Написание текстов делового стиля правильного формата дается далеко не каждому. Главная ловушка, в которую попадают ежедневно тысячи авторов, заключается в совершенно неверной трактовке деловых текстов и неправильном понимании принципов их работы.

Если верить официальным источникам, то:

Текст официально-делового стиля это основное средство коммуникации в деловой, правовой и прочих средах, предусматривающих обмен обезличенной официальной информацией.

Достаточно простое определение, верно?! И все же по какой-то неведомой причине тысячи юристов, экономистов, менеджеров и даже дипломатов ежедневно пытаются добавить в такие тексты один и тот же ошибочный признак. Знаете, какой?

Ошибка современной деловой переписки заключается в том, что люди ее намеренно усложняют. Почему-то принято считать, что чем сложней послание, хитрее терминология и длинней предложения, тем ядреней выйдет материал. Дескать, кашу маслом не испортишь.

В этом материале постараемся рассказать о том, каким должен быть по-настоящему хороший текст делового стиля, какой должна быть его структура, на что следует обратить внимание и каких ошибок не стоит допускать. Обещаем, что после этой заметки вы сможете чуть иначе взглянуть на правила написания деловых текстов.

Требования к деловому тексту и его структуре

Вообще в официально-деловом стиле пишутся многие документы, начиная от конституции и государственных актов, заканчивая объяснительными и увольнительными. Нас, в первую очередь, интересуют тексты для бизнеса и а потому именно на нее будет сделан основной упор.

Тексты делового текста имеет свои отличительные особенности, которыми не обладают другие стили. Вот главные признаки:

Лаконичность . Создание делового текста требует жалости к читателю. Если бюрократы могут позволить себе создавать «шедевры» на много листов, то в деловой среде такое не приветствуется. Поскольку бизнесмены – народ занятой, то и тексты стоит делать такими, чтобы человек мог ознакомиться с ними без корвалола. Только факты, только цифры, только важные детали.

Поймите верно: краткость вовсе не означает умолчание каких-то важных деталей. Все пояснения должны быть даны, а важные моменты – упомянуты. Лаконичность в данном случае – это отказ от словоблудия ради словоблудия.

Четкая структура. Нужно заранее продумать структуру делового письма. Нет ничего хуже, чем текст, в котором смысл постоянно перескакивает с места на место. Рекомендуем выбрать отправную точку, с которой вы и станете развертывать повествование.

Если упоминаете какой-то факт, старайтесь сразу вписать все, что хотите сообщить по этому факту. : нет ничего хуже, чем читать неструктурированную «простыню» текста. Идеально, если в каждом абзаце будет одна законченная мысль. Это существенно упростит чтение.

Отсутствие эмоций. При написании текста делового стиля рекомендуем вспоминать английских лордов, которых не смутишь даже близких взрывом бомбы. Никаких эмоций, только факты с беспристрастным лицом. Впрочем, здесь тоже есть исключения: если вы ведете переписку с приятным вам человеком, но формат делового общения не допускает особых вольностей, можно лишь намекнуть на явную симпатию.

Например, поставить восклицательные знаки в двух предложениях подряд или ввести какое-то слово из литературного стиля. Вроде бы и мелочь, но человек, искушенный в деловой переписке, все отлично поймет.

Простота изложения . Если вы уважаете человека, который будет читать ваш текст, сделайте материал простым. Не упрощенным, а именно простым. Несмотря на то, что правила написания текстов делового стиля позволяет использовать канцеляризмы и специальные термины, не стоит усугублять материал сложными конструкциями. Увы, но зачастую предложения бывают так запутаны и длинны, что в конце уже забываешь начало.

Видите, что предложение выходит слишком сложным? Разбейте его на два или три предложения поменьше. С вас не убудет, а человеку – удобно.

Использование предлогов и сложных союзов . Пожалуй, деловые тексты – единственный формат, где разрешено массовое использование предлогов (на основании, в соответствии и так далее) и союзов (в силу того что, в связи с тем что и так далее). Конечно, через слово ставить их не нужно, но для придания тексту видимости делового послания – очень и очень неплохой прием.

Итак, давайте еще раз повторим основные правила создания делового текста:

Это должен быть четко структурированный материал небольшого размера.

В таком тексте нет места эмоциям и потере логических нитей.

Вы должны стремиться к простоте изложения, отказываясь от сложных предложений.

Ваша цель – донести до человека деловую информацию, но сделать это максимально просто.

Признаки делового текста

Три примера мини-текстов в деловом стиле

Пример первый. Деловое письмо клиенту:

Уважаемый Сергей Сергеевич! В ответ на Ваш запрос об установке новой двери сообщаем, что 25 декабря к Вам выедет представитель нашей компании. Обычно срок установки двери составляет не более одного часа. Надеемся, что Вы будете удовлетворены качеством нашей работы.

Пример второй. Небольшой деловой текст для сотрудников компании:

С 5 декабря 2015 года компания N начинает участие в ежегодном социальном марафоне «Накорми котика». В связи с этим руководство компании рекомендует всем сотрудникам ежедневно приносить на рабочее место по 2 литра молока жирностью не менее 2.5 %.

При обнаружении кота или кошки любого возраста следует незамедлительно поить животное молоком. Сотрудники, напоившие максимальное число животных, будут премированы в конце текущего квартала.

Третий пример. Письмо руководителю:

Я, Иванов Иван Иванович, с 5 декабря до 12 февраля этого года в рамках социального марафона «Накорми котика» напоил молоком 12 котов и 10 кошек. Премиальные, полученные за победу в корпоративном соревновании, я потратил на личные цели.

Поскольку животные привыкли получать от меня молоко, а денег на их последующее кормление я не имею, прошу выделить сумму в 100 000 рублей на покупку молока за счет компании.

Правила написания деловых писем

Если вы еще не знали, деловой стиль разделен на два разных вида:

Официально-деловой стиль.

Обиходно-деловой стиль.

Первый – это ноль эмоций, пиджак на все пуговицы и безликость автора. Второй – более демократичен и эмоционален (если так можно вообще сказать про деловые тексты). Кстати, именно в обиходном стиле и пишется большинство деловых писем. Причем, что интересно, часто развитие деловой переписки происходит следующим образом:

Этап первый. Официально-деловой стиль;

Этап второй. Обиходно-деловой стиль;

Этап третий. Вкрапления элементов неформального общения;

Этап четвертый. Неформальное общение «без галстуков».

Понятно, что если вы в первом же письме напишите незнакомому пока вам человеку что-то вроде «Привет, Коля! Что у тебя там по ценам на комбайны?», то это не будет оценено должным образом. Если же проходить все этапы деловой переписки «по правилам», то со временем формат общения может существенно измениться. Это обычная тенденция.

Мы с вами уже разбирали правила написания деловых текстов, а потому повторяться не будем: письма пишутся так же, как и тексты. Впрочем, существуют еще и некоторые негласные правила переписки, о которых мы пока не говорили. Поскольку знают их не все, о них стоит рассказать отдельно:

Деловое письмо должно содержать тему . Дурной тон – оставлять поле «Тема» пустым.

Не стоит менять тему делового письма или удалять историю переписки без серьезной причины. Да, возможно вы помните все детали общения, но человек по другую сторону почтового ящика может их не помнить.

Нейтральная эмоциональность . Даже если вы на самом деле готовы кинуться на получателя с кувалдой, в деловом письме это никак не должно отслеживаться. Корпоративная культура учит «ставить на место» собеседника более хитрыми приемами: «забыванием» упоминания имени, отказом от восклицательных знаков в начале письма, игнорированием каких-то вопросов и так далее.

Отсутствие смайликов . Никаких смайликов до тех пор, пока формат общения не дошел хотя бы до третьего этапа (элементы неформального общения).

Послать письмо с ошибками – верх невежества.

Объяснение отказа . Достаточно, что банки не объясняют причину отказа при выдаче кредитов. Будьте более дружелюбны: даже если вынуждены отказывать, обязательно смягчите тон письма и объясните причину.

Смотрите сами:

Первый пример делового письма

Здравствуйте! Мы не планируем покупать щебень в этом году. Всего доброго.

Второй пример делового письма

Здравствуйте, Иван! К огромному сожалению, наша компания не планирует закупать дополнительные партии щебня в этом году. Это связано с тем, что мы уже полностью согласовали весь список будущих расходов, и на закупку щебня у компании не осталось средств. Искренне надеемся, что в следующем году мы заранее согласуем с Вами вопрос закупки щебня, чтобы заранее заложить в бюджет нужные средства.

Думаю, вы и сами видите, что первый вариант писал бездушный робот, а второй – человек, который искренне сожалеет. Два письма делового стиля, на одну тему, но они такие разные!

Не нужно начинать издалека. Если у вас есть что сказать, скажите сразу. Когда человек начинает заходить издалека, это больше нервирует.

Это наиболее важные правила написания писем в деловом стиле, которые вам обязательно пригодятся. Главное – помнить, что далеко не всегда от вас ждут какого-то явного официоза. Если вы видите, что человек не прочь перейти на более неформальный уровень общения, смело переходите. Ничего плохого в этом нет.

Вот и все друзья. Все, что мы хотели рассказать о создании текстов в деловом стиле, мы рассказали. Если у вас есть вопросы, замечания или дополнения, не поленитесь написать комментарий. Уверены, это пойдет только на пользу материалу.

В ряду книжных стилей официально-деловой стиль очерчен наиболее четко. Он обслуживает правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т. п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.

Авторы учебника «Культура русской речи» отмечают: «Деловой стиль — это совокупность языковых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности». И далее: «Широта этой сферы позволяет различать по меньшей мере три подстиля (разновидности) делового стиля: 1) собственно официально-деловой (канцелярский); 2) юридический (язык законов и указов); 3) дипломатический» 1 .

Стандартизация деловой речи (прежде всего языка массовой типовой документации) — одна из наиболее приметных черт официально-делового стиля. Процесс стандартизации развивается в основном в двух направлениях: а) широком использовании готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов (например, стандартных синтаксических моделей с отыменными предлогами в целях, в связи с, в соответствии с и т. д., что вполне закономерно, поскольку намного упрощает и облегчает процесс составления типовых текстов деловых бумаг), б) в частой повторяемости одних и тех же слов, форм, оборотов, конструкций, в стремлении к однотипности способов выражения мысли в однотипных ситуациях, в отказе от использования выразительных средств языка.

С процессом стандартизации деловой речи тесно связан и процесс фразеологизации ее. Это можно проследить на примерах употребления в многочисленной документации вербономинантов (глагольно-именных словосочетаний), которые в деловом языке становятся универсальным средством и часто используются вместо параллельных им собственно глагольных форм: оказать помощь (вместо помочь), произвести ремонт (вместо отремонтировать), произвеcmи расследование (вместо расследовать) и т. д. Вербономинанты широко проникают в деловой язык в связи с тем, что в некоторых случаях их использование становится обязательным (по-другому сказать нельзя): допустить брак, совершить преступление, исполнять обязанности, занять должность, возложить ответственность. Их значение может не совпадать со значением параллельных им глаголов: сочетание провести соревнование не тождественно глаголу соревноваться. Вербономинанты не только называют действие, но и выражают определенные дополнительные смысловые оттенки, точно квалифицируют те или иные явления. Например, совершить наезд — терминологическое словосочетание, являющееся официальным наименованием определенного вида дорожных происшествий.

Другими особенностями официально-делового стиля (кроме стандартизации) являются точность, императивность, объективность и документальность, конкретность, официальность, лаконичность.

Языковые средства официально-делового стиля образуют относительно замкнутую систему, основу которой составляют специфические единицы трех уровней: лексического, морфологического и синтаксического.

На лексическом уровне, кроме общеупотребительных и нейтральных слов, можно выделить: а) слова и словосочетания, употребляющиеся преимущественно в официальных документах и закрепляющиеся в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, неисполнение, препроводить, податель, поручитель, охранять права и свободы, обеспечивать равноправие и т. п.); б) термины, профессионализмы и словосочетания терминологического характера, что обусловлено содержанием служебных документов (наиболее частотными являются термины юридические, дипломатические, бухгалтерские: акт, взимание, законодательство, ответчик, отозвать (посла), ратифицировать, заявитель и др.).

