Процедура проведения тендера. Кто проводит тендеры на государственном уровне

Желающие принять участие в проводимых тендерах в сроки, указанные на сайте, для получения тендерной документации обращаются в подразделения-инициаторы по контактным телефонам, указанным в публичном объявлении (дополнительной информации). Для участия в тендере претендент должен представить следующие документы (сведения об организации):

Заявку на участие в тендере (первоначально копия заявки для регистрации направляется по факсу, с указанием структурного подразделения, разместившего сообщение о проведении тендера);

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

Копия выписки из Устава: наименование, адрес, исполнительный орган и его права;

Копия решения о назначении исполнительного органа;

Копия лицензии (при необходимости);

Копию сертификата стандарта качества ISO 9001 (если имеется);

Конкурсное предложение (копия вместе с заявкой по факсу).

Конкурсное Предложение состоит из двух частей:

Техническая часть:

В техническом предложении должна содержаться исчерпывающая информация о товаре (выполняемых работах, услугах), о качестве продукции (соответствия ГОСТ, ТУ, СПиП и иных характеристикам); отсутствие какой-либо информации по перечисленным вопросам будет расцениваться как невыполнение требований технических условий.

Коммерческая часть:

Коммерческая часть предложения должна содержать сведения о цене предмета тендера с обязательным указанием общей стоимости. Здесь указываются также условия оплаты (расчетов) и возможные скидки; объемы и сроки поставок (выполняемых работ, оказываемых услуг); условия поставки (выполнения работ, оказания услуг), отнесения расходов по доставке товара.

Тендерные комиссии при принятии решения руководствуются следующими критериями:

Цена товара (работ, услуг) и условия оплаты (предоплата, отсрочка);

Качество товара (работ, услуг);

Обеспеченность предприятия техническими средствами;

Наличие собственных разработчиков и исследовательской базы у предприятия;

Финансовое состояние предприятия .

Конкурсные предложения должны быть действительны в течение 30 дней после даты проведения тендера.

Все представленные конкурсные предложения и включенные в них документы после их рассмотрения не возвращаются Участникам тендера. Участники тендера, получившие тендерную документацию должны обращаться с ней как с конфиденциальным документом и не имеют права разглашать информацию, касающуюся тендера, какой-либо третьей стороне без получения на это предварительного письменного согласия Организатора тендера. Организатор оставляет за собой право выбрать победителем любого Участника тендера, в том числе, и в случае если предложенная участником цена выше, чем у других участников тендера, а так же отклонить любое Конкурсное предложение, либо все Конкурсные предложения без объяснения участникам тендера причин такого решения. В случае если самая низкая цена предмета тендера, предложенная Участниками тендера, превышает расчетную стоимость Организатора, Организатор будет вправе отклонить все Конкурсные предложения и провести повторный тендер. Размещение в сети интернет сообщения о проводимом тендере не являются офертой. Все расходы, связанные с подготовкой и представлением Конкурсного предложения, несет Участник тендера.

Сроки представления Конкурсных предложений указываются в публичном объявлении, размещенном на сайте. Конкурсные предложения, полученные позднее вышеуказанного срока, рассматриваться не будут. Само по себе проведение конкурсных торгов или тендера являются открытым процессом. Претенденты имеют возможность представить, защитить, а также обосновать собственные тендерные предложения. Одним из условий торгов является срок сдачи предложений для участия в торгах. Не позднее этого времени все участвующие в торгах фирмы (оференты) подают тендер, оформленный надлежащим образом, под роспись в тендерный комитет.

Предложения представляются в закрытых опечатанных конвертах (часто двойных), чтобы избежать досрочной утечки сведений, которыми могут воспользоваться конкуренты. На внешнем конверте указывается адрес для приема предложений, на внутреннем - номер тендера, его название (цель) и дата, установленная для приема документов. Следующий этап проведения торгов - сравнение поданных предложений, подведение итогов и определение победителя. В назначенный день и час тендерный комитет вскрывает конверты с поступившими предложениями. Процедура вскрытия пакетов с предложениями может быть осуществлена в условиях гласности, в присутствии всех участников торгов, представителей средств массовой информации. Такие торги называют гласными.

При проведении негласных торгов тендерные комитеты вскрывают пакеты на закрытом заседании. Выбор победителя торгов может последовать сразу за вскрытием и оглашением поступивших предложений в том случае, когда преследуется цель выбрать предложение с самыми низкими ценами при прочих равных условиях. Однако чаще всего для принятия решения о выборе поставщика (подрядчика на строительство объекта) требуется время, чтобы внимательно проанализировать поданные предложения и отобрать то из них, которое наилучшим образом соответствует целям торгов. Срок, в течение которого тендерные комитеты изучают и анализируют предложения оферентов (оферты), зависит от объема информации (технической, коммерческой и др.), которую предстоит проанализировать, обычно - от нескольких недель до нескольких месяцев. Решение тендерного комитета о выборе победителя торгов может быть гласным, а может быть и закрытым. В первом случае это решение сообщается всем участникам торгов, а также через средства информации.

Во втором случае решение о передаче заказа сообщается победителю в конфиденциальной форме. Оферент, выигравший торги, в соответствии с их условиями, как правило, вносит второй гарантийный залог. Его величина обычно составляет от 5 до 10% стоимости заказа. После выполнения заказа гарантийный залог возвращается.

С победителями торгов подписывается контракт, в котором оговариваются все необходимые условия. Контракты вступают в силу после одобрения правительственными службами. Заключение сделки по результатам торгов может производиться путем принятия предложения (акцепта) без последующего подписания контракта обеими сторонами .

Стандартизированный цикл работы над проектом «проведение тендера».

1 этап. Формирование внутри компании списка задач выносимых на тендер и согласование типа организаций принимающих в нем участие. Принятие решения о проведении тендера.

Как показывает практика этот этап совсем не лишний, поскольку от того насколько единым будет понимание задач, выносимых на тендер, различными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работ. Не плохо так же достигнуть взаимопонимания по вопросам, какого рода и масштаба поставщики будут приглашены к участию в тендере, открытым или закрытым он будет.

2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию).

На этом этапе сотрудник, ответственный в компании - заказчике за подготовку и проведение тендера, должен изложить в едином документе цели проекта (проведения тендера) и требования к участникам соревнования.

Такой бриф (Приглашение к участию) затем будет направлен потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

Описание компании-заказчика

Постановка проблемы

Описание желаемого результата

Требования к участникам тендера

Описание формы подачи заявки (критерии документа)

Критерии оценки претендентов

Сроки проведения тендера

Каждая часть из этой заявки является осмысленной и функциональной частью документа. Разумеется, что ваша компания может оказаться от любой из них, или нескольких сразу, но это, лишь затруднит ваше общение с потенциальными поставщиками решений.

3 этап. Выбор компаний - участников.

Теперь, после формирования брифа, вы можете смело приглашать к участию в тендере заинтересованные организации. Обычно, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два - три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

Как же определить состав компаний - участников для тендера?

