее существуют. Одежда может быть модной, но должна быть скромной и неброских цветов. Экспериментировать можно с кроем и аксессуарами. Если хочется яркости, то достаточно чуть-чуть усилить ее в макияже. В одежде секретаря должен преобладать деловой стиль, в котором важны два ключевых момента - классика и элегантность. Не спорить с модой, но и не идти на ее острие - вот к чему следует стремиться в деловой сфере. Простой и удобный костюм без кричащих аксессуаров создаст секретарю репутацию практичного и толкового сотрудника. Аккуратно, с чувством достоинства и без лишней броскости одетый секретарь внушает больше доверия, чем одетый подчеркнуто манерно или кое-как.

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, его одежда должна быть и красивой, и удобной, прежде всего потому, что безукоризненно и со вкусом одетый человек чувствует себя уверенней и лучше.

Одежда не обязательна должна быть дорогой, но она должна быть чистой и хорошо пошитой. Основа гардероба делового человека - костюм.

Главное достоинство костюма - его универсальность. Женский костюм - жакет, юбка или брюки. Дополнением к нему является жилет. Зачастую им пренебрегают при покупке костюма, а напрасно - именно жилет позволяет преподносить костюм каждый раз по-новому.

Работа секретаря весьма разнообразна - приходится и много сидеть, и много двигаться. Поэтому особое значение приобретает качество ткани. Это должна быть несминаемая высококачественная костюмная или плательная шерсть с очень небольшим процентом синтетики.

Общее впечатление зависит и от того, как сшит костюм. Один из главных недостатков в одежде, к сожалению, часто встречающийся у окружающих, - плохо сидящие вещи. При выборе одежды следует руководствоваться правилом: пусть костюм будет более свободен, нежели слишком тесен.

Как минимум, секретарю необходимы два костюма, все части которых сшиты из одной ткани. При этом наиболее удобно и вариативно приобрести один костюм-тройку с брюками, а второй - с юбкой. Все последующие покупки: блузки и кофточки подбираются с учетом этой основы вашего гардероба. Если второй костюм по цвету, стилю и фактуре сочетается с первым, это значит, что у вас имеется несколько дополнительных костюмов. Каждый раз продумывайте свой гардероб в целом. Разнообразьте свой гардероб не за счет количества, а за счет новых комбинаций. При этом запомните, легко сочетаются только однотонные вещи, и к ним проще подобрать аксессуары и компоненты. Только однотонные ткани дают полную свободу. Чистые тона - красный, зеленый, желтый, ярко-синий могут только дополнять, т. е. исполнять роль деталей, цветовых пятен.

Выбранной цветовой гамме должны быть подчинены все слагаемые облика, от обуви до верхней одежды, включая оправу очков. Этой же гамме подчиняются и макияж, и цвет волос.

Следует стремиться к тому, чтобы в гардеробе одна вещь была неразрывно связана с другой. Форма туфель, сумки и даже очков подчиняются единому силуэту (например, закругленным полочкам жакета и лацканам должна соответствовать закругленность углов сумки). Создать иллюзию разнообразия туалетов можно сменой обуви, поясов, украшений, прически.

Таким образом, имея два качественных костюма, вы будете всегда выглядеть респектабельно.

Существует международное правило этикета, по которому не следует приходить в одной и той же одежде 2 дня подряд.

Во многих серьезных компаниях пятница считается днем, когда можно одеваться в свободном стиле. Допустимы джинсы, свитера, нарядные туалеты. Но заходить слишком далеко в проявлениях свободы все равно не стоит.

Волосы, уложенные в прическу, неброский макияж, аккуратный маникюр и хорошая обувь - одни из главных составляющих имиджа современного секретаря.

Форма туфель деловой женщины предельно простая - классические лодочки на устойчивом каблуке; цвет - темный (черный или коричневый - в зависимости от цвета костюма). Чтобы ноги не уставали, рекомендуется носить обувь с высотой каблука не более 3-4 см. Цвет обуви постарайтесь сочетать с цветом костюма. Летом туфли могут быть светлыми - серых или бежевых тонов. Рекомендуется, чтобы обувь была темнее юбки.