Многие из слов с окраской официально-делового стиля образуют антонимические пары: истец — ответчик, демократия — диктатура, наказан — оправдан, отягчающие — смягчающие (обстоятельства) и т. п.

В связи с упорядочением подхода к терминологии стали разграничивать два понятия-термина: «лексика с окраской официально-делового стиля» и «канцеляризмы». Первое название отражает место соответствующих слов в системе общелитературного языка, их функционально-стилевую окраску. Например, лексические единицы получатель (сего) или причитающиеся, неподведомственные, нижеподписавшиеся, возмещение, обжаловать, взыскание, обнаружение, вышестоящие и т. п. в деловых документах следует считать функционально-окрашенными. Второе название, «канцеляризмы», может относиться к этим же лексическим единицам, но только тогда, когда они непреднамеренно употреблены в тексте с другой стилистической окраской, например в публицистическом или разговорном стиле, т. е. в случаях функционально неоправданного перенесения 2 . Например, в стихотворении Н. Кислика читаем: «Я к вам пишу — все к вам. Я службу связи загрузил по горло...». Словосочетание «службу связи» можно отнести к канцеляризмам (правда, выполняющим определенную стилистическую функцию в данном художественном тексте). В лексической системе официально-делового стиля функционируют не канцеляризмы, а слова с окраской официально-делового стиля. Специфической особенностью лексической системы официально-делового стиля является также наличие в ней архаизмов и историзмов, употребляемых часто в номинативной функции (например, в текстах дипломатических документов — уверение в почтении, сей, таковой, оный, Его Величество, Его Превосходительство, господин и др.). В данном стиле полностью отсутствуют жаргонные, просторечные слова, диалектизмы, слова с эмоционально-экспрессивной окраской. Часто употребляются здесь сложносокращенные слона, сокращенные названия различных организаций и учреждений (ЖРЭО, ЖЭС, НИИ, ЦКБ, КТС, КЗоТ, студсовет, профком, цехком и др.).

Примечания:

1. Культура русской речи. М., 1998. С. 216.

2. Причину проникновения элементов официально-делового стиля, например, в повседневный речевой обиход можно объяснить широким массовым овладением этим стилем.

Т.П. Плещенко, Н.В. Федотова, Р.Г. Чечет. Стилистика и культура речи — Мн., 2001г.

В книге подробно описываются сферы и виды делового общения, новые явления в официально-деловом стиле, а также языковые особенности русской деловой речи. Анализируются разновидности письменных деловых текстов личного, служебного и производственного характера и наиболее востребованные жанры устной деловой речи, рассматриваются такие аспекты деловой коммуникации, как этикет, речевой портрет делового человека, язык рекламы, административно-деловой жаргон и т. д. Каждый раздел сопровождается вопросами для самоконтроля и списком рекомендуемой литературы. Для студентов гуманитарных вузов, преподавателей русского языка и культуры профессиональной речи, а также всех читателей, интересующихся современной деловой речью. 2-е издание.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Основы русской деловой речи (Коллектив авторов, 2012) предоставлен нашим книжным партнёром - компанией ЛитРес .

Язык официально-делового общения

§ 1. Официально-деловой стиль в системе книжных стилей: общая характеристика и особенности нового времени

Официально-деловой стиль наряду с научным и публицистическим является одним из важнейших стилей современного русского языка. Официально-деловая речь обеспечивает коммуникацию в официальной сфере между различными организациями и учреждениями, между юридическими и физическими лицами, между государствами и внутри страны. Являясь функциональным стилем, официально-деловая речь обладает рядом специфических лингвистических черт, которые обнаруживаются на всех уровнях языковой системы – лексическом, морфологическом и синтаксическом, имеет специфические текстовые характеристики. Любой носитель русского языка безошибочно квалифицирует данный фрагмент текста как официально-деловой:

В целях снижения вредного воздействия табачного дыма запрещается курение табака на рабочих местах, в городском и пригородном транспорте, на воздушном транспорте, в закрытых спортивных сооружениях, организациях здравоохранения, организациях культуры, на территориях и в помещениях образовательных организаций, в помещениях, занимаемых органами государственной власти, за исключением курения табака в специально отведенных местах для курения табака.

Достаточно определенная выраженность специфических лингвистических черт деловой речи, ограниченность сферы употребления, легкость узнавания лежат в основе пародирования данного стиля, например, сказка «Красная Шапочка» в официально-деловом стиле (фрагмент):

В неизвестном населенном пункте проживала гражданка по кличке Красная Шапочка (настоящее имя не установлено). Такого-то числа такого-то года она вышла из дому. При себе гражданка К. имела сверток, который должна была передать гражданке Бабушке (настоящее имя не установлено) в заранее установленном месте, а именно у вышеупомянутой по месту жительства. Гражданка Бабушка имела приватизированный земельный участок и место проживания недалеко от места жительства гражданки Красной Шапочки, но в силу преклонного возраста не могла самостоятельно вести хозяйство.

Отправляясь в место назначения, гражданка Красная Шапочка должна была пройти через лес – район с повышенной криминогенной обстановкой. В то время как гражданка Красная Шапочка проходила вышеупомянутый участок пути, к ней подошел незнакомый гражданин, который, как выяснилось позже, оказался нигде не работающим гражданином Волком (настоящее имя также не установлено)…

Недостаточное владение деловой речью может приводить к ошибкам, которые напоминают пародии, например:

Возвращаясь из рейса, Коротков задремал, что явилось результатом его столкновения со стоящим недалеко от обочины столбом.

Обвиняемый сознался под тяжестью похищенной улики.

В основе функциональной дифференциации современного русского языка лежат цели общения и сферы деятельности. Сфера (научная, деловая, правовая, общественно-политическая) и цель (убедить, сообщить, регламентировать, воздействовать, доказать) задают и формируют фундаментальные лингвистические особенности функционального стиля. Как уже отмечалось, официально-деловая речь обслуживает достаточно широкую сферу официальных отношений, обеспечивая реализацию правовых, административно-организационных задач. По мнению М. Н. Кожиной, важнейшей целью официально-деловой сферы является выражение воли и речевое воплощение регулировочной функции права. Эти две цели и определяют основные черты официально-делового стиля, такие как: 1) императивность и предписующе-долженствующее значение; 2) точность, не допускающую инотолкований; 3) неличный характер; 4) именной характер речи; 5) стандартизированность; 6) безэмоциональность, нейтральность и безо́бразность.

1.1. Лексические и грамматические особенности официально-делового стиля

Каждый функциональный стиль, включая и официально-деловой, характеризуется собственными специфическими чертами на уровне лексики, морфологии и синтаксиса. Лексический уровень делового стиля образуют: 1) общеупотребительные нейтральные слова русского языка (закон, здоровье, страна, защита, требовать, получить, заниматься и др.); 2) термины и словосочетания терминологического характера (иск, неустойка, правоспособность, дееспособность, кредитор, несостоятельность, попечитель, усыновитель, упущенная выгода, юридическое лицо ); 3) так называемые «канцеляризмы», т. е. слова и словосочетания, свойственные официально-деловому стилю, но и в пределах деловой речи имеющие нежелательный «казенный» оттенок (надлежащий, нижеследующий, уведомить, утратить силу, извещать, по истечении срока, взыскать и т. д.). Лексика официально-делового стиля лишена образности, выразительности и экспрессивности. В деловых документах не используются слова и выражения со сниженной стилистической окраской. В деловой речи встречаются историзмы (Его Величество, Его превосходительство ) и архаизмы, т. е. слова, вышедшие из употребления (сей, таковой, оный, дабы и др.). Вместе с тем следует заметить, что в настоящее время наблюдается тенденция к замене ряда архаичных слов и словосочетаний на современные эквиваленты, например, вместо при сем направляем рекомендуют использовать просто направляем; означенный (вышеозначенный) заменяется на названный, вышепоименованный на указанный (названный) выше; сего года – на этого года, текущего года; настоящим сообщаем – на сообщаем; незамедлительно – на немедленно; уведомлять – на сообщать; на предмет рассмотрения – на для рассмотрения; каковой – на который .

Отличительной чертой деловой речи является частотность употребления вербономинантов, т. е. сочетаний глагола с ослабленным семантическим значением и существительного, например: достигнуть договоренности, вынести порицание, осуществлять выплаты, обеспечить сохранность, взыскать штраф, произвести обыск, наложить арест и т. д. В некоторых случаях сочетания глагола с существительным носят фразеологический характер, т. е. словосочетание нельзя заменить одним глаголом, например, допустить брак, занять должность, возложить контроль – лексическая сочетаемость существительного с глаголом оказывается ограниченной. Частотны также атрибутивные сочетания, которые могут представлять собой как свободные словосочетания, так и фразеологизированные: денежные средства, материальные средства, неправомерное пользование, платежное поручение, непреодолимая сила, исполнительный лист, кассационная жалоба и др.

Для передачи определенной семантической информации используются готовые речевые формулы – клише. Так, например, напоминание может выражаться следующим образом: напоминаем Вам, что… уведомляем Вас о том, что… считаем необходимым еще раз напомнить Вам… ; сообщение – сообщаем, что… извещаем… ставим Вас в известность… доводим до Вашего сведения… ; а отказ – не имеем возможности выполнить… к сожалению, не имеем возможности удовлетворить Вашу просьбу… не можем предоставить Вам… и т. д.

В официально-деловом стиле широко распространены существительные, образованные от глаголов или глагольных словосочетаний и обозначающие людей по определенному действию или отношению к действию: завещатель, рекламодатель, рекламораспространитель, заявитель, доверитель, страхователь, учредитель, даритель и т. д. Названия лиц по профессии, должности и ученому званию сохраняют форму мужского рода, например: секретарь Иванова, преподаватель Треплева, руководитель Зинина, аспирант Брунова, лаборант Корина т. д.

Многие исследователи отмечают именной характер делового языка. Частота употребления существительных значительно превышает частоту употребления глаголов. Особенно характерны для официально-делового стиля отглагольные существительные с суффиксами – ениj-, -аниj- :

Антимонопольный орган… выдает… хозяйствующим субъектам… предписания :

а) о прекращении ограничивающих конкуренцию соглашений …

б) о прекращении злоупотребления хозяйствующим субъектом доминирующим положением…

в) о прекращении нарушения правил недискриминационного доступа к товарам…

д) о недопущении действий, которые могут являться препятствием для возникновения конкуренции и (или) могут привести к ограничению, устранению конкуренции и нарушению антимонопольного законодательства;

е) об устранении последствий нарушения

ж) о восстановлении положения, существовавшего до нарушения антимонопольного законодательства…

з) о заключении договоров, об изменении условий договоров или о расторжении договоров в случае, если при рассмотрении антимонопольным органом дела о нарушении антимонопольного законодательства лицами, права которых нарушены или могут быть нарушены, было заявлено соответствующее ходатайство…

В группе отглагольных существительных можно особо выделить слова, редко встречающиеся в других стилях речи, а именно: существительные с префиксом не-: неисполнение обязанностей, невозвращение средств, неоказание помощи, недопущение воздействия и др. Эта группа терминов чрезвычайно продуктивна, она постоянно пополняется словами, образованными по традиционной модели: не + отглагольное существительное.

А. М. Пешковский писал, что широкое использование отглагольных существительных делает речь «вялой, путаной, мелодически бедной и бесформенной». Однако отглагольные существительные обладают рядом семантико-синтаксических свойств, которые обеспечивают, по мнению Г. О. Винокура, их незаменимость в деловом тексте. Г. О. Винокур отмечает, что способность отглагольных существительных называть не само конкретное действие, а общее представление о нем, утрата грамматических категорий, свойственных глаголу (вида, залога, времени), и создают нужную деловой речи однозначность и одновременно обобщенность смысла, обеспечивают официальную значимость называемого отглагольным именем понятия, возводят его в ранг константных тематических и ситуационных клише делопроизводства.