Существует открытый тендер, к участию в котором вы приглашаете все организации, отвечающие требованиям. Открытый тендер объявляют через специализированные СМИ, Интернет сайты или профессиональные сообщества. Такой вид проведения тендеров должны использовать, например, государственные организации.

Закрытый тендер предусматривает приглашение участников компанией-организатором. Для приглашения к участию в первом этапе, компании участницы, отбираются по значимым для организатора критериям. Теперь, объявив о начале тендера, вы с нетерпением ждете получения первоначальных заявок.

4 этап. Уточнение позиций.

На этом этапе работ, компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, будут обращаться к вам за дополнительной информацией. Уточнять ваше видение проблемы и желаемые пути ее решения. Для того, что бы окончательные предложения участников выглядели не только персонализированными, но и осмысленными, вам потребуется потратить на обсуждение некоторое количество времени. Вот тут-то вы и вспомните о разумном ограничении числа участников тендера, о котором писалось выше.

В том случае, когда тендер намечен двух этапный после рассмотрения предварительной заявки, компании вышедшие во второй тур, готовят итоговые документы.

5 этап. Презентация итоговых Предложений.

В такой ответственный момент сухим документом не обойтись финалистов конкурса приглашают на встречу в компанию организатор. Именно на этой встрече, презентуя свое решение, представители провайдера и имеют возможность убедить вас в том что их решение единственно правильное.

И если работы по предыдущим этапам могли проводиться силами одного двух сотрудников соответствующего подразделения, то на итоговую презентацию приглашаются руководители тех подразделений, которые будут выступать у вас внутренними заказчиками по проекту.

6 этап. Окончательный отбор.

После проведения презентаций, и внимательного изучения полученного предложения, ответственные руководители вашей компании коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В некоторых компаниях это решение принимается на совещании, с помощью устного обсуждения и уточнения мнения внутренних заказчиков. В других более формальных случаях, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

7 этап. Объявление победителей.

Это, несомненно, самый приятный и волнующий этап для всех участников. К сожалению, в российской практике часто оказывается что компании, не выигравшие тендер, узнают о его завершении, когда их конкурент уже во всю работает над проектом. Согласитесь, такое поведение не украшает Заказчика. Хорошим тоном считается на общем собрании или через СМИ (при открытом тендере) или в персональном порядке (если тендер был закрытый) оповестить всех участников о завершении работ и выборе окончательного поставщика решений .

Как видно, работа над тендером не представляет непреодолимых проблем с точки зрения организации. Главная сложность в этом процессе кроется именно в осознании заказчиком решаемой проблемы и выборе адекватного решения. И если вы хотите найти самое экономичное решение вашей задачи, то наверное стоит говорить лишь о сравнении цен на одинаковые услуги.

Хоменко Александр Николаевич,

Коммерческий директор

В этой статье мы хотим остановиться на основных особенностях проведения тендерных процедур при выборе подрядчиков для проведения строительно-монтажных работ, с которыми мы столкнулись при организации более 30 тендеров для наших клиентов, выступая в роли технического заказчика.

Необходимо помнить, что выбор подрядчика для проекта является, пожалуй, самой главной задачей, после того, как утверждена финансовая модель проекта.

Чем строже и жестче Ваши процедуры и условия при отборе претендентов, тем выше шансы проекта на успех.

Задав высокие критерии оценки с самого начала, Вы сильно снижаете риск провала проекта от недобросовестности контрагента при его реализации.

Крупные компании, как правило, имеют собственные тендерные отделы, которые организуют тендерные процедуры, исходя из принятых корпоративных стандартов. Небольшие или проектно-инвестиционные компании могут проводить тендеры в зависимости от проектной необходимости, но и первым и вторым приходится сталкиваться с одной и той же последовательностью шагов.

Заполняя форму Вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности и даете согласие на рассылку

Первый шаг «Формирование тендерной документации и технического задания».

Самый первый этап является наиболее важным, он по сути определяет, насколько будет успешен тендер. При составлении конкурсной документации и технического задания лучше руководствоваться принципами максимальной детальности, однозначной трактовки формулировок, полноты требований, предъявляемых для потенциальных участников тендера.

Положения технического задания не должны быть «взаимно исключающими» и «совместно исчерпывающими».

В нем должно быть все, что необходимо знать потенциальным претендентам для формирования своего ценового предложениям, при этом нужно следить, чтобы требования конкурсной документации не были двусмысленными.

Для составления конкурсной документации необходим юрист и экономист, а для разработки технического задания не обойтись без руководителя проекта и профильных технических специалистов, в зависимости от особенностей видов и типов работ. Очень частой ошибкой является то, что техническую часть поручают делать тем же юристам и экономистам, которые готовят конкурсную документацию. В итоге получается хорошая конкурсная документация и очень поверхностное техническое задание, строительство в соответствии с которым невозможно без постоянных изменений, влияющих на конечную стоимость объекта, а это является самым главным риском реализации любого проекта.

Первым разделом конкурсной документации как правило является перечень общих характеристик объекта. Его наименование, назначение, расположение, размер, сроки реализации, сведения о заказчике и инвесторе строительства, краткая пояснительная записка об имеющемся комплекте исходно-разрешительной документации, в соответствии с которой должно будет производиться строительство.

Далее необходимо указать сроки проведения тендера, даты начала и окончания подачи тендерных предложений, точный адрес и время подачи предложений, порядок получения дополнительных пояснений в случае возникновения таковых у претендентов, а также порядок отмены тендера.

Важным аспектом является юридическое позиционирование тендера, будет ли он публичной офертой в соответствии с нормами гражданского кодекса, то есть будет обязательным для заключения на указанных условиях со стороны заказчика, или нет.

Оферта проводится как правило в отношении закупки однородного товара, где качественные характеристики строго определены и единственным критерием является цена приобретаемой продукции. При приобретении же услуг тендер носит информативный характер, условия которого могут меняться на усмотрение заказчика и заключение договора хотя бы с одним претендентом на объявленных условиях не является обязательным.

Одним из главных разделов конкурсной документации содержит требования к квалификации потенциальных участников. Здесь нужно очень подробно описать требования к претенденту в части его:

Опыта: сколько должно быть законченных или строящихся объектов схожего типа и назначения; в каких регионах и в какие сроки они должны быть реализованы; размер и стоимость построенных объектов;

Персонала: сколько сотрудников и какой квалификации они должны быть, профиль их образования, наличие дипломов, стажа работы, наличие необходимых допусков, аттестатов, разрешений на проведение тех или иных видов работ, повышения квалификации и т.д.;

Оборудования и материально-технической базы: вид и количество необходимой техники, наличие производственных и складских помещений, договоров на поставку необходимых материалов, наличие сервисных договоров на обслуживание имеющегося оборудования;

Лицензии и допуски: допуски СРО на проектирование и строительно-монтажные работы, при необходимости лицензии для проведения работ на объектах культурного значения или особо охраняемых объектах, где необходима лицензия ФСБ.

Также в конкурсной документации необходимо прописать количественные и качественные критерии оценки заявки.

Такими критериями в большинстве случаев являются цена, качество, сроки оказания услуги, а также размер и длительность гарантийных обязательств.

