Регистрация исправленных счетов фактур в журнале. Всё, что необходимо знать об учете полученных и выставленных счетов-фактур

– особенная разновидность отчетности, необходимая для некоторых организаций. Он должен вестись по установленному порядку и периодически предоставляться в надзорные органы.

ФАЙЛЫ

Кто обязан заполнять документ

До недавних пор данный документ обязаны были вести все компании, работающие с НДС. С 2016 года это требование по отношению к ним было отменено, т.к. сведения, вносимые в журнал, дублируются в книге покупок и продаж.

А вот предприятия, занимающиеся посредничеством в сфере сбыта товаров, предоставления услуг и производства работ, застройщики, нанимающие подрядчиков, а также организации, работающие в области транспортных перевозок и привлекающие к своей деятельности сторонних экспедиторов, этот журнал вести должны.

При этом то, по какой налоговой схеме (общей, «упрощенке» или «вмененке») работает то или иное предприятие – значения не имеет.

Зачем нужен журнал

Данный документ можно отнести к методам контроля за теми организациями, которые не предоставляют в налоговые инспекции декларации по налогу (по причине освобождения в соответствии с законом, или отсутствия таковой обязанности в принципе).

Исходя из взятых из учетного журнала данных, налоговики проверяют, сходится ли НДС, указанный посредниками при сбыте товарно-материальных ценностей, суммам налога, принимаемым приобретателями этих ТМЦ к вычету. И точно также в обратном направлении: соответствуют ли размеры вычетов, указанные комитентами по купленным ТМЦ, НДС, начисленному продавцами этих товаров к налоговым выплатам.

Журнал ведется поквартально и отражает информацию о счетах-фактурах, выставленных в трехмесячный период отчета.

Куда отдавать документ

Журнал учета счетов-фактур необходимо сдавать в территориальное налоговое отделение по месту регистрации предприятия.

После получения журнала налоговики проводят его анализ, и по результатам проверки могут попросить письменных пояснений по поводу неясных моментов, а также затребовать дополнительные документы, в том числе спорные счета-фактуры, первичные бумаги и пр.

Периодичность предоставления журнала – один раз в квартал, до 20 числа месяца, следующего за периодом отчета (при этом если крайняя дата выпадает на выходной, то конечный срок отправки журнала переносится на ближайший понедельник или другой рабочий день).

Как передавать журнал и что будет, если не сдать

По закону журнал допускается вести в бумажном виде и на компьютере.

Обратите внимание! В налоговые органы на сегодняшний день предусмотрена только электронная сдача журнала, через компанию – спецоператора электронной системы документооборота, при этом использоваться должны только официально утвержденные форматы документа.

Если организация не предоставит вовремя заполненный бланк, она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа (до 10 000 рублей), также штраф может быть наложен на ответственных должностных сотрудников (директора и главного бухгалтера).

Особенности документа и образец журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур имеет унифицированную, обязательную к использованию форму, утвержденную на законодательном уровне. Функция по заполнению журнала обычно возлагается на специалиста отдела бухгалтерии.

Данный документ состоит из стандартной «шапки» и двух разделов.

Заполнение первой страницы формы

В «шапку» вносится:

наименование организации;
ее ИНН, КПП;
квартал, за который сдается отчетность по счетам-фактурам.

Некоторые организации – банковские, кредитные учреждения, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, ПИФы и т.д.- заполняют только этот отрезок журнала. При этом если выдача счетов-фактур вообще не производилась, данный раздел можно оставлять незаполненным.

Информация в первую часть вписывается, исходя из даты выставления каждого счета-фактуры, по хронологии. При этом учитываются все бланки, в том числе корректировочные и исправленные, вне зависимости от того, оформлены они в печатном виде (в компьютере) или в «живом».

После формирования счета-фактуры в журнал следует внести:

дату, код выполненной операции, число-месяц-год и номер заполнения бланка;
при необходимости реквизиты всех правленых и корректировочных документов;
название покупателя, его ИНН, КПП;
информацию о посреднической деятельности;
денежную единицу, в которой осуществляется платеж по счету-фактуре;
размер стоимости товарно-материальных ценностей, услуг, работ, в том числе НДС;
данные о разнице с корректировочными документами (если таковые были).

Заполнение второй страницы формы

Вторая часть документа отведена под информацию о полученных счетах-фактурах. Данные сюда включаются также строго по порядку, вне зависимости от того, в какой форме они пришли – в бумажной или электронной. Сведения сюда вносятся аналогично первому разделу.

