Сопроводительное письмо - это дополнительный документ к отправляемому резюме.
Если Вы высылаете свое в серьезную компанию с известным именем (брендом), то

к составлению сопроводительного письма предъявляются достаточно высокие требования.

Документ необходимо оформить отдельным листом; все реквизиты, к которым относятся дата составления, заголовок, подпись, наименование и адрес получателя – должны быть размещены в соответствии с правилами и требованиями к оформлению деловых писем.

Если направляется по электронной почте то и сопроводительное письмо, соответственно, следует прикрепить в формате документа Word.

Направляемое по электронной почте резюме в менее именитые и престижные компании, может сопровождать в самом теле письма грамотно составленный текст, без оформления его на отдельном листе.

При этом должны быть на виду контактная информация, инициалы (или имя и фамилия) и фамилия.

Примерно следующим образом выглядит краткий вариант сопроводительного письма (примеры 1-3):

Сопроводительное письмо к резюме Пример 1.

Уважаемая Валерия,

в ответ на вашу «специалист по привлечению оптовых клиентов», опубликованную в журнале «Зарплата и Работа», высылаю свое резюме. Готова при необходимости предоставить любую дополнительную информацию для рассмотрения моей кандидатуры.

С наилучшими пожеланиями,

Петрова Елена, тел. 8-917-121-12-12

Пример 2.

Добрый день, Анастасия.

В прикрепленном к письму файле резюме. Претендую на должность менеджера по кредитованию. Информации о вакансии взята с сайта Буду крайне признательна, если не оставите резюме без внимания.

Пример 3.

Уважаемый Иван Иванович,

прошу рассмотреть мое на вакантную должность системного администратора, заместителя начальника IT-отдела.

Буду рада получить приглашение на собеседование от Вас.

С уважением, Петрова Елена, тел. 8-917-121-12-12

Развернутая версия сопроводительного письма

(которая предназначена для исповедывающих стиль кадрового менеджмента европейских и американских организаций) составляется по аналогичной схеме. Необходимо в тексте сопроводительного письма отразить:

1. Название (наименование) должности (допустимо - двух схожих или смежных позиций), на которые высылается резюме; желательно также пометить, из какого источника (сайт, газета) вы узнали о вакантной должности (должностях); предложение себя в качестве кандидата.

Пример 4:

Прочитав информацию на Вашем интернет-сайте, я узнал, что Ваша фирма открыла набор на вакантные должности в сфере сан.контроля мясо-молочного сырья.

В связи с этим хотел бы предложить для рассмотрения свою кандидатуру на вакансию, связанную с осуществлением функции санитарно-ветеринарного контроля, контроля качества готовой продукции и сырья.

Я полагаю, что мои знания и опыт работы могут быть полезны как на позиции специалиста по закупкам мясо-молочного сырья, так и на должности начальника службы санитарного контроля.

2. Очень лаконичный, но содержательный и точный конспект резюме, который своей целью имеет подтвердить соответствие ваших личностных и профессиональных качеств той вакансии, на которую вы претендуете.

3. Ваше желание и готовность к отдаче, работе и профессиональному росту в области указанного в позиции направления, а лучше - в именно стенах данной фирмы.

Пример 5:

Все мои профессиональные навыки и знания, а также ожидания последующего продвижения находятся в сфере работы с клиентами и активных прямых продаж (как на административном, так и на исполнительском уровне).

В настоящее время я имею в своем активе более чем 6-летний опыт работы в прямых продажах на рынке В2В в производственной области, а также опыт на руководящей должности в данной сфере в течении последних двух лет работы.

В должности руководителя службы продаж на последнем месте работы я лично отвечал за результаты и деятельность отдела продаж в сфере В2В (косметологическое и медицинское оборудование).

Пример 6:

Я осуществляю успешную деятельность в течение нескольких лет по данному направлению в системе государственных таможенных и ветеринарных контролирующих органов, есть опыт сотрудничества и наработанные связи как с ведущими отечественными компаниями пищевой отрасли, так и с крупнейшими иностранными поставщиками. Прикрепленное резюме даст представление о моих потенциальных возможностях, квалификации и профессиональном опыте.

4. Ваша готовность к , в процессе которого вы более развернуто изложите о себе информацию.

5. Контактные данные.

Пример 7:

С радостью приму предложение встретиться и рассказать немного больше о своем возможном потенциале и опыте работы. Вы можете связаться со мной по электронной почте … либо по телефону …

С уважением,…

Пример 8:

С удовольствием в рамках интервью отвечу на все интересующие вопросы в случае Вашей заинтересованности. Связаться со можно по электронной почте… Заранее благодарен за уделенное мне время.

С уважением,…

Образец сопроводительного письма

Сопроводительное письмо не универсально для всех направлений и видов интересующих вас вакансий.

Ввиду того, что адресатом письма являются и разные люди, текст письма тоже будет отличаться, в соответствии с каждой интересующей вакансией, будет незначительно видоизменяться.