В зависимости от предпочтений Заказчика, на фактор стоимости может приходиться от 30 до 70 процентов общей оценки каждого предложения. Оставшиеся проценты могут быть распределены между качественными критериями, сроками и гарантией. Например 100% общей оценки предложений могут быть распределены в следующей пропорции - 50%/20%/20%/10%.

Далее, каждая из заявок оценивается в соответствии с заданными критериями. Допустим, заявка с лучшей, то есть наименьшей, ценой в указанной выше формуле, получит максимальное количество баллов по этому критерию, т.е. 100 баллов, что, соответственно, позволит ей набрать максимальные 50% от общей оценки.

Затем заявка также будет оцениваться по каждому из остальных критериев, среди которых - максимальный опыт (реализованные проекты, персонал, оборудование), минимальные сроки поставки, максимальные гарантийные обязательства. Заявки могут оцениваться относительно друг друга или относительно максимальных/минимальных требований, заданных Заказчиком. Путем суммирования баллов по каждому из критериев, определяется общая оценка заявки.

Одним из главных разделов конкурсной документации является проект договора на оказание строительно-монтажных работ, но об этом мы будем говорить более подробно в следующей статье «Этап 3. Договор или юридический щит заказчика».

В разделе, относящемся к техническому заданию обязательно должны быть:

Непосредственно само технические задание, максимально детальное и подробное. Технико-экономическое обоснование, проектная документация, получившая положительное заключение экспертизы, разрешение на строительство, рабочая документация. Чем больше заказчик продвинулся в подготовке документов, необходимых для строительства, тем более точно можно задать критерии для отбора претендентов на производство строительно-монтажных работ;

Подробный график производства работ, разбитый на отдельные виды и этапы выполнения работ;

Сводная ведомость объемов работ, определяющая виды и объемы строительства.

Второй шаг «Оповещение потенциальных участников о тендере и первичная оценка предложений».

Заказчик может проводить открытый тендер для максимально открытого круга участников или закрытый тендер, для тех компаний, которые ранее прошли аккредитацию или просто были выбраны заказчиком, исходя из предварительной оценки претендентов.

В любом случае, важно максимально широко оповестить всех о проведении тендерной процедуры путем направления приглашений или размещения информации о проведении тендера на одной из открытых электронных площадок («B2B-center», «Фабрикант», «ГПБ»).

Чем больше придёт участников, тем более конкурентным будет тендер, и, соответственно, тем более выгодные условия сможет получить заказчик от поставщиков.

После того, как все заявки от претендентов собраны, их необходимо первично оценить, для того, чтобы сузить круг потенциальных претендентов. Нужно "отсеять" те заявки, которые явно не соответствуют количественным и качественным критериям и оставить 3-4 наиболее адекватных заявки по соотношению цена/качество/сроки.

С такими заявками необходимо работать уже более серьезно.

На бумаге можно нарисовать что угодно. Даже нотариально заверенные документы не дают никакой гарантии того, что предоставленная контрагентами информация соответствует действительности.

Третий шаг «Реальная оценка тендерных предложений». Формальная оценка каждого из критериев необходима, но гораздо более важной является аналитическая работа, которую нужно провести, чтобы выбрать лучшего подрядчика для выполнения работ.

Оценивая опыт, важно обратить внимание на следующие аспекты:

Есть ли у претендента успешный опыт завершения и сдачи объектов, имеющих схожие характеристики с тем, что планирует построить заказчик. Не нужно никому давать возможность на Вас учиться, это будет стоить вам очень дорого. Несколько законченных ранее объектов существенно повышают шансы подрядчика уложиться в бюджета строительства, выдержать качество и закончить работы в срок;

Важным является наличие построенных объектов именно в том регионе, где собираетесь строить вы. Строительная отрасль сильно зарегулирована, для оперативного решения возникающих проблем подрядчику нужно постоянно общаться с местными надзорными органами и лучше, если все эти связи были уже выстроены им ранее - варягов нигде не любят;

Обязательно необходимо сделать выездную проверку на ранее реализованные подрядчиком объекты, увидеть их своими глазами, поговорить с его бывшими заказчиками, услышать их отзывы о подрядчике;

Отдельно стоит поинтересоваться тем, как идет эксплуатация ранее сданных объектов, какое количество гарантийных случаев выявлено за первые 1-2 года эксплуатации и насколько добросовестно и оперативно подрядчик выполнял свои гарантийные обязательства;

Не лишним будет получить рекомендации по конкретным руководителям проекта, инженерам и прорабам подрядчика. В любой компании бывают ответственные и безответственные сотрудники; важно, чтобы с Вами со стороны подрядчика работали именно профессионалы со стороны подрядчика.

То же самое относится к проверке материально-технической базы. "Нарисовать" наличие требуемых людей, техники, оборудования, лицензий может любая компания. Необходимо убедиться, что все это реально существует.

Нужно выехать в офис к подрядчику, посмотреть его производственную базу, посетить складские помещения.

По технике и оборудованию нужно проверить документы, подтверждающие их приобретение, оригиналы паспортов технических средств и свидетельств о регистрации. Если техника и оборудование были куплены в кредит, то необходимо пообщаться с банком или лизинговой компанией, чтобы узнать о том, насколько своевременно выполняются кредитные обязательства со стороны подрядчика.

По сотрудникам лучше своими глазами увидеть копии дипломов, необходимых допусков, аттестатов, документов о повышении квалификации.

По лицензиям и допускам: необходимо сделать запросы в органы и учреждения, выдавшие такие документы, для того, чтобы получить подтверждение их подлинности и срока действия.

Следующим важным этапом является проведение всесторонней проверки юридической и финансовой добросовестности поставщика. Для этого важно:

Проверить наличие судебных споров на сайте арбитражного суда, а также наличие исполнительных производств по контрагенту на сайте службы судебных приставов. Само наличие текущих судебных процессов не является "черной меткой" для подрядчика, но получить от него разъяснения и оценить потенциальные последствия того или иного исхода судебного процесса для вашего проекта необходимо. Такую же проверку необходимо провести в отношении генерального директора и учредителей подрядчика. Это поможет найти "скелеты в шкафу" ваших будущих контрагентов, если они там есть, конечно, и избежать огромных финансовых потерь, вызванных недобросовестностью контрагентов. В нашей практике был случай, когда проект с бюджетом в 250 млн. руб. был сорван, подрядчик просто пропал, а потом выяснилось, что в отношении генерального директора подрядчика судебными приставами было открыто уже 8 исполнительных производств, на общую сумму свыше 15 млн. руб. за неуплату налогов и иных платежей в бюджет. Такие факты лучше знать заранее.

Проверить финансовое состояние и взаимоотношения с налоговыми органами. Вовремя ли сдается бухгалтерская и налоговая отчетность? Не находится ли контрагент в стадии реорганизации или ликвидации? Есть ли задолженность по оплате налогов и сборов? Есть ли у контрагента кредиты, лизинговые обязательства, просроченная дебиторская или кредиторская задолженность? Вся эта информация сейчас открыта и доступна на сайтах ФНС, Госкомстата, Арбитражного суда, ФССП. При необходимости можно провести дополнительную проверку с помощью платных ресурсов, таких, как «СКБ-Контур» или «СПАРКС».