Широкое использование отглагольных существительных вызывает, в свою очередь, употребление семантически пустых слов, например: по факту пожара, дело осуществления восстановительных работ, в процессе реализации, работа по уборке, в установленном порядке, в форме соглашения, по целевому назначению, в пределах полномочий и т. д.

Официально-деловой текст легко узнается по отыменным предлогам, которые употребляются для выражения различных отношений (цели, условия, образа действия, указания на источник, причины и др.): в целях, на основании, в отношении, в виде, под видом, в соответствии, в случае, в силу, в связи и т. д. Их стилистическая окраска выявляется при сравнении с простыми предлогами или союзами, участвующими в оформлении аналогичных отношений, например:

Поручительство прекращается в случае изменения обязательств по договору займа – если изменяются обязательства.

Постановление суда первой инстанции было отменено судебной коллегией по уголовным делам в связи с ненадлежаще проведенной проверкой приведенных в жалобе доводов – из-за плохо проведенной проверки, так как была плохо проведена проверка…

Пребывание граждан в лесах может быть ограничено в целях обеспечения пожарной безопасности в лесах – для обеспечения… чтобы обеспечить…

В деловом стиле практически не употребляются личные местоимения, поскольку изложение, как правило, ведется не от конкретного лица, а от абстрактного, обобщенного – официального представителя организации, учреждения.

Комиссия в составе… проверила… Настоящее положение устанавливает… Управляющая организация передает… Правительство РФ постановляет …

В то же время существует ряд документов, в которых изложение ведется от первого лица, но без использования местоимения я: прошу, сообщаю, довожу до вашего сведения . Например, указ главы государства может быть передан как личным предложением (от первого лица), так и безличным (инфинитивным) предложением, например:

а) За большой личный вклад в развитие отечественного машиностроения, достигнутые трудовые успехи и многолетнюю добросовестнубю работу наградить:

ОРДЕНОМ «ЗА ЗАСЛУГИ ПЕРЕД ОТЕЧЕСТВОМ» IV СТЕПЕНИ ЯРЫГИНА Владимира Михайловича – токаря-карусельщика открытого акционерного общества «Электростальский завод тяжелого машиностроения», Московская область (Указ Президента РФ № 1458 от 3 ноября 2007 г.).

б) Руководствуясь федеральными законами от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ «Об обороне» и от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», постановляю:

Осуществить с 1 октября по 31 декабря 2007 г. призыв на военную службу граждан Российской Федерации в возрасте от 18 до 27 лет… (Указ Президента РФ от 30 сентября 2007 г.).

Низкая употребительность личных местоимений объясняется также и тем, что в официально-деловом стиле не используется местоименная субституция. Например:

Государственный секретарь Союзного государства в ходе исполнения бюджета Союзного государства по представлению главных распорядителей средств бюджета Союзного государства вправе вносить изменения в сводную бюджетную роспись доходов и расходов бюджета Союзного государства на суммы целевых остатков средств бюджета Союзного государства , направляемых на те же цели дополнительно к ассигнованиям, предусмотренным в бюджете на 2007 год на финансирование программ и подпрограмм Союзного государства.

Отличительной морфологической чертой делового стиля является преобладание инфинитива над другими глагольными формами. По данным М. Н. Кожиной, в официальных текстах инфинитив встречается в пять раз чаще, чем в научных текстах. См. пример:

Функционирование спрягаемых форм глагола также имеет свои особенности. Наиболее часто в деловых текстах используются формы настоящего времени, имеющие значение настоящего предписания или настоящего долженствования. Например:

Если иное не оговорено в Договоре, страховая премия уплачивается единовременно.

Все споры и разногласия… разрешаются на основании настоящих правил и действующего законодательства Российской Федерации.

Форма уплачивается выступает здесь в значении «должна уплачиваться, предписано выплачивать»; разрешаются – в значении «должны разрешаться, необходимо разрешать».

Формы будущего времени, как и формы настоящего, имеют оттенки долженствования, предписания или приобретают условное значение (обычно в сложноподчиненных предложениях). Наиболее типичным значением прошедшего времени в официально-деловых текстах является прошедшее подчеркнутой констатации.

Главы двух государств в откровенной и дружественной атмосфере провели углубленный обмен мнениями и достигли общего понимания по вопросам двусторонних отношений, а также международным и региональным проблемам, представляющим взаим-ный интерес.

Конституционный суд Российской Федерации в составе… заслушав в пленарном заседании заключение судьи А. Я. Сливы… установил …

Исходя из изложенного и руководствуясь пунктом 2 части первой статьи 43 и частью первой статьи 79… Суд определил …

Стремление к объективности изложения обнаруживается в широком распространении в текстах деловой переписки страдательных конструкций, в которых на первый план выдвигается действие, а реальный производитель этого действия не обозначается грамматической формой подлежащего и, таким образом, как бы отодвигается на второй план.

Акт составляется в двух экземплярах. После утверждения акта первый его экземпляр возвращается в таможенный орган, чьи машины обеспечивали мероприятия, и является основанием для издания приказа о списании моторесурсов.

Документы официально-делового стиля обладают высокой информационной избыточностью и контекстуальной обусловленностью, что вызвано прежде всего необходимостью максимально точно, полно и всесторонне представить тот или иной вопрос, не допустить неопределенностей, возможностей различного прочтения и истолкования. Эти причины оказывают влияние на синтаксис деловой речи, который, по мнению многих, отличается тяжеловесностью, громоздкостью, запутанностью. Во многих жанрах официальной речи широко представлены как простые, так и сложные предложения с обособленными причастными и деепричастными оборотами, распространенными членами предложений, с однородными членами, число которых может достигать 15–18 и более. Например:

Работодатель, считающий необходимым в целях осуществления эффективной экономической деятельности организации усовершенствовать ее организационно-штатную структуру путем сокращения численности или штата работников, для получения согласия вышестоящего выборного профсоюзного органа на увольнение работника, являющегося руководителем (его заместителем) выборного профсоюзного коллегиального органа и не освобожденного от основной работы, обязан представить мотивированное доказательство того, что предстоящее увольнение такого работника обусловлено именно указанными целями и не связано с осуществлением им профсоюзной деятельности.

Приведенное выше сложноподчиненное предложение состоит из двух простых предложений и осложнено двумя причастными оборотами, однако оно достаточно трудно для восприятия с точки зрения литературного языка, так как в нем в свернутом виде представлено несколько пропозициональных (смысловых) структур:

Если работодатель хочет уволить руководителя профсоюза или его заместителя и руководитель (заместитель) профсоюзного органа не освобожден от работы, то работодатель должен 1) получить согласие вышестоящего профсоюзного органа и 2) представить доказательства, что:

а) увольнение обусловлено необходимостью усовершенствовать структуру организации;

б) увольнение не связано с профсоюзной деятельностью.

Безусловно, существуют разные формы письменного выражения сложных организационно-производственных ситуаций, в некоторых случаях невозможно избежать усложненного изложения, вводных, описательных конструкций или обособления, но в последнее время в работах и лингвистов, и юристов все чаще встречаются высказывания о необходимости стремиться к простоте, отчетливости, экономичности изложения, выражать мысли короткими фразами, в доступной и ясной форме.

Специфика деловой речи проявляется на текстовом уровне. Как отмечает Б. С. Шварцкопф, текстовые нормы официально-делового стиля проявляются в закономерностях реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы документа, т. е. определяют семантическую и формальную организацию текста и его частей. Текстовые нормы различаются по степени жесткости / гибкости организации. Б. С. Шварцкопф выделяет три типа текстов в зависимости от степени жесткости текстовых норм: образец-матрицу, образец-модель и образец-схему. Наиболее жесткую организацию имеет образец-матрица, который «характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набором содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательностью, (в) их пространственным расположением». Менее жестким является образец-модель. В данном случае фиксированной оказывается форма текста (набор реквизитов и их последовательность), но допускается свобода в способе изложения содержания. Самый гибкий тип текста представлен образцом-схемой, в котором фиксируется только набор реквизитов.

Перечисленные образцы текстов реализуются в типовых текстах – жанрах официально-делового стиля. Примерами текста-матрицы являются различные справки и анкеты, в которых от пишущего требуется минимум усилий при заполнении соответствующих граф или ответов на вопросы. Заявление, жалоба, просьба, различные виды регламентированных писем представляют собой образцы-модели. К образцам-схемам относятся различные виды нерегламентированных писем, содержащих актуальную производственную информацию или отражающих важные аспекты деловых отношений, аналитические, обзорные, информационно-статистические записки, включающие анализ ситуации, комментарий данных, цифровую информацию и т. д. Жанры официально-делового стиля отличаются стандартизированностью и унифицированностью, так как для подавляющего большинства жанров их форма закреплена на законодательном уровне.

Правовые основы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления документированной информации содержатся в Федеральном законе Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». С 1993 г. действует Общероссийский классификатор управленческой документации, включающий общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД). Отдельные законодательные акты Российской Федерации обязывают составлять документы в соответствии с нормами и требованиями утвержденных ГОСТов и других нормативных и методических материалов (см., например, ГОСТ 6.10.5–87. «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»; ГОСТ Р 6.30–2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Требования к текстам управленческой документации, формы их построения и вопросы унификации языковых средств, а также методические рекомендации по оформлению служебных документов изложены в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) (переработаны в 1998 г.). База для создания документов управленческой деятельности содержится в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Вопросами унификации и стандартизации документов на международном уровне занимается Международная организация по стандартизации (ИСО).

1.2. Речевые клише официально-делового стиля речи

О явлении, называемом в лингвистической литературе штампом, клише, стандартом, речевым стереотипом, применительно к официально-деловому стилю следует говорить отдельно. Для этого имеются особые причины, на которых мы остановимся ниже.

Традиционно использование штампов воспринимается как явление отрицательное и расценивается как существенный недостаток речи. К штампам относятся «универсальные» слова, имеющие неопределенное, стертое значение. Ими можно заменить слово с конкретным значением с целью избежать, например, нежелательного уточнения, например: В работе предприятия имели место отдельные недостатки, что позволило некоторым лицам совершать определенные правонарушения . Или: Так или иначе, будем прижиматься к чаяниям человека труда. <…> Мы категорически против того, что продукт жизнедеятельности народов принадлежал узкой банде банкиров (приписывается Виктору Анпилову). Подобные фразы либо не несут смысловой и информационной нагрузки, либо существенно искажают ее.

Другим проявлением «заштампованности» речи является, например, использование слова с реализацией его частотной сочетаемости. Если в речи упоминаются аплодисменты, то непременно бурные, обстановка – теплая, распространение – широкое, впечатление – неизгладимое, момент – текущий, зрелище – захватывающее и т. д. Подобные сочетания слов унифицируют речь, лишают ее своеобразия.

Увлечение штампами и стереотипными выражениями – если это выглядит, например, в беседе с приятелем следующим образом: Мой друг обратился ко мне с просьбой оказать ему помощь, и я согласился ходатайствовать за него перед нашим месткомом – следует расценивать как неумение использовать богатства русского языка, как незнание стилистических различий между языковыми единицами и невладение различными стилями русского языка. Порождаемые этим сочетания стилистически несовместимых слов часто высмеиваются юмористами, как это сделано в пародийном стихотворении М. Исаковского:

В позабытой стороне, в Заболотской волости, ой, понравилась ты мне целиком и полностью. Как пришло – не знаю сам – это увлечение, мы гуляли по лесам местного значения. <…> Лес в туманы был одет от высокой влажности… Вдруг пришел тебе пакет чрезвычайной важности. <…> И с тех пор в моей груди – грусть и огорчение, и не любы мне пути местного значения.

Подобные явления в русском языке были в свое время описаны Корнеем Ивановичем Чуковским, поставившим диагноз «канцелярит», означающий захламление языка бюрократическими штампами, подмену ими оригинальных способов выражения мысли.

Это общее положение не касается, однако, публицистического стиля, одной из характерных черт которого является антиномия «стандарт – выразительность».

