Создать бланк организации онлайн. Фирменный бланк

Как должен выглядеть фирменный бланк организации и как его создать? Об этом читайте в нашей статье.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях нужно использовать фирменный бланк

Деловая переписка является неотъемлемой частью информационного взаимодействия компании с партнерами и официальными структурами.

Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем.

Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.

Разработанный заблаговременно ирменный бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки фирмы, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.

В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию о вашей компании, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Требования к оформлению фирменных бланков организаций

Задачу по созданию фирменного бланка организации обычно поручают службе делопроизводства. Конечно, в этом процессе принимает участие несколько человек - секретарь следить за соблюдением существующих стандартов оформления делового письма, работник бухгалтерии проверяет актуальность банковских реквизитов, а профессиональный дизайнер разрабатывает стиль оформления бланка .

В Российской Федерации на законодательном уровне не существует определения "фирменный бланк организации". Есть ряд общих требований по оформлению деловой корреспонденции. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов:

Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman.

Использование двух разных шрифтов в шапке бланка является не желательным. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом. Абсолютно запрещается выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами, это также не красиво, как кричать во время беседы.

Это были общие моменты, теперь пошагово разберем, как самостоятельно создать шапку фирменного бланка, не пропустив ни одного компонента.

Сразу отметим, что удобнее всего все элементы оформления создавать в верхнем колонтитуле, чтобы передотвратить их случайное изменение.

Пошаговое создание "шапки" фирменного бланка

Шаг 1.

Размещаем логотип и наименование компании. Основное назначение этих элементов - моментальная идентификация отправителя и удобство дальнейшей обработки корреспонденции. Если логотип фирмы находится в стадии разработки или вовсе отсутствует, то вместо него можно просто дать крупным шрифтом полное наименование фирмы. Если в Уставе вашей компании или в других учредительных документах имеется сокращенный вариант названия, то его нужно указать сразу под основным (в скобках). Размер шрифта определяем приблизительно так - если основной текст послания будет набран 12 кеглем, то для наименования подойдет 16 кегль, если основной текст - 14, то наименование -18.

Шаг 2.

Размещаем официальные данные компании и реквизиты ИНН/КПП. Эту информация помещается на одной строке. Сразу под нет можно дать номер ОГРН. Размер кегля, которым набираются эти данные, - 8-10.

Шаг 3.

Размещаем банковские реквизиты, расчетный счет и корреспондентский счет, название и БИК банка.

Шаг 4.

Размещаем контактные данные вашей компании: телефоны с указанием кода города, почтовый адрес с индексом, email и адрес страницы или сайта в интернете.

Когда ввод данных закончен, не забудьте отделить шапку от основного текста одной сплошной линией.

Советы по оформлению текста на фирменном бланке организации:

1. Согласно современному деловому стандарту формат даты должен быть цифровым 01.08.2017;
2. Заполнение поля "Адресат" осуществляется в следующем порядке: название компании, должность, инициалы и фамилия получателя.
3. Инициалы должны располагаться перед фамилией - А.Е. Петрову, а не Петрову А.Е .
4. Должность и фамилия адресата дается в дательном падеже, т.е. отвечает на вопрос "Кому?"
5. Всегда необходимо указывать заголовок деловой бумаги: "Приглашение", "Уведомление", "Претензия", "Требование" и т.д.
6. В конце письма необходимо указывать не только фамилию и инициалы лица, его составившего, но и его должность.
7. Использовать государственную символику Российской Федерации имеют право только государственные организации, частным компаниям это делать запрещено.

Образец фирменного бланка организации

Заключение

Поскольку никаких законодательных нормативов в отношении фирменного бланка организации не существует, то каждая компания может разрабатывать его на свой вкус, руководствуясь исключительно деловой этикой. При этом имейте в виду, что грамотно составленный, хорошо оформленный и напечатанный на дорогой бумаге бланк скажет о вашей фирме гораздо больше, чем десятки пустых рекламных фраз. Фирменный логотип, разработанный профессиональным дизайнером, повысит узнаваемость вашей компании и подчеркнет ее статус.

Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Для составления разнообразных документов в системе делопроизводства организации может быть предусмотрено наличие фирменных бланков. В основном они изготавливаются типографским способом (на листах А4). Бланки являются рекламными носителями и отвечают за имидж организации.

Фирменный бланк организации — это один из видов полиграфической продукции формата А4. Бланк содержит неизменное текстовое содержание на постоянной основе и место для внесения сведений.

