Проекты автоматизации бизнес процессов в коммерческой деятельности. Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов в своей компании

Непрерывно меняющаяся конъюнктура рынка, высокие скорости в принятии решений, многозадачность в управлении активами и необходимость снижения рисков требуют современных подходов к организации хозяйственной деятельности. Выходом в условиях все усложняющейся внутренней и внешней среды предприятия становится комплексная автоматизация бизнес-процессов. Она позволяет высвободить драгоценные ресурсы для стратегического планирования и концентрации менеджмента на ключевых направлениях работы компании. Мы расскажем о том, что такое автоматизация и система ERP, зачем нужен процессный подход и какое ПО наиболее популярно в мире и в России.

Бизнес и автоматизация: вчера, сегодня, завтра

Автоматизация бизнеса - это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-задач под контроль специализированной информационной системы, или программно-аппаратного комплекса. Как результат - высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности труда и эффективности стратегического управления.

Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:

* Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.
* Автоматизация поддерживающих процессов , таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.

Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:

* эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
* подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
* быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
* оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы;
* сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
* безопасное хранение информации;
* повышение качества обслуживания клиентов.

Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ.

* Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
* Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
* Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
* Возможность контроля больших объемов информации.
* Автоматизация ручного труда.
* Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.
* Параллельное решение нескольких задач.
* Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.

В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.

Например, при использовании ПО «Первая Форма» за первые полгода работы важнейшие показатели деятельности компании увеличиваются:

* точность планирования - на 40%;
* общая эффективность - на 50%;
* экономия времени руководителя - на 80%.

Большинство компаний начинают автоматизацию с рутинных трудоемких процессов, а также с операций, ощутимо влияющих на прибыль и выручку: финансы и бухгалтерия, документооборот, производство продукции и складской учет. Автоматизация таких областей деятельности, как управление предприятием, маркетинг, управление качеством и внешние коммуникации на большинстве предприятий России только начинается.

В условиях экономического кризиса приоритеты в сфере автоматизации бизнес-процессов несколько изменяются. К числу основных трендов текущего сезона относятся следующие:

1. Использование облачных технологий . Основное отличие этого метода автоматизации - отсутствие в компании собственного сервера. Такие системы пользуются большой популярностью у представителей малого бизнеса, поскольку стоят значительно меньше, чем традиционный вариант.
2. Активная автоматизация инструментов маркетинга : внедрение CRM-систем, систем автоматизации контекстной рекламы и BI-систем.
3. Развитие технологий межмашинного взаимодействия . Зарождающийся тренд M2M - Machine to Machine - предполагает минимальное участие человека в тех процессах, где это возможно, поскольку усложнение бизнес-процессов и оборудования не всегда позволяет человеку адекватно оценивать и реагировать на изменение ситуации.
4. Применение инструментов big data . Еще один тренд развития автоматизации бизнес-процессов - внимание к большим данным и связанной с ними бизнес-аналитике. Востребованы крупными компаниями, поскольку для обработки больших данных требуется специализированное дорогостоящее оборудование.
5. Анализ данных в режиме реального времени . Системы автоматизации бизнеса будут эволюционировать в сторону обработки транзакций real-time, что приведет к полностью синхронизированным операциям.

Ключевые направления и программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов

Одним из основных условий автоматизации бизнеса является применение предприятием процессного подхода. Под этим термином понимают подход, определяющий рассмотрение деятельности компании как сети бизнес-процессов, неразрывно связанных с ее основными целями, задачами и миссией. Процессный подход, в отличие от преобладающего во многих компаниях структурного подхода, ориентирован не на существующую организационную структуру предприятия, а на реальные бизнес-процессы, конечным результатом которых является создание услуги или продукта.

Процессный подход способствует повышению гибкости бизнеса, сокращению времени реакции на изменения конъюнктуры и улучшению результатов деятельности предприятия.

Каждый бизнес-процесс в компании состоит из набора отдельных операций с порядком выполнения, определяемым технологией или инструкциями. Необходимыми характеристиками бизнес-процесса считаются маршруты и правила, а также входы, выходы, потребляемые ресурсы, участники и владельцы.

Прежде чем приступать к автоматизации бизнес-процессов, необходимо провести работу по их вычленению и описанию, а также отнести их к группе основных или вспомогательных процессов. Это достаточно длительная процедура, на практике она требует участия всех подразделений компании в тесном взаимодействии.

Виды и количество бизнес-процессов индивидуальны для каждой компании. Все дифференцированные бизнес-процессы можно затем интегрировать в несколько основных направлений, по каждому из которых возможно проведение автоматизации как в целом, так и в рамках отдельного процесса:

1. Управление:

* стратегический менеджмент;
* экономическая безопасность;
* юридическое сопровождение;
* управленческий учет;
* бюджетирование;
* информационная безопасность.

Можно применять систему программ «1С: Предприятие», модуль управления системы SAP R/3.

2. Маркетинг и продажи:

* управление маркетинговой деятельностью;
* PR;
* управление рекламной деятельностью;
* управление продажами;
* управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Для автоматизации этого направления часто используют ПО: CRM-системы - «Мегаплан», «1C:Битрикс24», Clientbase.ru, управление рекламной деятельностью - EFSOL: AMS Управление рекламой, «СиЗиФ», управление сайтом (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.

3. Производство:

* управление производственными процессами;
* управление запасами предприятия;
* управление поставками материалов;
* управление производственным оборудованием;
* система логистики.

Программные продукты: системы «Крафт», УСУ, производственный модуль AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад», «Склад и Реализация».

4. Управление качеством:

* система менеджмента качества (СМК);
* контроль качества выпускаемой продукции и производственных показателей;
* работа с претензиями.

Применяемое ПО: «Администратор показателей», «ФИНЭКС: Управление качеством», «Магистр: Управление качеством», Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Управление персоналом:

* подбор персонала;
* обучение и развитие персонала;
* кадровый учет;
* мотивация и оплата труда

Программные продукты: «E-Staff Рекрутер» от Datex Software, «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом, «Фараон», «БОСС-Кадровик».

6. Финансы:

* бухгалтерский учет;
* налоговый учет;
* финансовое планирование;
* управление расчетами с клиентами;
* расчет заработной платы сотрудников предприятия.

Программное обеспечение для автоматизации: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

7. Организация деятельности компании:

* документооборот;
* секретариат.

Программные продукты: «1С: Документооборот», «Е1 Евфрат» от Cognitive Technologies, «Мастер Док» от Master Group, QPR 2014, Ореn Text.

ERP: новая ступень эволюции систем автоматизации

«Островная» автоматизация отдельных бизнес-процессов компании рано или поздно становится неэффективной, поскольку попытки объединить в единое целое несколько разных систем автоматизации чаще всего оказываются неудачными. При реализации «островного» подхода цель повышения общей эффективности работы предприятия обычно не ставится.

В противовес этому комплексная система автоматизации бизнеса представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью компании и обеспечивает ведение оперативного, управленческого и бухгалтерского учета в целом.

Концепция комплексной системы управления предприятием - ERP - была разработана еще в конце 80-х годов прошлого века. В начале 90-х она начала набирать популярность, поскольку стали появляться системы управления, способные реализовать эту концепцию. В основе ERP-системы лежит принцип создания единого информационного пространства, помогающего отследить в режиме реального времени всю информацию о бизнес-процессах во всех подразделениях компании.

ERP-системы строятся по модульному принципу, и их структура подразумевает наличие отдельных блоков, несущих ответственность за конкретный процесс. Благодаря такому принципу организации возможна доработка и расширение функциональных возможностей всей системы по мере появления новых технологий, изменений в законодательстве или в потребностях клиентов.

Большинство ERP-систем включает следующие группы модулей:

* логистический;
* производственный;
* маркетинговый
* обеспечивающий;
* сбытовой;
* другие.

В России ERP-системы появились только в конце прошлого века и первоначально использовались исключительно крупными компаниями, но на сегодняшний день их внедрение производится на предприятиях любого масштаба.

После внедрения ERP-системы компания может отказаться от использования многочисленных разрозненных программ для работы с финансами, складом, офисом, логистикой. Это, в свою очередь, позволит бизнесу существенно сократить затраты на IT-поддержку.

В 2016 году по рейтингу консалтинговой компании Panorama Consulting Solutions в тройку лидеров мирового рынка ERP-систем вошли SAP с долей 20%; Oracle -13,9% и Microsoft - 9,4%. Далее в порядке убывания расположились следующие компании: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Лидером по скорости внедрения стала компания Oracle, а по срокам окупаемости инвестиций - SAP.

В России, по данным аналитического центра TAdviser, самой популярной ERP-системой в 2016 году стала «1С: Предприятие» (см. рис.). Среди наиболее востребованного ПО можно отметить также такие продукты, как «Галактика ERP», SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Рис. Диаграмма применяемых программных продуктов для автоматизации бизнеса в России

Как выбрать программный продукт

При выборе программного обеспечения системы автоматизации бизнес-процессов можно пойти двумя путями:

* использование типового продукта;
* разработка и внедрение индивидуального ПО.

На заметку

Стандартный (коробочный) продукт обойдется компании дешевле, а также его несколько проще внедрить. Но нельзя забывать о том, что не каждое типовое ПО можно перепрофилировать под индивидуальные особенности предприятия, поскольку в ряде программ возможности дополнительных настроек ограничены или даже исключены. Такая же проблема существует и у облачных сервисов.