Если в таких стилях речи, как научный стиль, разговорная речь, язык художественной литературы, стереотипы и клише нежелательны, поскольку они не просто некрасивы, но засоряют речь, лишают ее индивидуальности и выразительности, то в деловой речи «набившие оскомину штампы», «затасканные выражения» зачастую желательны и просто необходимы.

В определении официально-делового стиля (и его места среди других стилей) акцент делается, как уже было отмечено выше, на наличии стандарта, штампа, шаблона как основной и характерной черте стиля, на некоторой его «тяжеловесности» и отсутствии выразительности и «излишеств».

Понятие стандарта, стандартизированности как имманентной черты официально-делового стиля связано в первую очередь с формой многих документов, оформляющихся по определенному шаблону. «Поскольку в правовых отношениях все регламентировано, а общение осуществляется по определенным стандартам, которые облегчают это общение, постольку речевой стандарт, шаблон оказывается здесь неизбежным, необходимым и даже целесообразным, оправданным». Наличие стандарта, образца в значительной мере облегчает заполнение необходимых формуляров, анкет, бланков и пр. – довольно значительного разнообразия документов, требуемых официальными инстанциями.

Действительно, трудно представить себе вольную форму в стандартном заявлении об отпуске или в докладной записке, не говоря уже об инструкциях, сводах законов и конституции. Не случайно в учреждениях, предназначенных к приему от граждан документов определенного типа, нередко предлагают специальные образцы их заполнения или оформления – анкеты, заявления, доверенности, ходатайства, объяснительные записки, гарантийные письма и пр. – с тем чтобы люди, составляющие их, не отступали от принятых правил, от регламентированной формы, не мучились в поисках типичных для этого стиля слов и устойчивых сочетаний, таких как: вследствие чего, прошу предоставить, в связи с чем, удостоверяю, нанести ущерб, причитающийся мне, несоблюдение, настоящим удостоверяю, установленный порядок, документация, довожу до вашего сведения, возместить убытки и пр.

В текстах особого назначения и формы вряд ли возможны и уместны разного рода вольности и отступления от законов жанра – такие, например, как фраза: «Ждем ответа, как соловей лета» в завершающей части делового письма. Официальная сфера общения, повторяющиеся стандартные ситуации, четко ограниченный тематический круг деловой речи определяют стандартные формы документов – с обязательностью и четким структурно-композиционным расположением частей.

Разговорно-экспрессивные элементы, поэтизмы и другие «иностилевые» выражения в документах, регламентирующих отношения между личностью и обществом, между гражданами и официальными инстанциями, попросту недопустимы. В качестве примера приведем выдержки из весьма серьезного по жанру и назначению юридического документа, из которого следует, что подозрения в краже поросенка некой гражданки оказались беспочвенными: поросенок позарился на росший на другом берегу реки овес и попытался добраться до него вплавь.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об отказе в возбуждении уголовного дела

Я, участковый инспектор Усть-Ишимского РОВД УВД Омской области, капитан милиции Мителев, рассмотрев заявление гр. Погребковской, которая проживает в пос. Малая Бича по ул. Колхозная,

УСТАНОВИЛ

17 сентября 1979 года 1 поросенок в возрасте 3 месяцев по кличке Боря не вернулся вместе с остальными поросятами. Отбившись от основного стада, поросенок Боря пасся один вдоль берега р. Ягодка. <…> Борю течением вынесло в реку Иртыш, где неразумное животное продолжало плыть против течения, надеясь, что выплывет, но не рассчитало свои силы и возможности. Стадо поросят видело, как Боря погибает, но оказать действенную помощь не смогло и, громко визжа, бегало вдоль берега, пытаясь таким образом привлечь внимание людей. Поросенок Боря длительное время барахтался в воде, при этом оглашая громким визгом окрестности поселка Малая Бича, и, после того как изнемог, покорился участи и тихо утонул.

Данную смерть поросенка Бори видели колхозники, которые убирали урожай, о чем подтверждают в своих показаниях <…>

Руководствуясь ст. 113 УПК и ст. 5 п. 1 УПК,

ПОСТАНОВИЛ

В возбуждении уголовного дела по факту кражи поросенка Бори у гр. Погребковской отказать.

Участковый инспектор, капитан милиции Мителев.

Как видим, документ, не выдерживающий стилистического однообразия, ничего, кроме смеха, не вызывает и вряд ли воспринимается как серьезный и соответствующий типам документов данного образца. Суть описанного инцидента постигается гораздо легче при написании документа стандартным канцелярским языком. «Канцеляризмы можно рассматривать как результат лингвистического „сохранения энергии“» – с помощью штампов и шаблонов писать и говорить намного легче и быстрее, чем использовать яркие, выразительные, художественные речевые и языковые средства.

И наоборот, неоправданное увлечение формой, предназначенной лишь для определенного типа текстов, и соответствующей лексикой и синтаксисом способно вызвать недоумение, стать объектом иронии и восприниматься как пародия. Именно так может быть воспринят сжатый и стилизованный под деловую речь текст, передающий содержание романа в стихах «Евгений Онегин». Приведем пример:

<…> Вследствие удаленности поместья, принадлежащего семье Лариных, от Петербурга и дефицита лиц мужского пола, а также по причине недостаточности жизненного опыта, воспитания согласно романтическим представлениям и содержания французских романов, гр. Т. Ларина влюбилась в меня, о чем я был извещен в письменной форме.

Во избежание недопонимания и категорически отвергая возможность адекватного ответа на упомянутое чувство и образования совместного предприятия, именуемого семьей, я счел необходимым поставить гр. Ларину об этом в известность. В ходе состоявшихся между нами непродолжительных переговоров чувство, испытываемое мной в отношении гр. Лариной, было квалифицировано как «любовь брата», что исключало развитие дальнейших отношений. <…> (Е. Онегин).

Тексты, принадлежащие сфере обиходно-разговорной речи, но грамматически и лексически оформленные по правилам официально-деловой речи, воспринимаются как некорректные. (Ср. ставший уже классическим пример предложения руки и сердца в такой лексической форме, как: «Пора поставить на повестку дня вопрос о заключении брака между нами».)

Стандарт в официально-деловом стиле связан не только с формой. Стандартизированность рассматривается здесь и как понятие лексического плана, которое, в свою очередь, во многом определяется формой конкретного документа – например, композицией процессуального акта и структурой документа (протокола, постановления, приговора, ордера или рекламации, заказа, договора, заявления, выговора, приказа и т. д.). Характеристика лексического уровня в учебниках и пособиях, освещающих особенности официально-делового стиля речи, обязательно включает указание на такую его особенность, как наличие типичных фраз – своего рода маркеров этого стиля. Обилие в официально-деловых текстах разного рода устойчивых оборотов и формулировок, не допускающих варьирования, А. Ф. Журавлев относит к числу собственных признаков стиля. В соответствии с тенденцией к максимальной мотивированности номинаций официально-деловая речь обнаруживает, по его мнению, «страстную приверженность» к неидиоматическим словосочетаниям. Неоднословная номинация принадлежит «к самым нагруженным в официальном стиле способам наименования».

Лексическая сочетаемость во всех типа деловых документов предельно стандартизована. Например, практически исключается произвольность в выборе соответствующего глагола-сопроводителя в сочетаниях типа контроль возлагается, цена устанавливается, задолженность погашается, вопрос поднимается, скидки предоставляются, договоренность достигается, оплата производится и т. д. Не случайно знание стилистики и принятых шаблонов и штампов официально-деловой и юридической документации считается необходимой составляющей профессиональных качеств сотрудника, претендующего на работу, связанную с делопроизводством.

Однако и здесь есть свои ограничения на использование штампов, стандартов и клише. Так, в существующем в сфере делопроизводства специальном циркуляре, в котором излагаются основные правила составления и оформления исходящих документов, в частности, предписывается стремиться к простоте, лаконичности, ясности, точности; избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов; не употреблять эпитетов, гипербол, метафор; не использовать устаревших слов и выражений (архаизмов), например таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный . Более того, авторы правил предупреждают об опасности увлечения канцеляризмами – такими фразами, как В части удовлетворения запросов… Имеет место рост производительности труда и т. д., делающими речь казенной и невыразительной. Тем не менее в целом канцеляризмы – входящие и исходящие (бумаги, номера документов), исполнение решения возложить, оказать содействие, проработать вопрос, осуществить платеж, задействовать (ресурс, людей, ведомства), в соответствии с решением, согласно постановлению – закономерное языковое явление, они облегчают составление и прохождение бумаг «по инстанциям».

Характерными для деловой речи признаются устойчивые словосочетания в основном терминированного характера, отнюдь не отличающиеся эмоциональностью и экспрессивностью, в целом присущие русской фразеологии и активно реализуемые в других сферах общения. Например: наложить штраф, объявить благодарность, призвать к ответу, стабилизационный фонд, выдвинуть аргумент, нести ответственность, в установленном порядке, наложенным платежом, с объявленной ценностью, социальная защита, уведомление о вручении, в дружественной обстановке и т. д. Или относящиеся к юридической сфере: высшая мера наказания, подсудное дело, взыскание морального вреда, колония строгого режима, наказуемость деяния, правоохранительные органы, лишение свободы, кассационная жалоба, подписка о невыезде, судебная практика, вменить в вину и пр.

Среди них особенно выделяются выражения, обозначающие процессуальные или профессиональные действия. Подобные речевые клише можно обнаружить в любом из подстилей:

– законодательном (предъявить иск, вынести приговор, признать виновным, наложить арест, отбывать срок, избрать мерой пресечения, признать потерпевшим );

– административно-канцелярском (взимать налог, взыскать задолженность, произвести выемку, возложить контроль, возместить ущерб, погасить ссуду );

– дипломатическом (наложить вето, соблюдать права человека, достичь договоренности, урегулировать конфликт, довести до сведения, выразить протест, ущемлять интересы ), хотя в последнем речевые клише смыкаются с публицистическими. «Традиционный дипломатический язык <…> отработан, достаточно гибок, и накоплено множество готовых формул, жонглируя которыми дипломаты реально добиваются каких-то решений, хотя для непосвященного этот язык – объект для критики. Однако этот язык функционален».

Итак, штампы следует оценивать как негативное явление, в то время как клише помогают при составлении документа, облегчают поиск нужных слов и понимание текста читающим.

Широкое понимание клише неизбежно подводит нас к проблеме выразительности речи, поскольку в понятие «устойчивые выражения» входят в том числе фразеологизмы, пословицы, крылатые слова – обороты, не создаваемые в речи, а используемые в готовом виде. Они призваны служить созданию образности и своеобразия речи, повышению ее экспрессивности. Такие единицы, как: брать быка за рога, прописать ижицу, а воз и ныне там, закатать рукава, и концы в воду, таможня дает добро, держать на голодном пайке, новая метла чисто метет, ничтоже сумняшеся и др., вряд ли встретятся нам в текстах юридического, канцелярского, дипломатического подстилей в их письменной реализации.

Деловой текст в целом отличают максимально строгий и сдержанный характер изложения и тенденция к использованию стилистически нейтральных и/или книжных элементов. Считается, что официально-деловой стиль, характеризуемый официальностью, высокой регламентированностью и безличностью, практически исключает использование экспрессивно и эмоционально-окрашенных, образных и оценочных средств, стилистических приемов. Безэмоциональность является одним из важнейших экстралингвистических параметров текстов служебных документов. При определении официально-делового стиля во внимание, как правило, не принимаются такие речевые акты, как «поединки» обвинения и защиты на судебных заседаниях, когда в задачи выступающего входит не просто изложение фактов, но привлечение внимания слушающих, воздействие на них в целях убеждения, возбуждения в них сочувствия, понимания и пр. Речевые задачи говорящего определяют и использование выразительных средств – сравнений, фразеологизмов, паремий, афоризмов.

Таким образом, эта категория языковых единиц по-разному представлена в текстах, относящихся к устной и письменной деловой речи. В устной деловой речи, отличающейся меньшей степенью стандартизированности, использование выразительных средств языка менее регламентированно и более вероятно.