Всегда в сопроводительном письме речь идет о конкретной должности в конкретной организации.

Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Что это и для чего нужно?

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

1. Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
2. Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
3. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

• при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
• при уточнении налоговой декларации;
• при подаче иска в арбитражный суд;
• при обращении в банк (в некоторых случаях).

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Зачем нужно письмо государственным служащим?

Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней. При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек). В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

Структура и реквизиты

Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения. Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера. Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

Структура такова:

• наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
• ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
• в содержательной части следует обращение к адресату;
• затем – список приложений;
• в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.

Полный список реквизитов выглядит так:

• наименование вашей организации (полное и сокращённое);
• справочные данные о фирме;
• код организации;
• ОГРН/ИНН;
• регистрационный номер письма;
• сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
• дата;
• заголовок;
• подпись;
• отметки об исполнителе и наличии приложений.

Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме. Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

Главная часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:

• сообщение о направлении документов;
• просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).

Текст послания начинается со стандартных фраз:

• «высылаем Вам»;
• «представляем Вам»;
• «направляем Вам».

Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»;
• «Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
• «Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
• и т. д.

Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.

Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь.

При составлении письма придерживайтесь следующих принципов.

1. Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо. Инструктируйте получателя максимально конкретно. Не нужно писать что-то в духе «Пожалуйста, подумайте, что с этим можно сделать». Должна быть ясная цель – подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС.
2. После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Но все комментарии такого рода должны быть «по делу», то есть касаться только отправляемых документов. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.
3. Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. В таких случаях к соответствующему приложению можно сделать отметку, например «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
4. Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.

Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов – на службу делопроизводства.

Деловая этика

Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму. Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней. Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.

Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы». Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.

Хранение сопроводительных писем

Вы получили от партнёра сопроводительное письмо, сверили по нему список полученных документов и убедились, что всё правильно. Что делать с посланием дальше? Поставить отметку об исполнении и поместить в дело. Хранить письмо лучше отдельно от приложений, чтобы не создавать путаницы с бумагами.

Во многих фирмах просто создаётся дело «Сопроводительные письма», которое и используется в качестве «корзины» для таких посланий. Что к ним было приложено – без разницы. Есть и более «цивилизованный» вариант – создать несколько дел по сопроводительным письмам и поместить их в номенклатуры дел структурных подразделений. Как это работает?

• партнёр присылает вам договор поставки (к примеру);
• этот акт вы размещаете в деле «договоры поставки»;
• а письмо к нему отправляете в дело «сопроводительные письма к договорам поставки».

Бывает и так, что письмо остаётся на хранение в фирме, а само приложение – нет.

В сопроводительных письмах, как и в других простых (на первый взгляд) актах, дьявол кроется в деталях. Отсутствие чётко прописанной цели, неправильное оформление списка приложений, некорректное обращение – всё это относится к грубым нарушениям. Конечно, никто не будет штрафовать вас за неправильную шапку письма, но даже пара маленьких недочётов может затруднить понимание письма и спровоцировать неверную реакцию на него. Это особенно печально, если вы ведёте «переписку» с налоговой или другими представителями государства.

С опроводительное письмо - это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо »

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма - перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам - приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Свернуть Показать

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Свернуть Показать

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей - меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Свернуть Показать

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Свернуть Показать

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Свернуть Показать

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Свернуть Показать

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение - только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Свернуть Показать

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Свернуть Показать

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» - т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма - то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 - см. цифру 4).

Пример 9

Сопроводительное письмо

Свернуть Показать

Пример 11

Форма сопроводительного письма для заявителей - физических лиц

Свернуть Показать

Сюрприз для заявителей - физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо - 5 рабочих дней» . Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10

Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Свернуть Показать

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения...

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ» . Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему - в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение - нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Сноски

Свернуть Показать

Сопроводительное письмо - это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам - смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

пр. Никольский, д.100

тел.: 60-00-06, факс: 30-00-06

e-mail Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script

р/с 85436086593857683857

в СБ РФ по г. Архангельску

ИНН 2904220391

Федеральная налоговая служба

по г. Архангельску

28.03.2011 № 12

Направляем Вам бухгалтерскую отчетность ОАО «Обувь Поморья» за 2010 год.

Приложения:

• 1. Бухгалтерский баланс (форма №1) на 2 листах в 1 экз.
• 2. Отчет о прибылях и убытках (форма №2) на 2 листах в 1 экз.
• 3. Отчет об изменениях капитала (форма №3) на 3 листах в 1 экз.
• 4. Отчет о движении денежных средств (форма №4) на 2 листах в 1 экз.
• 5. Приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5) на 6 листах в 1 экз.
• 6. Пояснительная записка на листе в 1 экз.

Всего на листах

Генеральный директор Лобур К.Н.. / /

ФОРМА № 1 «БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС»

Утвержден приказом Министерства финансов РФ

(с учетом приказа Государственного комитета РФ по статистике

и Министерства финансов РФ от 14.11.2003 N 475/102н)

Форма 0710001 с.2