Отличительной особенностью строительных компаний в России является "латание" финансовых дыр прошлых проектов за счет авансов, полученных по новым проектам. Подрядчик может так жить годами, перекладывая ресурсы из одной корзины в другую, при условии, конечно, что у него есть достаточные поступления от новых проектов, перекрывающие просчеты и ошибки прошлых. Если же новых заказов нет в достаточном количестве, а прошлые проекты приносили убытки, то подрядчик скорее всего станет банкротом, потратив при этом авансы, полученные от вас. Такие ситуации в настоящее время происходят одна за другой даже с самыми крупными компаниями («Mirax», НПО «Мостовик», «Космос», «СУ-155» и т.д.), имевшими доступ к прямому банковскому финансированию, что же говорить о средних и мелких компаниях? Поэтому важно тщательно проанализировать текущее финансовое положение контрагента, оценить рентабельность его прошлых проектов и достаточность оборотных средств для выполнения обязательств перед вами. Не менее важно ежемесячно анализировать, тратит ли подрядчик деньги, полученные от Вас, только на реализацию Вашего проекта, не "затыкает" ли он за счет Вас финансовые дыры в других проектах.

И последним, но одним из самых важных, является желание подрядчика работать и уделять должное внимание вашему проекту. Выиграть тендер и построить объект – не одно и то же. Важно оценить загруженность подрядчика и долю вашего проекта в портфеле его заказов. Если это будет небольшой подрядчик и ваш заказ будет составлять более половины его выручки или даже всю, то велик риск того, что подрядчик просто не справится или будет расценивать вас как единственный шанс заработать деньги, со всеми печальными для вас последствиями. Если же это будет очень крупный подрядчик, у которого доля вашего проекта будет меньше 10% в его портфеле заказов, то дождаться от него должного внимания, оперативного реагирования на ваши вопросы и замечания, реакции на ваши требования заменить тех или иных людей на проекте, будет крайне тяжело. Еще хуже, если это крупный подрядчик, у которого опустел портфель заказов, в этом случае можно ждать только беды. Мы считаем оптимальной работу со средним подрядчиком, таким, у которого ваш проект будет одним из 3-4 приоритетных для него; тогда Вы получите и профессионализм, и должное внимание к Вам и Вашим деньгам. С одной строны, подрядчик будет дорожить вами как клиентом, а с другой стороны - у него будет достаточный опыт и ресурсы, чтобы реализовать Ваш проект без срывов сроков, соблюдая необходимый уровень качества.

В завершение хотим отметить, что выбор подрядчика - это всегда поиск наиболее подходящей комбинации из таких факторов, как цена, качество, сроки. В строительстве можно максимизировать результат только по двум факторам одновременно. Строить быстро и качественно можно, но только дорого, при дешевом и быстром строительстве Вы непременно потеряете в качестве.

Поэтому самый недорогой подрядчик не всегда является самым лучшим выбором: проблемы с ним могут гораздо сильнее влиять на реализацию проекта, чем начальная экономия в цене.

Ошибки при выборе подрядчика могут привести к тому, что проект будет реализован и плохо, и медленно, и дорого. Для того, чтобы этого не случилось, заказчикам важно научиться эффективно проводить тендеры и выбирать подрядчиков. Не менее важным является подписание такого договора с подрядчиком, который будет защищать ваши интересы в период строительства как щит в бою. Об этом и пойдет речь в завершающей статье из этого цикла – «Этап 3. Договор, или юридический щит заказчика».

Присоединяйтесь к более 3 тыс. наших подписчиков. 1 раз в месяц мы будем отправлять на ваш email дайджест лучших материалов, опубликованных у нас на сайте, на странице в LinkedIn и Facebook.

Участие в госзакупках приобретает всё большую популярность. Крупные компании, малый и средний бизнес, индивидуальные предприниматели, физические лица становятся поставщиками госзакупок. В госзакупках участвуют заказчик и поставщики. Заказчиком является федеральное и муниципальное учреждение, которое приобретает для своих нужд товары, работы или услуги на средства, выделяемые из госбюджета. Поставщиком можно стать, выиграв тендер. Тендер - это электронная процедура выбора поставщика товара (услуги) либо исполнителя работы. Из допущенных к процедуре выбора поставщиков побеждает тот, кто предложит наименьшую цену.

Тендеры пришли в российскую практику госзакупок и муниципальных закупок из мировой торговли, где были разработаны чёткие правила и процедуры. Как конкурсные процедуры, тендеры удобны государству для контроля бюджетных средств. Они позволяют чиновникам отчитаться перед государством, почему был выбран тот или иной поставщик товаров или услуг. Система тендеров была задумана для того, чтобы исключить сговор заказчика и поставщика и обеспечить конкурентную среду - основу рыночных отношений.

Какие выгоды получает поставщик? Победитель тендера приобретает заказ с гарантированным размером оплаты. Победить в тендере - значит стать лидером в своём сегменте рынка, обеспечить устойчивый рост компании. Участие и победа в тендере для производителей и поставщиков - это импульс к дальнейшему развитию бизнеса, ведь компания получает внушительный заказ на свою продукцию, который может исчисляться несколькими миллионами рублей.

Государственные закупки проводятся в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ. Государственные корпорации, субъекты естественных монополий, хозяйственные общества, с государственным участием в размере более 50%, а также некоторые другие организации, обязаны производить закупки в соответствии с Федеральным законом № 223-ФЗ. Эти закупки тоже причисляют к разряду государственных, иногда их называют корпоративными закупками.

Все закупки в соответствии с законами 44-ФЗ и 223-ФЗ публикуются в открытой Единой информационной системе (ЕИС).

Инструкция для поставщика

Как подготовиться

Пакет документов на участие в госзакупках формируется приблизительно в течение 20 дней. Срок, отведенный для подачи участниками заявок бывает и того меньше. Для подготовки лучше заранее разработать план мероприятий для участия компании в закупках, установить сроки их проведения и круг ответственных лиц. Разобраться в вопросе поможет изучение документации нескольких интересующих закупок, публикуемых в открытой Единой информационной системе (ЕИС).

ШАГ 1. Изучение 44-ФЗ

Скажем сразу - 44-ФЗ легким для изучения законом не назовешь, и все же необходимо приложить усилия и внимательно изучить прописанную 44-ФЗ процедуру выбора поставщика - это своеобразный алгоритм того, что, в какие сроки и каким образом необходимо делать участнику госзакупок.

ШАГ 2. Выбор электронной площадки

Необходимо выбрать электронную площадку для участия в электронном аукционе из 8 электронных торговых площадок, отобранных правительством РФ для проведения электронных аукционов. К шести работающим на сегодняшний день операторов электронных площадок добавятся с 1 октября 2018 г. электронные площадки «ТЭК - Торг» и «Электронная торговая площадка ГПБ». В перечень электронных площадок входят следующие:

1.АО «Агентство по государственному заказу Республики Татарстан»;
2.АО «Единая электронная торговая площадка»;
3.АО «Российский аукционный дом»;
4.АО «ТЭК — Торг»;
5.АО «Электронные торговые системы»;
6.ЗАО «Сбербанк — Автоматизированная система торгов»;
7.ООО «РТС — тендер»; ООО «Электронная торговая площадка ГПБ»;
8.ЗАО «Автоматизированная система торгов государственного оборонного заказа» — специальная площадка для госзаказа.