Если в письменной деловой речи разговорная лексика, проявления экспрессии неуместны и воспринимаются как стилистические погрешности, поскольку не соответствуют канону и нарушают требования официальности и безэмоциональности, то в устной деловой речи разговорная лексика часто выступает в функции повышения экспрессивности, интимизирует общение, используется как средство воздействия на собеседника.

Сравнивая лексические нормы устной и письменной деловой речи, М. В. Колтунова приводит примеры расхождений между ними в использовании номенклатурных знаков и различных наименований. Так, в устную деловую речь, по ее мнению, активно проникают профессионализмы, часто имеющие в письменной речи иное терминологическое соответствие: зарядить цену вместо назначить цену, черный нал вместо неучтенные деньги, уходит с колес вместо продается без посредников и пр.

Устная речь имеет и свой арсенал устойчивых выражений и прецедентных текстов, которые ассоциируются с устностью, разговорностью: в двух словах, сводить концы с концами, завязать отношения, пустить пыль в глаза, остаться при своих интересах, ударить по рукам, короче говоря и др. Многие из приведенных выражений отмечены экспрессивностью.

Помимо фразеологизмов в устной деловой речи используются и профессиональные идиомы: разнести по ведомостям, поднять отчетность, снять с баланса, наработать связи, выйти на потребителя, запустить в работу, расписать сумму и т. д.

В устную деловую речь проникают разговорные выражения и эмоционально окрашенная лексика: аховые цены, пиковая ситуация, море товаров, смешные деньги, пустяковое дело и пр.

Хотя, конечно, как указывает М. В. Колтунова, следует учитывать и особенности ситуации, в которых реализуется устная деловая речь: строго официальной, официальной и неофициальной.

Сопоставление письменной и устной разновидностей делового стиля показывает их принципиальное различие. Невозможность существования коррелятивной устной формы официально-делового стиля заложена в коммуникативной специфике делового текста документа как письменного акта, имеющего официальную силу. Это указывает на необходимость отнесения официально-делового стиля к письменной форме осуществления языка.

Документ – это текст, управляющий действиями людей, и для выполнения этой функции он должен обладать официальной силой, а это свойство может быть обеспечено лишь фактурой письменной речи, где письменное слово «зафиксировано». Устное же слово не обладает пространственно-временной константностью. Эта фиксация проявляется в документе как требование точности толкования слова, что квалифицируется как доминанта делового стиля. Такому требованию может отвечать только подготовленная, отредактированная и, следовательно, письменная речь. Устный текст по такой доминанте строиться не может. Таким образом, преимущественной формой делового стиля является письменная форма речи.

За устной диалогической речью закрепляется особый статус: она не может представлять деловой стиль даже в условиях официальности и при официальных отношениях. Устная деловая диалогическая речь не может быть отнесена к официально-деловому стилю, поскольку она иная по своей природе (по признакам непосредственность / опосредованность, подготовленность / спонтанность, персональная адресованность). Это проявляется в отличных от письменной речи показателях частотности используемых языковых единиц и морфологических категорий, а также в иной структуре синтаксических единиц и текстовой организации. Спонтанная диалогическая речь демонстрирует процесс обдумывания, уточнения или изменения речевого замысла, а эти особенности роднят устную деловую диалогическую речь с разговорно-бытовой речью. Однако и к разговорному стилю она также отнесена быть не может, «поскольку устная деловая диалогическая речь испытывает влияние готовых письменных деловых тестов <…> и поскольку в условиях официальности общения „не работает“ доминанта разговорного стиля, что выражается в ином принципе текстовой организации».

Сопоставляя устную и письменную формы профессиональной речи, Т. Г. Винокур делает интересный вывод о том, что в профессиональной устной речи сталкиваются две тенденции: тяготение к социальному стереотипу речи («говорю, как принято говорить на эту тему с этой целью») и, наоборот, стремление преодолеть это ограничение («не так, как принято, а по-своему»). Исходя из этого, специальная устная профессиональная речь, по мнению ученого, совмещает разностилевые элементы, среди которых могут быть и различного рода устойчивые выражения – как образно-экспрессивные, так и терминологические.

Сам факт выделения в деловом общении убеждающего, экспрессивного и суггестивного видов общения говорит в пользу возможности использования фразеологизмов и других устойчивых оборотов, поскольку целями общения в указанных условиях являются: сформировать определенный психоэмоциональный настрой у собеседника, передать переживания, чувства, убедить в правомерности стратегий взаимодействия, сделать своими единомышленниками, вызвать у собеседника определенные чувства, оказать внушающее воздействие на делового партнера для изменения мотивации, ценностных ориентиров и т. д.

Дружеские отношения между деловыми партнерами также «снижают планку» строгости в отношении отбора лексико-фразеологических средств, хотя и не отменяют преобладания средств, соответствующих этому стилю и безошибочно выдающих в нем принадлежность к сфере деловой коммуникации.

1.3. Внутристилевая и жанровая дифференциация официально-делового стиля

Официально-деловой стиль, обслуживая широкую сферу производственных, правовых, дипломатических отношений, внутренне не является однородным. Широта использования и степень неоднородности определяют внутреннюю дифференцированность стиля. По мнению некоторых исследователей, количество подстилей в официально-деловой речи трудно определить, трудно даже провести условные границы между ними. И тем не менее в литературе практически общепризнанным является выделение: 1) собственно официально-делового стиля, 2) юридического и 3) дипломатического подстилей. Следует заметить, что терминология для обозначения подстилей также является неустоявшейся, так, собственно официально-деловой стиль называют канцелярским или обиходно-деловым, юридический – документальным, законодательным. Так как деление на подстили определяется сферой функционирования, то естественно, что главными отличительными признаками будут лексический (терминологический) и жанровый, т. е. каждой разновидности свойственна своя специальная терминология и каждый подстиль характеризуется своим набором типовых текстов.

Ядро официально-делового стиля образуют документы, т. е. деловые бумаги, составленные в соответствии с утвержденными нормативами и правилами и имеющие юридическую силу. Существующая документация весьма разнообразна и может быть разделена на типы и виды (или жанры) в зависимости от функции, содержания, назначения, формы отправления, степени доступности. Так, выделяют внутреннюю и внешнюю деловую переписку, организационно-правовую, плановую, распорядительную, информационно-справочную, отчетную, финансовую, договорную и другую документацию. В свою очередь, названные типы документов классифицируются по различным функциональным или целевым признакам на более мелкие виды, например, официально-деловая переписка делится на коммерческую и деловую, т. е. посредством деловой переписки решаются экономические, финансовые, правовые вопросы, а посредством коммерческой – оформляются коммерческие сделки. По функциональному признаку письма делятся на запросы, предложения (оферты), претензии (рекламации), извещения, подтверждения, напоминания и т. д. Правила составления деловых бумаг достаточно полно излагаются в ряде методических и практических пособий, а наиболее частотные типовые тексты документов будут рассмотрены ниже. Язык организационно-распорядительной документации наиболее полно и последовательно представляет черты официально-делового стиля: стандартизированность и унификацию, безличность и официальность, отсутствие оценки и экспрессии, коммуникативную точность и лексическую ограниченность.

Юридический, или законодательный, подстиль представляет прежде всего язык закона и реализуется в текстах кодексов, законов, постановлений, уставов, нормативно-правовых актов, ярким примером законодательного подстиля является текст Конституции.

Для данного подстиля характерна своя профессиональная юридическая терминология: квалифицированное большинство, вердикт, доверительная собственность, мажоритарная избирательная система, возместить ущерб, вменить в вину и др.

Законодательный подстиль характеризуется прежде всего точностью, стандартностью изложения, обобщенностью выражения, полным отсутствием индивидуализации, так как язык закона – это язык государственной власти, закон обращен не к конкретному человеку, а ко всем людям или группам людей. Однако эти характеристики справедливы лишь для определенной группы документов, в первую очередь кодексов. В то же время существует ряд документов, например постановления о производстве следственных действий, протоколы о ходе и результатах их проведения, служебные письма следователя, содержащие требования о предоставлении ему предметов или документов, и протоколы о приобщении их к делу и др., язык которых отличается от языка кодексов и постановлений, так как должен фиксировать реальные ситуации жизни и речь их участников. Безусловно, данные документы оформляются в соответствии с рекомендациями о правильном применении письменной речи, которые можно найти в периодически издаваемых образцах процессуальных документов следователей, т. е. письменная речь следователя должна отвечать требованиям процессуальных норм. Соответствие текста документа процессуальному закону проявляется в правильном наименовании документа, употреблении формулировок, юридических терминов и понятий в том значении, которое предписано законом. Не отвечают требованию законности документы, которым следователь дает произвольные наименования, необходимо точно переносить соответствующие формулировки закона в протокол, постановление, требование. Согласно требованиям ст. 474 УПК РФ, процессуальные действия и решения оформляются на бланках процессуальных документов, предусмотренных главой 57 Кодекса, но при наличии расхождений между требованиями конкретных статей УПК и бланками следователю необходимо самостоятельно дополнительно вносить эти требования в бланки. Вместе с тем при составлении, например, постановления о производстве обыска могут быть процитированы неожиданные для обыскиваемого показания его соучастника или свидетеля, содержащие экспрессивную лексику. Это может придать документу большую убедительность, что в свою очередь повышает вероятность добровольной выдачи искомых предметов и документов. Интересно отметить, что подавляющее большинство из 150 опрошенных следователей высказались за умеренную фиксацию жаргонных слов и выражений, отражающих существенные обстоятельства дела.

Особый подстиль уже в рамках языка закона образует язык судопроизводства, который находит речевое воплощение в исковых заявлениях, ходатайствах, выступлениях сторон, судебных актах. Представители судебных органов отмечают важность соблюдения таких качеств, как уместность, логичность, правильность, экономичность при составлении судебных актов, выступают за ясность и четкость формулировок, призывают избегать усложненных синтаксических конструкций, неумелое использование которых, как правило, и приводит к непониманию или недопониманию важных документов и, соответственно, к серьезным ошибкам.

Сфера функционирования дипломатического подстиля – дипломатия и международные отношения. Составление дипломатических документов является одним из важнейших направлений деятельности Министерства иностранных дел, а соответствие документов международным стандартам и этикету контролируется протокольной службой. В дипломатической практике традиционно выделяются следующие виды документов: личные ноты, вербальные ноты, памятные записки, меморандумы, частные письма полуофициального характера.

Личная нота направляется по важным вопросам или содержит информацию о каком-либо значительном событии. Личная нота начинается с обращения (например: Уважаемый господин Посол ) и обязательно заканчивается словами, «свидетельствующими уважение» (например: С искренним уважением… ). Нота составляется в первом лице от имени, подписывающего ноту. Заключительные формулы вежливости, выражающие уважение, называются на языке дипломатов комплиментами. Тональность комплимента может быть разной (с уважением – с глубоким уважением – прошу… принять уверения в моем весьма высоком уважении ), соответственно комплимент по-разному прочитывается и интерпретируется получающей стороной. Форма обращения также зависит от конкретного случая и местной практики, например, к министру и послу принято обращаться господин Министр, господин Посол или Ваше Превосходительство , а к посланнику – господин Посланник или господин Министр .

Наиболее распространенным документом международной переписки считаются вербальные ноты, которые используются для рассмотрения широкого круга политических, экономических и научно-технических проблем. Нотами запрашиваются визы, сообщается о происшествиях с участием сотрудников посольств, доводится до посольств информация представительского характера. Текст вербальных нот составляется от третьего лица (например: Министерство иностранных дел… свидетельствует свое уважение… ). Вербальные ноты начинаются и заканчиваются комплиментами. Не употребляется комплимент в тех случаях, когда сообщается об объявлении траура, выражается соболезнование или по какой-либо другой причине страны не используют комплименты в своей переписке, т. е. характер комплимента основывается на принципе взаимности.