Чтобы правильно выбрать конкретную программу, важно дать ответ на ряд очень серьезных вопросов:

1. Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать?
2. Будет ли соответствовать функционал той или иной программы поставленным перед ней задачам?
3. Есть ли возможность донастройки под конкретную бизнес-практику?
4. Есть ли возможность быстрого изменения системы без прекращения эксплуатации в случае изменения бизнес-процессов или условий ведения бизнеса?
5. Насколько система удобна в использовании?
6. Есть ли возможность интеграции системы с уже имеющимися сервисами или программами автоматизации?
7. Кто и как будет осуществлять техподдержку?
8. Сколько будет стоить внедрение и техническая поддержка (владение)?

Поскольку самостоятельно и при этом квалифицированно ответить на данные вопросы практически невозможно, целесообразно получить консультацию у компаний-вендоров (разработчиков ПО). Кроме того, следует пообщаться с коллегами по бизнесу, поскольку их опыт иногда помогает определиться с выбором. Однако при этом важно понимать, что мнения в бизнес-сообществе могут носить весьма субъективный характер, обусловленный спецификой отрасли, размером предприятия, ограниченным опытом владения различными ERP-системами и, как следствие, невозможностью увидеть всю картину в целом и сравнить все продукты применительно к вашим условиям.

Что касается того, автоматизировать ли отдельные процессы или установить систему ERP, то все зависит от специфики конкретного предприятия.

Стоимость ПО и затраты на его внедрение

Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:

* задачи , которые ПО призвано решать;
* вид программы : типовая или настраиваемая;
* ресурсы , необходимые для внедрения;
* количество подключенных к системе рабочих мест .

Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: Предприятие» на 100 рабочих мест составляет 432 000 рублей, на 50 рабочих мест - 187 200 рублей, на 20 рабочих мест - 41 400 рублей.

Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:

* стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
* затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
* стоимость регулярной технической поддержки.

В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.

В период кризиса в бизнесе в целях предотвращения всевозможных проблем, а также чтобы сделать работу в целом более эффективной, компании применяют методы, которые называются комплексной автоматизацией. При помощи этого метода можно добиться существенного снижения издержек как технологического, так и финансового характера.

Что представляет собой автоматизация бизнес-процессов

В бизнес-процесс всегда включены различные этапы, функции, шаги и другие действия, производимые с определенной последовательностью. Основная цель применения бизнес-процессов – достижение предприятием определенных намерений (совокупности процессов с того момента, как принимают заказы, до того как их выполняют). В бизнес-процесс включены все участники организации, взаимодействующие между собой. Речь идет о руководителях, клиентах и сотрудниках фирмы.

То есть работу любого предприятия можно рассматривать как совокупность различных бизнес-процессов, связанных между собой. В компаниях все бизнес-процессы условно делятся на три вида. Это:

• основные (ключевые) бизнес-процессы , направленные на создание ценности услуги или товаров для покупателей и повышающие их стоимость на промежуточной ступени создания (к примеру, монтажа, производства, разработки);
• поддерживающие бизнес-процессы , нацеленные на то, чтобы предоставлять нужные для ключевых процессов ресурсы, а также обеспечивать инфраструктуру компании (речь здесь может идти об управлении ресурсами, обработке информации и обслуживании);
• процессы развития , обеспечивающие усовершенствование работы компании в будущем; в рамках данных бизнес-процессов обучается и повышает свою квалификацию персонал, происходит планирование дальнейшей деятельности;
• управляющие бизнес-процессы , направленные на решение задач компании путем планирования, мотивации и обучения персонала, оперативного управления.

Исходя из всего вышеперечисленного, можно сказать, что любой руководитель должен управлять бизнес-процессами, поскольку именно от этого во многом зависит успех и процветание компании. Любой директор нацелен на организацию работы своего предприятия таким образом, чтобы выполнение бизнес-процессов велось в соответствии с составленной ранее схемой. При этом в деятельности компании не должны присутствовать сбои. Затрачивать время на работу с документацией в идеале также следует по минимуму.

Эффективных методов организовать свой бизнес на сегодняшний день много. Среди наиболее полезных и рациональных можно выделить комплексную автоматизацию бизнес-процессов на базе разработки своей модели информационной системы или уже готовой, но адаптированной под свое предприятие. Надо отметить, что такая система автоматизации дает возможность сделать производство более прибыльным, существенно сократив издержки.

Желаемого результата от автоматизации бизнес-процессов ждать не стоит при старом подходе к модели управления организацией. Традиционная производственная культура, чаще всего, пользуется функциональной управленческой моделью бизнес-процессами, которую применяют в течение уже довольно длительного периода времени. До сих пор она дает управленцам хорошие возможности для роста и развития. Самый большой дефект в ней – наличие задержек и потеря информации. Как правило, эффективные методы воздействия обсуждаются в устном формате. А поскольку такая форма имеет свойство искажать информацию, сведения после «переговоров» становятся недостоверными.

В современном бизнесе и экономической практике применяется множество методик для развития. Если же рассматривать не мировые тенденции, а отдельно взятую компанию, можно сказать о ряде проблем и симптомах, при которых комплексная автоматизация технологических и бизнес-процессов крайне необходима и важна. В этой статье мы рассмотрим все «с конца», описав совершенную с управленческой точки зрения компанию. Итак:

• Фирма работает бесперебойно, сотрудники координируют действия и осуществляют деятельность слаженно.
• На предприятии отсутствуют потери и задержки, информация не искажается.
• Выполняя повседневную работу, специалисты предприятия остаются, прежде всего, клиентоориентированными и выполняют задачи фирмы, отодвигая личные потребности и интересы на второй план.
• Все сотрудники прекрасно понимают, как их деятельность влияет на показатели организации.
• На предприятии ясно, какой сотрудник отвечает за те или иные функции и цели.
• На выполнение каждой задачи отводится определенное время.
• Компания работает в интересах своих клиентов, и именно на это направлена ее деятельность.

Если все это присутствует на вашем предприятии, делать ничего не нужно – пусть компания растет дальше. Если же все совершенно иначе, стоит задуматься об автоматизации бизнес-процессов, поскольку именно она позволит сделать деятельность вашей фирмы более успешной и продуктивной.

Какова цель автоматизации бизнес-процессов предприятия

Каждая компания ведет свою деятельность, чтобы решить поставленные задачи, а потому каждый из бизнес-процессов необходимо выполнять для достижения целей фирмы. Если такой подход вам близок, значит, ваша организация ориентируется на достижение определенных целей, как и все сотрудники, трудящиеся в ней. На предприятии все работники, бизнес-процессы и действия должны быть продуктивными и преследовать одну цель. Только в этом случае можно говорить о перспективности работы компании в будущем.

В настоящее время многие предприниматели отдают предпочтение автоматизации технологических и бизнес-процессов. Это дает возможность решать следующие задачи:

1. Распределение ответственности

За каждое действие и бизнес-процессы в отдельности должен отвечать определенный человек. Именно это лицо заботится об эффективности выполняемого действия, может повлиять на ход событий, внести коррективы в деятельность, если это будет нужно. В бизнес-процессе есть определенные задачи и функции, а у каждого из них, в свою очередь, – тот, кто отвечает за их выполнение. Хорошо, если в компании есть вариант распределять функции и задачи между сотрудниками с помощью автоматизации. Если система выстроена грамотно, становится понятно, кто ответственен за выполнение тех или иных задач в бизнес-процессе.

2. Обеспечение целостности информации

Практически в каждой организации возникает проблема функционального управления, связанная с потерей, задержками или искажением информации. Этот вопрос можно решить благодаря автоматизации бизнес-процессов, поскольку исполнители всегда могут получить доскональную информацию о выполнении тех или иных задач. Каждый пользователь знает, что требуется сделать, и как достичь желаемого результата. Задачи могут сопровождаться различными объектами, к примеру, файлами Microsoft Office (Word, Excel).

Надо отметить, что при работе учетной системы на 1С платформе в качестве объектов могут выступать документация или накладная по расходам. Когда сотрудник получил ту или иную задачу, он не будет тратить время на поиск нужных ему данных, поскольку все важные для проведения той или иной работы сведения прикреплены к задаче.

Когда задание выполнено, сотрудник делает в системе соответствующую пометку. Далее система автоматизации начинает передавать информацию по управлению процессом другим сотрудникам. Такой подход существенно облегчает жизнь и руководителям, и сотрудникам компании. Сведения не искажаются, сохраняются, нет задержек. Кроме того, минимизируются риски невыполнения и несвоевременной сдачи задач. Исполнители не тратят много времени на поиск нужных сведений, а сама информация остается в первозданном неискаженном виде.

3. Соблюдение сроков

Компании, использующие традиционные управленческие методы, часто сталкиваются с нарушением сроков. Именно поэтому система автоматизации должна осуществлять четкое управление временем решения задач. Очень удобно, когда можно говорить как об относительных сроках решения задач, к примеру, «в течение 3 часов после получения», так и об абсолютных – «к 15.00 последнего дня этой недели». При этом система автоматизации выдает напоминания и производит контроль над сроками выполнения задач. В результате, менеджер фирмы получает возможность осуществлять контроль сроков выполнения любой задачи и получать статистику по сегодняшнему дню и за прошедший период.

4. Контроль

В системе должна быть отчетность. Необходимо осуществлять контроль над текущим состоянием компании: какие процессы выполняются в данный момент. Так, к примеру, из отчета можно узнать, что в данный момент сотрудники выполняют столько-то заказов по изготовлению оборудования и столько-то по его монтажу.

В идеале система также должна показывать, соблюдаются ли сроки решения задач. Возможность отслеживать эти бизнес-процессы позволяет руководителям контролировать, кто соблюдает сроки, а кто нет. Также необходимо анализировать статистику выполнения бизнес-процессов за прошедшие периоды: что было выполнено, были ли срывы и переносы сроков. Анализируя эти данные, работа предприятия может быть улучшена, а специалистами принят ряд организационных и кадровых решений.