После окончания журнала

После завершения очередного квартала, журнал необходимо распечатать. Все его листы пронумеровываются, скрепляются толстой, суровой нитью (но только не степлером), проштамповываются (при условии, конечно, что компания использует штемпельные изделия для визирования бумаг) и заверяются подписью ответственного сотрудника.

Затем журнал должен подписать руководитель предприятия. Электронную версию журнала перед передачей в налоговую службу необходимо подписать с помощью официальной .

Хранить журналы учета счетов-фактур следует период, установленный законодательством или срок, прописанный во внутренних нормативно-правовых актах фирмы (но не менее четырех лет). После утраты актуальности и истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера или уничтожить (бумажную версию) с соблюдением установленной законом процедуры.

1.Порядок ведения счетов-фактур, книг покупок и продаж

2.Налоговый учет прямых и косвенных расходов

Практическая часть

Список литературы

Приложения

1. Порядок ведения счетов-фактур, книг покупок и продаж

При реализации товаров розничной торговле требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Счет-фактура – это документ, служащий основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению в предусмотренном порядке. Если счета-фактуры составлены и выставлены с нарушением установленного порядка, то они не могут являться основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров, имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров, имущественных прав от своего имени) сумм НДС к вычету.

Плательщик обязан составлять счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

Счета-фактуры не составляются налогоплательщиками при реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банками по банковским операциям и страховым организациям, не подлежащим налогообложению (освобождаемым от налогообложения).

Обязательными реквизитами счета-фактуры являются:

1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

2) наименование, адрес и идентификационные номера плательщика и покупателя;

3) наименование и адрес грузополучателя и грузоотправителя;

4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых платежей в счет предстоящих поставок;

5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения;

6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) товаров (работ, услуг) исходя из принятых по ним единиц измерения;

7) цена (тариф) за единицу измерения по договору без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, - с учетом суммы НДС;

8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), переданных имущественных прав без НДС;

9) сумма акциза по подакцизным товарам;

10) налоговая ставка;

11) сумма НДС, предъявляемая покупателю, определяемая исходя из применяемых ставок;

12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров, переданных имущественных прав с учетом суммы НДС;

13) страна происхождения товара;

14) номер таможенной декларации.

Сведения, предусмотренные пп.13 и 14, указываются в отношении иностранных товаров. Плательщик, реализующий эти товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаросопроводительных документах.

Подписывается счет-фактура руководителем и главным бухгалтером либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации, заверяется печатью организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о его государственной регистрации.

При осуществлении внешнеэкономических сделок суммы, указанные в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте.

Порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливается Правительством РФ.

Установлено, что счета-фактуры ведутся плательщиками НДС – поставщиками в двух экземплярах, один из которых передается покупателю и регистрируется последним в журнале учета получаемых счетов и в книге покупок.

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры.

Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке.

Организации и предприниматели, осуществляющие деятельность в интересах другого лица по договорам комиссии либо агентским договорам, при реализации товаров от своего имени хранят счета-фактуры по товарам, полученным от комитента либо принципала, в журнале учета полученных счетов-фактур. Комиссионеры либо агенты, совершающие действия от своего имени, хранят счета-фактуры, полученные от продавцов по приобретенным для комитента либо принципала товарам, в журнале учета полученных счетов-фактур.

При ввозе товаров в РФ таможенные декларации (копии) и платежные документы хранятся у покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период командировки работников и услуг по перевозке работников к месту командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, заполненные бланки строгой отчетности (копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС хранятся у покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.

Книга продаж ведется продавцом и предназначена для хронологической регистрации выданных им счетов-фактур или контрольных лент ККТ, бланков строгой отчетности при реализации товаров, передаче имущественных прав населению, составляемых продавцом при совершении облагаемых операций, в том числе не подлежащих обложению (освобождаемых от обложения).

Счета-фактуры, выданные продавцами при реализации товаров, передаче имущественных прав организации и предпринимателям за наличный расчет, подлежат регистрации в книге продаж. При этом показания лент ККТ регистрируются в книге продаж без учета сумм, указанных в соответствующих счетах-фактурах.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

При получении денежных средств в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров, имущественных прав продавцом составляется счет-фактура, который регистрируется в книге продаж.