ШАГ 3. Получение электронно-цифровой подписи

Электронная цифровая подпись позволяет присвоить электронному документу юридический статус, равноценный юридическому статусу обычного документа, на котором стоит подпись уполномоченного лица и печать организации.

Процедура получения электронно-цифровой подписи (ЭЦП) осуществляется в одном из Авторизованных удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия выбранной площадки. Она занимает от 2 до 5 рабочих дней. Список удостоверяющих центров можно узнать на сайте выбранной электронной площадки. В офисе удостоверяющего центра необходимо будет получать сертификат, поэтому выбор должен быть сделан в пользу близлежащего удостоверяющего центра.

Сертификаты ЭП, полученные в Авторизованных удостоверяющих центрах, подходят для использования на всех Электронных торговых площадках, отобранных в целях проведения электронных аукционов для государственных и муниципальных нужд, а также на площадках, работающих в рамках закона № 223 ФЗ о закупках государственных корпораций и естественных монополий.

Вы можете связаться с call-центом Ассоциации электронных торговых площадок для поиска ближайшей точки выдачи ЭЦП.

Для этого Вам необходимо заполнить регистрационную карту или позвонить по федеральному многоканальному телефону 8-800-2000-100.

ШАГ 4. Подготовка документов

Участник направляет оператору ЭТП информацию, указанную в ч. 2 ст. 61 44-ФЗ, а именно:

Для физических лиц: заявление, которое формируется в электронном виде; 1-20 страницы паспорта (только для физлиц); адрес электронной почты.

Индивидуальные предприниматели дополнительно к этому предоставляют: копию выписки из Единого государственного реестра (она должна быть получена не ранее чем за 6 месяцев до момента подачи запроса); ИНН; доверенность на получение регистрации и осуществление действий, если от имени участника закупки действует иное лицо.

Для юридического лица дополнительно ко всем предыдущим пунктам: копии учредительных документов (устав или договор, в зависимости от организационно-правовой формы); копии документов, подтверждающих полномочия лица (решение о назначении руководителя на должность); решение об одобрении и совершении сделок с указанием ее максимальной суммы.

Необходимые документы должны быть переведены в электронный формат (отсканированы). К ним площадки устанавливают определенные требования: объем до 12 мегабайт; допустимые форматы —.doc,.docx,.pdf,.txt,.rtf,.zip,.rar, xls, xlsx, xps, jpeg,.jpg,.gif,.png.

ШАГ 5. Установка необходимого программного обеспечения

Установка может быть выполнена как своими силами, так и силами специалистов удостоверяющего центра.

Для успешного прохождения процедуры регистрации необходимо настроить персональный компьютер. Алгоритм настройки прост:
1.Установить браузер Internet Explorer 11 или выше.
2.Скачать и запустить Программу для настройки корректной работы на ЭТП.
3. Установить любой из криптопровайдеров: Крипто-Про 3.6 или выше, LISSI 1.3.6, Сигнал-КОМ.
4.Установить сертификат электронной подписи, который вам выдал удостоверяющий центр при получении ЭЦП.
5. Настроить ЭЦП.

ШАГ 6. Аккредитация на ЭТП

Процесс аккредитации на ЭТП бесплатный при наличии сертификата ЭЦП, полученного в аккредитованном удостоверяющем центре. Если поставщик серьезно намерен зарабатывать на госконтрактах, то целесообразно аккредитоваться на всех ЭТП. Это связано с тем, что закупки не дублируются. Аукцион может быть проведен только на какой-то одной площадке. Чтобы подавать заявки на участие в закупке, нужно получить допуск именно к той ЭТП, на которой она проводится.

Срок рассмотрения заявления на аккредитацию составляет не более чем пять рабочих дней. При принятии оператором электронной площадки решения об отказе в аккредитации - участник размещения заказа, после устранения указанных замечаний, вправе вновь направить заявление на аккредитацию. Аккредитация предоставляется на три года.

ШАГ 7. Поиск торгов и подача заявки

Закупки по № 44-ФЗ размещены на нашем сайте. При помощи сервиса «Расширенный поиск» можно найти интересующие тендеры по таким критериям, как регион поставки, диапазон начальной цены заявки, наименование заказчика. Важно внимательно изучить требования закупочной документации и корректно подать заявку.

ШАГ 8. Внесение обеспечения

Внесение обеспечения Закон о контрактной системе (ст.44 № 44-ФЗ) обязывает заказчика устанавливать размер обеспечения заявок при проведении аукционов. Эти средства подтверждают серьезность намерения участвовать в процедуре и заключить контракт. Участник перечисляет их на свой лицевой счёт, который открывает одновременно с аккредитацией на электронной торговой площадке (ЭТП).

Обеспечение заявок стало меньше. А в закупке до 1 млн руб. его может совсем не быть. В закупках дороже обеспечение заявки будет таким:

От 0,5 до 1 %, если НМЦ от 1 млн до 20 млн руб.,
. от 0,5 до 5 %, если НМЦ от 20 млн руб.,
. 2%, если НМЦ от 20 млн и действуют преференции для УИС и организаций инвалидов.

Таким образом, для участия в торгах необходимо иметь нужную сумму на площадке. В момент отправки предложения сумма обеспечения блокируется. Однако это не означает, что вы можете участвовать только в одной процедуре. Участник сам решает, сколько средств находится у него на счету. И только их общий объем ограничивает число аукционов, на которые можно подать предложения. Главное, чтобы денег хватило на обеспечение по каждому. Обращаем внимание, что сумма блокируется, но не тратится. Возможность пользоваться заблокированными деньгами возобновляется при отзыве предложения, отказе в допуске к участию в закупке, после подведения итогов.

Выдавать гарантии для госзакупок могут только 173 банка. На сайте Минфина опубликован обновленный перечень банков, которые вправе выдавать банковские гарантии для обеспечения заявок и исполнения контрактов по 44-ФЗ.

ШАГ 9. Процедура электронных торгов

Длительность этого этапа может продолжаться от нескольких минут до 48 часов. Каждый участник должен заранее предусмотреть примерную стоимость своих услуг или товаров, до которой он готов торговаться.

ШАГ 10. Подписание контракта

Победителем торгов становится участник, подавший предложение, соответствующее требованиям конкурсной документации и предложивший лучшие условия.

ШАГ 11. Приёмка исполнения контракта

Приемка исполнения контракта по 44-ФЗ осуществляется согласно правилам и срокам, указанным в контракте (п. 13 ст. 34 44-ФЗ). Теперь заказчики обязаны привлекать внешних экспертов к приемке товаров или работ по контракту, заключенному в соответствии с п. 25.1-25.3 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ. Если вы стали победителем такой закупки, будьте внимательны и соблюдайте все условия контракта. К мелочам, на которые заказчик может не обратить внимание, чтобы быстрее принять нужный товар, внешняя комиссия может выразить свой отказ. По результатам подписывается акт приемки либо составляется мотивированный отказ.