Какие выгоды приносит автоматизация управления бизнес-процессами компании

За счет автоматизации бизнес-процессов компания может существенно повысить уровень и качество оказываемых услуг. Автоматизация бизнес-процессов практически исключает человеческий фактор, что особенно влияет на работу с большим объемом информации. Сделав выбор в пользу автоматизации бизнес-процессов, вы достигнете:

• Снижения числа ошибок.
• Увеличения скорости проведения операций в рамках цикла.
• Повышения производительности работы на предприятии.
• Высокой точности проводимых операций и скорость принятия решений.
• Уменьшения издержек и времени, которое тратите на выполнение работы.
• Снижения возможного количества вариантов результатов.
• Выполнения нескольких операций в параллельном режиме.

После того как вы оптимизировали бизнес-процессы, проанализируйте варианты их автоматизации. В некоторых случаях автоматизация бизнес-процессов не даст желаемых результатов, принеся только убытки. Речь, в частности, идет о следующих ситуациях:

• когда вы автоматизировано выполняете операцию, нельзя поддерживать необходимый уровень качества;
• автоматизация бизнес-процессов – сложное с технологической точки зрения мероприятие;
• при переходе на автоматизацию бизнес-процессов значительную часть сотрудников нужно или переобучать, или увольнять;
• как услуги, так и продукция обладают коротким жизненным циклом;
• спрос на рынке нестабилен, производство требует постоянного внесения поправок.

В каких сферах работы нужна автоматизация бизнес-процессов предприятия

Как правило, автоматизация бизнес-процессов начинается с длительной рутинной работы, от которой прямо зависит и доход, и выручка фирмы. Второй вариант – работа над проблемными участками и пробелами в производстве. Итак, что же нужно сделать?

Первое – автоматизация решения трудновыполнимых задач. К ним относятся, к примеру, такие мероприятия, как учет розничного товарооборота, анализ движения продукции, планирование финансовых потоков, распределение и учет рабочего времени, расчет себестоимости товаров и услуг.

Второе – автоматизация может затрагивать работу тех сотрудников компании, которые выполняют простые, но рутинные действия. Здесь можно отметить логистов, телемаркетологов, менеджеров по продажам. Также можно избавить некоторых работников от выполнения ряда действий. К примеру, очень разумно со стороны руководства компании вести учет товаров в интернет-магазине.

Третье – автоматизация бизнес-процессов может быть использована для наведения порядка, в частности, отслеживания запасов на складе, контроля дебиторской задолженности. Вы можете узнавать, насколько заняты работники, продуктивна ли их деятельность, выполняют ли они все поставленные задачи. Автоматизация бизнес-процессов, всех и сразу, не нужна. Если потребуется, вы можете поэтапно заниматься расширением масштабов автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Таким образом, создание единой системы управления будет постепенной. Самое главное – вы должны помнить, для чего внедрили на предприятие автоматизацию бизнес-процессов. Данная система должна быть полезной и решать определенные задачи. В противном случае вы потратите время и силы на ее внедрение.

Мнение эксперта

Что автоматизировать в первую очередь

Анатолий Зубейров ,

генеральный Директор компании «Миллсистемс», Москва

Автоматизация, прежде всего, должна коснуться тех бизнес-процессов, которые требуют серьезных затрат в плане труда. Если речь идет о крупном масштабном предприятии, можно упорядочить оборот документов внутри компании, касающихся поставок и расчетов между различными ее подразделениями. Информационная система должна самостоятельно отслеживать все бизнес-процессы, не привлекая к этому персонал.

Что касается средних по размеру предприятий, здесь автоматизацию бизнес-процессов следует применять к покупателям и поставщикам – их взаимодействию между собой. Прежде всего, об автоматизации бизнес-процессов стоит задуматься торговым фирмам с несколькими десятками номенклатурных позиций и большим количеством контрагентов. Маленьким компаниям необходимо позаботиться о том, чтобы работа с IT велась максимально просто, а деятельность фирм при этом оставалась столь же эффективной. Чтобы вести все бизнес-процессы, на предприятии должно быть минимальное количество работников.

Качественная автоматизация складской логистики, доставки и сбыта ведет фирмы к снижению затрат, а также позволяет избежать:

• оплаты труда лишних сотрудников, работающих по найму;
• неэффективного использования транспорта, находящегося в собственности компании, и избытка площадей на складах;
• потери товара, имеющего ограниченный срок годности;
• переплат за транспортные услуги различным предприятиям (это станет возможным за счет оптимизирования тарифов и организации доставок).

Как выбрать программное обеспечение? Прежде всего, оно должно позволять проводить автоматизацию бизнес-процессов всех цепочек. Необходимо, чтобы всю операцию со всеми этапами можно было выполнять в кратчайшие сроки. Важно, чтобы об использовании программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов знали все сотрудники, даже если они недостаточно владеют компьютером.

На каких уровнях проводится автоматизация бизнес-процессов компании

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы поддерживать управление на всех ступенях предприятия. Следует сказать о нескольких уровнях управления в компании. Речь идет о тактическом, стратегическом и оперативном. Опираясь на эту систему, стоит выделить следующие уровни автоматизации бизнес-процессов:

1. Нижний уровень автоматизации или уровень исполнителей. Здесь речь идет об которые проходят регулярно. Цель автоматизации в данном случае – решение срочных задач, например, производство, поддержание заданных параметров и определенных рабочих режимов (температуры на складе и др.).
2. Уровень управления производством или тактический уровень. на данной ступени позволяет грамотно распределять задачи между всевозможными процессами на нижнем уровне. В качестве примеров можно привести управление деятельностью на производстве и сопряженные с этим бизнес-процессы. Речь, в частности, идет о планировании производственной работы, обслуживании, управлении документацией и ресурсами компании.
3. Уровень управления предприятием или стратегический уровень. в этом случае позволяет решать как прогнозные, так и аналитические задачи. Данный уровень, направленный на стратегическое и денежно-хозяйственное управление, нужен, чтобы поддерживать работу высшего звена управления компанией.

Мнение эксперта

Что включается в программный комплекс для управления бизнес-процессами

Алексей Тулешов ,

генеральный директор компании «Сити-Бокс», Москва

При реализации проектов по автоматизации бизнес-процессов компании нередко опираются на практику других фирм в своей отрасли и начинают с оптимизации наиболее важного, на их взгляд, процесса. Но использование такого подхода оправдано не во всех случаях. К примеру, наше предприятие пока не начало проводить автоматизацию главного бизнес-процесса – работы с клиентами. Ряд других бизнес-процессов наша компания по максимуму автоматизировало, опираясь на опыт западных фирм, которые работают в схожей с нами отрасли. Мы искали готовые решения в России, однако безрезультатно. В связи с этим мы начали разработку собственного программного комплекса, позволившего управлять бизнес-процессами. Этот комплекс состоит из трех блоков.

1. Программа управленческого учета дает возможность осуществлять контроль над оказанием услуг, в том числе, дополнительных (транспортной логистики, работ по погрузке и разгрузке, продаже коробок, стеллажей, замков, стоек). Все эти услуги приносят нашей компании порядка 20 % от всей прибыли.
2. CRM-система работает на поддержание взаимодействия с клиентурой.
3. Система управления контентом (CMS) дает возможность управления сайтами, блогами и иными инфоресурсами.

Чтобы создать такую систему, мы потратили порядка 2,5 миллиона рублей. 500 тысяч рублей из этой суммы мы направили на подготовку ТЗ для специалистов по разработке. На данный момент мы завершаем тестировать систему, но основная часть работ завершена, и мы уже можем сказать: чтобы реализовать подобный проект, необходимо порядка 6 месяцев – одного года.

Какой подготовки требует автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов подразумевает проведение минимум четырех типов мероприятий.

Шаг 1. Проведите аудит бизнес-процессов

Основная задача аудита – выделение ключевых бизнес-процессов и лиц, которые являются ответственными за достижение этой цели. Вам следует обсудить с руководством всех важных отделов предприятия и выяснить следующие моменты:

• Кто является ответственным за выполнение той или иной задачи.
• Проверить коллектив на наличие сотрудников, которых можно было бы назвать «серыми кардиналами». Речь идет об излишне амбициозных людях, которые на незаконных условиях могли бы прийти к управлению, тем самым помешав автоматизации бизнес-процессов.

Пусть бизнес-процессы в вашей компании описывают приглашенные консультанты. Это будет самым разумным решением, поскольку вы получите объективное описание и информацию о том, насколько они эффективны.

Шаг 2 . Назначьте руководителя проекта

При назначении сотрудника, ответственного за автоматизацию бизнес-процессов, учтите, что вы не достигнете успехов в следующих случаях:

• Если руководить проектом будет менеджер среднего звена, поскольку вышестоящие сотрудники не станут выполнять его указания.
• Если руководство будет осуществлять первое лицо предприятия. Обычно типовых сотрудников не интересует автоматизация бизнес-процессов и подобные ей мероприятия.

Самое рациональное решение – доверить выполнение этой задачи человеку, который обладает подобным опытом в управлении и, к тому же, имеет необходимые навыки руководства и коммуникации. Далее вам следует:

• сделать сотрудника, ответственного за ведение проекта, своим замом и выделить ему кабинет в непосредственной близости к вам;
• поручить руководителю проекта рассказывать вам о любых попытках «непримирения» с новой системой в коллективе;
• поручить ему разработку требований и указаний, необходимых к исполнению со стороны других членов коллектива.

Вы должны продвигать свою линию и рассказывать сотрудникам о необходимости выполнения всех предписаний проекта.