Счета-фактуры, выписанные в одном экземпляре получателем финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов либо иначе связанных с оплатой товаров, имущественных прав, процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования, страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств, регистрируются в книге продаж.

В случае частичной оплаты за отгруженные товары, переданные имущественные права при принятии учетной политики для целей налогообложения по мере поступления денежных средств регистрация продавцом счета-фактуры в книге продаж производится на каждую сумму, поступившего в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по этим отгруженным товарам, переданным имущественным правам и пометкой по каждой сумме «частичная оплата».

Подробнее о том, для чего нужен счет-фактура и продавцам, и покупателям, читайте .

Порядок регистрации полученных и выставленных СФ

Журнал учета

Журнал учета СФ ведется исключительно организациями-посредниками, например, экспедиторами, агентами, комиссионерами и т.д. Журнал в данном случае позволяет налоговой службе отслеживать оплату НДС организациями, использующими фирмы-посредники.

Организации, обязанные уплачивать НДС, освобождены от ведения журнала учета, так как он дублирует информацию из книг покупок и продаж.

Подробнее о том, кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, читайте .

Книга покупок

Книга продаж

Продавец ведет книгу продаж, в которую заносятся данные о выписанных СФ (более детально о том, кто выписывает счет-фактуру, в том числе с выделенной в ней суммой НДС, читайте ).
При частичной оплате счет-фактура регистрируется на каждую выплачиваемую покупателем сумму.
Срок хранения 5 лет.
Документ обязательно должен быть прошнурован, страницы пронумерованы.
Данные о выставленных СФ вносятся в хронологическом порядке.
СФ, заполненные с нарушением правил оформления, к регистрации в книге не допускаются.

Как фиксируется документ — правила и инструкция

Факт поступления

При получении

Юридические лица могут получить налоговый вычет по «входящему» НДС, то есть по тому налогу, который они выплатили при покупке товара для реализации. В таком случае начисление идет по двум счетам:

Дебет счета 19 – Кредит счета 60 отражает НДС при покупке основных средств, проводка делается на основании входной СФ.
Дебет счета 68 НДС – Кредит счета 19 отражает НДС к вычету.

При продаже

По СФ, который выставлен от вас, делаются следующие проводки:

Дебет 90 Кредит 68 – начисление налога от продаж, документ для проводки – исходящий СФ.
Дебет 76 Кредит 68 – начисление налога с поступивших , проводка делается на основании авансового СФ (подробнее о том, как отражать в книге покупок и продаж счет-фактуру на аванс и другую «первичку», читайте ).
Дебет 68 Кредит 76 – регистрация НДС с авансового платежа при совершенной отгрузке. Основание для проводки – исходящий счет-фактура (более детально о том, если нет счет-фактуры, а НДС в чеке выделен, то как провести авансовый отчет, читайте в ).
Дебет 91 Кредит 68 – начисление НДС при безвозмездной передаче материальных ценностей (предоставлении услуг, работ). Основание для проводки – исходящий .

Заключение

Ведение учета входящих и исходящих СФ в организации должно быть основано на принципе максимального раскрытия информации для налоговых органов, которая впоследствии будет внесена в декларацию по НДС. При оформлении документации стоит придерживаться действующего законодательства, стараться узнавать обо всех изменениях в нем. Это поможет избежать проблем с расчетом размера и получением вычета от государства.

С 1 октября 2017 года вступают в силу многочисленные поправки по НДС, связанные с вступлением в силу Постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981. Так, в частности, с этой даты изменены правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов фактур при расчетах по НДС. Что именно изменилось? Утверждена ли новая форма журнала? Кого освободили от ведения журнала? Действительно ли изменились правила внесения исправлений в журнал? Давайте разбираться.

Кто должен вести журнал: новые уточнения

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется исключительно посредниками, работающими в интересах третьих лиц (заказчиков) от своего имени. Пример такого взаимодействия – комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК РФ). К посредникам также относят:

экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
застройщиков, организующих строительство с привлечением подрядчиков.

Порядок заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур разъяснен в пунктах 3–12 приложения 3 к Постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

С 1 октября 2017 года в порядке заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур будет конкретизировано, в каких случаях нужно его вести. Прежде речь шла только о деятельности в рамках договоров поручения, агентских договорах и договоров комиссии. Теперь же к этому списку добавили субагентские договора и договора субкомиссии, а также транспортную экспедицию и выполнение функций застройщика.