Какие советы пригодятся новичку, желающему участвовать в тендерах?

1. осваивайте производство востребованных, социально значимых товаров;
2. начинайте подготовку к участию в тендерах через изучение законодательства по госзакупкам;
3. совершенствуйте свою техническую подготовку к работе на электронных торгах;
4. подготовьте финансовое обеспечение для участия в госзакупках;
5. внимательно изучайте конкурсную документацию компаний-заказчиков;
6. правильно оформляйте необходимые документы.

В кризисные времена перед руководителями компаний стоит вопрос не только удержания наработанных баз клиентов, но и привлечение новых. Самый лучший способ – участие в тендерах и различных электронных аукционах и торгах. Разобраться новичку в этом вопросе поможет пошаговая подробная инструкция. В рамках статьи также будут даны ответы на такие часто возникающие вопросы, как что такое ЭЦП, как проводятся госзакупки, а также какие документы необходимо собрать, чтобы участвовать в проводимых конкурсах и тендерах.

Что необходимо знать о тендерах

Основы правового регулирования проведения тендеров закреплены в гражданском законодательстве, а также ФЗ № 44 от 05.04.2013 г. в случаях, когда в роли заказчика выступают государственные и муниципальные органы.

Несмотря на то что термин тендер прямо не закреплен в законодательстве, он успешно используется в бизнес-кругах. Под тендерами понимаются все возможные виды торгов, проводимые с целью закупки различных товаров, оказания определенного рода услуг и работ. В качестве заказчика выступает организация, осуществляющая закупки. К участникам тендеров относятся юридические лица любой организационной формы, а также физические лица и ИП, надлежащим образом зарегистрированные для участия в тендерах.

Для торгов, которые проводятся государственными органами, все требования, предъявляемые к участникам, сформулированы в законе. Если в качестве заказчика выступают коммерческие организации, то все требования формулируются в самом заказе.

Все действия, связанные с проведением тендера и исполнением в дальнейшем условий контракта, объединены единым термином – закупка. Независимо от объектов, в качестве которых могут товары, работы (например, ремонт дорог) или услуги (например, проведение детских утренников), она начинается с момента заключения и заканчивается лишь исполнением всех обязательств по контракту.

Виды тендеров и их отличия

В зависимости от категории заказчика все проводимые в России тендеры можно разделить на 2 основных вида:

государственные – закупка товаров и услуг осуществляется для удовлетворения государственных нужд (заказчик — государственные органы), при этом её проведение основано исключительно на ФЗ 44;
коммерческие – в роли основного заказчика выступают организации, которые производят закупку для собственных нужд. Такие тендеры проводятся по правилам, разработанным заказчиком самостоятельно. При этом, как показывает практика, в большинстве своем они также проводятся, основываясь на принципах и правилах, сформулированных в ФЗ 44 (хотя для них он необязателен).

В зависимости от способа определения поставщиков (исполнителей) законодатель выделяет:

Единственный исполнитель, как правило, при действующей монополии (например, перевозка ж/д транспортом).
Конкурентные – основанные на выборе поставщика среди 2-х и более. Данный способ включает:

конкурсы – победитель выбирается среди исполнителей по лучшим предложениям и условиям;
аукцион – победитель избирается исходя из меньшей цены, предложенной за контракт;
запрос предложений;
запрос котировок.

Конкурсы могут быть закрытыми или открытыми, с ограниченным участием либо в обязательном порядке состоять из 2-х этапов, а аукционы могут проводиться как в электронном виде (онлайн), как и закрытым способом.

Каждый из рассмотренных видов тендеров имеет свои цели и правила проведения. Выбор способа определения исполнителя зависит от волеизъявления заказчика, также учитывается объект и сумма закупки.

Совет. Участие в торгах лучше всего начинать с котировок, поскольку поставщик определяется исходя из предложенной цены. Данный способ предполагает минимум затрат и достаточно прост в освоении новичками.

Инструкция по участию в тендерах для новичков

Любая компания, постоянно участвующая в различных тендерах или торгах, как правило, в своем штате имеет отдельного сотрудника, специализирующегося на данном направлении. Это связано с тем, что сбор полного пакета документов, подготовка котировки и непосредственно поиск подходящего тендера занимает значительную часть времени. Помимо этого, существуют организации, деятельность которых связана только с подготовкой конкурсной документации для своих клиентов.

Анализ законодательства позволил определить порядок и принципы участия в тендерах и торгах как в случаях с государственным заказчиком, так и с заказчиком в лице коммерческой организации. Новичку в этом направлении удобнее будет использовать следующую пошаговую инструкцию:

Участие в торгах подразумевает не только знание законодательства о тендерах, но и умение защищать свои интересы. Поскольку решение заказчика в пользу определенного поставщика не является окончательным и может быть обжаловано в ФАС. В случае удовлетворения жалобы поставщик, занявший по итогам проведенных торгов, может быть признан нарушившим антимонопольное законодательство и в итоге победителем признается участник, занявший второе место.

Документы для участия в торгах и требования к ним

Сбор и надлежащее оформление документов не только позволяет заказчику изучить предложение потенциального контрагента и информацию о нем, но и поставщику увеличить шансы на заключение желанного контракта. Выбор поставщика осуществляется именно на основании предоставленных документов, поэтому их корректное заполнение – залог положительного решения по итогам тендера.

Законодатель для каждого из способов определения поставщиков предусматривает представление определенного пакета документов. Участие в открытом конкурсе возможно при предоставлении поставщиков следующих документов:

содержащих информацию об исполнителе – это полный пакет учредительных документов, выписка из ЕГРЮЛ и ЕГРИП соответственно, полученная не позднее 1 месяца и документы, подтверждающие право конкретного сотрудника на их подачу;
коммерческое предложение, содержащее сведения об объекте закупки и предлагаемых потенциальным поставщиком условиях;
подтверждение качества поставляемых товаров, а также оказываемых услуг и работ, подтвержденное соответствующими сертификатами и иными документами (предоставляется по требованию заказчика);
обеспечительные меры, которые могут быть выражены в перечислении определенной суммы на счет заказчика либо предоставлении банковской гарантии.

Внимание! При подаче заявки все документы должны быть пронумерованы и сшиты, обязательным условием является их заверение подписью и печатью уполномоченного лица.

Участие в электронных торгах предполагает немного иной порядок для подачи сведений и обусловлен он общими правилами проведения онлайн-аукционов. Все документы оформляются в электронном виде, а контракты подлежат заключению на специализированных онлайн площадках. Сама заявка состоит из 2 частей (ст. 66 ФЗ):

содержит согласие исполнителя на поставку конкретного товара, оказание определенного вида услуги и может содержать рисунок или чертеж;
содержит сведения об исполнителе, о поставляемых товарах либо оказываемых услугах.