Шаг 3. Выберите IT-решение

Не надо вестись на сказки специалистов-консультантов, а тем более – покупать непроверенные или недавно появившиеся на рынке программы. В идеале нужно:

• изучить российские компании, которые работают в вашей сфере, и узнать о внедренных ими решениях по автоматизации бизнес-процессов;
• рассматривать только те компании, где реализация системы автоматизации бизнес-процесса прошла удачно;
• убедиться в том, что автоматизация бизнес-процессов состоялась не только документально, но и на деле.

Важно непрерывно спорить со своими сотрудниками. Выслушивайте подчиненных, разговаривайте о возможных вариантах. Например, если ваша компания связана с производственной деятельностью, обойдитесь без внедрения именно на производстве дорогостоящей программы.

Шаг 4. Определите премиальные

Автоматизация бизнес-процессов не работает, если сотрудники компании не обладают достаточной мотивацией. Вам следует обсудить с собственником финансовые вопросы и договориться о сумме, которая будет направлена на премию за эффективное внедрение на предприятии автоматизации бизнес-процессов на каждом этапе.

Рассчитывать размер премии – очень субъективный вопрос. В этом случае важно не забывать о человеческом факторе, поскольку именно он является ключевым. Если вы – руководитель предприятия, то отлично знаете о запросах своих подчиненных. Кто-то вполне доволен небольшой премией за хорошую работу, а кто-то недоволен и годовой выплатой в качестве поощрения.

Если IT-система, которую вы внедряете, стоит недорого, не нужно устанавливать большой размер премий, ведь вы не заинтересованы в повышении стоимости проекта. Другой вопрос, если предстоит работать со сложной ERP-системой, которая позволит вам полностью перестроить деятельность предприятия. Здесь логично позаботиться о крупном размере премиального фонда, а то и повысить уровень затрат на IT-систему.

Мнение эксперта

Как повысить заинтересованность сотрудников в автоматизации

Андрей Кистенев ,

генеральный директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва

Именно работникам вашего предприятия предстоит изучать интерфейс программы. В связи с этим вполне логично выслушать их предложения по поводу изображения на экране, желаемого дизайна, кнопок на мониторе и прочих составляющих. Если вы будете работать в тесном формате со своими подчиненными, то непременно избежите «бунта» при введении автоматизации бизнес-процессов. Мне кажется, разумнее сотрудничать в данном вопросе не со всем коллективом, а с его частью, конкретно – с линейными руководителями. К примеру, в ходе совещания я озвучиваю некоторые жалобы клиентов, связанные с системой автоматизации бизнес-процессов, и советуюсь с подчиненными, что делать, чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем.

В ходе обсуждения мы приходим к общему знаменателю и определяем, в чем причина того или иного сбоя. В данном случае я спрашиваю у начальника отдела, что нужно предпринять, чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем. Руководитель, в свою очередь, осознает проблему и предлагает оптимальные пути ее решения. Поскольку он заинтересован в улучшении ситуации, то будет лично контролировать процессы внедрения автоматизации бизнес-процессов и следить за качеством работы всех сотрудников.

Исходя из практики нашей компании, могу сказать: каждый отдел на предприятии всегда уверен, что изменения коснутся его и именно с негативной стороны. В связи с этим общие собрания перед внедрением автоматизации бизнес-процессов очень полезны, поскольку вы получаете возможность более подробно разъяснить о ключевых моментах того или иного вопроса, а также выслушать пожелания и мнения сотрудников.

Как определить, какая система автоматизации бизнес-процессов необходима

Чтобы перейти от ручного рутинного труда к IT и сделать выполнение рабочих бизнес-процессов более быстрым и удобным, применяют именно системы автоматизации, состоящие из различных программ и сервисов. Говоря иначе, система автоматизации бизнес-процессов – это и сложная ERP-система, и «облачный» сервис. В любой системе автоматизации бизнес-процессов есть два ключевых элемента, один из которых ввод (сбор) информации, второй – предоставление обработанных данных в нужном для руководителя или профильного мастера типе или формате.

Есть хороший вариант моментального получения «воронки продаж». Необходимо лишь своевременно вносить сведения о коммуникациях с потенциальными покупателями товаров и услуг, указывать, в каком формате проводятся переговоры, успешны ли они, и по их результатам фиксировать в программе данные о сделках, которые состоялись. Так система автоматизации бизнес-процессов может существенно облегчить работу предприятия. Когда накопятся некоторые статистические данные, вы можете сделать вывод о качестве и интенсивности работы ваших менеджеров.

Стоит отметить, что все зависит от масштабности и многогранности бизнеса. Именно этот показатель влияет на количество исходных сведений, разнообразие и детальность итоговых отчетов о проделанной работе. Системы автоматизации по тому же принципу применяются для иных процессов. Благодаря продуманным IT-технологиям руководители предприятий могут за доли секунды получить важные для них данные, в частности, в каком количестве в компанию поступает прибыль, какие расходы несет компания, и какова их структура, насколько рентабельны проекты, эффективно ли работают менеджеры.

Выбирая систему автоматизации бизнес-процессов, помните, что у вас есть два варианта.

1. Использовать типовой (коробочный) продукт.
2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Наиболее простой задачей представляется внедрение стандартного решения по автоматизации бизнес-процессов. Финансово, к тому же, это более выгодно. Но следует отметить, что не каждую типовую модель можно адаптировать к своему предприятию. В некоторых программах по автоматизации провести донастройки нельзя, либо подобные действия существенно ограничены. Это же распространяется на облачные сервисы.

Чтобы выбрать подходящую именно вам программу, нужно выполнить проработку значительного объема информационных данных. Современный рынок представлен программной продукцией и обладает своими преимуществами и нюансами. Важно ответить на ряд ключевых вопросов:

• Автоматизация бизнес-процессов и задач какого рода планируется.
• В соответствии ли находится функциональная составляющая программы с теми задачами, которые необходимо решить благодаря ей.
• Реально ли провести донастройку системы применительно к своей бизнес-практике.
• Можно ли будет внести изменения в систему в случае необходимости, если вдруг изменятся условия ведения бизнеса или процессы в нем.
• Является ли система простой и удобной в эксплуатации.
• Возможна ли интеграция системы с другими сервисами и приложениями.
• Возможно ли входить и работать в системе с планшета или смартфона.
• Есть ли сотрудник, которому можно было бы поручить реализацию технической поддержки.
• Какова стоимость поддержки и внедрения.

Чтобы ответить на эти вопросы, можно провести консультации со специалистами компаний, которые выпускают программное обеспечение. Хорошо, если вам также удастся пообщаться с предпринимателями, работающими над подобными проектами. Опираясь на их практические рекомендации и опыт, вы получите ценные сведения и сможете выбрать тот или иной продукт.

Какие есть средства и технологии автоматизации бизнес-процессов компании

Рассмотрим ряд распространенных в России средств автоматизации бизнес-процессов.

Enterprise Resource Planning, что также называют планированием ресурсов предприятия. В данном случае происходит автоматизация глобальных бизнес-процессов на предприятиях – финансового потока, сотрудников, операционной деятельности, управления производственным процессом. В крупных ERP-системах есть и бухучет, и функции для контроля, расчета зарплаты, учета кадров и времени, и управление финансами. Как правило, такими системами пользуются масштабные фирмы, подразделения которых находятся на разных территориях, в связи с чем руководство хочет знать, насколько прозрачны бизнес-процессы, как они формируются и трансформируются.

Чтобы внедрить Enterprise Resource Planning, необходимо тщательно подойти к данному вопросу, так как процесс касается разных отделов и категорий юзеров. Многие предприятия совершают большую ошибку, внедряя данную систему по автоматизации бизнес-процессов к себе в компанию, когда на деле не особо в ней нуждаются.

Customer Relationship Management (CRM-системы). Цель сложных программных решений данного типа – автоматизировать отношения с клиентами. В данный момент они имеют тесную связь с ПО SFA (Sales Force Automation) и включают в себя особенности обеих систем. Надо отметить, что автоматизация бизнес-процессов CRM на сегодняшний день – самое универсальное и востребованное ПО.

Работая с Customer Relationship Management, сотрудники компаний знают информацию о каждом из своих клиентов, управляют бизнес-процессами и выполняют ряд других функций. Ранее в качестве ключевых пользователей CRM выступали коммерческие службы и топ-менеджеры, но сейчас эти системы идеально подходят практически к каждому предприятию. Если необходимо, компания может выбрать автоматизацию бизнес-процессов CRM и применить ее для работы в своей отрасли.

Что касается различий в CRM-системах, здесь речь идет о количестве возможностей. Это может быть как сложная и многоступенчатая ERP, так и простая записная книжка. Если CRM-система составлена грамотно, ее можно легко интегрировать с 1С, разным ПО для работы аналитического и оперативного типа в фирмах.

PM (Project Management) являются системами, с помощью которых можно управлять проектами и целями, распределяя задачи по ответственным сотрудникам и оговаривая сроки их выполнения. Обычно подобные системы учитывают финансовые стороны проектов, ресурсы человеческого и материального характера. Пользуясь системой управления данного типа, вы можете контролировать выполнение задач в самом проекте, планировать результаты, узнавать о загрузке ресурсов.

Масштабы систем различны. Это могут быть как системы для крупных производств, так и небольших стартапов. Отличия также заключаются в функционале, целях и задачах.

Business Process Management System (BPMS). Речь идет об автоматизации бизнес-процессов. Это обособленный или соединенный с CRM/ERP/ECM вид ПО, который изучает процессы на предприятии как шаги в определенной последовательности с действиями и сроками, ответственными лицами на каждом из этапов. Подобные системы позволяют моделировать, запускать бизнес-процессы, а также производить их анализ. Business Process Management System (BPMS) дают возможности для создания алгоритмов бизнес-процессов с использованием как нативных редакторов, так и специальных нотаций (BPMN 2.0).