При этом журнал, как раньше, должны будут вести:

плательщики НДС, в том числе исполняющие обязанности налоговых агентов, а также лица, освобожденные от уплаты НДС;
лица, не являющиеся плательщиками НДС.

Когда журнал не ведется: поправки

Уточняется, что с 1 октября 2017 года журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур вести не требуется, если:

по условиям договора с заказчиком посредник включает в расходы стоимость товаров (работ, услуг), которые он приобрел от своего имени;
комиссионер (агент) реализует товары работы (услуги) неплательщикам НДС или покупателям, которые освобождены от НДС и не составляют счета-фактуры с их согласия;
комиссионер (агент) реализует товары иностранным организациям, которые не стоят на налоговом учете в российских ИФНС.

Как в журнале отражать стоимость товаров, ввозимых в Россию

С 1 октября 2017 года в порядке ведения журнала уточнили как в нем отражать стоимость товаров, которые ввозятся в Россию. Так, если в договоре стоимость не указана, то ее можно взять ее из товаросопроводительных документов. Если в документах стоимость также не зафиксирована, то в журнале можно записать стоимость, по которой товары были приняты на учет.

Как фиксировать составные счета-фактуры

Иногда компания фиксирует в одном счете-фактуре и свои товары (работы, услуги), и те, что она реализует как посредник. С 1 октября 2017 года в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур следует закреплять только сведения о тех товарах (работах, услугах), которые относятся к посреднической деятельности. Данные о своих продажах в журнал попадать не должны. До 1 октября 2017 года было не ясно, как действовать в таких ситуациях.

Как вносить исправления в журнал

С 1 октября 2017 года появился четкий алгоритм – как действовать, если нужно внести изменения или исправления в журнал учета полученных и выставленных счетов фактур. Суть сводится к тому, что корректировать журнал следует в том периоде, в котором была зарегистрирована счет-фактура. Действовать нужно так:

в новой строке запишите счет-фактуру, которую нужно исключить из журнала (с отрицательными цифрами);
далее (в следующей строке) запишите счет-фактуру с изменениями (с положительными цифрами).

Если же в журнале был зарегистрирован лишний счет-фактура, то в журнале нужно сделать запись об этом счете-фактуре с отрицательными числовыми значениями. В ситуации, если вы попросту забыли внести в журнал сведения о каком-то счет-фактуре, то добавьте запись о нем в журнале за период, когда счет-фактура был составлен.

Новая форма журнала

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Однако Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981 предусмотрены изменения в форму журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, вступающие в силу с 1 октября 2017 года. С этой даты начнет действовать обновленная форма журнала.

Сразу скажем, что изменений в бланке журнала не много. Так, к примеру, в журнале просто уточнили место для подписи уполномоченного лица, который расписывается в журнале учета счетов-фактур за индивидуального предпринимателя. Приведем бланк новой формы журнала, который действует с 1 октября 2017 года.

Бесплатно бланк новой формы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Образец заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, действующего с 1 октября 2017 года.

Обычно у компаний не возникает сложностей с регистрацией счетов-фактур в журнале их учета, книгах покупок и продаж. В журнал учета счета-фактуры попадают в момент выставления или получения, в книги продаж — в момент отгрузки товара, в книги покупок - в момент получения права на вычет. Но есть ряд ситуаций, в которых у бухгалтера могут возникнуть затруднения при регистрации счетов-фактур.

Для начала вспомним положения о регистрации счетов-фактур, закрепленные в НК РФ.

Согласно п. 3 ст. 169 НК РФ плательщик НДС обязан вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж:

1) при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с главой 21 НК РФ, за исключением операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со ст. 149 НК РФ;

2) в иных случаях, определенных в установленном порядке.

Из пункта 3.1 ст. 169 НК РФ следует, что лица, не являющиеся плательщиками НДС, обязаны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур в случае, если эти лица выставляют и (или) получают счета-фактуры при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров поручения, договоров комиссии либо агентских договоров.

Согласно п. 8 ст. 169 НК РФ порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж устанавливаются Правительством РФ.

В настоящее время действует постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее - постановление № 1137). В приложении 3 к этому постановлению содержатся Правила ведения журнала учета счетов-фактур (далее - Правила ведения журнала), в приложении 4 - Правила ведения книги покупок, в приложении 5 - Правила ведения книги продаж.

Общие правила регистрации счетов-фактур таковы.