Ряд дипломатических документов не содержит комплиментов – это памятные записки и меморандумы. Памятная записка обычно вручается с целью усилить значение или подчеркнуть важность устного заявления. Составляется памятная записка в безличной форме (возбуждается просьба, приходится констатировать, сообщается и др.). Меморандум представляет собой документ, в котором дается анализ той или иной проблемы, излагается аргументация в защиту своей позиции. Меморандум может или быть приложением к ноте, или представлять собой самостоятельный документ, который передается лично или отправляется с курьером.

Особую группу документов образуют декларации, послания, заявления глав государств, правительств, министров иностранных дел, законодательных органов государств по вопросам международных отношений. В отличие от рассмотренных выше традиционных дипломатических документов (нот, меморандумов, памятных записок) послания, декларации, заявления не имеют строгой формы. Но так как все документы дипломатической переписки являются официальными, большое значение имеет правильный выбор жанра документа: он должен соответствовать данному конкретному случаю, учитывать традиции страны пребывания, принимать во внимание особенности адресата и возможные реакции с его стороны.

Язык дипломатии составляет нейтральная лексика русского литературного языка, которая в определенных значениях употребляется в качестве термина: протокол (совокупность общепризнанных правил международного общения), сторона (определенное государство и его правительство, участвующее в переговорах). Употребляются также слова, имеющие стилистическую помету книжное, высокое , придающие документам торжественность, например: визит вежливости, сопровождающие лица, почтение, принять уверение и т. п.

В языке дипломатии широко используется терминология международного права, главным образом латинского и французского происхождения (реституция, коллизия, конвенция, пакт, паритет, меморандум, атташе, демарш, агреман, дезавуировать ), так как в Средние века в Западной Европе дипломатическим языком был латинский, а позднее, в XVIII–XIX вв., – французский. Иногда в дипломатических текстах латинские термины и выражения употребляются в латинском написании: persona поп grata, status quo, право veto и т. д.

Интересно отметить, как используется в дипломатической практике такой вид документа, как визитная карточка. В дипломатии визитная карточка применяется не только для представления ее владельца. Карточкой можно поздравить с праздником, выразить соболезнование, передать благодарность и т. д. Определены следующие сокращения, которые пишутся в левом нижнем углу визитной карточки и выражают то или иное отношение владельца карточки к лицу, которому она адресована:

p. f. – поздравление (pour feliciter);

p. r. – выражение благодарности (pour remercier);

p. c. – выражение соболезнования (pour condoleance);

p. f. N. A. – поздравление с Новым годом (pour feliciter Nouvel An);

p. p. – заочное представление вновь прибывшего лица вместо личного визита.

Язык дипломатии прост, лаконичен, ясен, но в то же время в отличие от собственно официально-делового стиля (или канцелярского) в дипломатических текстах можно встретить оценочные и метафорические выражения, например: холодная война, добрая воля, новое мышление, дух Женевы, политическая кухня и т. д. «В дипломатических документах не должны допускаться неточности, искажение фактов, их преуменьшение или преувеличение. Подобная неряшливость делает документ уязвимым, так как под сомнение будет поставлено его содержание… Слово должно быть абсолютно аутентичным вкладываемому в него понятию… Однако к месту примененный художественный образ может усилить выразительность документа».

Для синтаксиса дипломатических документов характерно употребление условно-уступительных предложений, гибких формулировок, что соответствует требованиям дипломатического этикета, дипломатического такта. Повелительное наклонение и, соответственно, императивные предложения (приказ, повеление) употребляются в дипломатическом подстиле в исключительных случаях – в нотах протеста, в ультиматумах.

Дипломатическая практика постоянно развивается, отходя от сложившихся форм. В последнее время получила широкое распространение практика обмена личными посланиями между главами государств, правительств, министрами иностранных дел. В целом дипломатический язык наиболее «открытый» из всех подстилей деловой речи, он ближе других разновидностей официально-делового стиля соприкасается с политикой и публицистикой, и это оказывает влияние на его языковое и стилистическое своеобразие.

1.4. Новые явления в официально-деловом стиле

Официально-деловой стиль традиционно считается наиболее консервативным функциональным стилем русского языка, но тем не менее и он претерпевает изменения, которые неизбежно происходят в языке. Как уже отмечалось, свойства любого функционального стиля детерминированы экстралингвистическими факторами, и прежде всего сферой применения и целями использования. Расширение международных контактов России, глобализация, постепенная интеграция России в мировое экономическое пространство, развитие информационных технологий и повсеместное внедрение компьютеров оказывают влияние на деловой язык, на лексику и синтаксис служебных документов, на их графическое оформление, композиционную организацию, на появление новых видов деловых бумаг и новых реквизитов. В настоящее время уже обычными кажутся такие реквизиты, как ИНН, e-mail, веб-сайт , в графическом оформлении находят широкое применение разные виды шрифта, подчеркивание, нетрадиционная рубрикация, различные символы, отступы.

Изменения, наблюдаемые в деловых текстах, вызывают закономерный интерес как у лингвистов, так и у специалистов-документоведов, занимающихся проблемами стандартизации и унификации служебной документации. Тщательный анализ основных тенденций развития делового стиля представлен в работах С. Э. Ульянцевой. Она проводит сопоставление новых видов документов с традиционными, обнаруживая сходства и различия, обусловленные временем; показывает влияние англоязычной традиции на стиль современного делопроизводства, дает характеристику электронным формам документации. Среди новых видов документов наибольшее распространение получили рекламное письмо, резюме, письмо о найме, кодекс корпоративной этики . Их особенности отчетливо выявляются при сравнении с аналогичными по функции традиционными жанрами, например: резюме – автобиография, рекламное письмо – информационное письмо, кодекс корпоративной этики – правила трудового распорядка.

Появление новых видов документов объясняется актуальными потребностями современной деловой коммуникации, выходящими за рамки жестко регламентированных, обезличенных документов, в которых она реализуется. «Так, например, переход от системы распределения товаров и услуг к их продаже в условиях рыночной экономики вызвал необходимость в формировании механизмов агитации в деловой сфере и ее документированного выражения. Агитация может быть направлена на продвижение конкретного товара или услуги, на продвижение специалиста на рынке труда, на формирование образа организации или компании в целом. На уровне текста агитация реализуется путем использования таких важных коммуникативных качеств речи, как выразительность, эмоциональность, ранее не проявлявшихся в управленческой документации». Например, в кодексе корпоративной этики, новом документе, который отчасти заменил бывшие правила трудового распорядка, отсутствуют характерные для лексики официально-делового стиля канцеляризмы, клишированные конструкции, вместо этого используются экспрессивные выражения, характерные для публицистики: способность жертвовать сиюминутными интересами, эксклюзивность услуг, максимум прибыли при минимуме затрат, безупречная деловая репутация и др.

Интересно отметить, что элементы пафосности и публицистичности были характерны и для первых документов советской власти. Например, К. А. Логинова приводит примеры из «Устава внутренней службы РККА»: суровая рука революционного закона, как зеницу ока беречь и охранять народное имущество, не щадить… ни жизни своей .

Отдельный класс деловых бумаг образуют электронные документы: официальные интернет-сайты органов управления, государственных и коммерческих организаций, содержащие управленческую документацию в электронной форме, и электронная переписка. Интернет предоставляет практически неограниченные возможности для работы с информацией, благодаря чему повышается качество и эффективность делового общения.

Развитию электронных форм коммуникации в России уделяется большое внимание, в частности были приняты целевые программы «Электронная Россия (2002–2010 годы)» и «Электронная Москва». Правовой основой для функционирования электронных документов служат федеральные законы «Об электронной цифровой подписи» и «О связи».

Выделяются две группы электронных документов в зависимости от их происхождения: первая – документы, представляющие традиционную форму делового общения (например, документы, внесенные в электронные базы данных), и вторая – документы, появление и функционирование которых обусловлено спецификой электронной коммуникации (официальные интернет-сайты органов управления, государственных и коммерческих организаций и электронная переписка).

В документах первой группы не обнаруживается языковых изменений, однако при переводе их в электронный вид отмечаются формальные нарушения. Вторая группа документов формируется под влиянием технических особенностей представления информации в сети Интернет, которые определяет их свойства. Документ отличается высокой логической структурированностью в представлении информации, что достигается четким делением содержания сайта на разделы. Каждый раздел легко доступен, содержит только необходимую информацию и в свою очередь может делиться на подразделы.

В настоящее время электронная переписка рассматривается как достаточно перспективное направление в развитии делопроизводства, в то же время отмечается отсутствие правил и нормативов, регламентирующих этот процесс. Анализ электронной переписки показывает, что электронный текст для составителя письма отождествляется в первую очередь с устной речью: электронное письмо, как правило, не регистрируется и не имеет правового характера. С. Э. Ульянцева отмечает, например, такие выражения в электронных письмах: это полный бред; пусть те, кто их (вопросы) задают, внимательно читают приказы, тогда не будет вопросов; вопрос считать исчерпанным; вот и надо было платить и т. д. Совершенно ясно, что подобные выражения абсолютно недопустимы в традиционных деловых письмах. Очевидное проявление эмоционального состояния пишущего объясняется неопределенным статусом электронной переписки, отсутствием ее регламентации. Кроме того, в электронных письмах-ответах допускается полное цитирование или повторение фрагментов письма отправителя, что также расценивается как нарушение этикета в традиционной переписке.

Особенности языка электронных документов проявляются не только на текстовом, но и на лексическом уровне. Лексика официально-делового стиля, функционирующего в электронной среде, характеризуется активным заимствованием англоязычной компьютерной и телекоммуникационной терминологии. Наиболее часто встречается калькирование. Одновременно с калькированием развиваются новые значения у исконно русских слов, что приводит в некоторых случаях к синонимии терминов. В ходе исследования выявлено большое количество синонимичных терминов, свидетельствующих о развитии, становлении терминологической системы языка электронных средств коммуникации. Активное распространение электронных средств коммуникации приводит к появлению новых словосочетаний, образованных за счет расширения сочетаемости некоторых слов. Одним из источников пополнения словаря языка средств электронной коммуникации является словообразование.

Еще одна особенность современной деловой коммуникации связана с появлением гипертекста – нового способа текстовой организации. Преимущество гипертекста состоит в том, что совокупность связанных по смыслу текстов находится в зоне непосредственной досягаемости пользователя информации, что достигается ступенчатым развертыванием информации, переходом от одного тематического фрагмента к другому по выбору получателя информации.

Безусловно, огромное влияние на официально-деловой стиль русского языка оказывает английская деловая традиция, так как ведущим языком делового общения в международных и транснациональных компаниях является английский язык. Основная часть документации в таких компаниях составляется на английском языке, хотя в последние годы все большее распространение получают двуязычные документы. Характерной чертой такого рода документов является буквальный перевод в целях мак-симальной точности, неуместное использование заимствованных слов, причем часто с ошибками в русской транскрипции, перенос английской пунктуации в русские предложения, употребление в одном и том же тексте иностранных названий то в русской транскрипции, то в оригинале. Несмотря на то что ввод новых норм часто рассматривается как неправомерный, на практике он используется довольно часто.

Таким образом, можно говорить о том, что изменения в общественно-политической и экономической жизни обусловили изменения в официально-деловом стиле. Это нашло выражение как в появлении совершенно новых видов документов – электронных, так и в замене традиционных жанров современными (автобиография – резюме, информационное письмо – рекламное письмо, правила трудового распорядка – кодекс корпоративной этики). Новые виды документов имеют свои языковые особенности, контрастирующие с общепринятыми нормами официально-делового стиля, в частности в электронной переписке, в рекламных письмах используются средства языковой изобразительности, употребляются выражения, свойственные разговорной речи, широко применяются заимствования, происходит формирование новых терминосистем. В целом, изменения в официально-деловом языке современной России связаны с общей тенденцией взаимопроникновения и взаимовлияния стилей, которая характерна для данного периода развития языка, особенно ярко данная тенденция выражена в устном профессионально-деловом общении.

Вопросы и задание для самоконтроля

1. Что лежит в основе функциональной дифференциации современного литературного языка?

2. Назовите основные черты официально-делового стиля речи.

3. Каковы основные лексические особенности деловой речи? Чем объясняется преимущественно именной характер официально-делового стиля?