Сколько стоят услуги автоматизации бизнес-процессов

Сложно однозначно ответить на этот вопрос. Здесь можно провести аналогию, задав, к примеру, вопрос: «Сколько стоит дом?». Вы можете уложиться в миллион рублей, а можете в десять. Все зависит от качества стройматериалов, площади помещения, типа отделки. Так же и с ПО. Вам следует определить: решение каких задач первостепенно для вас, будет это типовым продуктом или настраиваемым, использование каких ресурсов вам потребуется, какое количество рабочих мест будет подключено и т.п.

Рассчитывая цену автоматизации бизнес-процессов, примите во внимание:

• Затраты на саму систему (цену коробки или стоимость аренды, если используете «облачные» приложения).
• Расходы, связанные с настройкой ПО и обучением сотрудников компании по работе с ним.
• Расценки на регулярное техобслуживание.

Здесь можно сказать и о непрямых расходах, куда входят, к примеру, временные затраты директора и других участников проекта, являющихся ключевыми.

Основные этапы автоматизации бизнес-процессов

Этап 1. Определение целей автоматизации

Чтобы принять решение о начале работы, связанной с автоматизацией бизнес-процессов, нужно определиться со стратегическими целями данного мероприятия. Подумайте, чего вы хотели бы достичь.

Этап 2. Формализация бизнес-процессов

Чтобы описать бизнес-процессы, определите, какие в нем есть подпроцессы, в какой последовательности следует выполнять все мероприятия, как движется информация, подумайте о наличии ресурсов и ограничений. Здесь учитываются также показатели эффективной работы и результативности бизнес-процессов: сколько времени и денег требуется на их выполнение, насколько качественен итоговый результат, насколько он точен и стабилен. На выходе получается реальная модель бизнес-процессов.

Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов

Как только модели разработаны, специалисты проводят их тщательный анализ и переводят из реальной модели в желаемую. После этого составляют план мероприятий, которые позволили бы достичь заданные цели с использованием бизнес-процессов. В завершении данного этапа происходит выстраивание бизнес-процессов для исключения задержек, лишних и необязательных операций. В результате проведения оптимизации оргструктура компании может быть реорганизована.

Этап 4. Разработка технического задания

Определение точных задач, решение которых зависит от участия владельцев.

Этап 5. Кодирование бизнес-процессов и разработка должностных инструкций

Процесс кодирования информации производится организациями, занимающимися внедрением. Для простоты обучения и эксплуатации систем, рекомендуется разрабатывать служебные инструкции на ранних этапах.

Этап 6. Обучение персонала

Обучение персонала необходимо в тех случаях, когда происходит изменение структуры работы. Этот этап предполагает возможность сопротивления ввиду изменений в составе сотрудников.

Этап 7. Опытная эксплуатация

Для того чтобы оценить продуктивность введенных систем, применяйте ее на практике. Это поможет избежать вам возможных ошибок.

Как внедряется автоматизация бизнес-процессов на предприятии

Внедрением называется процесс предоставления ПО бизнесу, который нуждается в усовершенствовании.

Простыми задачами «внедрения» принято считать, например, установку ПО на компьютеры компании, регистрацию в удаленных сервисах, копирование данных и так далее. После этих операций можно переходить на этап эксплуатации, приступая к работе в привычном режиме, начинать заполнение клиентской базы и др.

Более сложными заданиями называются те, для выполнения которых составляется план, разрабатывается алгоритм решения определенных задач, дорабатываются системы под определенные требования компании. На следующем этапе выбираются специалисты в сфере программирования для проведения автоматизации бизнес-процессов. Выбор состоит из двух более востребованных вариантов. Например, программисты, специально вызванные извне, и программисты, работающие в вашей организации.

Разберем оба варианта создания автоматизации бизнес-процессов, которые, на первый взгляд, кажутся не столь примечательными.

Остановив свой выбор на программистах из вашей компании, вы на шаг приближаетесь к успешному выполнению поставленных задач, потому что ваши специалисты уже понимают, на чем специализируется компания. Они и правда имеют представление о вашей фирме, но это еще не гарантирует хорошего результата, так как их отношение к работе не столь ответственное, как должно быть. У вас не получится составить для специалистов определенный график или увеличить скорость работы. Нормированный рабочий день программистов предполагает работу по основным вопросам, а вот времени на работу по автоматизации бизнес-процессов недостаточно. Замена таких работников невозможна, так как язык написания кодов уникален у каждого программиста.

А вот специалистам извне неизвестен род деятельности вашей компании, что непременно скажется на качестве выполняемой ими работы. В основном, им несвойственен должный подход к работе, поэтому следует с осторожностью относиться к выбору специалистов для автоматизации бизнес-процессов на вашем предприятии.

При выборе специалистов по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов, нужно серьезно отнестись к характеристикам предполагаемых партнеров. Для этого необходимо провести исследование и изучить цены на рынке услуг. Удовлетворительное соотношение цены и качества встречается крайне редко. Поэтому установите для себя ограничения в тарифах и руководствуйтесь этим при выборе партнера. Крайне важно наличие у партнера сертификата соответствий согласно международному стандарту ISO.

После выбора некоторых специалистов желательна реальная встреча со всеми потенциальными партнерами. Задайте ряд вопросов, напрямую касающихся введения в компании систем автоматизации бизнес-процессов. Узнайте, например, каковы условия заключения сделки, имеется ли опыт работы с компаниями, род деятельности которых схож с вашим. Благодаря этой информации вы будете иметь представление о вашем, возможно, будущем партнере.

Чтобы грамотно сделать выбор в пользу какой-либо организации, следует учитывать уровень вашей компании. Если фирма является не крупным брендом, а небольшим предприятием, который занимается одним видом деятельности, лучше всего будет выбрать партнера такого же уровня. В этом случае работа с подобными организациями будет идти быстрее и стабильнее, так как вопросы, возникающие у вас, лучше решать именно с небольшими компаниями.

Какие риски скрывает даже самая эффективная автоматизация бизнес-процессов

Нельзя забывать о возможных рисках после процесса внедрения. Риски могут быть разными. Все зависит от изменения срока выполнения, внедрения до протеста со стороны сотрудников и возможных изменений в структуре бизнес-задач. Во избежание возможных рисков важно серьезно подойти к поиску квалифицированных специалистов, изучить имеющееся ПО для будущей стабильной работы систем. При личном участии хозяина бизнеса шансы на успешный «апгрейд» значительно увеличиваются. При выполнении всех перечисленных выше рекомендаций вам гарантирован благоприятный результат.

Грамотное разъяснение компании о пользе и результативности автоматизации бизнес-процессов поможет избежать возможного сопротивления работников. После разъяснения у сотрудников должно создаться ощущение неизменности принятого решения. При возникновении каких-либо проблем следует решать их незамедлительно, так как любая задержка приведет к существенному ухудшению работы компании. Для улучшения процесса внедрения автоматизации бизнес-процессов рекомендуется поощрять сотрудников премиями. Этим приемом можно добиться улучшения качества выполняемой работы.

Проблемы автоматизации бизнес-процессов и способы их решения

Проблема 1. Проект не разбит на управляемые блоки, не выделены контрольные точки, и в результате сроки реализации проекта затягиваются

Для разных направлений проекта существуют различные варианты решения:

• Для полноценной работы следует выделить несколько направлений, а для контроля за ними – назначить руководителей.
• Также следует выделить общие логические схемы, установить последовательность операций по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов, проанализировать конечный результат вашей работы.

Проблема 2. Не определены логические рамки проекта, постоянно возникают новые пожелания, что приводит к затягиванию проекта

Нужно четко указать в утвержденном документе ограничения (рамки) для выбранного вами проекта. Этими ограничениями могут являться технические задания, проекты и проектные решения. Процесс автоматизации бизнес-процессов должен четко отражать все цели данного плана.

Проблема 3. Ресурсы привлекаются в проект не вовремя, их качество не соответствует решаемым задачам

Оцените необходимый объем ресурсов и сроки их вовлечения. Ответьте честно на вопрос: есть ли эти ресурсы сейчас, будут ли в нужный момент? Найдите компромисс между потребностью в ресурсах, их наличием и сроками реализации проекта.

Проблема 4. Персонал компании оказывает сопротивление

С помощью различных информационных ресурсов сообщайте сотрудникам об автоматизации бизнес-процессов. Большое внимание уделяйте информации, в которой рассказывается о важности и ценности внедрения. Объявляйте сотрудникам о заинтересованности вышестоящих лиц в исходе процесса. Найдите организатора протеста, постарайтесь уладить конфликт, в случае неудачи – увольте.

Проблема 5. Отчетность о ходе проекта носит формальный характер, реальных демонстраций и тестирования функциональных возможностей не происходит.

Выделение отличных результатов среди возможных неудач поможет организовать весь рабочий процесс. Для предотвращения будущих срывов сроков изучите всевозможные варианты решения проблемы. Например, проведите анализ полученных результатов после определенного периода времени. Если итоги не удовлетворяют сотрудников компании, доработайте показатели до идеала.

Проблема 6. Отсутствует эффективная система управления проектом .

Во время совещаний, на которых вы присутствуете, видите, как сотрудники компании участвуют в спорах, конфликтах, тем самым демонстрируя неуверенность. Для устранения таких конфликтов рекомендуется нанять специалиста по конфликтологии, который поможет урегулировать все имеющиеся сложные ситуации.