В журнале учета исходящие счета-фактуры регистрируются в части 1 по дате их выставления (составления). А полученные счета-фактуры регистрируются в части 2 журнала по дате их получения (п. 3 Правил ведения журнала).

В книге покупок регистрируются счета-фактуры, полученные от продавцов и зарегистрированные в части 2 журнала учета счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты (п. 2 Правила ведения книги покупок).

В книге продаж регистрируются выставленные (составленные) счета-фактуры во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению НДС. Регистрация производится в том периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2, 3 Правил ведения книги продаж).

Теперь перейдем к частным случаям, в которых регистрация счетов-фактур имеет свои особенности.

Регистрация входящих счетов-фактур

Ситуация № 1. Покупатель получил счет-фактуру без НДС от организации на спецрежиме

Организации на УСН, ЕНВД и ЕСХН не являются плательщиками НДС (п. 3 ст. 346.1, п. 2 ст. 346.11, п. 4 ст. 346.26 НК РФ). А потому они не обязаны выставлять счета-фактуры при реализации своих товаров, работ или услуг. Но на практике некоторые из таких компаний выдают контрагентам не только накладные и акты, но и счета-фактуры с пометкой «Без НДС».

Перед покупателем, который является плательщиком НДС, встает вопрос: надо ли регистрировать такие счета-фактуры в журнале учета и книге покупок?

Мы считаем, что в части 2 журнала учета покупателю нужно сделать запись о подобном счете-фактуре. На это есть две причины. Во-первых, постановление № 1137 не содержит оговорки о том, что в журнале надо регистрировать только счета-фактуры, полученные от плательщиков НДС. Во-вторых, в п. 9 Правил ведения журнала приведен закрытый перечень счетов-фактур, не подлежащих регистрации. И в нем не упомянут счет-фактура, выставленный продавцом на спецрежиме без выделения суммы НДС.

Что касается книги покупок, в рассматриваемом случае вписывать в нее счет-фактуру не требуется. Ведь она ведется в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (п. 1 Правил ведения книги покупок). А счет-фактура без НДС, выставленный продавцом на спецрежиме, не содержит суммы налога и не дает покупателю права на вычет.

Ситуация № 2. Покупатель получил счет-фактуру с НДС от организации на спецрежиме

Некоторые организации на спецрежимах при реализации товаров, работ или услуг выставляют своим контрагентам счета-фактуры с НДС. Хотя эти продавцы не являются плательщиками НДС, при выставлении счета-фактуры с налогом они должны перечислить его в бюджет (подп. 1 п. 5 ст. 173 НК РФ).

Покупателю такой счет-фактуру надо зарегистрировать в журнале учета. Основания аналогичные тем, которые действуют в предыдущей ситуации («Покупатель получил счет-фактуру без НДС от организации на спецрежиме»). Постановление № 1137 не говорит о том, что в журнале учета регистрируются только счета-фактуры, полученные от плательщиков НДС. В закрытом перечне счетов-фактур, не подлежащих регистрации, нет счета-фактуры, выставленного продавцом на спецрежиме.

Что касается книги покупок, в ней счет-фактуру регистрировать рискованно. Ведь, по мнению чиновников, счет-фактура, выставленный продавцом, не являющимся плательщиком НДС, не дает покупателю право на вычет налога (письма Минфина России от 16.05.2011 № 03-07-11/126, от 29.11.2010 № 03-07-11/456).

Впрочем, если компания-покупатель зарегистрирует счет-фактуру в книге покупок и примет НДС к вычету, у нее есть хорошие шансы отстоять свою правоту в судебном порядке. Судьи в этом вопросе на стороне покупателей (постановления ФАС Московского округа от 26.05.2009 № КА-А41/4585-09, Северо-Западного округа от 07.08.2008 № А52-4037/2007, Северо-Кавказского округа от 30.07.2009 № А53-18001/2008-С5-46 (Определением ВАС РФ от 30.11.2009 № ВАС-15346/09 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ), Поволжского округа от 20.10.2011 № А12-524/2011, от 11.12.2008 № А55-963/2008 (Определением ВАС РФ от 27.03.2009 № ВАС-3617/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Ситуация № 3. Агент получил счет-фактуру на товары, приобретенные для принципала

Агент, который приобретает для принципала товары, работы или услуги, получает от продавца этих товаров (работ, услуг) счет-фактуру. Этот счет-фактуру он затем перевыставляет принципалу, отражая в строке 2 «Продавец» не свои реквизиты, а реквизиты фактического продавца (п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных постановлением № 1137 , далее - Правила заполнения счета-фактуры). К данному документу агент прикладывает заверенную в установленном порядке копию счета-фактуры, полученного от продавца (подп. «а» п. 15 Правил ведения журнала).