В нашем сегодняшнем материале мы ответим на актуальные вопросы, связанные с этой темой, а в нижней части страницы читатель найдет образцы фирменных бланков организаций ООО.

На сегодняшний день основной документ, предъявляемый требования к содержанию фирменных бланков ИП и организаций - ГОСТ Р 7.0.97-2016.СТРУ.

Структура фирменного бланка

Фирменный бланк содержит:

1. Логотип (если есть).
2. Наименование организации.
3. Контакты:

• адрес;
• телефон/факс;
• электронная почта;
• сайт (если есть).

4. ИНН /КПП.
5. Платежные реквизиты (опционально).

Информация об ИП или ООО может быть размещена в правом или в левом верхнем углу, либо по центру или вдоль всей правой стороны. В угловых фирменных бланках площадь листа используется наиболее экономно.

Для чего нужен фирменный бланк организации?

Фирменный бланк также как и визитные карточки работников играет роль инструмента, необходимого организации с самого начала ее существования. На бланках оформляют внутренние документы, исходящие письма, соглашения и отчеты.

Кроме того, наличие у организации фирменного бланка способствует формированию положительного представления о предприятии. Именно поэтому следует уделить особое внимание дизайну этого инструмента.

Дизайн бланка

Оформление фирменного бланка должно соответствовать фирменному стилю и бренд-буку организации. Бренд-бук — это официальный документ организации (предприятия), в котором содержится описание концепции и атрибутов бренда, а также целевая аудитория и другие сведения, которые используются руководителями бизнеса для общения с потребителями и для развития бизнеса в целом.

Бренд-бук регламентирует фирменный стиль организации. Он включает в себя очень подробное описание каждого фирменного элемента на корпоративных (рекламных) носителях.

Фирменный бланк организации относится к деловой документации и поэтому он должен выглядеть строго и без каких-либо декоративных элементов.

Правила типографики и стиля в дизайне фирменного бланка

В связи с тем, что фирменный бланк применяется организациями довольно часто и имеет рекламные функции, в его дизайне важно соблюдать правила стиля и типографики:

1. В оформлении бланка не стоит использовать множество разных шрифтов (в том числе подчеркивания и курсивы).
2. Выбранный для бланка шрифт должен быть хорошо читаемым и четким.
3. Для подшивания бланка в папку следует сделать отступ от левого края документа.
4. Неизменяемые сведения в документе должны отражаться в колонтитулах (чтобы избежать их ошибочного изменения).
5. В связи с тем, что бланк может быть отправлен по факсу, не стоит использовать в документе фотографии (или фоновые картинки).

Изготовление фирменных бланков и их стоимость

Глянцевую и мелованную бумагу в изготовлении фирменных бланков организации использовать не стоит: поверхность такой бумаги будет плохо справляться с впитыванием чернил, а оттиски и печати могут смазываться (расплываться).

В типографской компании, которая занимается изготовлением фирменных бланков можно заказать макет. Бумагу для печати бланков можно выбрать как обычную, так и дизайнерскую (с водяными знаками и фактурными решениями).

Способы печати фирменных бланков организации следующие:

1. Цифровая.
2. Офсетная.

При выборе способа печати следует учитывать тираж полиграфической продукции и сроков изготовления.

Стоимость одного экземпляра бланка, изготовленного методом цифровой печати, составляет в среднем 3 рубля. Время изготовления занимает не более одного часа.
Для печати больших тиражей фирменных бланков более подходящим будет офсетный способ. Стоимость одного бланка будет варьироваться от 60 до 80 копеек. Срок изготовления составит от одного до трех дней.

Кроме того, вы можете самостоятельно распечатать бланк на обычном принтере.

Возможно также использование нескольких вариантов фирменных бланков, применяемых для разных целей. Например, в одном случае необходимо указать банковские реквизиты ИП, а в другом достаточно прописать адрес местонахождения ИП. Поэтому можно подготовить несколько вариантов фирменных бланков и использовать тот или иной бланк по мере необходимости.

В заключение хочется добавить, что наличие фирменного бланка организации способствует формированию положительного мнения о вашей компании и подтверждает серьезность намерений в отношении партнеров и клиентов вашей организации.