Проблема 7. Проект имеет низкий приоритет у исполнителя и выполняется по остаточному принципу.

Исполнитель не заинтересован в работе и не уделяет проекту достаточного количества времени. Нужно попытаться найти причины такого халатного отношения к проекту и попробовать устранить их. В случае неизменности ситуации следует заменить исполнителя.

Проблема 8. Не определены цели проекта, не утверждены критерии достижения целей и оценки результатов проекта .

Оценивание результатов происходит по личным предпочтениям, что пагубно сказывается на общей оценке всего проекта. Критерии оценки составляются индивидуально, в зависимости от направления проекта. Например, направление «Управление отношений с должником» обязывает к созданию критерия успешности, которое помогает компании грамотно подходить к вопросу о задолженностях клиентов. Таким критерием может являться увеличение процентной ставки на фиксированную сумму (1,45 % годовых). Определение цели проекта для последующих этапов реализации поставленной задачи поможет компании быстрее добиться положительных результатов.

Информация об экспертах

Анатолий Зубейров , генеральный директор компании «Миллсистемс», Москва. Компания «Миллсистемс» является официальным дистрибьютором информационной системы Sellora Management System. Sellora Management System – это система управления ERP, отвечающая запросам любого бизнеса и подходящая для любого предприятия. Кроме того, система отлично оптимизирована под реалии российского рынка, т.е. учитывает все национальные особенности отечественного делопроизводства.

Алексей Тулешов , генеральный директор компании «Сити-Бокс», Москва. Сфера деятельности: предоставление в аренду частным лицам складских ячеек (или боксов). Количество складов: 2. Численность персонала: 20. Годовой оборот: свыше 100 млн руб. (в 2012 году).

Андрей Кистенев , генеральный директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва. Андрей Кистенев окончил МФТИ. С 2008 года работает в области электронной коммерции; ранее участвовал в проектах по автоматизации бизнеса. Сфера деятельности: грузоперевозки, в том числе по заявкам интернет-магазинов. Численность персонала: 30 (в штате), 40–70 курьеров (штатных и внештатных).

Современный бизнес в некоторой степени отличается от бизнеса предыдущих поколений, если говорить о мире в целом, и в корне, кардинально – от предпринимательской деятельности в нашей стране, где было достаточно просто выполнять свою работу и производить определенный «плановый» продукт, без оглядки на внутреннюю эффективность. Но изменение политической ситуации в стране, мировой технический прогресс вместе с конкуренцией изменили вектор построения компаний, по сути, вынудив предпринимателей новой эры концентрировать свои усилия, в первую очередь, на продуктивности работы. Произошло сразу несколько серьезных преобразований бизнеса, бизнес-инструментов и бизнес-систем, одним из которых стало появление таких понятий, как процессное управление и бизнес-процессы.

О том, почему процессное управление сегодня – самый продуктивный метод управления бизнес-цепочками внутри компании, какую роль бизнес-процессы и их автоматизация играют в компаниях, каким образом, собственно, возможно автоматизировать процессы и что дает с точки зрения результативности система автоматизации бизнес-процессов компании – поговорим в сегодняшнем материале.

Развитие бизнес-процессов в современном мире

В некотором смысле бизнес-процессы существовали еще на заре предпринимательской деятельности. Интуитивно люди, которые занимались торговлей, уже выстраивали некоторые упорядоченные наборы последовательных действий, чтобы достигнуть какого-то результата в плане экономической эффективности. Тогда для них, скорее всего, это выглядело просто логичным или удобным способом организации своей предпринимательской деятельности. Поэтому термин «бизнес-процесс» вошел в употребление, означая нечто понятное на интуитивном уровне любому, кто занимается бизнесом.

Изначально бизнес процессы фактически представляли собой инструкции, фиксировавшие наиболее корректное описание того, как надо выполнять определенные действия. Технически это были разрозненные регламенты того, как компания выполняет те или иные процедуры. Позже предприниматели осознали необходимость работы с этими документами на более глубоком уровне. Это был первый опыт исследования бизнес-процессов, чтобы повысить их продуктивность.

В 20-х годах XX века процессы начали описывать не только словами и последовательностью, но простейшими блок-схемами с графическим оформлением взаимосвязей на подобии: «если сделать так – будет это, если сделать иначе, будет то». Потом пришло время связанных алгоритмов, вместе с которыми бизнес-процессы, как элемент управления эффективностью и предприятием в целом, все более формализуется и закрепляется в качестве MUST HAVE во всех отраслях предпринимательской деятельности.

С приходом компьютерной эры и открытием новых возможностей в части технического сопровождения бизнес-процессов, начались попытки перевода бизнес процессов в электронный вид, формирования устойчивых горизонтальных и вертикальных связей между различными процессами, а вместе с этим и первые попытки автоматизации небольших участков деятельности.

Все это и являлось прародителем будущей тотальной автоматизации бизнес-процессов, направленной на повышение эффективности компании. Впоследствии целый ряд разработчиков, увидевших потенциал автоматизации бизнеса и возможность разработки решения, которое можно будет внедрять фактически неограниченное количество раз в разных компаниях, вышли на рынок автоматизации и стали предлагать бизнесу различные решения в области бизнес процессов, применимые для любых функциональных уровней бизнеса.

Началось тотальное моделирование бизнес-процессов, появились электронные системы контроля и учета, качества, развились процедуры стандартизации и регламентирования нормативных показателей и путей минимизации отклонений от них.

Так сформировалась и продолжила свое развитие идея о необходимости строить ориентированный на результат бизнес, опирающийся на определенные стандарты. Фактически, это был ответ на вызов времени и необходимости повышать свою конкурентоспособность, это «ответ на вызов потребителей» и логичное развитие компаний и рынка.

Бизнес-процесс как ключ к успеху

Любая коммерческая компания ориентируется на единственный результат – заработок денег. Для достижения этой цели в компании, в зависимости от сферы ее деятельности и размера, осуществляется определенное количество действий. Все они при этом должны иметь определенный конечный результат, а совокупность этих результатов в итоге приводит компанию к реализации поставленной задачи и получению прибыли. Поэтому любая компания независимо от вида ее бизнеса, отрасли, географии и других характеристик будет представлять собой систему взаимосвязанных бизнес-процессов независимо от того, чем эта компания занимается.

Любой бизнес-процесс в компании, в свою очередь, имеет владельцев и цепочку участников, совместная работа которых в рамках определенного запланированного стандарта обеспечивает достижение нормативного результата. Помимо этого каждый процесс имеет заданные точки контроля, по которым владельцы процессов могут контролировать промежуточные результаты и при необходимости принимать управленческие корректирующие меры.

Именно в совокупности результатов различных процессов компании и заключается цель основной деятельности.

Сегодня управление бизнес-процессами стало не просто важной, а скорее неотъемлемой частью бизнеса эффективных предприятий. Сложно представить себе по-настоящему прогрессивную и экономически эффективную компанию, система организации которой не базировалась бы на процессном подходе к бизнесу. Составными частями бизнес-процессов регламентируются нормативные производственные показатели, расходы финансовых и производственных ресурсов, продуктивность персонала и фактически экономический потенциал предприятия.

Параллельно бизнес-процессы стали выполнять и еще одну важнейшую функцию: нейтрализацию влияния человеческого фактора. Независимо от степени технической оснащенности компании или уровня технического прогресса в компаниях все равно работают люди, а не роботы, поэтому на определенном организационном уровне влияние человеческого фактора проявляется в любом случае. Для того чтобы возникла возможность нормативного контроля действий персонала, в бизнес-процессах прописываются ключевые показатели эффективности для сотрудников компании, степень их ответственности и фактической продуктивности в рамках рассматриваемого процесса. Таким образом, обеспечивается органическое функционирование системы, в которой «все на своих местах» и контроль ведется не только за итоговой результативностью процесса, но и за вкладом в процесс каждого включенного в него звена бизнес цепочки.

С аналитической точки зрения система бизнес-процессов становится источником индикаторов, метрик и знаний для менеджмента организации, поскольку позволяет не только контролировать текущий статус, но и формировать прогнозы и сценарии для повышения эффективности компании в перспективе. Аналитика бизнес процессов, или как это принято называть в экономической литературе – исследование бизнес процессов, позволяет максимально детально рассматривать бизнес с точки зрения ориентира на продуктивность. Менеджмент при правильном подходе к модернизации процессов может постепенно улучшать практически все ключевые показатели компании:

• Улучшить производственный процесс с точки зрения его скорости, стоимости и качества продукции;
• Повысить продуктивность и эффективность персонала, а также вытекающие из этого вопросы личной финансовой мотивации и общего фонда расходов труда на персонал;
• Оптимизировать административный блок процессов и расходов операционного характера;
• Повысить качество внутренней структуры, порядка документооборота и внутренней операционной дисциплины в компании;
• Улучшить качество внешних и внутренних коммуникаций компании.

Вообще, процессный подход предполагает постоянное улучшение и стремление к бесконечной оптимизации компаний, поэтому перечислить все функциональные центры, работу которых можно улучшать на основе аналитики процессов этих центров – невозможно. Поэтому необходимо в первую очередь руководствоваться логикой и ориентироваться на специфику конкретной организации, здраво оценивая реальный потолок улучшения того или иного процесса. Улучшение ради улучшения не имеет никакого смысла с точки зрения повышения экономической эффективности. Индивидуальные особенности конкретного бизнеса гораздо лучше определят необходимость и правильный путь для оптимизации, чем шаблонные улучшения, пропитанные философией бесконечного повышения эффективности.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталия Сиворина

Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Автоматизация бизнес процессов как путь в будущее

Эра цифровой экономики дала бизнесу множество новых возможностей для повышения собственной процессной эффективности. Ведущие бизнес-аналитики активно трудились над разработкой темы процессного управления и оптимизации бизнес процессов в последние десять лет. Было разработано множество различных подходов и принципов управления компаниями, основанных на методике бизнес-процессов, и каждый из них заслуживает особого внимания (в частности также подразумевает возможность управления бизнес процессами). Они могут обладать разной степенью эффективности для конкретной компании, поскольку в какой-то мере зависят от вида бизнеса, масштаба и других характеристик экономики предприятия, но все они позволяют сделать вывод, что автоматизация бизнес процессов – это самый короткий путь к прогнозируемой модели управления и развития бизнеса.