Полученный от продавца счет-фактуру агент должен зарегистрировать в части 2 журнала учета, а перевыставленный - в части 1 этого журнала (абз. 6 подп. «а» п. 7, абз. 5 подп. «а» п. 11 Правил ведения журнала). Копию счета-фактуры, полученного от продавца, агенты в журнале не регистрируют (абз. 2 подп. «а» п. 15 Правил ведения журнала учета). Кроме того, ни полученный, ни перевыставленный счета-фактуры агенту не требуется отражать в книге покупок и книге продаж (п. 19 Правил ведения книги покупок и п. 20 Правил ведения книги продаж). Это подтверждают специалисты Минфина России (письмо от 27.11.2013 № 03-07-14/51334).

А что если агент находится не на общей системе налогообложения, а на спецрежиме, например на «упрощенке» или ЕНВД? Порядок будет такой же. Посредники на спецрежиме также должны перевыставлять принципалам счета-фактуры на приобретенные товары, ведь в НК РФ и постановлении № 1137 для них исключение не предусмотрено. При этом у агентов на спецрежиме не возникает обязанность заплатить в бюджет НДС, выделенный в таком счете-фактуре. На это обращают внимание и чиновники (письмо Минфина России от 20.07.2012 № 03-07-09/86). Соответственно, посредникам на спецрежимах не требуется регистрировать счета-фактуры в книгах покупок и продаж.

В то же время вести журнал учета и регистрировать в нем как полученные от продавца, так и перевыставленные счета-фактуры агентам на спецрежимах необходимо. С 1 января 2014 г. такая обязанность закреплена в п. 3.1 ст. 169 НК РФ. И ее необходимо выполнять, несмотря на то что в постановление № 1137 соответствующие поправки пока не внесены.

Ситуация № 4. Счет-фактуру получил покупатель, освобожденный от НДС

Компания, освобожденная от обязанностей плательщика НДС на основании ст. 145 НК РФ, как и обычный налогоплательщик, выставляет покупателям счета-фактуры. При этом она не выделяет в счете-фактуре сумму налога, а в графах 7 «Налоговая ставка» и 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю» ставит пометку «Без НДС» (п. 5 ст. 168 НК РФ, подп. «ж», «з» п. 2 Правил заполнения счета-фактуры). Кроме того, такая компания не принимает «входной» налог к вычету, а учитывает его в стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Нужно ли в этом случае, несмотря на отсутствие права на вычет, регистрировать в журнале учета входящие счета-фактуры от поставщиков? По мнению чиновников, да (письмо Минфина России от 26.03.2007 № 03-07-11/73). Ведь освобождение от обязанностей по исчислению и уплате налога не снимает с компании других обязанностей плательщика НДС, в частности, обязанности по ведению журнала учета и регистрации не только исходящих, но и входящих счетов-фактур.

При этом в книге покупок входящие счета-фактуры регистрировать не надо. Это подтверждают налоговики (письмо ФНС России от 29.04.2013 № ЕД-4-3/7895@). Аргумент такой: в книгу покупок вписываются только счета-фактуры, дающие право на вычет налога. А компании, освобожденные от обязанностей плательщика НДС, вычет не заявляют.

Ситуация № 5. Покупатель обнаружил давний счет-фактуру от продавца

Иногда случается, что в компании теряется «входной» счет-фактура и обнаруживается он только в последующих налоговых периодах. Из постановления № 1137 не ясно, как регистрировать такой счет-фактуру в журнале учета и книге покупок.

В письме Минфина России от 02.07.2013 № 03-07-09/25177 указано следующее: компания должна самостоятельно определить порядок, в котором она будет отражать в журнале учета счета-фактуры, не зарегистрированные в периоде их фактического получения, имея в виду, что согласно п. 3 Правил ведения журнала полученные счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке по дате получения.

На наш взгляд, компания может закрепить в учетной политике правило о том, что в случае обнаружения «забытых» счетов-фактур они регистрируются в журнале за тот квартал, к которому относится дата их фактического получения. При этом запись о «забытом» счете-фактуре делается после всех ранее сделанных записей о входящих счетах-фактурах за квартал, а в графе 1 части 2 журнала указывается дробный (дополнительный) номер.