Не годятся также всевозможные украшения: пряжки, бантики, цепочки, вышивка, инкрустация и пр. Чем проще модель, тем точнее она соответствует деловому стилю.

И еще раз об основном правиле - находиться в приемной в зимних сапогах или ботинках недопустимо, как бы изящны они ни были. Секретарь должен иметь сменную офисную обувь.

Следите за модой в дизайне наручных часов. Достойная, современная модель часов преобразит ваш облик.

Очки предназначены не только для коррекции зрения. Как ни одна другая деталь, они способны изменить облик человека до неузнаваемости: придать стильность, скрыть некрасивую форму носа, смягчить грубоватые черты, добавить лицу солидности или, напротив, омолодить его. Неудачно подобранные очки могут сделать человека смешным, нелепым, старомодным. Стилисты давно используют очки для создания определенного имиджа. Очки должны быть украшением секретаря. Эта деталь наиболее заметна, поэтому не стоит покупать дешевую оправу.

Чулки или колготы - для секретаря обязательны в любое время года. Они должны быть светлыми: телесного цвета, дымчатыми, цвета легкого загара. Их оттенки всегда должны гармонировать с цветом юбки.

Если вы хотите произвести впечатление настоящего профессионала, ваши визитка, зонт, сумка, записная книжка, ручка должны быть отличного качества. Предметы, которые окружают человека, являются как бы его продолжением и слагаемыми его имиджа. И именно в деталях можно проявить себя, подчеркнуть свою индивидуальность и неповторимость.

Литература

Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту.- М.: ООО А-Приор, 2007.-282 с.

ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ

I. Для успешного хода деловой поездки руководителя секретарь:

1. Подбирает всю необходимую для командировки руководителя информацию.

2. Готовит и подбирает материалы и документы, которые могут понадобиться руководителю в поездке.

3. Обеспечивает руководителя канцпринадлежностями (блокнотом для записей, авторучками, карандашами, бланками учреждения, пластиковыми конвертами разного цвета или папками-скоросшивателями и др.)

4. Печатает программу командировки в двух экземплярах (один – руководителю, второй – себе), в которой указывается:

1) название организаций и структурных подразделений;

3) место и время их проведения;

4) удобный маршрут проезда к гостинице и организации.

II. Во время отсутствия руководителя секретарь:

1. Выполняет свои обычные обязанности.

2. Больше уделяет внимания вопросам формирования дел.

3. Передает поступающую корреспонденцию заместителю руководителя.

4. Переадресовывает телефонные вызовы зам.руководителя.

5. Если командировка внеплановая, оповещает записавшихся на прием о его отмене

III. По возвращении руководителя из командировки секретарь:

1. Информирует руководителя о выполнении порученных заданий.

2. Информирует о вопросах, возникших в период отсутствия руководителя и о ходе их решения.

3. Обрабатывает материалы командировки – печатает, размножает, передает в структурные подразделения исполнителям.

4. Оформляет отчет о командировке.

Командировка

Служебные командировки

Это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

От командировок нужно отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер (например, стюардессы, проводники поездов, курьеры). Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре.

По смыслу закона местом постоянной работы считается фирма (структурное подразделение), в которой сотрудник выполняет свою трудовую функцию постоянно. Поэтому поездку сотрудника в другую фирму (другое структурное подразделение), расположенную в этой же местности, можно считать командировкой. Однако, если у сотрудника есть возможность ежедневно возвращаться из командировки к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) ему не выплачиваются (п. 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

В законодательстве срок командировки четко не определен. Минимальный срок не установлен вообще. Что же касается максимальной продолжительности поездки, то в пункте 4 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР» указан срок до 40 дней, а для строителей, монтажников, наладчиков - до 1 года (без учета времени, проведенного в дороге). Однако ныне действующий Трудовой кодекс не содержит по срокам каких-либо ограничений, так что при необходимости служебные командировки могут продолжаться и более 40 дней.