На фирменном бланке печатаются практически все документы компаний, и это придает им уникальный фирменный стиль. В верхней части листа, выше первой строки, находится отдельная область — верхний колонтитул. На фирменном бланке здесь обычно размещают логотип компании или ее название. В нижнем колонтитуле, который находится после нижней строки текста, чаще всего указывают контактную информацию — телефон, адрес и веб-сайт компании. Иногда при создании фирменных бланков также используются подложки — фоновые изображения.
Для создания фирменного бланка в программе Microsoft Office Word 2007 необходимо выполнить следующие действия.

1. Перейдите на вкладку «Вставка», в группу «Колонтитулы», и нажмите кнопку «Верхний колонтитул». На экране появятся готовые варианты дизайна колонтитулов. Вы можете подобрать колонтитул под стиль титульной страницы — в Microsoft Office 2007 все дизайны пересекаются между собой. Щелкните на любом дизайне, и вы увидите, как основной текст вашего документа станет светлым, а выше первой строки появится область, в которую нужно что-то ввести.

2. После того как вы выберете дизайн, на ленте появится новая вкладка — «Конструктор». С помощью инструментов этой вкладки настройте колонтитулы. Например, в группе «Положение» можно задать расстояние от полей до колонтитулов.

3. Чтобы вставить в колонтитул логотип, нажмите в группе «Вставить» кнопку «Рисунок» . На экране появится диалоговое окно открытия файлов. Укажите, где на компьютере хранится изображение логотипа, и нажмите кнопку «Вставить». Логотип вставится в колонтитул.

4. Кроме логотипа, в верхний колонтитул можно вставить дату и время создания документа. Для этого в группе «Вставить» нажмите соответствующую кнопку, например «Дата и время» . На экране появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать формат даты.

Обычно дату вставляют в договоры, чтобы она автоматически менялась.

5. Отредактировав верхний колонтитул, нажмите кнопку «Перейти к нижнему колонтитулу» . Вы автоматически перейдете в нижнюю часть страницы, чтобы оформить нижний колонтитул. Здесь введите контактные данные компании: телефон, веб-сайт, адрес электронной почты.

6. После того как вы введете в колонтитулы нужную информацию, щелкните на кнопке «Закрыть окно колонтитулов» на дополнительной вкладке «Конструктор», и весь текст снова станет доступным для редактирования. Колонтитулы появятся на каждой странице документа в виде автоматически встроенных блоков. Фирменный бланк готов!

Кроме колонтитулов, для создания фирменных бланков часто используются подложки— это рисунки, которые вставляются в документ в качестве фона страниц. Возможно, это будет логотип (конечно, если вы вставили логотип в верхний колонтитул, нет необходимости дублировать это изображение, устанавливая его в качестве фона). Чтобы задать подложку, перейдите на вкладку «Разметка страницы» и щелкните на кнопке «Подложка» в группе «Фон страницы». Выберите в меню пункт «Настраиваемая подложка». В появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение «Рисунок». После этого нажмите кнопку «Выбрать», в открывшемся окне укажите место хранения нужного рисунка на компьютере» и нажмите кнопку «Вставить».

Сделайте набросок шапки фирменного бланка. Набросать примерный вид шапки на бумаге – отличный способ увидеть, как элементы сочетаются друг с другом. Просто нарисуйте (в общих чертах) ваш будущий фирменный бланк на белом листе бумаги.

• Убедитесь, что вы оставили достаточно места для логотипа компании, ее названия, адреса и прочей контактной информации.
• Не хотите ли вы добавить в бланк слоган своей компании? Это отличная идея в том случае, когда основной продукт или услуга, предоставляемая вашей компанией, не указана на бланке.

Запустите Microsoft Word. У Microsoft Word есть все необходимые инструменты для создания отличного образца. Вам будет достаточно просто воссоздать нарисованное на бумаге.

Откройте новый документ и сохраните его как образец. Назовите его «Пустой образец 1» или что-то вроде этого. В будущем это поможет вам быстро его найти и сохранить в папке с образцами. Таким образом, вы сможете быстро поднять документ и распечатать фирменный бланк в нужный момент.

Вставьте колонтитул. Если вы работаете в Word 2007, нажмите меню «Вставка» и «Колонтитулы». Создайте такой колонтитул, который будет хорошим фоном для шапки бланка.

• Если вы работаете в Word 2003, вы увидите колонтитул, выбрав команду «Колонтитул» в меню «Вид». По умолчанию сразу откроется поле, ограниченное пунктиром, для создания колонтитула.