4. Чем отличается грамматический строй деловой речи?

5. Чем вызвана стандартизированность как имманентная черта официально-делового стиля?

6. Какова роль штампов в официально-деловом стиле речи и в других стилях русского языка?

7. Устойчивые сочетания какого типа признаются характерными для сферы деловой речи?

8. Как отличаются письменная и устная формы деловой речи в отношении использования устойчивых средств русского языка? Для всех ли подстилей деловой речи характерно использование клише?

9. Чем обусловлена внутристилевая дифференциация официально-делового стиля?

10. Какие подстили традиционно выделяют в рамках официально-делового стиля речи?

11. Что составляет ядро официально-делового стиля?

12. Каковы основные черты законодательного подстиля?

13. Каковы основные жанры документов дипломатического подстиля и в чем состоит их языковая специфика?

14. Какие изменения происходят в официально-деловом стиле в настоящее время?

15. Чем обусловлено использование выразительных средств языка в современных деловых документах?

§ 2. Профессионально-деловое общение

2.1. Профессионально-деловое общение: виды, формы, языковая специфика

Профессионально-деловое общение в широком смысле представляет собой профессиональную коммуникативную форму деятельности. В любой производственной и непроизводственной сфере люди неизбежно вынуждены вступать в общение с целью организации взаимодействия, решения конкретных задач и достижения общего результата. По некоторым данным, 63 % английских, 73 % американских и 85 % японских руководителей выделяют общение как главное условие эффективной работы компании и тратят на коммуникации от 50 до 90 % рабочего времени. Деловое общение – это сложный многоплановый процесс установления и развития профессиональных и деловых контактов между людьми, осуществляемое знаковыми средствами взаимодействие субъектов, которое порождается потребностью в совместной деятельности и включает в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека и оказание влияния на него.

Конец ознакомительного фрагмента.

Русский язык и культура речи: курс лекций Трофимова Галина Константиновна

Лекция 1 Особенности официально-делового стиля. Речь делового человека

Особенности официально-делового стиля. Речь делового человека

1. Особенности официально-делового стиля.

2. Культура делового общения.

3. Условия успешной деловой коммуникации.

4. Национальные особенности делового общения.

Всем известна сказка о двух медвежатах, которые делили найденный сыр. Они не доверяли друг другу и попросили лису поделить сыр. В результате лиса съела весь сыр, а медвежатам ничего не досталось. Также поучительна история о двух сестрах, у которых был всего один апельсин. Они разрезали его пополам. Выяснилось при этом, что одной из сестер нужна была кожура, а второй – сок. Каждая из них получила бы в два раза больше, если бы они учли интересы друг друга.

Для успеха в общении очень важно учитывать интересы, ценности адресата, его ожидания и цели, а также сферу общения. Этот принцип особенно важен в деловом общении, которое обслуживает официально-деловой стиль.

Официально-деловой стиль обслуживает сферу официально-деловых отношений, т. е. отношений, которые возникают между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе производственной, юридической деятельности.

В официально-деловой сфере используется язык людей, связанных интересами дела, которые имеют необходимые полномочия для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем. Поэтому и говорят о деловой коммуникации.

Устная деловая речь обращена к собеседнику и предполагает возможность влияния на него. С этой целью используется, кроме вербального, невербальный язык. Деловая коммуникация имеет свою лексико-грамматическую и стилистическую специфику.

Лексика официально-деловой речи использует большое количество международной лексики, стандартизированных выражений, однокоренных слов, существительных с родовым значением, также аббревиатуры, сложносокращенные слова. Широко применяются глаголы и глагольные образования – причастия, деепричастия, отглагольные существительные и прилагательные.

Синтаксис характеризуется присутствием неполных, безличных предложений, обращений, присоединительных конструкций, простых предложений, вводных слов и словосочетаний. Используются предлоги и пассивные конструкции, большое количество однородных членов предложения.

Деловое общение требует строгого использования речевых конструкций, стандарта, не допускается жаргон и т. д. Деловое общение предполагает владение профессиональным языком, знание терминов, свойственных определенной области общения (юридической, дипломатической, управленческой).

Главные требования к устной речи делового человека следующие:

– точность и ясность (употребление слов в правильном значении, исключение иностранных слов, употребляемых без необходимости),

– краткость (без повторов, тавтологии),

– конкретность,

– правильность,

– нормативность,

– логичность,

– аргументированность,

– стандартность речевых формулировок.

Деловое общение может быть необходимым (когда без межличностных контактов осуществление совместной деятельности невозможно), желательным (определенные контакты способствуют более успешному осуществлению задач), нейтральным, нежелательным (затрудняет достижение цели).

Деловым людям приходится постоянно общаться с людьми, стоящими на разных ступенях служебной лестницы. Поэтому говорят о вертикали и горизонтали отношений. По вертикали – это субординационные отношения, они обусловлены социальным статусом, административно-правовыми нормами и характеризуются подчинением младшего старшему по чину. В России исторически сложился вертикальный диалог.

Горизонтальные отношения предполагают участие в совместной деятельности на принципах сотрудничества, взаимопонимания, с учетом общих интересов. В настоящее время в деловой жизни России наблюдается переход к субординационно-партнерским отношениям.

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т. е. подчинение установленным правилам и ограничениям. Существуют так называемые писаные и неписаные правила поведения. Регламентированность (протокол) предполагает соблюдение норм делового этикета, который отражает накопленный опыт, нравственные установки определенных социальных групп и людей разной национальности. Протокол предписывает, как вести себя в деловой обстановке, на совещании, переговорах, а также как одеваться, что дарить, как вести деловую переписку и многое другое. Очень важное место уделяется при этом речевому этикету. В настоящее время создана целая система речевых формул для каждой речевой ситуации.

Регламентированность делового общения означает и ограниченность его временными рамками. Деловые встречи имеют строгий регламент. Для этого заранее намечается круг обсуждаемых проблем и проводится тщательная подготовка к встрече.

При общении очень важно создать благоприятный психологический климат. Для этого рекомендуется:

– Приветствовать собеседника искренней улыбкой, доброжелательным взглядом, обращаться к нему по имени-отчеству или используя принятые в той или иной стране обращения.

– Показывать свое желание понять позицию собеседника, ориентироваться на ожидаемый собеседником результат.

– Стараться выявлять положительные качества собеседника.

– Учитывать эмоциональное состояние собеседника.

– Подчеркивать равенство позиций, вести себя спокойно и уверенно.

– Эмоционально поддерживать разговор.

– Выражать искреннее одобрение (все люди любят, когда их хвалят, говорят о достоинствах).

– Говорить комплименты. Любую деловую беседу, коммерческие переговоры можно начинать с них. Чем больше делает человек комплиментов, тем больше он их получает.

Важная особенность делового общения – строгое соблюдение его участниками ролевого амплуа: начальник – подчиненный, партнеры, коллеги и др.

Как считают психологи, каждый из нас в общении представляет тот или иной тип. В зависимости от роли в общении, типа характера выделяют различные группы. В настоящее время созданы целые системы определения типа личности исходя из различных признаков.

Так, американский психолог Эверетт Шостром считает, что в каждом человеке сидит манипулятор. Он выделяет следующие типы:

– диктатор (доминирует, приказывает, управляет),

– жертва диктатора (подчиняется приказам),

– калькулятор (обманывает, лжет, старается перехитрить),

– прилипала (жаждет быть предметом забот, заставляет за себя все делать),

– хулиган (преувеличивает агрессивность, управляет с помощью угроз),

– славный парень (убивает добротой, моралист),

– судья (никому не верит, критичен),

– защитник (заботится о других, чрезмерно подчеркивая это). На основе их выделены 4 типа людей в деловом общении:

– активный – играет роль человека, полного сил;

– пассивный – прикидывается глупым и беспомощным («сирота казанская»);

– соревнующийся – боец на турнире;

– безразличный – играет роль, выбивая уступки.

Любопытным является так называемый психогеометрический подход к типологии личности, который обосновал американский психолог С. Деллингер. Этот подход основан на том, какую геометрическую фигуру предпочитает человек.

Например, «квадрат» любит трудиться, любит стабильность и порядок, живет по плану. Его речь логичная, последовательная, обстоятельная, монотонная, со штампами и терминами.

«Треугольник» – лидер, энергичен, решителен, прагматик, честолюбив, несамокритичен, детонатор межличностных отношений. Речь – логичная, ясная, ориентированная на суть дела, быстрая.

«Прямоугольник» недоволен собой, непоследователен, тяготеет к поддержке. Речь – сбивчивая, эмоциональная, неясная.

«Круг» стремится к гармонии отношений, доброжелателен, стремится сопереживать, старается угодить всем, часто нерешителен. Речь – часто отклоняющаяся от главной темы, плавная, эмоциональная.

«Зигзаг» любит заострять конфликт, остроумен, стремится к независимости, чувствует настроение людей, несдержан, экспрессивен, не доводит дело до конца. Речь – непоследовательная, ассоциативная, яркая.

Успешное деловое взаимодействие определяется тем, как поставлена цель, определены интересы партнеров, выбраны стратегия и тактика.

В деловом общении ценятся такие качества, как обязательность, верность слову, организованность, соблюдение нравственных норм

В практической деятельности существуют разные формы делового общения: беседа, переговоры, совещания, презентации, телефонные переговоры, брифинги. Все они имеют свои особенности и сферу применения, но процесс протекания примерно одинаков.

Как правило, в деловом общении выделяют следующие этапы: установление контакта, ориентация в ситуации, обсуждение вопросов, принятие решения, достижение цели, выход из контакта.

Очень важным является установление контакта. Иногда в установлении контакта человеку мешают:

– эффект ореола – человеку положительному приписывается все хорошее, при отрицательном отношении к человеку – все плохое, даже его положительные поступки расцениваются в этом случае как отрицательные;

– эффект типизации – суждение о человеке выносится с точки зрения собственного опыта или мнения других;

– эффект первичности – первое впечатление о человеке самое сильное и его трудно переломить.

В деловом общении демонстрируются и плюсы, и минусы индивидуальных особенностей человека. Поэтому в деловом общении нужен самоанализ и постоянный контроль. В Древнем Риме, по обычаю, позади полководца-триумфатора ставили раба, который во время шествия выкрикивал фразу: «Берегись, чтобы не упасть», таким образом напоминая ему, что он всего лишь человек.

В процессе делового общения используются разные приемы, помогающие добиться цели. (Чалдини описал их в книге «Психология влияния».)

Принцип контраста, когда преувеличивается различие. (Прекрасно используется продавцами. Они показывают сначала дорогой товар, а потом дешевый, сначала плохой дом, а потом хороший, но не лучший, а тот, который нужно продать.)

Принцип взаимного обмена. Люди стараются оплатить оказанные услуги. (Дают подарок на пробу, вынуждая затем покупать вовсе не нужную вещь.) В этом случае человек чувствует себя обязанным и часто дает больше, чем сделали ему.

Принцип социального доказательства. Люди ориентируются на других людей в похожей ситуации. Принцип участия в рекламе известных спортсменов, политиков. Этот принцип учитывает, что только 5 % людей – инициаторы, остальные же имитаторы.

Принцип благорасположения. Люди охотнее выполняют требования тех, кто им нравится или знаком. Это прежде всего связано с физической привлекательностью. В этом случае человеку автоматически приписывают положительные качества. Нам нравятся люди, похожие на нас.

Ланчевый метод. Во время еды люди охотнее принимают положительные решения, идут на уступки. Поэтому многие контракты подписываются, а решения принимаются во время делового обеда или ужина.

В устной речи деловых людей необходимо учитывать этикетные нормы. Специалисты советуют: никогда не распространяйтесь о своей личной жизни и не расспрашивайте о чужой. И сами вежливо уклоняйтесь от разговоров на личные темы. Так, общаясь по делам, не рекомендуется поддерживать разговоры о политике, религии, задавать вопросы о доходах, зарплате.

Темпы интернационализации экономики, новые электронные средства связи приводят к расширению международных контактов, появлению большого количества совместных предприятий, взаимодействию между представителями деловых кругов разных стран. В настоящее время знание и понимание национальных особенностей всех участников общения является важнейшим условием эффективного решения возникающих проблем.