Каков максимальный срок загранкомандировки?

Максимальный срок загранкомандировки законодательно не установлен. По командировкам за рубеж утверждены лишь нормы суточных, которые можно включать в расходы при налогообложении прибыли. Эти нормы разграничены по продолжительности пребывания в командировке: до 60 дней и свыше 60 дней (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93).

Кого нельзя направлять в командировку

Сотрудника, который без уважительных причин отказался ехать в командировку, вы можете привлечь к дисциплинарной ответственности - сделать ему замечание или объявить выговор. Однако есть сотрудники, которых вообще нельзя направлять в командировки или можно командировать только с их письменного согласия. Последних вы обязаны письменно оповестить о возможности отказаться от предложенной поездки (ст. 259 ТК РФ).

За нарушение правил направления сотрудников в командировку фирму могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (от 300 до 500 МРОТ). А руководителя фирмы - на сумму от 500 до 5000 рублей (от 5 до 50 МРОТ). Данное нарушение может повлечь за собой и иное наказание-административное приостановление деятельности фирмы на срок до 90 суток. Основание -статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Гарантии отдельным сотрудникам при направлении в служебные командировки

Пример

Главному технологу ЗАО «Альфа» М.И. Дудниковой предстоит командировка. Сотрудница имеет право отказаться от поездки, поскольку является матерью малолетнего ребенка. Инспектор по кадрам направила М.И. Дудниковой такое уведомление.

Как оформить командировку

Решение о направлении сотрудника в командировку принимает руководитель фирмы. О необходимости командировки он обычно узнает из докладной записки руководителя структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Если директор фирмы ставит на ней положительную резолюцию, для сотрудника готовится соответствующий пакет документов. Командировочные документы оформляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Сначала оформляется служебное задание по форме № 10-а, в котором подробно излагается цель командировки. Его составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, а также подписывает руководитель фирмы.

На основании служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку по унифицированной форме № Т-9. Если в командировку едет сразу несколько сотрудников, используйте списочную форму № Т-9а. Приказ подписывает руководитель фирмы. С этим документом нужно ознакомить сотрудника под расписку.

После издания приказа нужно выписать сотруднику командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. В удостоверении указывается время прибытия сотрудника к месту назначения и время отъезда оттуда. По этим отметкам вы сможете определить фактическое время пребывания в командировке, а бухгалтерия - размеры денежной компенсации (командировочные). Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник.

По возвращении из командировки сотрудник в служебном задании должен заполнить графу «Краткий отчет о выполнении задания» и расписаться под ней. В этой графе можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Руководитель структурного подразделения проверяет отчет сотрудника, делает отметку о том, выполнено ли задание, и ставит свою подпись и дату.

В бухгалтерии сотрудник заполняет авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (форма авансового отчета и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет командировочные расходы , понесенные за период поездки (включая суточные) , и указывает реквизиты оправдательных документов.

Учет командировок ведите в специальных ЖУРНАЛАХ. Формы журналов учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки, вы найдете в приложениях 2 и 3 к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Текст командировочного удостоверения практически совпадает с текстом приказа о направлении в командировку. Можно ли не оформлять оба этих документа, а выбрать один из них?

Вы можете оформить только приказ или только командировочное удостоверение. Например, если сотрудник направляется не в конкретную фирму, а с целью собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, то командировочное удостоверение теряет смысл. Учитывая эту ситуацию, Минфин России выпустил письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158, в котором пояснил, что работодатель может и не оформлять оба документа сразу, а ограничиться одним из них.

Представительствам и филиалам иностранных фирм не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа (письмо Минфина России от 29 июля 2003 г. № 16-00-25/04).

Размеры командировочных расходов

Трудовой кодекс предусматривает для сотрудника, который направляется в командировку, определенные гарантии - сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В настоящее время для командировок по России действуют нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 2 февраля 2002 г. № 729. В коммерческих организациях размер суточных должны быть не ниже установленных этим актом.