На этом пути автоматизация бизнес процессов дает возможность повысить конкурентоспособность через увеличение продуктивности конкретного участка бизнес цепочки, облегчая ряд совершенно стандартных операционных процедур:

1. Автоматизация упростит вопросы учета и отчетности, первичного бухгалтерского учета, ввода больших массивов информации, контроля товарных остатков и прочих математически/вычислительных процедур, которые традиционно являются преимущественно ручным блоком трудоемких операций. Чаще всего это достигается внедрением в практику использования автоматизированных IT-технологий, ориентированных на обработку документов и самостоятельное проведение операций, замены ввода данных на различные элементы сканирований и прочие упрощения таких рутинных процедур.
2. Автоматизация процессов позволяет сократить или оптимизировать основные издержки предприятия. Основными расходными статьями традиционно являются производственный процесс и персонал компании, а автоматизация процессов даст возможность выделить основные узкие места и ключевые неэффективные звенья кадрового состава, а также добиться снижения расходов за счет исключения этих составляющих из операционной деятельности.
3. Автоматизация процессов дает возможность повышать качество выпускаемой продукции за счет соблюдения нормативных требований и реализации мероприятий внутреннего контроля.
4. Автоматизация процессов дает возможность высвободить интеллектуальный ресурс управленческого звена и ключевых специалистов компании, перенаправив их усилия с выполнения трудоемких и рутинных ручных операций на развитие компании.

Главный принцип любой автоматизации заключается в том, что она должна быть интегрирована на все уровни организационной структуры, связанные с данным (автоматизированным) бизнес-процессом. Нельзя автоматизировать процесс документооборота, не включив в него курьерскую службу компании и секретариат. Или, например, автоматизировать какой-либо цикл производственного процесса, но не автоматизировать вопросы логистики или работы с рекламациями клиентов. Если бухгалтеры продолжают считать платежки руками на калькуляторе, имея автоматизированный процесс согласования счетов и визирования оплаты, то бизнес процесс можно считать автоматизированным не полностью. А это, в какой-то мере, лишает его смысла вообще, потому что в случае возникновения ошибки (человеческий фактор), отследить ее вовремя не получиться, и она повлияет на последующие процессы.

Компании сталкиваются с разными сложностями при автоматизации бизнес процессов в зависимости от своих внутренних особенностей.

Например, ведение ручной бухгалтерии и разрозненного финансового учета табличного вида, по сути, тоже имеет определенное количество процессов внутри своей структуры, но внедрение комплексной автоматизации в это рабочее поле вызовет определенные проблемы, обусловленные не только техническими особенностями, но и противодействием со стороны персонала.

Поэтому проекты по автоматизации бизнес процессов почти всегда разрабатываются с нуля, так как невозможно, не погружаясь в специфику компании, определить те проблемы, которые могут всплыть в отдельно взятой организации. Случаются ситуации, когда менеджмент принимает решение об автоматизации, не приняв в расчет, что компания к ней попросту не готова, и реализовать проект не представляется возможным в принципе. Для того чтобы этого избежать, следует отчетливо представлять цель, которую необходимо достичь в результате автоматизации, определить, какие ресурсы нужны для достижения цели, какой персонал будет вовлечен в реализацию автоматизированного бизнес процесса, и какие рыночные тенденции могут оказать влияние на бизнес процесс в краткосрочной перспективе.

Только проработанная стратегия автоматизации процесса может обеспечить конечный результат и исключить риск работы ради работы. Всем известны примеры полной неработоспособности бизнес-процессов после их «автоматизации» или ситуации, когда невозможно завершить проекты по автоматизации из-за внутренних факторов. Поэтому немного остановимся на типичных проблемах, с которыми сталкиваются компании, занимающиеся и бизнес процессов:

1. Ошибки при переносе процесса в автоматизированную систему – самая частая проблема, вызванная желанием сэкономить. Неопытные менеджеры, чаще всего сами держатели процесса, пытаются перенести свою работу в информационное поле и автоматизировать. В результате – потеряны детали, нарушена или вообще не соблюдается логика, нет последовательности автоматических действий, а весь автоматизированный процесс можно назвать разве только «костылем». Это логичный результат, потому что профессионалы продаж не могут быть профессионалами в области построения автоматизированных бизнес процессов. Такая работа требует особой квалификации и опыта, а результат может быть достигнут только совместными усилиями узких специалистов и владельца процесса. Если речь идет о процессе распространяющимся за рамки одного подразделения или компания решила автоматизировать сложный процесс (закупочный, производственный и т.п.), то только квалифицированная команда способна детально исследовать процесс «как есть» и создать работоспособную автоматизированную схему.
2. Саботаж автоматизации – это проблема, которая делит пальму первенства с ошибками при переносе процесса в автоматизированную систему. Команда, понимая, что автоматизированный процесс высвобождает у них временной ресурс, начинает мешать внедрению автоматизации, руководствуясь инстинктом самосохранения или элементарным нежеланием что-то менять в работе и учиться новому. Эту проблему достаточно сложно нивелировать на сто процентов, хотя при грамотном менеджменте и наличии реальных планов на ресурс в лице персонала, можно донести до команды, почему менеджмент принял решение об автоматизации, и какую роль в дальнейшем будет играть тот или иной специалист. Конечно, это не сработает, если ключевая цель автоматизации – сокращение издержек на персонал (а для многих компаний персонал по-прежнему остается самым дорогостоящим звеном).
3. Техническая неподготовленность персонала – проблема, которая проявляется, как правило, либо в самом начале автоматизации, либо, наоборот, когда проект закончился и уже запущен. Вопрос торможения автоматизации в связи с техническими затруднениями, по сути, меньшее из зол, с которым можно столкнуться в этой сложной работе, поскольку всегда есть возможность произвести обучение персонала и создать в компании внутреннюю систему наставничества во избежание таких проблем в будущем.
4. Не рассчитали свои силы – проблема инвестиционного характера. Планы на автоматизацию формулировались колоссальные, ресурсы компании были посчитаны неверно, и поэтому в какой-то момент стало очевидно, что на реализацию проекта не хватает ресурсов. Что делать? Оптимизировать сам процесс внедрения (время, скорость), искать ресурсы (заемные, отсрочки), менять условия (добиваться скидок, менять подрядчиков, сокращать объемы команд) и искать возможности для завершения процесса автоматизации любыми доступными способами, если он в итоге сулит компании прибыль.

Если указанные выше ошибки бизнесу удалось преодолеть, поскольку проблемные ситуации были проработаны заранее, перед ним встанет вопрос, как правильно отрегулировать автоматизированный бизнес процесс. Рассмотрим свойства таких бизнес-процессов поподробнее:

• Автоматизированный бизнес процесс должен обладать целью и задачами, которые компания решает в рамках этого бизнес процесса. Это значит, что любой пользователь процесса и менеджер компании, взглянув на бизнес процесс, может понять, какова конечная цель бизнес процесса, какие задачи необходимо выполнить, а также кто возьмет на себя ответственность за их выполнение на пути к этой цели. Например, если автоматизированный бизнес процесс – кросс-сейл товарных остатков прошлого года, то глобальная цель такого проекта заключается в том, чтобы распродать залежавшийся товар. Задачи на пути к достижению этой цели: формирование товарного ассортимента, написание скрипта на сайт, прикрепляющего товары по особому алгоритму в рекомендации покупателям, е-мейл рассылка по установленным правилам, установление скидок на товар прошлой коллекции и прочие действия, за каждым из которых закрепляется ответственный специалист или подразделение.
• Четкий автоматизированный процесс должен быть отрегулирован во времени. Это фактически главный принцип процессного управления: все действия и организация работы должна укладываться в какое-то регламентное время. Соответственно, говоря о первом примере с распродажей остатков, у такого проекта должен быть определен диапазон активности и скорость продуктивности. Диапазоном будет ограничено время начала работы и подведения результатов по процессу в целом, а скорость продуктивности (также измеряемая временем) даст возможность анализировать вклад каждого звена процесса в общий результат, контролируя при этом нарушение сроков исполнения работ, не обоснованное объективными причинами.
• Автоматизированный бизнес процесс должен иметь разделение на этапы и точки контроля. Это помогает контролировать ход выполнения процесса в зависимости от его стадии или фазы, распределять ответственность между участниками процесса и дополнительно оперативно анализировать процесс на этапе неполного завершения. Важно заметить, что внутри этапов команде предоставлена максимальная свобода действий и последовательности их активностей, но на точках контроля требуется жесткая отчетность по нормативному результату этапа и беспрекословное соблюдение назначенных сроков.
• Система нормативов автоматизированного бизнес процесса должна содержать достаточно сведений для возможности контролировать ход процесса. Процесс обязательно регламентируется набором документов и отчетностью. Совокупность этих элементов управления процессом позволяет команде искать выходы из затруднительных ситуаций в рамках установленного поля, а не просто следуя инструкции.
• Автоматизированный бизнес процесс можно рассмотреть не только с точки зрения указанных ранее аспектов, но и в разрезе используемых для его реализации ресурсов: рабочих часов, финансов, оборудования, технологий и прочего. Все эти вопросы должны быть изначально продуманы и рассмотрены на этапе внедрения бизнес процесса с учетом неких прогностических изменений ситуации, чтобы гарантировать завершение бизнес-процесса запланированным результатом.
• Ответственные за исполнение и результативность бизнес процесса люди. Насколько бы ни была совершенной система автоматизации бизнес-процессов, ей нужен живой контролер, способный смотреть на ситуацию глобально и критически. Поэтому любой автоматизированный бизнес процесс должен быть обеспечен ответственными за его исполнение сотрудниками, задача которых заключается не только в предметной функции, но и в контроле ключевых точек процесса.
• Информирование участников – важнейший элемент взаимосвязанной системы бизнес процессов, который является также и инструментом контроля. Наибольшую продуктивность показывают системы автоматического информирования обо всех происходящих в бизнес процессе действиях, построенные по принципу точек, на которых система сама генерирует уведомления и информирует особый список участников. Конечно, ручное информирование тоже работает, но требует дисциплины и очень часто дает определенные сбои.