Пример
Допустим, в апреле компания обнаружила счет-фактуру, фактически полученный 10 марта. В части 2 журнала за I квартал 2014 г. есть один счет-фактура, полученный 10 марта. Он зарегистрирован под номером 45. Значит, забытый счет-фактуру компания впишет в этот журнал последней строкой, после всех записей о счетах-фактурах, полученных в I квартале, под номером 45/1.

«Забытый» счет-фактуру надо отразить в дополнительном листе к книге покупок за тот квартал, в котором этот счет-фактура зарегистрирован в журнале учета. Конечно, при условии, что на тот момент были выполнены другие условия для вычета. В частности, у компании уже были первичные документы по данной операции, а соответствующие товары (работы, услуги) она отразила в учете (ст. 171, 172 НК РФ).

Ситуация № 6. Во входящем счете-фактуре отражено больше товара, чем получено фактически

В момент приемки товаров (то есть еще до отражения их в учете) покупатель может обнаружить, что по факту их меньше, чем отражено в документах, в том числе в счете-фактуре. В этом случае продавцу нужно оформить корректировочный счет-фактуру на уменьшение стоимости товаров (п. 3 ст. 168 НК РФ). Но компания-покупатель еще не заявляла вычет НДС по полученным товарам, поэтому ей не требуется регистрировать этот корректировочный счет-фактуру в книге продаж, то есть восстанавливать налог, приходящийся на недостачу. Вместо этого покупателю надо отразить входящий счет-фактуру в книге покупок в той части, которая приходится на полученные товары (п. 1 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина России от 10.02.2012 № 03-07-09/05).

А вот в части 2 журнала покупателю нужно зарегистрировать и корректировочный счет-фактуру, и входящий счет-фактуру в полной сумме. Ведь в постановлении № 1137 не предусмотрена частичная регистрация счетов-фактур в случае, если покупатель заявляет вычет не со всей стоимости товаров.

Если в дальнейшем продавец допоставит недостающие товары, он должен будет выставить покупателю новый счет-фактуру на их стоимость. Этот счет-фактуру покупатель должен будет отразить в журнале учета и книге покупок в обычном порядке.

Ситуация № 7. Поставщик исправил в счете-фактуре незначительную ошибку

Продавцы не должны составлять исправленный счет-фактуру, если ошибка в исходнике не препятствует идентификации налоговиками поставщика и покупателя, наименования и стоимости товаров, налоговой ставки и суммы НДС (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры). Тем не менее покупатели иногда получают от поставщиков новые экземпляры счетов-фактур, в которых исправлена, к примеру, ошибка в КПП подразделения или какой-то другой незначительный недочет.

По общему правилу покупатель, который получил исправленный счет-фактуру, должен аннулировать из книги покупок запись о первоначальном счете-фактуре, а исправленный счет-фактуру зарегистрировать на дату возникновения права на вычет (п. 4, 9 Правил ведения книги покупок).

Но когда речь идет об исправленном счете-фактуре, в котором продавец исправил некритичную ошибку, мы считаем, что покупатель вправе не отражать этот документ в книге покупок. Во-первых, продавец, выставляя исправленный счет-фактуру при отсутствии критичной ошибки, нарушает постановление № 1137 . Во-вторых, покупатель вправе заявить вычет и по первоначальному счету-фактуре, так что получение исправленного документа не влечет никаких последствий в части даты и суммы вычета.

В журнале учета исправленный документ, по нашему мнению, регистрировать тоже не надо. Ведь покупатель уже отразил там первоначальный счет-фактуру, который содержит все необходимые реквизиты и дает право на вычет.

Регистрация исходящих счетов-фактур

Ситуация № 8. Компания на спецрежиме выставила счет-фактуру с НДС

Организации на УСН, ЕНВД и ЕСХН при выставлении счетов-фактур с НДС должны заплатить этот налог в бюджет и отчитаться по нему (подп. 1 п. 5 ст. 173, п. 5 ст. 174 НК РФ).

Кодекс не требует, чтобы организация на спецрежиме регистрировала выставленный счет-фактуру в журнале учета и книге продаж. Вместе с тем из п. 1 и 3 Правил ведения книги продаж следует, что выставленные продавцом (именно продавцом, а не только плательщиком НДС) счета-фактуры подлежат регистрации в книге продаж во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению НДС в соответствии с Налоговым кодексом. Поэтому, с нашей точки зрения, компании на спецрежиме в данной ситуации надо завести книгу продаж и зарегистрировать в нем выставленный счет-фактуру.