Как принять участие в тендере: видео

19.02.2013 01:54

Цель тендера — выбрать такого поставщика товаров (услуг), который сможет удовлетворить все Ваши требования (по стоимости, срокам поставки, количеству товара и др.). При этом нужно иметь в виду следующее:

Проведение серьезного тендера занимает не менее месяца, и, возможно, промедление сыграет важную роль в Вашем бизнесе. Так, не купив оборудование или не обратившись за услугой вовремя, Вы через месяц можете потерять клиента, а с ним и доход.
Организовывать тендер надо лишь при существенных закупках. По моему опыту, сумма должна быть не менее 10 тыс. долл. США. Если речь идет о меньших суммах, Ваши подчиненные должны самостоятельно находить более дешевые варианты, общаясь с будущими или нынешними партнерами.

Оцените ситуацию и, если Вы располагаете временем на проведение тендера, воспользуйтесь этой формой выбора партнера. Чтобы эффективно организовать тендер и достичь поставленной цели, необходимо сделать несколько шагов (см. также: Какой тендер можно провести ).

Какой тендер можно провести

Открытый тендер — это публичная акция, в ее ходе Ваша компания достаточно широко освещает свои ближайшие рыночные намерения. Вы формулируете задачу, описываете рыночную ситуацию и условия, которым должно соответствовать решение задачи. После этого информация о тендере распространяется в открытых источниках.

Открытый тендер я рекомендую проводить, если сумма заказа очень велика (например, речь идет о строительстве здания). Открытый тендер обеспечит максимальную прозрачность для акционеров при выборе партнера и принятии решения, значительно снизит вероятность того, что на итоги повлияет материальная заинтересованность Ваших подчиненных (проще говоря — будет получен откат).

Закрытый тендер предполагает, что Вы или тендерная комиссия проводите предварительный отбор участников (как правило, не более пяти-шести компаний), знакомитесь с их представителями, рассказываете о своих планах.

Объявления о проведении закрытых тендеров не публикуются, приглашения направляются в индивидуальном порядке. Обычно в закрытых торгах участвуют наиболее крупные фирмы или их консорциумы.

Такой тендер лучше проводить, если Вы ограничены во времени и знаете рынок профессиональных компаний в рассматриваемой области. В противном случае (при открытом тендере) Вам придется потратить время на изучение опыта и уровня компаний, оценить риски взаимодействия с потенциальными партнерами, которые желают участвовать в тендере. Все это приводит к увеличению сроков.

Тендер нужно проводить, если стоимость закупки (одноразовой или за год) превышает некоторую фиксированную сумму. Ее каждая компания устанавливает исходя из своих интересов и рисков при закупке. В нашей компании на тендерной основе закупаются сырье для производства, компьютерное оборудование, офисная техника и мебель, машины для автопарка, а также выбираются компании, оказывающие услуги (в сфере подбора персонала, PR и др.).

Оптимальный срок проведения тендера у нас не определен. В зависимости от сложности и суммы закупки тендер длится от двух недель до двух месяцев. Чем сложнее тендер, чем большее количество поставщиков в него вовлечено, тем больше времени уходит на анализ предложений и принятие окончательного решения. Но если тендер затягивается, то это сигнал о том, что в процессе его организации что-то было сделано неправильно.

Шаг 1. Организация тендерной комиссии

Тендерную комиссию Вы можете создать на временной основе или на постоянной (если тендеры Вы проводите регулярно). Состоять она должна из экспертов и представителя отдела, которому необходим данный товар. Роль председателя комиссии желательно взять на себя Генеральному Директору компании-заказчика. В качестве экспертов могут выступать как специалисты Вашей компании, так и Ваши знакомые или консультанты. Главное, чтобы они хорошо разбирались в той сфере деятельности, в которой Вы проводите тендер.

Старайтесь больше общаться со своими директорами. Еще до начала тендера сформулируйте вместе с ними четкие требования, в соответствии с которыми будет проводиться выбор.
Создавать постоянную комиссию не всегда эффективно, так как приглашенные эксперты не могут разбираться во всех сферах. Лучше корректировать состав комиссии в зависимости от целей и области, где проводится тендер.
Ваша задача — обеспечить такие условия работы комиссии, чтобы быть уверенным: закупка соответствует потребностям Вашего бизнеса. Постарайтесь создать здоровый конфликт интересов между комиссией и поставщиками, участвующими в тендере.

Рассказывает практик

Елена Денисова | Финансовый директор проекта Chateau le Grand Vostock, Краснодарский край

Справка

Проект Chаteau le Grand Vostock (Шато ле Гран Восток) — уникальный российско-французский проект по производству в России вин европейского стандарта качества. Включает полный производственный цикл: выращивание винограда, закладка, старение вина во французских бочках, розлив в бутылки, а также дистрибуцию.

Генеральным Директорам небольших компаний я рекомендую лично контролировать весь процесс (от создания тендерной комиссии до принятия решения). К примеру, наше предприятие проводило тендер, чтобы выбрать генподрядчика на строительство завода в Краснодарском крае. Я участвовала в подготовке тендерного задания, выборе партнеров и принятии окончательного решения.

По своему опыту могу сказать: если Генеральный Директор является руководителем проекта и председателем тендерной комиссии, именно он должен ежедневно контролировать проведение тендера.

Генеральный Директор, у которого в подчинении есть заместители по экономике и финансам, маркетингу, по стратегическому развитию и др., проведение тендера может передать подчиненным. В этом случае Вам отведена роль главного эксперта, который, получив информацию об участниках, может вынести окончательное решение. При необходимости Вы можете встретиться с понравившимися кандидатами.

Тендерная комиссия включает в себя руководителей подразделений или менеджеров — в зависимости от объема и характера тендера, степени вовлеченности подразделений в тендерный процесс. Наш Генеральный Директор не участвует в работе тендерных комиссий, но контролирует ее. Если тендер проводится на суммы от одного миллиона долларов США, он обязательно знакомится с заявками и результатом, если же речь идет о меньших суммах — по своему усмотрению.

В нашей компании в тендерную комиссию всегда входят минимум три сотрудника: заказчик, его руководитель и менеджер по закупкам. К участию в тендере приглашаются не меньше трех работающих с компанией и потенциальных поставщиков продукции (услуг).

Поскольку один из принципов управления нашей компанией — делегирование полномочий от высшего звена к исполнителю, то Генеральный Директор участвует в работе тендерной комиссии лишь при закупках свыше определенных сумм или при выборе поставщика наиболее существенных для компании услуг (продукции). Чаще всего участие Генерального Директора минимально — на уровне эксперта.

Шаг 2. Разработка тендерного задания

В тендерном задании члены комиссии должны перечислить все требования к приобретаемой продукции (услуге). Этот документ позволит Вашим партнерам подготовить более полную информацию, а Вам — сравнить показатели поставщиков.

Советы Генеральному Директору:

Если стратегия развития Вашей компании позволяет определиться с объемами рассматриваемой сделки на два-три года вперед, то обязательно укажите это в тендерном задании.
Постарайтесь максимально точно сформулировать технические требования к приобретаемому товару (услуге) и необходимые характеристики. Это позволит Вам быстрее сравнить поступившие предложения, а следовательно, сократит время на проведение тендера.
Не указывайте в задании ненужные детали. Помните: излишняя детализация может затянуть тендер.