Исходя из вышеперечисленного, очевидно, что автоматизация бизнес процессов, вне зависимости от локации, отрасли, рынка или направления бизнеса, то есть для любой компании – это принципиально новый уровень ведения бизнеса. Переоценить выгоды от внедрения автоматизированных бизнес-процессов невозможно, поскольку в эпоху жесточайшей конкуренции и цифровой экономики они становятся абсолютной необходимостью для тех компаний, которые хотят сохранить и приумножить свою долю рынка. Внедряя у себя автоматизированные бизнес процессы, компания не просто получает в свой актив определенный набор очевидных преимуществ по сравнению с конкурентами, она выводит свой бизнес на принципиально новый уровень ведения бизнеса. Отчасти этот процесс можно назвать мировоззрением, ориентированным на внутреннюю результативность и повышение эффективности. В двадцать первом веке ручной труд больше не является основой экономики, и компании могут ускорить свое развитие, увеличить продуктивность и скорость своей работы, улучшить показатели качества обслуживания или снизить затраты за счет интеллектуальных достижений человечества в области автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизация бизнес-процессов – это очень важная задача для каждой компании, которая ориентирована на постоянный рост и развитие. Критерии, определяющие, что пора автоматизировать определенные процессы, развивать или интегрировать имеющиеся IT-решения, зависят от масштабов компании и стадии ее развития. На первом шаге большинство компаний внедряют CRM, потом – ERP, а когда бизнес подрастает, задумываются о BPM. Что скрывается за этими аббревиатурами и в какой момент каждое из решений пора применять в вашей компании?

Выстроить отношения с клиентами

CRM-система – пожалуй, одно из первых IT-решений, которые стоит внедрить компании, продающей товары или услуги клиентам. Если ваш бизнес – это не ларек с шаурмой у метро или производственная компания с единственным заказчиком, CRM вам точно пригодится. Хороший признак того, что пришла – тот факт, что вы уже не можете удержать в голове все договоренности и взаимодействия с текущими клиентами.

CRM расшифровывается как Customer Relationship Management , так что это не просто база данных с адресами и телефонами клиентов и суммами сделок. В первую очередь это система, помогающая выстраивать стабильные отношения с вашими пользователями. А это включает в себя не только ведение клиента по воронке продаж – от заявки до сделки, – но и участие всей базы пользователей в email-маркетинге, триггерные рассылки, специальные акции и как результат – повторные продажи.

Без CRM-системы бизнес может в определенных пределах расти «вширь» (благодаря притоку новых клиентов), но ему будет довольно сложно увеличивать средний чек, прибыль с одного клиента и наращивать базу лояльных пользователей.

«У нас поэтапный подход к автоматизации: по мере увеличения количества заказов мы стандартизировали и переводили бизнес-процессы на автоматические рельсы с помощью представленных на рынке готовых решений. Первым делом мы максимально автоматизировали работу с клиентами, чтобы не терять время на поиск важной информации и давать как можно более оперативный отклик на запросы наших заказчиков. Мы внедрили CRM-систему, чтобы видеть и постоянно анализировать историю отношений с клиентом – звонки, заказы, переписка, обратная связь. Если вдруг нужно быстро поднять историю по заказам, а ответственный менеджер заболел, эти системы очень облегчают жизнь. Если нужно передать дела новому сотруднику, то это также не проблема », - говорит управляющий партнер компании «Кинодоктор» Евгений Непейвода.

Автоматизировать процессы внутри компании
В течение первых месяцев и даже лет жизни компания может расти и развиваться стихийно: появляются новые отделы и функциональные подразделения, дробятся задачи, нагрузка перераспределяется между различными сотрудниками. В этот момент может возникнуть путаница: кто отвечает за какие задачи? В какой срок должна быть выполнена эта работа?

Если подобные вопросы стали актуальными для вашей компании, значит, пора автоматизировать процессы внутри организации. Для этого используют ERP-системы (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия) . ERP помогает интегрировать все отделы и функции компании в единую систему. В результате все сотрудники работают с единой базой данных, им проще обмениваться разного рода информацией, распределять задачи (как внутри отдела, так и между разными департаментами).

«Сигнал к тому, что пора заняться автоматизацией ресурсов внутри компании -проблемы с организацией процессов на уровне отдела и между отделами: процесс может не соблюдаться, тормозиться или быть непонятным исполнителям и руководству» , - говорит бизнес-аналитик компании DIRECTUM Максим Кайнер.

Углубиться в бизнес-процессы

Если основная задача ERP - оптимизировать бизнес-процессы в компании путем сокращения материальных и временных затрат, то системы BPM (Business Performance Management) решают задачи более высокого уровня. Можно сказать, что ERP-системы заточены под решение тактических вопросов, а BPM – это уже больше про стратегию. Если ERP отталкивается от ресурсов и текущего состояния бизнеса, BPM помогает посмотреть вглубь бизнес-процессов. BPM-система нужна тогда, когда в компании есть несколько нетривиальных бизнес-процессов (которые при этом могут постоянно меняться), и есть необходимость их ускорить, сделать более стандартизированными и прозрачными.

«Автоматизация бизнеса просто необходима на стадии активного роста компании. Без нее вы будете привязаны к своей компании толстым канатом, более того, достичь значительных масштабов бизнеса будет сложно.
Две мои компании сейчас автоматизированы полностью. Это значит, что без меня реализуются как функции продаж и маркетинга, так и управленческие функции принятия решений, в том числе стратегических.
Внедрять автоматизацию такого уровня можно, когда ты уже досконально знаешь свой бизнес. В какой момент стоит это делать?
● Когда компания начинает расти, и становится уже нереально управлять ей в «ручном» режиме
● Когда есть необходимость освободить свое время или время управляющих менеджеров
● Когда вы начали ощущать депрессию и полное отсутствие желания дальше самостоятельно развивать этот бизнес
● Когда вы хотите запустить новый проект
● Когда вам нужно время для того, чтобы придумать способ взрывного роста текущего бизнеса
Чтобы грамотно внедрить автоматизацию, необходимо очень чётко понимать все бизнес-процессы, последовательность действий, которые необходимо автоматизировать – именно поэтому сначала необходимо пройти путь «ручной» работы. Но важно не «зависать» в стадии ручного труда надолго. Соответствующие привычки и нормы настолько укореняются внутри бизнеса и коллектива, что автоматизация становится чужеродной и сложной для внедрения» , – говорит основатель сети фотошкол Like и сети городских кафе «Свитер» Галия Бердникова.

Свое или заводское?

На этапе автоматизации многие компании сталкиваются с дилеммой – писать ли собственное решение или воспользоваться «коробочным»?

Большинство крупных IT-компаний, таких как Microsoft, SAP и 1C, предоставляют готовые системы автоматизации для бизнеса. Есть также много небольших вендоров, которые предлагают заводские решения – благодаря меньшему масштабу при работе с такими поставщиками можно добиться большей кастомизации программ под ваш бизнес. Тем не менее, многие компании пытаются делать самописные решения.

«Когда я работал в одной небольшой SEO-компании, потребность в сервисе для выставления задач копирайтерам, контроля их исполнения и учета времени появилась при размере штата более пяти человек. Вначале использовали самописное решение. Но его стало трудно поддерживать, и оно исчерпало функциональность уже через полтора года, при штате в 15 человек: три продавца-аккаунта, четыре программиста и отдел копирайтеров. Приобрели годовую подписку на облачное решение, сочетающее в себе CRM, простейший workflow и учет рабочего времени.
Это типичный сценарий: сначала менеджеры думают «мы все сделаем сами», но потом возникает понимание, что на рынке есть готовые решения от вендоров, которые не зря разрабатывают и улучшают их годами.
Есть случаи, когда даже при штате более 20 человек фирмы обходятся самописными сервисами, но для этого нужен свой IT-специалист, который будет постоянно работать над данным решением – это обходится недешево», – рассказывает Максим Кайнер.
Но все же и готовые заводские программы не могут решить все проблемы заказчика – нужно всегда понимать, что их придется адаптировать под свои нужды.
«Будьте готовы к тому, что любая «коробочная версия» IT-продукта для автоматизации не сможет учесть всей вашей специфики, будет требовать дополнительной настройки под ваши процессы. И доработка системы будет продолжаться и впредь - по мере роста и усложнения вашего бизнеса» , - говорит управляющий партнер юридической фирмы Revera Дмитрий Архипенко.

Как выбрать систему автоматизации, подходящую вашему бизнесу на данном этапе? Оставьте свой email и мы пришлем вам список подходящих решений!