При этом журнал учета можно не вести, ведь из постановления № 1137 следует, что это должны делать только налогоплательщики и налоговые агенты по НДС (п. 1, 2 Правил ведения журнала).

Ситуация № 9. Компания на спецрежиме является налоговым агентом по НДС

Если компания на спецрежиме арендует государственное (муниципальное) имущество, она является налоговым агентом по НДС. А значит, должна выставить счет-фактуру на стоимость аренды, исчислить и перечислить в бюджет НДС с этой суммы (п. 3 ст. 161, п. 5 ст. 346.11 НК РФ).

Налоговые агенты по НДС, не являющиеся плательщиками этого налога, должны вести часть 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур («Выставленные счета-фактуры») в тех налоговых периодах, в которых они регистрируют соответствующие счета-фактуры (п. 2, 7 Правил ведения журнала). Кроме того, выставленные налоговыми агентами счета-фактуры должны регистрироваться в книге продаж (п. 3 Правил ведения книги продаж).

Что касается книги покупок, ее оформлять не требуется. Налоговые агенты по НДС, арендующие муниципальное имущество, отражают в книге покупок счета-фактуры, составленные и зарегистрированные в книге продаж, в целях определения суммы налога, предъявляемой к вычету (п. 23 Правил ведения книги покупок). Но право на такой вычет есть только у налоговых агентов, которые одновременно являются плательщиками НДС (п. 3 ст. 171 НК РФ). Компания на спецрежиме таковой не является, она включает агентский НДС в расходы (п. 2 ст. 346.11, подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А раз нет вычетов - нет и необходимости вести книгу покупок.

Последствия неправильной регистрации счета-фактуры

В Налоговом кодексе не закреплена ответственность за неправильное ведение журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.

Статья 120 НК РФ предусматривает штраф в размере 10 000 руб. за такие грубые нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, как:

Отсутствие счетов-фактур;

Отсутствие регистров налогового учета;

Систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное и неправильное отражение в регистрах налогового учета хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, НМА и финансовых вложений.

Вместе с тем в ст. 120 НК РФ не сказано, какие именно документы являются регистрами налогового учета. В главе 21 НК РФ и постановлении № 1137 журнал учета счетов-фактур, книга покупок и книга продаж также не называются регистрами налогового учета. Это понятие раскрывается только в ст. 314 НК РФ. В ней под аналитическим регистром налогового учета понимается сводная форма систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. При этом под налоговым учетом в ст. 313 НК РФ понимается система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов.

Из сказанного можно сделать вывод, что журнал учета счетов-фактур, книга покупок и книга продаж не являются регистрами налогового учета, так как используются исключительно в целях исчисления НДС. А значит, за их неправильное заполнение компанию оштрафовать нельзя.

В то же время нужно учитывать, что ошибки в книге покупок могут привести к спору о правомерности вычетов по НДС. Так, если налоговики обнаружат, что в книге покупок нет счета-фактуры, по которому заявлен вычет в декларации, его могут снять и пересчитать налог.

Судебная практика по этому вопросу противоречива. Некоторые судьи считают, что такая ошибка некритична, поэтому не лишает компанию права на вычет (постановление ФАС Московского округа от 04.04.2011 № А41-21819/2010). Но другие арбитры поддерживают налоговиков. Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.06.2009 № А78-4566/2008 указано следующее. Регистрация счетов-фактур в книге покупок является обязанностью покупателя, а внесение изменений в книгу покупок путем оформления дополнительных листов при выявлении ошибок - возможностью соблюсти такие обязательства. В отсутствие регистрации счетов-фактур в книге покупок невозможно соотнести (идентифицировать) сумму налоговых вычетов по размеру, налоговому периоду, поставщику.

Кроме того, налоговики могут доначислить налог, обнаружив, что в книге продаж за какой-то квартал сумма НДС больше, чем в соответствующей декларации. В этом вопросе судьи на стороне налогоплательщика. Они указывают, что формального сопоставления фискалами книги продаж и декларации недостаточно для выявления факта налогового правонарушения, так как книга продаж не является первичным документом, предназначенным для исчисления НДС (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.03.2012 № А58-6572/2010).