Рассказывает практик

Виктор Марченко | Руководитель по закупкам компании «3М Россия», Москва

Тендерное задание состоит у нас из следующих пунктов: письмо, приглашающее к участию в тендере, спецификация продукции или услуги, критерии оценки и вес каждого критерия, состав комиссии, сроки проведения тендера, требования к тендерной документации.

Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва

В нашей компании тендерное задание (бриф) включает следующие параметры: сроки проведения, формат принимаемой заявки от участников, условия определения победителей, задачи проекта и ожидаемый результат, бюджет проекта, прочие условия (механизмы финансирования, замера результатов и др.)

Шаг 3. Выбор партнеров

Комиссия должна разослать тендерное задание Вашим потенциальным партнерам. Так она, во-первых, пригласит их участвовать в тендере, во-вторых, сможет провести мониторинг цен на рынке: Вы поймете, кто завышает маржу, а кто — нет. Например, я стараюсь привлечь не более трех — шести компаний. Причем в этот список входят как крупные предприятия, так и небольшие. Парадокс заключается в том, что иногда последние имеют большее влияние на производителя оборудования и обладают самым главным качеством — гибкостью (в отличие от крупных компаний). Именно поэтому у лидеров рынка цены зачастую выше.

Когда у тендерной комиссии появились первые результаты, их надо проанализировать и попытаться понять, кто хочет заработать на Вашей компании, а кто — действительно стать Вашим партнером. Не стесняйтесь задавать любые вопросы. Изучая презентации, делайте пометки — они Вам очень пригодятся при коллективном обсуждении тендерной документации.

Советы Генеральному Директору:

Постарайтесь установить личный контакт с поставщиком. Встретьтесь с ним, расскажите о своих планах по закупкам. Это позволит выяснить, кто из партнеров действительно готов бороться за Вашу компанию и предложить наилучшие условия, кто из них более тесно общается с производителем. В итоге Вы сможете получить не только скидку от продавца, но и дополнительный бонус от производителя.
Если в России нет представительства интересующей Вас компании-поставщика, поручите подчиненным отправить письма с предложением о сотрудничестве в европейское представительство компании или в центральный офис. Как правило, это приводит к положительному результату.

Говорит Генеральный Директор

Сергей Митрофанов

В процессе поиска потенциальных участников тендера стоит обращать внимание и на небольшие компании, которые готовы взяться за Ваш проект или предложить необходимую услугу (товар). Не говорите сразу «нет», сначала узнайте, кто именно там работает. Часто из крупных компаний уходят высококлассные профессионалы и организуют свой бизнес; сотрудничество с ними принесет хорошие плоды и, что немаловажно, обойдется дешевле.

Шаг 4. Переговоры с поставщиком, получение скидок

После анализа предложений и выбора потенциальных претендентов тендерная комиссия должна начать активную работу с ними по снижению стоимости. Генеральному Директору полезно знать следующие моменты в работе комиссии:

Рычаг воздействия на претендентов для получения скидок — тендерные предложения от других поставщиков.
Комиссии необходимо конструктивно подходить к общению с продавцом и производителем. Ищите недостатки у поставщика и в его решениях, а также риски, которые могут повлиять на дальнейшее общение с продавцом и производителем.
Комиссии еще до окончания тендера следует изучить стандартные условия договора. Затем, абстрагируясь от договора, члены комиссии должны плавно подвести поставщика к тем условиям, которые удовлетворят обе стороны.

Совет Генеральному Директору. Вы лично должны контролировать ход переговоров. Если видите, что без Вашей помощи дополнительного витка взаимоотношений не получится, включайтесь в переговоры. Тем самым Вы подчеркнете интерес к партнеру, который будет вынужден сделать ответный шаг. Но замечу, что таким образом подтолкнуть переговоры обычно удается лишь один раз.

Говорит Генеральный Директор

Сергей Митрофанов | Генеральный Директор по России и странам СНГ международного консалтингового бюро Brandflight, Стокгольм — Лондон — Москва

Бывает, что решение Ваших задач лежит на стыке предложений двух участников тендера. Это усложняет задачу. Но тендер для того и проводится, чтобы найти оптимальное решение. Порой использовать в проекте двух партнеров — гораздо эффективнее. К примеру, в рекламном и коммуникационном бизнесе это случается достаточно часто.

Шаг 5. Проверка партнеров

Перед окончательным выбором партнера нужно убедиться, что обещания будут им выполнены. Существует несколько способов проверки контрагентов: публичный, закрытый и сарафанное радио.

Публичный способ. Проверка заключается в поиске информации в Интернете и прессе. К сожалению, таким образом Вы не всегда получите стоящие сведения, но кое-что, безусловно, понять можно. Так, любая уважающая себя современная компания заботится о своем «лице» в Интернете. Обратите внимание на корпоративный веб-сайт, качество его оформления. Уровень сайта будет говорить о том, как именно компания позиционирует себя на рынке. Однако я не раз сталкивался с профессиональными компаниями, совершенно не занимающимися самопиаром. По их словам, хороший товар в рекламе не нуждается.

Закрытый способ. Попросите у предполагаемого партнера информацию о его реализованных проектах, а также перечень клиентов (можно и без контактных данных). Например, я самостоятельно ищу контактных лиц в компаниях, представленных партнером, и получаю отзывы. На мой взгляд, это самый объективный способ проверки.

Сарафанное радио. Позвоните знакомым и партнерам, узнайте их мнение о Ваших будущих поставщиках. Как правило, это не более чем слухи. Однако порой и среди слухов встречается правдивая полезная информация

Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва

Подводя итоги тендера, мы проверяем новых партнеров, рассматриваем их кредитную историю, место и репутацию на рынке, собираем рекомендации. Представление итогов своих работ для других заказчиков, их координат и рекомендаций обычно включается в условия участия в тендере.

Шаг 6. Принятие решения

Итак, основные шаги сделаны. Теперь на основании полученной информации тендерная комиссия должна принять окончательное решение.

Советы Генеральному Директору:

Обязательно присутствуйте на итоговом заседании тендерной комиссии.
Дайте возможность высказаться каждому члену комиссии.
Постарайтесь подвести комиссию к самостоятельному решению и единому мнению. В противном случае Вы должны быть готовы к тому, что окончательное решение придется принимать Вам.

Говорит Генеральный Директор

Будучи не только организатором, но и участником тендера, советую не затягивать с принятием окончательного решения о выборе партнера. Подготовка тендера, составление тендерного задания и приглашение участников могут занимать столько времени, сколько Вы сочтете нужным. Однако, отсеяв неподходящих и оставив двух-трех лучших, постарайтесь сообщить им о Вашем решении в кратчайшие сроки. Если Ваши раздумья продолжатся месяц, а то и два, участники тендера просто могут отказаться с Вами сотрудничать.

Бывает, что в процессе уточнения появляются новые неприемлемые для нас условия со стороны подрядчика. Тогда мы обращаемся к другим устраивающим нас заявителям либо проводим новый тендер.