У каждого народа сложились свои традиции делового общения, которые находят выражение в языке, движениях, жестах и т. п. Так, культура США характеризуется как неформальная, индивидуалистическая, материалистическая, ориентированная на ценность времени. В Японии и Китае больше времени уделяется группе, а не индивидууму. Там важнее подчинение и сотрудничество. В Латинской Америке или Саудовской Аравии придается большое значение традиции, церемонии, там принято сначала побеседовать на не относящиеся к делу темы и только потом переходить к вопросу обсуждения.

У каждого народа есть черты, которые нужно учитывать в деловом общении.

Характерные черты американцев – энергия, независимость, предприимчивость, трудолюбие. Они патриоты. Их философия – заработать как можно больше и быстрее. Их стиль отличается высоким профессионализмом, они индивидуалисты, любят действовать без оглядки на начальство. Они демократичны, часто ведут себя неформально, любят шутки, ценят честность и откровенность, они берегут время и отличаются пунктуальностью. Не любят пауз, решения принимают быстро и редко меняют его.

Англичане считаются честными, рассудительными, учтивыми. Для них характерны сдержанность, замкнутость, деловитость и предприимчивость. Они предпочитают не затрагивать личных тем, они консервативны, национальная страсть – садоводство. Они решают проблемы не по телефону, а, как правило, с помощью писем. Их слову можно доверять. Многословие расценивается как нарушение правил общения, навязывание своего мнения.

Японцы очень вежливы, поэтому не говорят «нет», смотреть в глаза считается невоспитанностью, приняты не рукопожатия, а поклоны, чем важнее гость, тем больше поклонов. Переговоры они ведут командой, никогда не принимают решения сразу. Если по отношению к ним проявляют вежливость, они обычно идут на уступки. Русский журналист В. Цветов в книге «Пятнадцатый камень сада Реандзи» приводит пример переговоров между японской и американской компаниями. Когда американцы говорили о своей компании, о возможностях и выгоде сотрудничества, японцы кивали головами и чинно слушали. А потом стали задавать вопросы, которые казались не относящимися к делу. Японцы считали, что американцы давят на них, а американцев удивили просьбы другой стороны и их вопросы. Переговоры были прекращены.

Таким образом, деловое общение предполагает знание речевого этикета, правил построения деловых бесед и совещаний, знание норм литературного языка, использование нужных речевых формул согласно ситуации. Эффективность деловой коммуникации зависит также от знания психологических характеристик личности, которые отражает язык, от знания национальных особенностей деловых людей.

1. О чем нужно помнить, готовясь к деловой беседе?

2. Какие приемы чаще используются в деловом общении, какие приемы используете вы, чтобы добиться цели?

ПРИЛОЖЕНИЕ

Примерные вопросы для собеседования

1. Почему вы хотите работать в нашей компании?

2. Какой у вас опыт работы?

3. Что вы скажете о компании и о ее руководителе?

4. Готовы ли вы работать столько, сколько потребуется?

5. Какую зарплату вы хотите получать?

6. Каким студентом вы были?

7. Какой цели вы хотите достичь?

8. Как вы проводите свободное время?

10. Почему вы ушли с предыдущей работы?

11. Ваши сильные и слабые стороны.

12. Что для вас в жизни самое главное?

13. Вы любите работать в команде?

При составлении резюме

1. Вся информация должна уместиться на одной странице.

2. Текст резюме набирается на компьютере.

4. Заглавия необходимо выделить.

5. Резюме оформляется красиво и на бумаге хорошего качества.

6. Все названия пишутся полностью.

7. Давайте ту информацию, которая подчеркивает ваши достоинства и может повлиять на решение работодателя.

8. Цифры записываются в обратном хронологическом порядке.

9. Исключайте лишнюю случайную информацию. 10. Избегайте помарок, грамматических ошибок.

Данный текст является ознакомительным фрагментом. Из книги История мировой и отечественной культуры автора Константинова С В

19. Особенности культуры Нового времени. Наука и техника. Духовная жизнь человека С начала XIX в. происходит резкое изменение среды обитания человека – городской образ жизни начинает превалировать над сельским. В XIX в. начинается бурный процесс. Изменяется мышление

Из книги Наблюдая за китайцами. Скрытые правила поведения автора

Китай глазами делового человека

Из книги Русские [стереотипы поведения, традиции, ментальность] автора Сергеева Алла Васильевна

Фундаментальные основы делового этикета в Китае

Из книги Культурология (конспект лекций) автора Халин К Е

§ 2. Стиль делового общения «Меньше слов, больше дела» «Москва не сразу строилась» Русские поговорки Каков же путь к взаимопониманию при деловом сотрудничестве французов с русскими?Для начала надо проанализировать особенности вашей собственной культуры. Очень важно

Из книги Психолингвистика автора Фрумкина Ревекка Марковна

Лекция 15. Особенности древних культур 1. Первобытная культураПериод культурной древности (первобытной культуры) определяется следующими рамками: 40-4 тыс. лет до н. э. Внутри этого периода выделяются:1) древнекаменный век (палеолит): 40–12 тыс. лет до н. э.;2) среднекаменный

Из книги Как победить китайцев автора Маслов Алексей Александрович

Из книги Китай и китайцы [О чем молчат путеводители] автора автора

1. Биосоциальные особенности человека Современная наука рассматривает человека как особое биосоциальное существо, обладающее специфическим анатомическим строением, сознанием, членораздельной речью, социальным характером жизни и деятельности. Процесс эволюции

Из книги автора

Лекция 3 Особенности устной и письменной речи. Речевой этикет План1. Особенности устной речи. Построение устной речи.2. Особенности письменной речи.3. Этикет и его функции. Этика устной и письменной речи. Особенности русского речевого этикета.4. Формулы речевого

Из книги автора

Лекция 1 Научный стиль речи. Его языковые и структурные особенности План1. Научный стиль речи и его под стили.2. Термин.3. Языковые особенности научного стиля.4. Способы и методы создания научного текста.Одной из сфер человеческой деятельности является

Из книги автора

Лекция 3 Особенности курсовой работы. Библиографическое описание План1. Особенности курсовой работы.2. Рубрикация текста, библиографическое описание.В высшем учебном заведении студенту приходится выполнять самостоятельную научную работу, проводить опыты,

Из книги автора

Раздел 4 Культура официально-деловой речи

Из книги автора

Лекция 3 Особенности письменной речи в деловом общении. Виды документов, их оформление, язык и стиль План1. Нормы документа (текстовые и языковые).2. Речевой этикет документа.3. Язык и стиль частных документов.4. Язык и стиль служебной документации.В настоящее время

Официально-деловой стиль речи

29.07.2015

Снежана Иванова

Официально-деловой стиль речи используется во взаимодействии людей в сфере бизнеса и управления. Направленность официально–делового стиля речи широка.

Официально-деловой стиль речи используется во взаимодействии людей в сфере бизнеса и управления. Направленность официально-делового стиля речи довольно широкая: юриспруденция, уголовное и административное право.

Особенности деловой письменной речи таковы, что она обязательно должна строиться по определенным правилам. Здесь недопустимы никакие вольные порывы, самостоятельные введения. Необходимость следовать четким нормам помогает сделаться преуспевающим и уважаемым человеком.

Кому-то может показаться, что официально-деловой стиль речи характеризуется излишней строгостью в оформлении, но, следует отметить, это необходимое требование, которое соблюдается для лучшего донесения и восприятия информации оппонентом. Зато, один раз усвоив определенный шаблон, можно составить несколько сотен подобных обращений.

Официально-деловой стиль речи. Признаки

Особенности официально-делового стиля речи достаточно узнаваемы и легко применимы в любой сфере, которая предполагает следование установленным нормам и порядкам. Научиться составлять деловые письма может сначала показаться непростой задачей, однако, изучив параметры, можно усвоить официальные обращения гораздо скорее предполагаемого срока.

Предельная точность

Пожалуй, это самая главная характеристика, определяющая успешность всего предприятия. Главной особенностью официально – делового стиля речи является его устойчивость, неизменность в составлении фраз и оборотов речи. Однажды освоив этот сложный язык, вы уже не будете испытывать значительные сложности: у вас появятся готовые шаблоны на различные ситуации, по которым можно будет смело действовать.

Нужно обладать большой внимательностью и заинтересованностью в деле, чтобы не допустить никаких ошибок при составлении важного документа. Предельная точность совершенно исключает возможность интерпретировать написанные слова двояко. По этой причине официальный текст едва ли можно понять иначе, вложить в него иной смысл, чем тот, который собеседник хочет донести до вас.

Строгий характер изложения

В деловых письмах вы не обнаружите никакой индивидуальной направленности и даже интереса в сторону личности. Со стороны официальный язык выглядит нарочито сухим и прагматичным. Не стоит ожидать от официального документа большого креатива или сильных эмоций. Деловое письмо или речь имеют четкую цель – донести до собеседника конкретную информацию. Лучше всего это делать именно тогда, когда нет никаких лирических отступлений и отвлекающих факторов. Строгий характер изложения гарантирует предельно точное понимание основного смысла.

Стереотипность построения фраз

Как правило, все официальные бумаги чем-то похожи друг на друга. Такое впечатление создается потому, что текст пишется на основе имеющегося шаблона для облегчения его составления и последующего восприятия. Если бы к каждому незначительному документу люди подходили как к созданию оригинального авторского произведения, у них не оставалось бы ни сил, ни времени на работу. В официально-деловых документах можно встретить вполне распространенные фразы, такие как: «Исходя из вышесказанного», «Следует отметить», «Обратите внимание»

Последовательность и логичность изложения

В деловой речи вы не встретите хаоса и любых исключений из правил. Вся нужная информация всегда подается в зависимости от конкретной цели и задач, которые необходимо решить. Шанс запутаться в подаваемом материале ничтожно мал. Официально – деловой стиль речи всегда подразумевает логичное изложение информации и по строго определенному шаблону. Возможно, это не очень понравится людям творческих профессий, но и им время от времени требуется заключать договора, подписывать важные бумаги. Знания делового общения никогда не будут лишними!

Информация носит предписывающий характер

Стороннему наблюдателю иногда может показаться, что подобный излишне сухой стиль содержит только поучающую информацию и не имеет ничего общего с реальным положением дел. На самом деле это не так. Просто официальный стиль предполагает детальное и скрупулезное погружение в ситуацию, подробное рассмотрение всех деталей.

Жанры официально-делового стиля речи

Традиционно принято выделять нижеизложенные основные направления. Все они сильно связаны между собой, однако каждый по отдельности тоже заслуживает внимания.

• Канцелярская направленность. Сюда относят деловые бумаги, служебные записки, официальные письма клиентам и поставщикам товаров. Руководители серьезных предприятий знают на собственном опыте, какого труда иногда стоит составить такой текст и сколько сил нужно в него вложить. Создание грамотного конструктивного контента – залог успеха развития и процветания вашего бизнеса. С помощью деловых писем можно делать рекламу своих услуг и расширять границы деятельности.
• Дипломатическая направленность. Составление договоров, создание специальных обращений, адресованных другим фирмам требует так же серьезной подготовки и знаний определенных вещей. Необходимо максимально точно, четко и последовательно представить информацию, причем выделить главное, обозначить позиции каждой заинтересованной стороны. Дипломатическая направленность нередко помогает людям находить выход из сложных ситуаций.
• Юридическая направленность. Сюда можно отнести правила, законы, уголовный и административный кодексы. Чтобы правильно составить все эти правовые и иные формы документов, необходимо обладать специальными знаниями. Составление договоров – дело заведомо нелегкое. Грамотному специалисту требуется время для освоения этой информации.

Таким образом, официально-деловой стиль речи находит широкое применение в юриспруденции, банковской среде и сфере инвестиций. Деловому человеку нужно уметь правильно составлять договора, оформлять документы, продуктивно общаться с клиентами, планировать рабочее время. А всего этого невозможно достичь без специальных знаний.